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Sei sempre alla ricerca della migliore app da fare per organizzare la tua vita? Dopo un decennio di test di dozzine di app da fare, ho optato per quella che offre più funzionalità e flessibilità di qualsiasi altra in circolazione.
Quell'app da fare è Ricorda il latte .
Ricorda che The Milk potrebbe essere quello giusto anche per te se stai cercando qualcosa di meglio di quello che usi oggi. Tuttavia, prima di buttarsi a capofitto, è importante sapere se le ragioni che abbiamo usato per fare questa affermazione sono le stesse ragioni che contano per te .
Confrontiamo le migliori app da fare
In questo articolo, tratteremo i seguenti fattori che aumentano l'efficienza e la produttività:
- Facilità di organizzare sottoliste all'interno di progetti principali
- Impostazione delle date di inizio e scadenza e attività ricorrenti
- Una dashboard che ti aiuta a dare priorità al tuo lavoro
- Integrazione con altre app online
Ricorda che The Milk andrà testa a testa con queste popolari app da fare:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Tutto
- Google Task
Google Tasks è un po' uno scherzo come app da fare, ma è inclusa nell'elenco semplicemente per un confronto e per mostrare i molti modi in cui sia Google Task che Microsoft To-Do sono molto al di sotto di tutti gli altri.
Creare facilmente sottoliste (organizzare)
Una delle funzionalità più difficili da trovare in quasi tutte le app da fare testate negli ultimi anni è stata l'organizzazione dei sottoprogetti. Quasi ogni singolo elenco di cose da fare utilizza lo stesso percorso lineare quando si strutturano più elenchi di cose da fare.
Organizzare le sottoliste in Remember The Milk
All'inizio, Remember The Milk sembra non essere all'altezza in questo settore perché utilizza lo stesso approccio lineare: un singolo elemento dell'elenco apre un singolo elenco . Nessuna opzione per gli elenchi secondari.
Tuttavia, questo è fuorviante. A Remember The Milk, devi organizzare più elenchi in una 'cartella' utilizzando i tag .
Ad esempio, parte del mio tempo lo dedico a compiti che alcuni clienti mi inviano casualmente. Vorrei organizzare questi elenchi secondari nella cartella 'Lavori client secondari'.
Lo fai da creare un tag per organizzare più elenchi .
Quindi tagghi semplicemente le singole attività per organizzarle sotto il sottotitolo principale. Puoi persino creare un nuovo tag al volo se nessuno di quelli esistenti si applica.
Ora diamo un'occhiata a come altre app da fare realizzano questa funzione.
Sottoelenchi in Microsoft To-Do
Esporrò un tema comune che leggerai in questo articolo: Microsoft To-Do non può farlo.
È unidimensionale, lineare e basta. Crei elenchi individuali, ma non c'è modo di raggruppare le sottoattività in sottoprogetti .
Sottoliste in Wrike
Questa è un'area in cui Wrike è in realtà la migliore di tutte le app da fare. Ti consente di creare una cartella per il raggruppamento di progetti di primo livello .
Questo è il modo in cui dovrebbero essere fatte le liste di cose da fare. Sembra ridicolo che la maggior parte delle app da fare non fornisca l'organizzazione di cartelle dei progetti.
Quindi, se questa caratteristica è la tua più grande priorità, allora Wrike potrebbe essere per te. però ci sono altre aree in cui Wrike non è all'altezza , quindi leggere il resto delle funzionalità di seguito ti sarà utile prima di decidere.
Sottoelenchi in Any.do
Di qualsiasi app da fare, Any.do è probabilmente una delle peggiori quando si tratta di organizzazione. Il concetto qui sembra essere quello di trasformare gli elenchi di cose da fare dai tradizionali 'elenchi' a un approccio più kanban (basato su carte).
Ogni 'carta' principale si apre al tuo elenco di attività, che sono organizzate in termini di quando sono dovute. Oggi, domani, in arrivo e un giorno.
Questo è un metodo GTD che funziona per molte persone, ma è destinato a una persona che ha un lavoro o un ruolo nella vita e ha bisogno di organizzare le cose sotto quel ruolo.
Se speri di organizzare molte aree della tua vita e molti progetti diversi che servono a molti obiettivi di vita diversi, Any.do non fa per te. Non c'è modo di organizzare sottoliste in grandi progetti con Any.do .
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Sottoliste su Todoist
Todoist è stata una delle mie app preferite per molto tempo, e questa caratteristica è stata una delle ragioni. Con Todoist puoi indentare i sottoprogetti per raggrupparli in progetti principali oppure puoi etichettare le attività.
Ciò significa che non solo puoi creare sottoprogetti. Ma puoi anche creare sottoprogetti a tuo piacimento. Se sei un maniaco dell'organizzazione a cui piace consolidare le attività all'interno di molte sottocartelle, questo funziona come un sogno.
L'unico difetto che lo colloca al di sotto di Remember The Milk è che, a differenza dell'approccio di tagging, questo approccio al rientro è manuale e richiede tempo . Tuttavia, Todoist ti consente di etichettare le attività, il che lo mette allo stesso livello di Remember The Milk per quanto riguarda l'organizzazione della sottolista.
Sottoelenchi in Google Tasks
Anche se ho detto che Google Tasks è uno scherzo come app da fare, almeno ti consente di indentare le attività secondarie sotto le attività principali. Però, Google Tasks non ha una funzione per posizionare sottoelenchi sotto i singoli progetti .
Come puoi vedere, ci sono alcune app da fare che offrono questa funzione, ma quelle che lo fanno sono manuali e difficili da gestire. Wrike lo fa al meglio, dandoti letteralmente la possibilità di inserire progetti all'interno di cartelle. Ricorda invece il latte automatizza l'organizzazione in 'cartelle' secondarie consentendo di organizzare gli elementi con tag di alto livello.
Scadenze e attività ricorrenti
Uno dei motivi principali per cui sono passato a Remember The Milk è stato per come si comporta bene programmazione e scadenze . Questa è una parte fondamentale della gestione del tempo in stile zen.
Una cosa è gestire attività una tantum che puoi completare in una sola seduta, ma quando gestisci diverse attività che richiedono giorni per essere completate, una data di scadenza da sola non è sufficiente. Avete bisogno di un data d'inizio .
Questo ti aiuta a creare slot abbastanza grandi nella tua pianificazione per gestire la vera profondità dell'attività.
Un'altra caratteristica fondamentale per un'app efficace è la capacità di creare attività ricorrenti .
Ricorda che la funzione delle attività ricorrenti di The Milk è la più flessibile che abbia mai visto. Non solo puoi impostare schemi complessi giornalieri, settimanali, mensili o annuali, ma puoi anche impostare l'attività in modo che si ripeta di nuovo nel momento in cui la completi.
Attività ricorrenti in Microsoft ToDo
Per quanto semplice e privo della maggior parte delle funzionalità, Microsoft ha almeno eseguito correttamente le attività ricorrenti.
In Microsoft To-Do, puoi impostare le attività in modo che si ripetano ogni giorno o più volte alla settimana, al mese o all'anno. Non è possibile ricorrere solo al completamento di un'attività.
Attività ricorrenti in Wrike
Come con la maggior parte delle funzionalità, Wrike offre un po' più di flessibilità rispetto alla maggior parte delle altre app da fare. Non solo offre la ricorrenza standard giornaliera, settimanale, mensile e annuale, ma ti consente anche di interrompere la ricorrenza dopo un certo numero di trigger e puoi ritardare la data di inizio della prima ricorrenza.
Come con la maggior parte delle altre app da fare, non è possibile ricorrere immediatamente al completamento, come fa Remember The Milk.
Attività ricorrenti in Any.do
Anche se l'organizzazione del progetto di Any.do lascia molto a desiderare, almeno svolge correttamente le attività ricorrenti.
Come Wrike, ha la possibilità di interrompere la ricorrenza dopo un determinato numero di trigger o dopo una data specifica. Ancora una volta, non è possibile ricorrere immediatamente al completamento.
Attività ricorrenti su Todoist
Todoist è stata la mia app preferita per diversi anni, e uno dei motivi è stato l'uso intelligente di comandi in inglese semplice per creare attività ricorrenti.
Puoi digitare qualcosa come 'ogni 3 venerdì' e Todoist è abbastanza intelligente da impostare la prossima data di scadenza il terzo venerdì del mese in corso, e successivamente ogni mese. Comprende molte varianti diverse di programmazione. Ho avuto difficoltà a provare a bloccarlo.
L'unico problema che ho iniziato ad avere con Todoist è che a volte, quando completavo un'attività, non veniva sempre riprogrammata correttamente alla data corretta successiva. Ho finito per perdere alcune date di scadenza a causa di questo, ed è questo che ha scatenato la mia ricerca di una nuova app di cose da fare.
Attività ricorrenti non disponibili
Non puoi creare attività ricorrenti in Google Task , che sembra sciocco. Tuttavia, è solo un altro prodotto Google che potrebbe essere migliorato.
Una dashboard per dare priorità al lavoro
La caratteristica numero uno per me quando utilizzo qualsiasi app da fare è la possibilità di vedere la mia giornata o la mia settimana a colpo d'occhio e capire quali sono le priorità principali. Alcune app da fare lo fanno magnificamente. Altri lottano terribilmente.
Diamo prima un'occhiata a Remember The Milk.
Ricorda che il latte ti offre una serie di visualizzazioni che ti aiutano a ottenere una rapida panoramica della tua settimana o della tua giornata. La mia vista preferita è la vista 'Questa settimana', che mostra tutte le attività che hai in scadenza da sabato a domenica. Ciò rende molto più facile spostare le attività in modo che il carico di lavoro settimanale sia meglio bilanciato.
Diamo un'occhiata a come tutte le altre app da fare non sono all'altezza in quest'area.
Dashboard Microsoft To-Do
Il dashboard Microsoft To-Do è inesistente. Tutto ciò che offre è una vista 'La mia giornata' che mostra gli articoli in scadenza oggi.
Questo non è molto utile quando stai cercando di pianificare in anticipo il lavoro in modo da non dover affrontare una crisi di priorità contrastanti lo stesso giorno.
La dashboard di Wrike
Wrike utilizza un approccio interessante per le attività di dashboard. Raggruppa le attività per oggi , questa settimana , la prossima settimana , e dopo .
Anche se viene imposta la visualizzazione di tutti i raggruppamenti, non è possibile selezionare altri tipi di visualizzazione, è comunque un modo utile per organizzare le attività. Puoi vedere le attività future e imminenti che possono aiutarti a spostare le priorità e, allo stesso tempo, puoi vedere tutte le attività di oggi che richiedono la tua attenzione immediata.
Un problema che ho avuto con Wrike è stato quello è costruito per una collaborazione in team . Ciò significa che le attività hanno assegnatari. Se usi Wrike come individuo e dimentichi di aggiungerti come assegnatario, non verrà visualizzato in 'Il mio lavoro' e potresti finire per perdere attività con date di scadenza importanti. Le app per le attività del team hanno il loro posto, ma per la gestione dei progetti personali non funzionano bene.
Ho anche notato che quando si sposta un'attività tra le cartelle del progetto, l'attività non viene visualizzata nell'elenco di oggi. Quando ho contattato l'assistenza clienti di Wrike in merito, hanno cercato di dire che si trattava di un comportamento normale. Tuttavia, la data di scadenza era ancora indicata come oggi, ma non veniva visualizzata in 'oggi', quindi la spiegazione non era accettabile. Dal momento che questo bug mi ha fatto perdere delle attività, questo è stato il motivo principale per cui alla fine sono passato da Wrike in modo permanente.
La dashboard di Any.do
Come accennato in precedenza in questo articolo, AnyDo utilizza un sistema di tipo Kanban in cui le carte possono essere spostate tra i progetti e tra le date di scadenza.
Quindi, puoi facilmente spostare un'attività da oggi a Domani trascinando la task card su domani.
Il problema con questa dashboard è che tutte le attività elencate in domani, in arrivo e un giorno non mostrano quando sono dovute, quindi è molto difficile pianificare il tuo lavoro futuro senza aprire le singole schede attività e controllare le date di scadenza. È una configurazione molto goffa. È chiaro che il tentativo è quello di creare una dashboard minimalista, ma è possibile minimizzare così tanto da rendere un sistema eccessivamente semplice e inutilizzabile.
La dashboard di Todoist
Questa è un'area in cui Todoist ottiene punti bonus. Todoist offre la possibilità di visualizzare le attività per Oggi e Prossimi 7 giorni .
Nella visualizzazione elenco per ogni visualizzazione, le attività mostrano la data di scadenza e anche il progetto di cui fanno parte. Questo rende l'organizzazione del lavoro quotidiano e settimanale molto semplice.
Dashboard non disponibile
Nessuna sorpresa, Google Task manca anche in questo campo. Sebbene sia possibile ordinare le attività in singoli progetti per data di scadenza, non è possibile organizzare l'intero elenco di attività in tutti i progetti in ordine di scadenza. Certamente non puoi raggrupparli per oggi, settimana o mese.
Integrazione con altre app
L'ultima cosa che vuoi è un'app da fare isolata dal resto del mondo. Uno dei modi più efficaci per diventare più produttivi è automatizzare le cose
Ad esempio, forse quando completi un'attività in un determinato progetto desideri inviare automaticamente un'e-mail al tuo manager con i dettagli. Cose come questa sono possibili con app da fare che sono integrato con servizi come Zapier o IFTTT .
Ecco la ripartizione sulle integrazioni per le app di cose da fare esaminate in questo articolo.
Integrato con IFTTT:
- Ricorda il latte
- Todoist
Integrato con Zapier:
- Ricorda il latte
- Todoist
- Wrike
Integrato con Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Aggiungi attività via e-mail:
- Ricorda il latte
Come si vede, anche nell'ambito delle integrazioni con altri servizi, Ricorda che il latte esce sopra .
Cosa dovresti fare dopo
Ora che hai esaminato tutte le differenze tra le migliori app di cose da fare, non fermarti ora! È il momento di prendere una decisione e iscriverti a una di queste app:
Anche se personalmente ho scelto Remember The Milk come app preferita, è solo la scelta migliore per le cose che sono importanti per me. Si spera che la panoramica sopra, tratta da molti anni di esperienza con queste app, ti aiuti a prendere una decisione migliore senza sprecare tutto il tuo tempo a farlo.
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Ryan ha una laurea in ingegneria elettrica. Ha lavorato 13 anni nell'ingegneria dell'automazione, 5 anni nell'IT e ora è un ingegnere delle app. Ex caporedattore di MakeUseOf, ha parlato a conferenze nazionali sulla visualizzazione dei dati ed è apparso su TV e radio nazionali.
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