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La condivisione di documenti su Google Drive non è più una novità. Ed è solo migliorato quando il lavoro a distanza tocca tutti gli angoli del globo. È una buona notizia per noi poiché una semplice cartella condivisa di Google Drive apre così tante idee collaborative in diversi domini.
Ci stai ancora imparando? Questi dieci suggerimenti dovrebbero aiutarti a gestire i file condivisi un po' meglio da oggi.
Le basi della condivisione di Google Drive
Puoi condividere qualsiasi file o cartella. Ma devi prestare attenzione alle persone con cui stai condividendo e al livello di autorizzazioni di condivisione che permetti su Google Drive.
Il video di due minuti riassume il processo.
In qualità di proprietario, puoi concedere ad altri la proprietà completa di un file o un certo livello di accesso per la visualizzazione e la modifica.
- Può modificare: Il foglio di lavoro collaborativo su cui stai lavorando con il tuo team.
- Può commentare: La bozza del libro che stai scrivendo. Gli altri possono visualizzare e aggiungere commenti al file, ma non possono modificarlo. Le cartelle non hanno commenti.
- Posso vedere: L'invito alla festa del fine settimana che hai appena realizzato con Presentation.
Ecco un grafico che confronta l'accesso per un visualizzatore, commentatore, editor o proprietario:
Fonte: Assistenza Google
1. Come disabilitare la copia, il download e la stampa di file condivisi?
È possibile non consentire il download, la stampa e la copia dei file condivisi. La funzione di gestione avanzata dei diritti sulle informazioni rimuove queste opzioni dal menu del visualizzatore. Questo è un altro livello di controllo sui tuoi documenti.
Apri Google Drive. Seleziona il file condiviso e fai clic su Condividere icona in alto a destra.
Sul Condividi con persone e gruppi finestra di dialogo, aggiungere il nome dei collaboratori. Imposta il livello di autorizzazione dei tuoi collaboratori dal menu a discesa accanto al campo del nome. Le autorizzazioni di condivisione di Google Drive sono Editor , Spettatore , Commento .
L'invio di una notifica e di un messaggio personale è facoltativo. Ora potresti voler disabilitare il download, la stampa o la copia del file condiviso. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio per visualizzare altre due autorizzazioni che puoi deselezionare per rafforzare la privacy del tuo documento.
Torna alla finestra di dialogo precedente con un clic sulla freccia e poi invia il file al tuo collaboratore.
Gli spettatori vedranno il Opzioni di esportazione disabilitate notifica nella parte superiore dei menu File e Modifica. Anche le opzioni Crea una copia, Stampa e Scarica sono disattivate per documenti, fogli di calcolo e presentazioni specifici.
Tieni presente che quelli con i permessi di 'modifica' saranno comunque in grado di scaricare, stampare e copiare il tuo file, anche se questa impostazione è attiva.
2. Condividi una cartella con utenti non Google
I tuoi amici e colleghi non hanno bisogno di un account Google per visualizzare una cartella o un documento di Google Drive. Puoi inviare un invito al loro indirizzo email. Oppure usa un link condivisibile.
Gli utenti e i collaboratori non di account Google possono solo visualizzare il file indipendentemente dall'autorizzazione impostata.
La condivisione tramite un collegamento pubblico rappresenta un rischio per la sicurezza dei documenti sensibili perché chiunque disponga del collegamento può accedere al file. Quindi usalo in una chat pubblica, e-mail o social media solo se il documento può essere visualizzato da chiunque.
3. Scarica una cartella di Google Drive condivisa
Google Drive ti consente di scaricare l'intero contenuto di una cartella condivisa come archivio ZIP. Questo è utile per salvare copie locali di documenti condivisi. La struttura delle cartelle con eventuali sottocartelle viene conservata nell'archivio.
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Vai a Condiviso con me Sul tuo Google Drive. Fare clic con il tasto destro sulla cartella e scegliere Scarica .
Puoi anche usare il icona triplo punto nella barra degli strumenti per scaricare la cartella.
Se scarichi un documento, un foglio o una diapositiva Google, verrà scaricato come documento di Office. Tutti gli altri file verranno scaricati nel loro formato nativo.
4. Trasferire la proprietà dei file a qualcun altro
Ci sono molte ragioni per trasferire la proprietà dei documenti a qualcun altro. Forse qualcun altro sta rilevando un progetto. Forse qualcuno ti ha licenziato. In una nota migliore, stai andando in vacanza e vuoi solo trasferire la responsabilità dei documenti condivisi. Il processo per 'consegnare' digitalmente documenti e cartelle di Google Drive è semplice.
Apri Google Drive. Seleziona la cartella o il file condiviso in Documenti, Fogli o Presentazioni e fai clic su Condividere icona in alto a destra. Quando il presunto proprietario non ha accesso alla condivisione... invitare digitando l'indirizzo e-mail nel campo 'Condividi con persone e gruppo'. Quindi Salva .
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Fai clic sul menu a discesa accanto al nome della persona a cui desideri assegnare il file o la cartella. Selezionare Rendi proprietario .
Il tuo ruolo viene scambiato da proprietario a editor dopo aver trasferito la proprietà. Un messaggio pop-up ti avvisa che 'Il nuovo proprietario riceverà una notifica e potrebbe rimuoverti. Potresti anche perdere la possibilità di modificare le impostazioni di condivisione.'
Nota: Non puoi trasferire la proprietà di un file sincronizzato o caricato (come un PDF o un file immagine).
5. Come richiedere l'accesso ai file condivisi?
Quando provi ad accedere a un file tramite un link condiviso, potresti vedere un messaggio che dice 'È necessario l'accesso'.
A volte, i proprietari condividono un collegamento prima di aver impostato le autorizzazioni. Inoltre, potresti voler aprire il file con un ID Google alternativo. È facile richiedere l'accesso con un solo clic.
Sul desktop:
- Apri un collegamento al file.
- Fare clic su Richiedi accesso.
Sul cellulare:
Con l'app Drive per Android o iOS, puoi richiedere l'accesso con un solo tocco quando viene visualizzato il messaggio 'Impossibile accedere al documento'. La richiesta di autorizzazione invierà un'e-mail al proprietario dall'interno dell'app. I proprietari di file ricevono immediatamente una notifica su Android e iOS.
Scarica: Google Drive per Android | ios (Gratuito)
6. Cerca un collaboratore
Condividere un documento con 10 membri è facile. Condividerlo con 50 chiamate per una maggiore pianificazione. Gestire i file condivisi significa anche tenere traccia di quale collaboratore sta lavorando su quale documento.
Vai a Visualizza dettagli (Fare clic sull'icona 'I' sulla barra degli strumenti). Sfoglia il Attività scheda per vedere rapidamente quali file hai condiviso di recente.
Clicca su Condiviso con me nella barra laterale sinistra di Google Drive. Otterrai un elenco di tutti i documenti a cui condividi l'accesso.
Utilizza Google Drive Search e i suoi filtri avanzati. I vantaggi in termini di produttività non saranno una sorpresa per chi ha familiarità con i filtri di Gmail.
Utilizza la casella di ricerca nella parte superiore di Google Drive. La ricerca di Google Drive cerca anche nel corpo del documento le parole che desideri vengano ricercate.
Puoi cercare nelle prime 100 pagine di qualsiasi documento di testo o PDF basato su testo che hai caricato. Puoi anche cercare il testo trovato nelle prime 10 pagine di qualsiasi PDF di immagine. Invece di scavare nelle cartelle, usa questa potente funzionalità per accedere rapidamente a un file.
Mentre sei in Google Drive premi il tasto tasto barra in avanti per posizionare il cursore direttamente nella casella di ricerca. Fare clic sulla piccola freccia a discesa nella casella di ricerca per visualizzare i filtri di ricerca di base. L'apprendimento di alcuni parametri manuali può farti risparmiare tempo.
Ad esempio: per trovare i documenti che hai condiviso con qualcuno usa |_+_|.
Guida di Google ha l'elenco completo nella sezione 'Ricerca avanzata in Google Drive'.
7. Semplifica la condivisione creando gruppi di contatti
Con i contatti e-mail, non è necessario impostare le autorizzazioni dei singoli documenti per i membri del team. Puoi semplicemente creare etichette che sono una raccolta di contatti in gruppi di posta elettronica specifici.
Accedere Contatti Google . Nella barra laterale sinistra, fare clic su Crea etichetta .
Dagli un nome descrittivo in base al progetto del team. O qualsiasi altra cosa che li renda facili da ricordare. Puoi etichette dei nomi per autorizzazioni per renderli facili da ricordare. Qualsiasi contatto può far parte di più etichette.
Ad esempio: Project.view o Project.edit
Inserisci le etichette nel campo delle impostazioni di condivisione di file o cartelle su Google Drive.
8. Vedere il conteggio delle visualizzazioni di un documento condiviso
Google mantiene una cronologia delle versioni, ma non c'è modo di vedere quante volte è stato visualizzato un documento condiviso. Ho avuto la risposta a questa domanda da un vecchio Scambio di stack discussione.
Invia il link del tuo documento al http://goo.gl Servizio di accorciamento URL e condividi solo quell'URL. Questo servizio fornisce informazioni su quante volte è stato fatto clic su quel collegamento, che è il più vicino possibile a sapere quante volte è stato effettuato l'accesso al documento.
Google ha interrotto il supporto per il proprio abbreviatore di URL. Puoi usare Bitly Invece. Ciò è utile nei casi in cui potresti voler condividere pubblicamente un documento e controllare la risposta. Tieni presente che i documenti e i file pubblici vengono visualizzati nei risultati di ricerca.
Alcune idee per la condivisione pubblica:
- Carica e condividi un eBook.
- Prova la risposta iniziale a un prodotto creativo.
- Rilascia una presentazione di Presentazioni per la visualizzazione pubblica (come SlideShare).
- Trova contenuti educativi aperti.
Consiglio: Puoi utilizzare un semplice Google Site Search per cercare documenti pubblici. Per esempio. parola chiave sito:drive.google.com
9. Condividi con Slack
Se non stai ancora lavorando con Slack, è il momento di presentarlo al tuo team. Esistono molti modi per far funzionare i tuoi servizi preferiti con Slack. L'integrazione di Google Drive è tra quelle più popolari.
Slack ti consente di importare file di Google Drive e condividerli tramite Slack. Tutti i file di Google Drive importati sono anche indicizzati da Slack per una facile ricerca e riferimento. I file non vengono archiviati su Slack: continuano a rimanere nelle cartelle di Google Drive. Slack funge da condotto.
Un piccolo esempio: incolla un link a un documento di Google nella chat di Slack. Slack visualizza un frammento di contenuto dal file sotto il collegamento una volta integrato. Questo è più utile della semplice condivisione di link ciechi.
Centro assistenza Slack mostra come collegare il tuo Google Drive a Slack in due semplici modi.
10. Condividi Google Docs da Microsoft Office
Google Drive contro Microsoft Word potrebbe essere un incontro quotidiano di due suite per ufficio, ma le due centrali stanno finalmente giocando bene. Puoi caricare file Word, Excel e PowerPoint su Google Drive e lavorarci nel cloud come faresti in qualsiasi altro file condiviso di Google Drive.
Tutti gli aggiornamenti vengono salvati nei file nel loro formato originale. Anche i documenti di Office archiviati sull'unità sono controllati dalla versione. Puoi tenere traccia delle versioni precedenti di un file di Office o tornare a una versione precedente.
qual è il numero da chiamare per scherzo?
Se desideri utilizzare strumenti specifici di Google Drive come un componente aggiuntivo o traduzioni, converti semplicemente il file Microsoft in un documento Google. Altrimenti, non devi preoccuparti di cambiare un formato nell'altro.
Condividere file su Google Drive è facile
È anche diventato più semplice. Ce ne sono altri Impostazioni di Google Drive che puoi modificare per rendere più fluido il tuo flusso di lavoro. Trascorri un po' di tempo con le funzionalità collaborative di Google Drive poiché l'armonia del lavoro di squadra dipende da questo.
Come bridge di collaborazione, Google Drive dovrebbe far parte della tua configurazione di lavoro remoto in un ufficio a casa o in qualsiasi altra parte del mondo.
Credito immagine: puzzle di Rido via Shutterstock
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i brutti screenshot. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.
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