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Da diverse settimane sono alla ricerca di un sito Web o di un'applicazione di facile utilizzo che mi permetta di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più un modo produttivo di prendere minuti. La semplice digitazione su un file vuoto non consente una collaborazione rapida, aggiornamenti ai minuti, né un luogo per eseguire il backup e rivedere i minuti passati.
A gennaio abbiamo trattato i 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team, ma ora aggiungerei d'accordo come uno strumento utile per l'impostazione dell'agenda, la registrazione dei verbali e la segnalazione.
Organizzare riunioni
Si inizia impostando una riunione su Agreedo e inviando un invito ai membri del team per accedere al sito per visualizzare e persino fornire input all'agenda della riunione.
Puoi impostare le riunioni online come pubbliche, visibili a tutti, o private, dove sono visibili solo alle persone elencate come partecipanti. Puoi scegliere di avere i minuti 'moderati', il che significa che solo il creatore della riunione può aggiungere o modificare elementi. Tutti gli altri partecipanti possono solo aggiungere commenti.
Quando invii gli inviti, gli invitati riceveranno un'e-mail con un allegato di una data di calendario che può essere aperto in Outlook, Notes o iCal. Lo stesso strumento online funziona in tutti i principali browser.
fai clic e trascina non funziona mac
Preparazione della riunione
Agreedo offre quattro diversi punti all'ordine del giorno: Informazioni, decisione, compito , e Argomento . Questi elementi ti aiutano effettivamente a vedere quali sono le informazioni più importanti da aggiungere ai verbali delle riunioni. Di solito ci sono molte discussioni e talvolta discussioni su questioni molto importanti in una riunione, ma per fare le cose, i compiti devono essere identificati e assegnati e devono essere prese decisioni importanti.
Quindi, prima che si tenga una riunione, è importante creare e dare la priorità a un elenco di punti all'ordine del giorno per la riunione. Se una riunione è composta dagli stessi membri del team, potresti voler lasciare i verbali non moderati in modo che altri possano aggiungere elementi ai verbali.
Gli elementi della riunione possono essere spostati, ma sfortunatamente non è possibile assegnare tempi di durata a ciascun elemento dell'agenda, sebbene sia possibile impostare una durata per l'intera riunione stessa.
Puoi anche inserire sotto-elementi sotto ogni elemento principale e ogni sezione di elementi può essere nascosta man mano che vengono completati nella riunione.
Funzionalità di collaborazione
La cosa più utile di Agreedo è che le agende sono pubblicate online, il che consente la collaborazione. I membri del team possono anche accedere ad Agreedo registrandosi sul sito o utilizzando il loro login di Google.
Se si consente la non moderazione dei verbali, i partecipanti invitati possono modificare gli elementi dell'agenda. Questa è una buona idea, ma un processo più avanzato consentirebbe solo agli invitati selezionati di modificare gli elementi dell'agenda e non a tutti i partecipanti invitati a una riunione.
Se si sceglie di moderare una riunione, significa che i partecipanti possono solo aggiungere commenti agli elementi dell'agenda. Anche questo tipo di collaborazione è utile per rendere le riunioni più produttive perché puoi effettivamente iniziare a ricevere input per la riunione prima che si tenga la riunione. Oltre ai commenti aggiunti agli elementi della riunione, i file possono essere allegati anche agli elementi dell'agenda. I collegamenti alle risorse online dovranno essere pubblicati nella sezione commenti. Non esiste uno strumento dedicato per gli URL.
Un'altra caratteristica che vorrei per Agreedo è che l'elemento Decisione sia impostato in modo che possano essere pubblicati sondaggi diretti per, ad esempio, la data di un evento, la quantità di denaro da spendere per un elemento a budget e altre decisioni di voto che devono essere fatto.
Tenere riunioni
Quando tieni riunioni, Agreedo include un timer integrato. Se stai tenendo una riunione online, i partecipanti possono utilizzare uno strumento come WebEx per visualizzare i verbali online. Oppure i partecipanti possono accedere ai verbali della riunione e aggiornare la pagina man mano che i verbali vengono aggiornati durante la riunione.
Prima e durante la riunione, è possibile assegnare attività e scadenze ai partecipanti alla riunione.
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Funzionalità post-riunione
Ciò che rende uno strumento online come Agreedo più utile rispetto ai metodi tradizionali è che tutti i minuti possono essere archiviati online per la revisione, nonché stampati o esportati come documento Excel. Puoi anche inviare un link ai verbali online. I partecipanti possono ricevere promemoria via e-mail sulle attività a cui si sono iscritti e visualizzare tutte le attività loro assegnate.
C'è anche una funzione di riunione 'di follow-up' che consente di controllare e trasferire gli elementi dell'agenda dalla riunione precedente alla successiva. Questo è un piccolo risparmio di tempo, specialmente per le persone incaricate di dedicare minuti e fare il follow-up.
Senza dubbio molti utenti di Agreedo avranno varie richieste di funzionalità per questo sito online, ma per ora sono solo contento che esista, perché è atteso da tempo.
Agreedo è attualmente totalmente gratuito senza piani tariffari. Fateci sapere cosa ne pensate di questo sito e cosa vorreste vedere aggiunto ad esso.
Credito immagine: Shutterstock
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Bakari è uno scrittore e fotografo freelance. È un utente Mac di lunga data, appassionato di musica jazz e padre di famiglia.
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