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L'archiviazione delle e-mail è uno dei modi migliori per mantenere ordinata la tua casella di posta. Se vuoi farlo in Outlook, sei fortunato. Sia Outlook per il Web che Outlook per desktop ti consentono di archiviare facilmente le tue e-mail.
In questa guida, tratteremo tutti i modi migliori per archiviare le tue email in Microsoft Outlook sul tuo computer.
Che cos'è un archivio in Outlook?
Nel contesto di Outlook ed e-mail, un archivio è fondamentalmente tutte le e-mail che hai scelto di tenere separate dalla tua casella di posta principale.
In Outlook per il Web, archiviare un messaggio di posta elettronica significa spostare i messaggi dalla cartella Posta in arrivo principale alla cartella Archivio.
In Outlook per desktop, archiviare un'e-mail significa sostanzialmente spostare le e-mail dal file PST di Outlook principale a un nuovo file PST. Puoi spostarti in questo file PST e accedere a tutte le tue e-mail archiviate al suo interno, ogni volta che vuoi.
perché i miei messaggi dicono non recapitati?
Se hai appena iniziato con Outlook, confronta Outlook per il Web con il desktop e vedi quale si adatta alle tue esigenze.
Puoi utilizzare l'archivio di Outlook per tutti i tuoi account di posta elettronica?
Esistono due casi in cui non è possibile utilizzare la funzione Archivia in Outlook.
Innanzitutto, se si dispone di un account di posta elettronica di Exchange Server e la propria organizzazione utilizza Microsoft Exchange Server Online Archive, non è possibile utilizzare la funzionalità di archiviazione nativa di Outlook.
In secondo luogo, se il tuo amministratore di rete ha disabilitato la funzione di archiviazione, non puoi nemmeno archiviare le tue e-mail.
In entrambi i casi, parla con l'amministratore di rete della tua organizzazione per ricevere assistenza.
Come archiviare le email in Outlook per il Web
L'archiviazione dei messaggi di posta elettronica in Outlook per il Web è più semplice che nell'app desktop. Basta fare clic su alcune opzioni e le email selezionate vengono archiviate.
Ecco come lo fai:
- Dirigiti verso Outlook.com e accedi al tuo account di posta elettronica.
- Fare clic sulla cartella a sinistra in cui si trovano le e-mail.
- Seleziona le email che desideri archiviare dal riquadro di destra.
- Fare clic sull'opzione che dice Archivio nella barra dei menu in alto.
- Se hai archiviato per errore un'e-mail, fai clic su Disfare in basso per invertire l'azione.
Puoi vedere tutte le tue email archiviate facendo clic su Archivio sulla sinistra.
Se desideri spostare di nuovo un'e-mail archiviata nella cartella principale, trova l'e-mail in Archivio cartella, fare clic sull'e-mail, fare clic su Sposta in in alto e seleziona dove vuoi spostare l'e-mail.
Imparentato: Come archiviare tutte le vecchie email in Gmail e raggiungere la Posta in arrivo zero
Come archiviare automaticamente le email in Outlook
In Outlook per desktop, puoi archiviare le email automaticamente o manualmente. In questa sezione, tratteremo come utilizzare la funzionalità di archiviazione automatica in Outlook per desktop.
Archiviazione automatica è il nome della funzionalità che consente di archiviare automaticamente le email nell'app Outlook. Questa funzione invia le tue email dalle tue cartelle principali all'archivio dopo che è trascorso un periodo di tempo predefinito.
Puoi configurare varie opzioni in questa funzione e i seguenti passaggi descrivono come farlo:
dove posso andare per stampare qualcosa?
- Aprire Veduta sul tuo computer.
- Clic File in alto, quindi seleziona Opzioni dalla barra laterale sinistra.
- Clicca il Avanzate opzione a sinistra.
- Trova Archiviazione automatica nel riquadro di destra e fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica pulsante.
- Tic Tac Esegui l'archiviazione automatica ogni opzione in alto e specificare quando la funzione deve essere eseguita in Outlook.
- Nel Impostazioni cartella predefinita per l'archiviazione sezione, selezionare quando un elemento deve essere archiviato. Fondamentalmente, stai specificando l'età del tuo contenuto di Outlook.
- Clic Navigare e seleziona la cartella di destinazione per il tuo file di archivio. Devi farlo solo se non ti piace la directory PST di Outlook predefinita.
- Infine, colpisci ok in basso per salvare le modifiche.
Se vuoi impedire a Outlook di archiviare automaticamente le tue e-mail, puoi disabilitare la funzione di archiviazione automatica.
Per fare questo:
- Aprire Veduta sul tuo computer.
- Clic File in alto e seleziona Opzioni sulla sinistra.
- Clicca il Avanzate opzione a sinistra.
- Clic Impostazioni di archiviazione automatica nel riquadro di destra.
- Deselezionare il Esegui l'archiviazione automatica ogni opzione in alto.
- Clic ok in basso.
Come archiviare le email in Outlook manualmente
Per ottenere un maggiore controllo sugli archivi di posta elettronica, puoi effettivamente archiviare manualmente le e-mail in Outlook. Ciò ti consente di inviare le tue email principali all'archivio come e quando è necessario.
Per utilizzare questo metodo:
- Aprire Veduta sul tuo computer.
- Clic File nell'angolo in alto a sinistra.
- Seleziona il Informazioni scheda a sinistra.
- Fare clic sull'icona freccia giù per Utensili e seleziona Pulisci i vecchi oggetti .
- Viene visualizzata una finestra di dialogo che consente di configurare l'archivio e-mail manuale.
- Nella parte superiore, hai due opzioni che ti consentono di decidere cosa includere nel tuo archivio. Seleziona quello che vuoi usare.
- Seleziona le cartelle che desideri aggiungere al tuo archivio.
- Scegli l'età dei tuoi articoli utilizzando l'opzione del calendario.
- Clic Navigare e scegli la cartella in cui vuoi salvare il file di archivio di Outlook.
- Colpire ok in basso per iniziare a creare un archivio di posta elettronica in Outlook.
Una volta creato l'archivio, puoi spostare il file PST risultante ovunque desideri.
Come visualizzare le email archiviate in Outlook
L'accesso ai messaggi di posta elettronica archiviati in Outlook per desktop è facile come farlo in Outlook per il Web. Devi semplicemente caricare il tuo file di archivio in Outlook e vedrai tutte le tue email archiviate.
Ecco come importare un file di archivio di posta elettronica PST in Outlook sul tuo computer:
- Lanciare Veduta .
- Clicca il File menù in alto.
- Selezionare Apri ed esporta nella barra laterale sinistra.
- Nel riquadro di destra, fare clic su Apri file di dati di Outlook mentre stai importando un file di dati PST nel programma.
- Passa alla cartella in cui si trova il tuo file di archivio, fai clic sul file e premi Aprire in basso.
- Il file dovrebbe essere caricato nel programma e dovresti essere in grado di visualizzare tutte le email archiviate.
Puoi unisci i tuoi file PST di Outlook se hai più file
Riordinare Outlook archiviando le email
Se ti senti sopraffatto semplicemente guardando il numero di e-mail nella tua casella di posta, è tempo di sbarazzarti di alcune di quelle e-mail archiviandole. Usa i metodi sopra per spostare le email meno importanti in un archivio, così puoi lavorare su quelle che richiedono la tua attenzione immediata.
Il problema con le e-mail è che gestirle non è facile, nemmeno per i professionisti. Ci sono alcuni suggerimenti e trucchi, tuttavia, che puoi imparare per rendere la gestione delle e-mail molto meno opprimente.
Condividere Condividere Tweet E-mail Come conquistare la tua casella di posta: oltre 60 suggerimenti per la produttività e la sicurezza della posta elettronicaNon farti sopraffare dalla tua casella di posta! Ecco tutto quello che devi sapere per conquistare la tua email una volta per tutte.
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Mahesh è uno scrittore di tecnologia presso MakeUseOf. Ha scritto guide tecniche per circa 8 anni e ha trattato molti argomenti. Ama insegnare alle persone come ottenere il massimo dai propri dispositivi.
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