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Lavorare con altre persone su un documento Word può essere una vera sfida. Anche gli utenti esperti di Microsoft 365 potrebbero trovare difficile modificare e rivedere i documenti condivisi.
Tuttavia, puoi facilmente collaborare in tempo reale su un documento Word tenendo traccia di eventuali modifiche e approvandole o rifiutandole. Daremo un'occhiata agli strumenti necessari e a come utilizzarli per una collaborazione più efficiente.
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Di cosa hai bisogno per collaborare su un documento Word?
Se vuoi collaborare in tempo reale su un documento Word, devi salvarlo sul tuo account OneDrive. Per fare ciò, apri il documento, vai a File > Salva con nome, e salvalo in OneDrive.
Inoltre, ti consigliamo di utilizzare una versione più recente di Microsoft 365 e di avere un abbonamento attivo. Secondo Microsoft , puoi comunque modificare il documento contemporaneamente ad altre persone, ma non avrai la funzionalità di collaborazione in tempo reale.
Per vedere le modifiche apportate da altre persone, è necessario aggiornare periodicamente il documento. Se il tuo abbonamento è scaduto, esistono alcuni modi per farlo ottieni uno sconto su un nuovo abbonamento a Microsoft 365 .
Come condividere un documento di Word
Ora che sai di cosa hai bisogno per lavorare con altre persone sullo stesso documento di Word, diamo un'occhiata a come puoi condividerlo. La prima opzione è condividerla da Word. Apri il File menu e selezionare Condividere .
Noterai che ci sono due diverse opzioni:
- Condividi con e-mail . Devi inserire gli indirizzi email delle persone con cui vuoi condividere il documento.
- Condividi con collegamento . In questo modo, chiunque abbia il collegamento può accedere al documento. Se devi condividere il documento con molte persone, questa opzione potrebbe essere più efficiente. Tuttavia, se stai lavorando su qualcosa di riservato, potrebbe essere meglio aggiungere manualmente ciascun collaboratore.
Non importa quale metodo utilizzi, prenditi il tempo necessario e imposta le autorizzazioni giuste. Clicca il Modificare e scegli se le persone con cui condividi il documento possono solo visualizzarlo o modificarlo.
Quindi, fare clic su Impostazioni di condivisione opzione. Lì puoi impostare una data di scadenza per il documento e persino impostare una password per mantenere le informazioni al sicuro. Una volta che sei soddisfatto delle impostazioni di condivisione, fai clic su Fare domanda a.
In alternativa, puoi condividere il documento Word tramite OneDrive facendo clic con il pulsante destro del mouse sul file e selezionando OneDrive > Condividi . Quindi, dovrai configurare le impostazioni di condivisione come mostrato sopra.
Come tenere traccia e rivedere le modifiche in Microsoft Word
A seconda dell'autorizzazione impostata, le persone con cui hai condiviso il documento possono modificarlo. Per tenere d'occhio le modifiche apportate da tutti, è necessario attivare il file Tenere traccia delle modifiche caratteristica.
Per fare ciò, apri il file Revisione scheda e vai al Monitoraggio menù. Lì, apri il Tenere traccia delle modifiche menu e selezionare Per tutti . Quando la funzione è abilitata, Word sottolineerà il testo aggiunto mentre il testo rimosso verrà contrassegnato con una barratura.
Ora, se vuoi impedire a qualcun altro di disattivare accidentalmente questa funzione, fai clic su Blocca il monitoraggio opzione e impostare una password. In questo modo, puoi assicurarti di non perdere nessuna modifica apportata al documento.
Seleziona Come cambia la visualizzazione di Microsoft Word
Per una maggiore efficienza, Word ti consente di selezionare come visualizzare le modifiche apportate al documento. Nel Revisione scheda, apri il menu a discesa accanto a Visualizzazione per la revisione icona. Lì, scegli una delle seguenti opzioni:
- Originale . Mostra il documento originale. Tuttavia, non rimuoverà eventuali commenti o modifiche apportate da altri.
- Nessun margine . Rimuove il markup e mostrerà il documento con le modifiche che hai già approvato.
- Tutto il markup . Mostra eventuali modifiche utilizzando un colore diverso per ciascun collaboratore.
- Markup semplice . Contrassegna le modifiche con una linea rossa.
Come accettare o rifiutare le modifiche in Microsoft Word
Per accettare o rifiutare le modifiche, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla modifica rilevata e selezionarne una Accetta inserimento O Rifiuta l'inserimento , a seconda che qualcuno abbia aggiunto o eliminato del testo. Se qualcun altro ha eliminato una parte del documento, vedrai il file Accetta cancellazione E Rifiuta la cancellazione opzioni.
Sebbene il processo sia semplice, potresti perdere alcune modifiche, se ci sono molti contributori che lavorano sullo stesso documento. Se vuoi essere sicuro di non perdere nulla, usa il file I cambiamenti sezione invece di scorrere manualmente il documento. Ecco, usa il Precedente E Prossimo pulsanti per navigare tra le modifiche.
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Sono disponibili più modi per gestire le modifiche rilevate. Ad esempio, puoi fare clic Accetta > Accetta e passa a successivo . Se hai già discusso delle modifiche con i tuoi colleghi, puoi utilizzare il file Accetta tutte le modifiche opzione.
Allo stesso modo, puoi rifiutare le modifiche facendo clic su Rifiutare pulsante o Rifiuta > Rifiuta e passa a successivo . Per eliminare tutte le modifiche, vai alla scheda Revisione, fai clic sulla freccia in basso Rifiutare e selezionare Rifiuta tutte le modifiche . Questo può essere davvero utile se qualcuno importato un grande volume di dati in Word senza prima consultarti.
Utilizza il riquadro delle revisioni per tenere traccia delle modifiche in Microsoft Word
Un altro modo efficace per tenere traccia di eventuali modifiche consiste nell'utilizzare il riquadro delle revisioni. Questo strumento ti mostrerà il numero di modifiche tracciate e commenti visibili all'interno del tuo documento.
Per accedervi, vai su Revisione > Monitoraggio e fare clic su Riquadro di revisione . Quindi, seleziona uno dei Riquadro di revisione verticale O Riquadro di revisione orizzontale opzioni.
Come tenere traccia delle modifiche apportate da persone specifiche in Microsoft Word
Potrebbe essere più efficiente ordinare le modifiche per autore. Per farlo in Microsoft Word, vai su Revisione > Monitoraggio ed estendere il Mostra markup menù. Lì, seleziona Persone specifiche e deseleziona tutte le caselle tranne quelle corrispondenti agli autori di cui desideri rivedere le modifiche.
Come interrompere la condivisione del documento o modificare le autorizzazioni in Microsoft Word
Se vuoi interrompere la condivisione del documento con contributori specifici, apri il documento e vai al file Condividere menù. Lì, seleziona Gestisci l'accesso .
Per rimuovere l'accesso a uno dei contributori, seleziona il suo nome utente. Quindi, fare clic Accesso diretto e aprire il menu a discesa. Selezionare Rimuovere l'accesso e confermare l'azione. In alternativa, utilizza lo stesso menu per modificare la modalità di accesso al documento condiviso.
Collabora con facilità in Microsoft Word
L'utilizzo degli strumenti di collaborazione di Microsoft Word può farti risparmiare molto tempo, poiché non devi inviare un'e-mail ai membri del team in merito a eventuali modifiche apportate al documento. Oltre alla sua capacità collaborativa, Microsoft Word offre numerose funzionalità e strumenti, quindi non avrai bisogno di un altro elaboratore di testi per completare i tuoi progetti. Ad esempio, puoi convertire tabelle in grafici o tradurre le lingue mentre sei in movimento.
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