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Microsoft Word è il programma standard de facto per i documenti di Microsoft Office, dai documenti di ricerca a rapporti professionali . Ma a volte hai dati in un altro programma a cui devi fare riferimento; potrebbe essere in Microsoft Excel, potrebbe essere un PDF, potrebbe anche essere un altro documento Word. Sapere come importare quei dati può farti risparmiare molto tempo.
In questo articolo, tratteremo otto diversi modi in cui puoi importare informazioni nei tuoi documenti Microsoft Word; alcuni saranno utili per cose come rapporti, altri andranno bene per lettere tipo e progetti simili, e altri faranno solo risparmiare tempo in alcune situazioni specifiche quando hai bisogno di qualcosa fuori dal comune .
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Poiché Microsoft Excel è la risorsa più versatile da cui importare i dati, inizieremo da lì.
Importa una tabella da Microsoft Excel
Formattare le tabelle in Microsoft Word è terribile. Ecco perché esiste Microsoft Excel, giusto? Fortunatamente, Microsoft ha avuto la lungimiranza di consentirti di includere tabelle direttamente da Excel nel tuo documento Word in modo da poter eseguire tutta la formattazione in Excel, dove è molto più semplice.
Per iniziare, seleziona le celle che desideri copiare in Microsoft Excel, premi Modifica > Copia e torna a Microsoft Word.
Vai a Modifica > Incolla speciale... (oppure fare clic con il tasto destro e selezionare Incolla speciale... ) e selezionare Incolla il link nella barra laterale sinistra. Nel Come... menu, selezionare Oggetto del foglio di lavoro di Microsoft Excel , quindi premi ok .
Ora vedrai le celle che hai selezionato direttamente nel tuo documento di Microsoft Word. E perché hai selezionato Incolla il link invece di Impasto , tali celle si aggiorneranno ogni volta che apporti modifiche al foglio di calcolo di Microsoft Excel.
Se selezioni Impasto invece di Incolla il link , le tue celle non si aggiorneranno quando apporti modifiche al foglio di lavoro. Ha il vantaggio, tuttavia, di funzionare indipendentemente dal fatto che il foglio Excel sia presente o meno. Quindi, se non hai bisogno di aggiornamenti, se stai stampando o stai per inviare il file via email a qualcun altro e deve mostrare i dati corretti, ad esempio, potresti voler usare Impasto .
Importa una singola cella da Microsoft Excel
Puoi anche utilizzare lo stesso metodo di cui sopra per le singole celle:
In questo caso, invece di selezionare Oggetto del foglio di lavoro di Microsoft Excel , Ho selezionato Testo non formattato ; questo è il motivo per cui il numero arriva con la stessa formattazione del resto del documento di Microsoft Word. È ancora aggiornato allo stesso modo, ma non devi affrontare il tentativo di ottenere la casella di testo nel posto giusto.
Puoi usare questa stessa strategia con un'intera tabella, se vuoi mantenere la formattazione coerente anche con il tuo documento Word. Se questo non funziona o hai bisogno di un comportamento più complicato dalla tua singola cella, puoi provare a utilizzare Visual Basic per integrare i dati di Excel nel tuo documento di Word.
Importa un grafico o un grafico da Microsoft Excel
Come importare una tabella, può essere molto comodo importare un grafico o un grafico da Microsoft Excel in Word, in modo che si aggiorni automaticamente ogni volta che si apportano modifiche al foglio di calcolo Excel. Questo potrebbe essere particolarmente utile se devi creare rapporti regolari che includono grafici. Fortunatamente, Microsoft ha reso questo processo estremamente semplice: basta copiare e incollare il grafico da Microsoft Excel in Word.
Puoi anche fare clic e trascinare il grafico da Microsoft Excel a Word per incorporarlo nel file. In ogni caso, il grafico ora si aggiornerà automaticamente ogni volta che apporti modifiche al foglio di calcolo originale.
Stampa unione da Microsoft Excel
Una stampa unione consente di creare un gran numero di lettere, etichette, buste o qualsiasi altra cosa in Microsoft Word utilizzando i dati di Excel. L'articolo di Brad su come eseguire la stampa unione con Microsoft Excel e Word copre l'argomento in modo più dettagliato di quanto non potrei mai, ma la versione breve è quella che userai Strumenti > Gestore stampa unione per selezionare l'origine dati e creare il modello in Microsoft Word.
Se stai utilizzando una versione precedente di Microsoft Office, questa esercitazione sulla stampa unione con Office 2007 potrebbe essere utile e puoi persino utilizzare stampa unione per email di massa in Outlook . Può volerci un po' di tempo per imparare a usare la stampa unione, ma una volta ottenuto, sarà uno degli strumenti più utili nel tuo arsenale di Office.
Importazione di file PDF
Un breve avvertimento: quando importi un PDF in Microsoft Word, fondamentalmente si presenta come un file di immagine e non come testo. Se vuoi essere in grado di selezionare o modificare il testo, dovrai copiarlo e incollarlo dal file PDF. Se, tuttavia, vuoi solo incorporare un PDF nel tuo documento Microsoft Word, premi Inserisci > Oggetto , quindi seleziona Dal file... e scegli il tuo PDF.
Finirai con il PDF incorporato in questo modo:
Non è eccezionale per i PDF basati su testo, ma se ci sono immagini nel file, è più facile che copiare e incollare o trovare un modo per trasformare il PDF in un file immagine per inserirlo nel documento di Microsoft Word.
Importazione automatica di testo da altri documenti di Word
Se devi digitare regolarmente la stessa cosa, potresti risparmiare tempo inserendola in un documento di Microsoft Word e facendo semplicemente riferimento ad essa da un altro documento.
Supponiamo che tu abbia un sacco di lettere che devi inviare e che devono includere il tuo nome e l'azienda per cui lavori, ma il tuo datore di lavoro cambia regolarmente. Non vuoi cambiare ogni lettera ogni volta che ricevi un nuovo contratto, quindi puoi semplicemente memorizzare la tua firma in un documento e fare in modo che tutte le altre si aggiornino ogni volta che apporti una modifica.
Passare attraverso un esempio aiuterà a renderlo più chiaro. Ecco un documento di 'testo aggiornabile' che ho salvato:
Voglio includere ognuno di questi - una firma, informazioni di contatto e un preventivo - in ciascuna delle lettere. Per fare ciò, creerò un segnalibro su ciascuno. Per creare un segnalibro, evidenziare il testo che si desidera collegare in altri documenti, quindi fare clic su Inserisci > Segnalibro .
Digita il nome del tuo segnalibro e clicca Aggiungere .
Ora salva il file e prendi nota del percorso completo in cui è stato salvato. Per inserire il testo salvato, vai su un altro documento di Microsoft Word e premi Inserisci > Campo . Selezionare IncludiTesto dal Nomi dei campi menù.
Ora, nella casella di testo sotto il menu, digita 'INCLUDETEXT '[percorso del file]' [nome del segnalibro]'. Quando l'ho digitato, sembrava così:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Utenti: dralbright: Documenti: testo-aggiornabile.docx'
(Se stai usando Windows, dovrai usare la notazione standard per i percorsi, che inizia con 'C:\'. Nota che devi includere due barre rovesciate tra ogni sezione invece di una.) Ora premi ok e vedrai il testo inserito nel documento.
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Di tanto in tanto, digiti qualcosa di sbagliato e otterrai un errore, come questo:
Per risolverlo, fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi dell'errore e seleziona Attiva/disattiva codici di campo — questo ti permetterà di vedere e modificare i codici dall'interno del documento. Puoi anche usarlo sui campi che funzionano correttamente se devi apportare una modifica.
Da qui, puoi apportare tutte le correzioni necessarie. In questo esempio, c'è un segno di uguale in più all'inizio del codice.
Dopo aver rimosso il segno di uguale, il campo funziona correttamente.
Per apportare una modifica a tutti i documenti che hai collegato al tuo segnalibro, torna al tuo file di testo comune e apporta semplicemente le modifiche. Ecco, ho sostituito la citazione di Groucho Marx con una di Oscar Wilde.
Negli altri tuoi documenti, fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo che è stato aggiornato e seleziona Aggiorna Campo .
E, il gioco è fatto, il campo si aggiorna con le nuove informazioni.
Potrebbe sembrare un sacco di lavoro, ma se devi digitare le stesse cose regolarmente, potrebbe farti risparmiare un'enorme quantità di tempo a lungo termine. Ci vuole un po' di tempo per la configurazione sul front-end, ma vedrai immediatamente la comodità di questo sistema. Non dimenticare di controllare anche altre utili automazioni di Office con IFTTT per risparmiare tempo.
Importa testo da un file di testo o da un documento di Microsoft Word
Se vuoi ottenere del testo da un file di testo o da un documento Word, ma non vuoi aprirlo, seleziona tutto, copialo, torna al documento e incollalo (questo può richiedere molto tempo se hai centinaia di pagine di testo), è possibile importare direttamente. basta colpire Inserisci > File e seleziona il file di testo o il documento Word da cui vuoi importare il testo.
Dopo aver selezionato il file (potrebbe essere necessario modificare il Abilitare menu a discesa per Tutti i documenti leggibili ), vedrai il testo completo nel documento di Microsoft Word.
Importa testo da una pagina Web
Se vuoi mantenere una copia aggiornata di una pagina web in un documento Microsoft Word, puoi farlo anche tu! Diciamo che voglio un file di testo online contenente Un racconto di due città nel mio documento. Userò lo stesso campo INCLUDETEXT, ma invece di usare un percorso locale, userò l'URL:
L'aggiornamento del campo porta l'intero libro nel mio documento.
Otterrai i migliori risultati con un sito Web ricco di testo. Puoi vedere cosa succede quando provo a usare INCLUDETEXT per portare nella home page di MakeUseof:
Se hai bisogno di importare il testo aggiornato da un sito Web nel tuo documento, vale sicuramente la pena giocarci. Potrebbe essere necessario sperimentare un po', ma potrebbe essere uno strumento molto utile.
Cosa fare Voi Importa in Microsoft Word?
Abbiamo coperto otto cose diverse che puoi importare in Microsoft Word qui, ma probabilmente ci sono più opzioni là fuori. Cosa hai importato in Microsoft Word? Condividi le cose più utili che sei stato in grado di importare, così possiamo aiutarci a vicenda a risparmiare un po' di tempo diventando maestri di Word!
Condividere Condividere Tweet E-mail 5 suggerimenti per potenziare le tue macchine Linux VirtualBoxStanchi delle scarse prestazioni offerte dalle macchine virtuali? Ecco cosa dovresti fare per aumentare le prestazioni di VirtualBox.
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Dann è un consulente di marketing e strategia dei contenuti che aiuta le aziende a generare domanda e lead. Scrive anche su strategia e content marketing su dannalbright.com.
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