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Un abbonamento a Microsoft 365 ti dà accesso a molti strumenti di produttività. Il più intuitivo, intelligente e personalizzabile è SharePoint. Ben 190 milioni di persone in più di 200.000 organizzazioni di diverse dimensioni utilizzano SharePoint.
SharePoint può facilmente risparmiare tempo eliminando la necessità di più attività e app di gestione dei progetti. Alla fine, puoi investire più tempo per far crescere la tua carriera professionale, i clienti freelance o le attività secondarie.
Che cos'è Microsoft SharePoint?
SharePoint è uno strumento di gestione dei contenuti online. Ti consente di archiviare file nel cloud per la condivisione e il lavoro collaborativo. Può aiutarti a creare siti e siti secondari per eliminare le attività di diversi team o individui.
SharePoint ti consente di creare una intranet in cui tu, i tuoi collaboratori e i clienti freelance lavorate in modo sicuro su un file o un documento. Un amministratore centralizzato controllerà gli accessi in modo che ogni utente possa aprire, modificare e salvare i file senza problemi.
SharePoint ha molte funzionalità avanzate che aiutano te o il tuo team nella gestione di lavori professionali e personali. Le seguenti sono alcune delle azioni più frequentemente utilizzate:
- Condivisione di file con utenti interni ed esterni.
- Gestisci i contenuti del progetto, come immagini, articoli, codici sorgente, video, ecc.
- Siti e siti secondari per declutterare team e attività.
- Rimani in contatto con il collaboratore attraverso i siti di comunicazione.
- L'app mobile consente agli utenti di accedere ai siti del team o di comunicazione dagli smartphone.
- Crea flussi di lavoro e promemoria per automatizzare progetti e attività.
- Usa la funzione di ricerca per cercare risorse, attività o file.
Chi dovrebbe usare SharePoint?
SharePoint funziona come un rifugio sicuro per tutti i file creativi come codici app, progetti grafici, clip audio, video, articoli di siti Web, fatture, ecc. SharePoint offre altri strumenti come analisi dei dati, modelli di siti Web, modelli di knowledge base e flussi di lavoro di gestione dei progetti.
Pertanto, il suo ambito di utilizzo varia da un singolo creatore di contenuti alle grandi aziende. Molti professionisti freelance o piccoli gruppi di persone creative utilizzano SharePoint in diverse fasi di software, app per dispositivi mobili, siti Web o progetti di sviluppo di contenuti.
Funzionalità di SharePoint come strumento di produttività
Lo strumento SharePoint basato sul Web fornito con l'abbonamento a Microsoft 365 è uno strumento di produttività robusto ma semplice. Le caratteristiche ampiamente utilizzate che lo rendono uno dei migliori strumenti di gestione di attività e progetti sono:
1. Lavoro collaborativo
SharePoint è altamente flessibile e scalabile piattaforma per la collaborazione con risorse interne o esterne . Un utente amministratore centrale può assegnare diversi livelli di autorizzazione di accesso ai singoli utenti dei siti del team.
Tu e il tuo team potete lavorare su un singolo file in uno scenario in tempo reale senza dover affrontare alcuna latenza. Pertanto, molti sviluppatori creativi e creatori di contenuti preferiscono SharePoint per collaborare a qualsiasi progetto.
Una funzione significativa della collaborazione di SharePoint consiste nel mantenere il flusso di informazioni ordinate nei siti e nei siti secondari. Aiuta le persone a rimanere aggiornate sul progetto senza passare attraverso più e-mail, chat perse, videochiamate, ecc.
2. Gestione dei contenuti
La gestione dei contenuti è una grande sfida per qualsiasi individuo o gruppo di professionisti che desiderano offrire una migliore produttività. SharePoint ti consente di superare questa sfida senza dover affrontare una programmazione complessa.
I gestori dei contenuti possono facilmente occuparsi di più progetti contemporaneamente su SharePoint. Pubblicare o aggiornare i contenuti del sito Web come eventi, notizie, blog, stack di presentazioni, caroselli di immagini, ecc., È facile con SharePoint.
Non devi iniziare da zero ogni progetto di gestione dei contenuti. Ci sono modelli professionali pronti per l'uso che puoi utilizzare. A parte il contenuto, hai il controllo totale delle sue versioni. SharePoint crea e salva più versioni del file su cui tu o il tuo team lavorate.
Quando è necessario, è possibile richiamare eventuali versioni precedenti o correggere eventuali errori del file system da SharePoint. Non è necessario dipendere da strumenti di terze parti per eseguire il backup, ripristinare o correggere i file.
3. Gestione del progetto
SharePoint ha una gamma di funzionalità che puoi sfruttare per la gestione di attività e progetti. La funzione più evidente è che lo strumento funge da archivio centralizzato per tutti i documenti relativi al progetto e i file consegnabili.
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Puoi anche personalizzare i siti di SharePoint in molti modi. Questi siti su misura potrebbero servirti come pianificatore giornaliero, pianificatore di attività settimanale e FAQ per le attività. Inoltre, ai fini della documentazione del progetto e della revisione delle prestazioni, è possibile attivare le funzionalità di registrazione del tempo come indicato di seguito:
- Registra le attività e le modifiche delle attività.
- Registra tutti i problemi segnalati dalle risorse.
- Tieni traccia dei tempi delle attività.
- Modifica i dati di tracciamento.
SharePoint consente inoltre di creare un flusso di lavoro per semplificare le attività come la consegna delle attività, l'approvazione dei risultati del progetto, le approvazioni, la presentazione di una demo e il feedback dei clienti.
4. Soluzioni ibride
SharePoint si integra con la maggior parte delle app Microsoft 365 per offrirti un'interfaccia utente perfetta per la gestione dei progetti. SharePoint funziona come un repository centrale dei dati del progetto, mentre altre app Microsoft 365 semplificano la gestione di attività e risorse.
Puoi sincronizzare SharePoint con strumenti come To-Do, Tasks, Planner e Project Online per approcci specializzati. Puoi generare report per presentare approfondimenti sul progetto ai tuoi clienti freelance.
SharePoint si sincronizza con il tuo profilo Outlook e Calendario per organizzare attività e pianificazioni in modo da poter dare priorità al tuo lavoro. Allo stesso modo, pubblica i siti del team di SharePoint nell'app Teams per accedere a contatti, file, attività e così via da Teams.
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SharePoint ha anche la capacità di integrare PowerPoint, Video, Stream, OneDrive per visualizzare in anteprima file e documenti all'interno dei siti o dei siti secondari di SharePoint. Risparmia tempo evitando attività banali come il download di file da SharePoint per creare diapositive PowerPoint.
Vantaggi di SharePoint
SharePoint offre molti vantaggi rispetto a qualsiasi altro strumento di produttività per la gestione di progetti o contenuti. Alcuni dei suoi vantaggi sono:
1. Risparmiare denaro
Potresti già pagarlo tramite l'abbonamento a Microsoft 365. Evita spese inutili per app e strumenti utilizzando SharePoint come strumento di produttività principale per esigenze professionali o personali.
2. Sicurezza dei dati
I governi e le grandi organizzazioni si affidano all'ecosistema di SharePoint per i loro dati sensibili. Quindi, puoi archiviare il tuo lavoro creativo su SharePoint per il lavoro collaborativo senza alcun timore di furto di proprietà intellettuale.
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3. Scalabilità
La scalabilità dello strumento consente di pianificare i costi verso strumenti di produttività. Se noti un afflusso di troppi progetti da clienti diversi, puoi modificare l'abbonamento per accogliere più risorse e progetti. Quando i progetti si attenuano, puoi passare a piani a basso costo.
4. Utilizzo multiuso
Un livello più elevato di flessibilità e utilità multiuso significa che puoi continuare a utilizzare SharePoint come strumento di produttività principale mentre continui a cambiare i tuoi ruoli o le tue capacità creative. Puoi usare un modello quando un progetto finisce e devi iniziarne un altro. Puoi ridurre al minimo il budget evitando acquisti multipli di app.
Elimina il disordine da file, attività e app
Le funzionalità di SharePoint lo rendono un elaborato strumento di gestione dei progetti piuttosto che una semplice soluzione cloud per la condivisione e l'archiviazione di file. Usando SharePoint e altre app Microsoft 365 per gestire le tue attività professionali o personali, crei un effetto domino di produttività sempre maggiore.
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Tamal è uno scrittore freelance presso MakeUseOf. Dopo aver acquisito una notevole esperienza in tecnologia, finanza e processi aziendali nel suo precedente lavoro in una società di consulenza IT, ha adottato la scrittura come professione a tempo pieno 3 anni fa. Pur non scrivendo di produttività e delle ultime notizie tecnologiche, ama giocare a Splinter Cell e guardare Netflix/ Prime Video.
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