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L'invio di e-mail a un gruppo è più comune sia nella nostra vita lavorativa che in quella personale. Puoi utilizzare i gruppi per il tuo team di progetto al lavoro e per i tuoi familiari più stretti a casa. La creazione di un gruppo di posta elettronica per una lista di distribuzione in Microsoft Outlook può farti risparmiare molto tempo.
Una volta che il gruppo è impostato, puoi semplicemente inserirlo nell'e-mail e contattare più persone con un singolo messaggio. Se non l'hai mai fatto prima, siamo qui per aiutarti. Ecco come creare un gruppo in Outlook sia per Windows che per Mac.
Differenze tra gruppo di contatti, elenco di contatti, gruppo di posta elettronica e elenchi di distribuzione
Non c'è davvero alcuna differenza tra un gruppo di contatti, un elenco di contatti, un gruppo di posta elettronica o una lista di distribuzione quando si parla di Microsoft Outlook. I termini sono usati in modo intercambiabile.
In effetti, il Sito di supporto di Microsoft Office ora offre il termine 'Gruppo di contatto' anziché 'Elenco di distribuzione':
Utilizzare un gruppo di contatti (precedentemente chiamato 'elenco di distribuzione') per inviare un'e-mail a più persone...
L'applicazione Outlook stessa utilizza i termini Gruppo di contatti (Windows) e Elenco contatti (Mac) sulla barra multifunzione, nei menu e nei documenti di supporto. Quindi, mentre procediamo attraverso i passaggi seguenti, queste sono le frasi che vedrai più spesso.
E prima di passare ai gradini, se hai bisogno di aiuto esportare i tuoi contatti di Outlook ad un certo punto, dai un'occhiata alla nostra guida.
Come creare un gruppo di contatti in Outlook su Windows
Apri Outlook sul tuo computer Windows e preparati a creare il tuo gruppo di contatti.
- Selezionare Le persone dalla parte inferiore sinistra della finestra di Outlook.
- Clic Nuovo gruppo di contatti dal nastro.
- Dai un nome al tuo gruppo.
Puoi anche selezionare Nuovi oggetti > Più articoli > Gruppo di contatto a partire dal Casa scheda menu.
Per aggiungere contatti al tuo gruppo, fai clic su Aggiungi membri dal nastro. Puoi aggiungere membri dai tuoi contatti o dalla rubrica di Outlook oppure puoi creare nuovi contatti.
Per aggiungere membri dai contatti o dalla rubrica di Outlook, fai doppio clic sul loro nome nella finestra popup e verrà aggiunto al Membri zona in basso. Al termine, fare clic su ok .
Per i nuovi contatti, inserisci il nome che desideri visualizzare per loro nella finestra, inserisci il loro indirizzo e-mail e fai clic su ok .
Quando hai finito di aggiungere membri al gruppo, fai clic su Salva e chiudi dal nastro.
Non vedi questi pulsanti o sei interessato a personalizzare il tuo nastro? Ecco come sfruttare al meglio la barra multifunzione e il menu in Office 2016 .
Componi un'email di gruppo di Outlook su Windows
Dopo aver creato il tuo gruppo di posta elettronica in Outlook, hai un paio di metodi per inviare un messaggio ai membri.
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Componi un'e-mail dalla sezione Posta
Nella sezione Posta di Outlook, puoi inviare un'e-mail a quel gruppo di contatti che hai creato procedendo come segue.
- Clic nuova email .
- Nel Per campo, inizia a digitare il nome che hai dato al gruppo di contatti. Oppure puoi fare clic su Per pulsante e cercare il gruppo o selezionare il nome del gruppo dall'elenco.
- Quando vedi il gruppo, selezionalo e fai clic su ok .
Componi un'e-mail dalla sezione Persone
Se ti trovi nella sezione Persone di Outlook, fai clic sul gruppo di contatti nell'elenco. Quindi, seleziona Icona e-mail e si aprirà una nuova email con il gruppo popolato nel Per campo per te.
Come creare un elenco di contatti in Outlook su Mac
Apri Outlook sul tuo Mac e preparati a creare il tuo elenco di contatti.
- Selezionare Le persone dalla parte inferiore sinistra della finestra di Outlook.
- Clic Nuovo elenco contatti dal nastro.
- Dai un nome alla tua lista.
Puoi anche selezionare File > Nuovo > Lista dei contatti dalla barra dei menu.
Per aggiungere contatti alla tua lista, inizia a digitare il Nome e E-mail campi nella finestra popup. Se aggiungi un nome riconosciuto come contatto esistente, vedrai il suggerimento per quel contatto visualizzato. Quindi puoi semplicemente selezionarlo per aggiungere quel contatto all'elenco.
Se stai aggiungendo nuovi contatti, inserisci i loro nomi e indirizzi email. Prima di uscire, puoi anche assegnare un Categoria al gruppo dal nastro. Vedrai opzioni come famiglia, amici e squadra.
Quando hai finito di aggiungere membri all'elenco, fai clic su Salva e chiudi dal nastro.
Nuovo pulsante Elenco contatti disattivato su Mac?
Se non riesci a fare clic sul pulsante Nuovo elenco contatti nella barra multifunzione della sezione Persone, questa è una soluzione semplice.
- Clic Veduta > Preferenze dalla barra dei menu.
- Selezionare generale .
- Deseleziona la casella accanto a Nascondi sul mio computer
Componi un'email di gruppo Outlook su Mac
Dopo aver creato il tuo gruppo di posta elettronica in Outlook, hai un paio di modi per inviare loro un messaggio.
Componi un'e-mail dalla sezione Posta
Probabilmente ti troverai più spesso nella sezione Posta di Outlook, quindi per inviare un'email a quella lista di distribuzione che hai creato, segui questi passaggi.
- Clic nuova email .
- Nel Per campo, iniziare a digitare il nome assegnato all'elenco dei contatti. In alternativa, puoi fare clic su Ricerca pulsante sul lato destro del campo. Cerca l'elenco nella casella in alto.
- Quando viene visualizzato l'elenco, selezionalo e verrà visualizzato direttamente.
Componi un'e-mail dalla sezione Persone
Se ti trovi nella sezione Persone di Outlook, passa semplicemente il mouse sull'elenco dei contatti e quando vedi il Icona e-mail display, fare clic su di esso.
Si aprirà una nuova email con quell'elenco di contatti in Per line, pronto per comporre il tuo messaggio.
Velocizza le cose con i gruppi di Outlook
È così facile creare un gruppo in Outlook che se invii e-mail alle stesse persone su base regolare, puoi davvero accelerare il tuo processo.
Per fare ancora di più con le tue e-mail e la posta in arrivo, dai un'occhiata a questi 10 suggerimenti per migliorare Outlook.
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Con la sua laurea in Information Technology, Sandy ha lavorato per molti anni nel settore IT come Project Manager, Department Manager e PMO Lead. Ha quindi deciso di seguire il suo sogno e ora scrive di tecnologia a tempo pieno.
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