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Un elenco di cose da fare può essere un ottimo modo per assicurarti di fare progressi nelle attività quotidiane. L'impostazione di un elenco di attività in Microsoft OneNote è semplice e offre numerosi vantaggi rispetto a carta e penna.
OneNote è disponibile su tutti i dispositivi. Ti consente di cercare rapidamente attività importanti. Se classifichi le cose da fare, OneNote compila tutte le note contrassegnate per un facile accesso, ricerca e stampa. Questa è solo una delle caratteristiche di base.
Ti mostreremo alcuni semplici suggerimenti per creare un elenco di attività fruibili in OneNote in modo che tu possa finire il tuo lavoro in tempo.
1. Usa le scorciatoie per rendere le liste di controllo un gioco da ragazzi
Un tag attività aggiunge una casella di controllo accanto alla nota. Puoi usarlo per contrassegnare le attività in sospeso e creare un elenco di controllo, come le commissioni da eseguire e le attività quotidiane che devi svolgere. Una volta completati, spuntali. OneNote ti consente di creare facilmente un elenco di cose da fare.
Seleziona la nota o il testo della nota e premi Ctrl + 1 per aggiungere una casella di controllo. Puoi aggiungere tag alla tua lista di cose da fare per contrassegnare elementi importanti nella nota, aggiungere informazioni di contesto per chiarezza e recuperare tali attività durante la ricerca. Ad esempio, premere Ctrl + 2 per aggiungere una stella, Ctrl + 3 per aggiungere un punto interrogativo e altro ancora.
Se i tag preimpostati non soddisfano le tue esigenze, puoi assegnare un tag personalizzato e utilizzarlo con una scorciatoia da tastiera. Non è necessario cercare o fare clic sui lunghi menu di tag. Per saperne di più, leggi questo interessante pezzo su Tag di OneNote e come usarli .
È anche possibile controllare la gerarchia dell'elenco e creare attività secondarie. Ad esempio, se stai eseguendo un progetto complesso, potresti aver bisogno di sottoelenchi di attività minori da spuntare prima che l'intero progetto sia completato.
Basta premere il tab chiave per creare una sottoattività. Per spostare le attività in alto o in basso nell'elenco delle attività, premere Alt + Maiusc + Freccia su o giù .
2. Incorpora i tuoi file in OneNote
Quando lavori a un progetto, è facile perdere traccia di ciò che dovresti completare o ricordare di completare il progetto. Invece di duplicare tali informazioni in più posizioni, puoi portare ogni materiale direttamente in OneNote.
Nell'app OneNote per Windows 10 posizionare il cursore accanto all'attività da fare, quindi fare clic su Inserisci > File .
Nella finestra di dialogo visualizzata, scegli una delle tre opzioni: Carica su OneDrive e inserisci un collegamento, Inserisci come allegato o Inserisci come stampa.
La prima opzione carica una copia del file su OneDrive (nella Caricamenti di OneNote cartella) e inserisce un collegamento nella pagina corrente.
Se si tratta di un documento di Office, OneNote visualizzerà un'anteprima dal vivo del file senza aprirli nell'app associata. Per tutti gli altri tipi di documenti, vedrai semplicemente un collegamento a quel file.
Quando inserisci il file come allegato, i file allegati non hanno alcun collegamento alla loro origine, quindi qualsiasi modifica apportata esisterà solo in OneNote. OneNote inserisce anche un'icona di file per ogni allegato nelle note.
Qualunque sia l'opzione che scegli, crea un elenco di cose da fare e inizia a lavorare sul tuo documento. Non dimenticherai mai le cose e l'ultima copia sarà sempre lì in OneNote.
3. Crea una lavagna Kanban in OneNote
Se stai cercando di gestire una moltitudine di attività e hai problemi a stabilire le priorità, il metodo Kanban dovrebbe funzionare per te. Con Kanban, puoi suddividere compiti complessi in passaggi più piccoli e disporli visivamente.
Puoi comprendere i progressi delle tue attività, i problemi associati e stabilire margini di miglioramento. È facile creare un modello kanban in OneNote.
All'inizio, crea una nuova pagina e chiamala My Board. Creeremo tre tabelle e le etichetteremo come Da fare , Questa settimana, e Archivio . Per ogni tabella, crea tre colonne: Progetto , Compito , e Priorità .
Digita la prima colonna, premi tab , e dai un nome alla colonna successiva . Ripeti i passaggi finché non lo trasformi in un tavolo. Le tabelle fungono da punto centrale per tutte le tue attività. Quindi, progettalo in un modo che abbia senso per te.
In ogni riga, creare un'attività . Al termine di un'attività, passa il cursore del mouse appena a sinistra per rivelare un ancora . Fare clic e trascinare la riga tra le tabelle.
È possibile inserire un file nella cella della colonna o un collegamento a un'altra pagina di OneNote per ulteriori dettagli sull'attività.
C'è un readymade modello kanban di Auscomp che implementa tutte le migliori pratiche da kanban. La bacheca ha più colonne: Backlog, Next, In Progress, Focus e puoi persino personalizzarle.
Organizza visivamente le tue attività e le cose da fare, quindi trascina e rilascia le attività su altre colonne.
Ci sono più di 20 schede di stile per mostrare titolo, descrizione, data di scadenza e altro. Puoi evidenziare le attività usando i simboli e le immagini extra.
Puoi scaricare questo modello per soli $ 10. Dai un'occhiata anche a questi siti per scaricare modelli OneNote .
4. Aggiungi più contesto alla tua lista di cose da fare
Un contesto è un insieme specifico di condizioni che caratterizzano la situazione in cui si completa un'attività. Quando aggiungi un contesto, ti aiuta a regolare le risorse e la direzione dei tuoi sforzi in un modo migliore, riducendo al minimo l'inefficienza e i potenziali errori. OneNote ti consente di aggiungere contesto in diversi modi:
Trasformare la lista delle cose da fare in pagine
OneNote 2019 può trasformare un elenco di elementi in singole pagine. Semplicemente creare un elenco di attività , fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Link alle pagine dal menu contestuale. Gli elementi dell'elenco vengono convertiti in un collegamento interno e ogni attività corrisponde a una pagina separata in una sezione.
Ora su ogni pagina, aggiungi la tua nota, i link, i tag, le immagini e altro. Le pagine collegate sono sufficienti per fornire un contesto completo in termini di attività e importanza.
Integrazione con Outlook per la gestione delle attività
Sia le attività di Outlook che l'elenco delle cose da fare di OneNote sono insufficienti in alcuni aspetti. Le attività di Outlook non dispongono di funzionalità di gestione del contesto e delle attività in OneNote.
Tuttavia, puoi usare insieme OneNote e Outlook per progetti che richiedono una pianificazione e una visione complete.
È possibile aggiungere un'attività di Outlook a OneNote, salvare un messaggio di posta elettronica in OneNote, utilizzare OneNote per riunioni di Outlook e altro ancora. Per saperne di più, leggi come trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con OneNote.
Aggiungi un promemoria a un'etichetta da fare
Con il Componente aggiuntivo OneNote Gem , puoi creare un promemoria o un promemoria ricorrente per ricordarti l'attività. La parte migliore è che non è necessario avere Outlook installato o eseguire OneNote.
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Per utilizzare questo componente aggiuntivo, è sufficiente modificare la data e l'ora di visualizzazione della pagina di OneNote. Il componente aggiuntivo è disponibile per soli $ 15.
5. Sperimenta con le opzioni di visualizzazione
In OneNote, la visualizzazione predefinita è ideale per prendere appunti, aggiungere immagini, tabelle o altro. Se stai creando un elenco di cose da fare, questa vista non utilizza lo spazio sullo schermo in modo efficace e potresti perdere la concentrazione.
Puoi ancorare la finestra di OneNote in modo che si trovi sopra tutte le altre app. Clicca il Visualizzazione scheda > scegli Collega al desktop .
Quando lavori su un'attività in un'altra app, puoi dare un'occhiata veloce avanti e indietro tra le due finestre aperte, copiare e incollare i collegamenti alle tue attività e altro ancora.
In alternativa, puoi utilizzare un collegamento sul desktop personalizzato per avviare direttamente OneNote in modalità ancorata. Basta aggiungere /attracco a ONENOTE.EXE. Il percorso sarà simile a questo:
C:Program Files (x86)Microsoft OfficeootOffice16ONENOTE.EXE /dockedA seconda dell'unità e della cartella in cui è installato Microsoft Office 2016, potrebbe essere necessario modificare il percorso. Ufficio 2016 diventa Ufficio15 se utilizzi Office 2013. Al momento, OneNote per Windows 10 non dispone di questa funzionalità.
6. Crea un elenco di cose da fare principale in OneNote
Dopo aver taggato molti elementi nelle pagine di OneNote, ti consigliamo di utilizzare il Trova tag funzione per avere una panoramica della tua lista di cose da fare. Clicca il Casa scheda, quindi selezionare Trova tag .
La pagina di riepilogo dei tag appena creata contiene tutti i tag elencati nel Riepilogo tag riquadro attività.
Se desideri sapere quali attività sono rimaste, controlla Mostra solo gli elementi non selezionati . Per sezioni, taccuini o tutti i taccuini specifici, fare clic su Freccia a discesa di ricerca e scegliere dove vuoi cercare i tag.
Scopri altri trucchi di OneNote
Spesso ci lasciamo trasportare dai sistemi di produttività e dalle promettenti funzionalità delle app di elenchi di cose da fare. La tua gestione delle attività diventa un'attività eccessiva e una scusa per procrastinare. OneNote è uno strumento potente; puoi modellarlo come vuoi.
Sebbene OneNote non abbia funzionalità di gestione delle attività, i suggerimenti discussi in questo articolo ti aiuteranno a creare il tuo sistema di produttività con OneNote. Se vuoi saperne di più, leggi il nostro articolo sulla creazione di un wiki personale in OneNote.
Condividere Condividere Tweet E-mail Come creare un wiki personale utilizzando Microsoft OneNoteUn wiki è un ottimo modo per archiviare e condividere grandi quantità di informazioni. Ecco come è facile creare un wiki con OneNote.
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Con il suo M.Optom Degree in Eye Care Speciality, Rahul ha lavorato come docente per molti anni al college. Scrivere e insegnare agli altri è sempre la sua passione. Ora scrive di tecnologia e la rende digeribile per i lettori che non la capiscono bene.
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