Come automatizzare le attività ripetitive in Fogli Google con le macro

Come automatizzare le attività ripetitive in Fogli Google con le macro

Registra un'attività, salvala ed esegui l'attività quando vuoi.





Le macro sono finalmente disponibili per gli utenti di Fogli Google. Le macro ti consentono di automatizzare le attività ripetitive in documenti e fogli di calcolo senza dover imparare a scrivere codice.



Sono stati uno strumento di produttività fondamentale in Microsoft Office per molto tempo. Gli utenti di Excel sono stati a lungo in grado di farlo usa le macro per risparmiare tempo e ora puoi portare gli stessi vantaggi in termini di risparmio di tempo a Fogli Google.





Sebbene Fogli Google abbia a lungo consentito agli utenti di scrivere le proprie funzioni di script delle app, le macro aprono questo tipo di funzionalità a tutti gli utenti di Fogli Google, non è richiesta alcuna esperienza di codifica.

Le macro sono particolarmente utili se ti ritrovi a dover gestire più fogli più e più volte con dati o informazioni simili. Ad esempio, qualsiasi tipo di tracker mensile con funzioni elaborate per raccogliere i dati trarrà vantaggio dalle macro.



Come creare una nuova macro in Fogli Google

Le macro di Fogli Google sono straordinariamente facili da creare.

  1. Clic Strumenti > Macro > Registra macro .
  2. Esegui i passaggi che desideri automatizzare.
  3. Scegliere Riferimenti Assoluti se vuoi che la macro operi nella stessa cella che registri. Scegliere Riferimenti relativi se vuoi che la macro operi nella cella selezionata e nelle celle vicine.
  4. Clic Salva .
  5. Immettere il nome della macro e un tasto di scelta rapida da tastiera opzionale.

Ora, ovviamente, il secondo passaggio nell'elenco sopra potrebbe comportare molti più passaggi, ma ne parleremo più avanti.



Come modificare una macro in Fogli Google

Se vuoi modificare la tua Macro, procedi come segue:

  1. Vai a Strumenti > Macro > Gestisci macro .
  2. Nell'elenco di Macro che si apre, fai clic sul pulsante del menu (tre puntini) accanto alla macro che desideri modificare.
  3. Clic Modifica script .

Per modificare la macro, dovrai effettivamente modificare il codice, quindi se questo è qualcosa con cui non ti senti a tuo agio, potrebbe essere più semplice registrare nuovamente la macro.



Come eseguire una macro in Fogli Google

Per eseguire la macro, apri il foglio che desideri utilizzare e fai clic su Strumenti > Macro e selezionare la macro dall'elenco. Oppure, se hai assegnato una scorciatoia da tastiera alla tua macro, puoi usarla al suo posto.

Di seguito troverai alcuni semplici esempi dei vari modi in cui puoi utilizzare le macro in Fogli Google.

Esempio 1: formatta il tuo foglio di calcolo con una macro

Qualsiasi tipo di formattazione ripetitiva che devi applicare a diversi fogli di Google può essere facilmente eseguita con le macro.

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Formattazione di base

Se disponi di più fogli con informazioni simili, puoi registrare macro per uno o tutti i seguenti elementi: formattazione grassetto/corsivo/sottolineato, dimensione del carattere, allineamento del testo, disposizione del testo, colore di riempimento dello sfondo e altro.

Formattazione condizionale

Con Fogli Google, puoi anche ottenere un bel meta, aggiungendo un ulteriore livello di automazione oltre all'automazione di base con la formattazione condizionale.

Puoi utilizzare la formattazione condizionale per formattare le celle utilizzando gli stessi metodi sopra elencati. La differenza è che puoi creare una regola che formatta il testo in base a criteri specifici:

  • Se la cella contiene o non contiene una parola chiave specifica.
  • Se la cella contiene un numero uguale, maggiore o minore di un numero specifico
  • Se la cella contiene una data specifica/una data successiva/una data precedente alla specifica.

Quindi supponiamo che tu stia utilizzando Fogli Google come un modo per tenere traccia delle tue attività e che tu abbia assegnato le date di scadenza alle tue attività. Puoi utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare tutto ciò che è dovuto oggi:

  1. Dopo aver fatto clic su Registra, seleziona le celle a cui desideri applicare la formattazione condizionale.
  2. Vai a Formato > Formattazione condizionale .
  3. Nella barra laterale che si apre, fai clic su Aggiungi nuova regola .
  4. Sotto Formatta celle se Selezionare La data è .
  5. Nel secondo menu a tendina che si apre, seleziona Oggi per i compiti in scadenza oggi.

Se vuoi evidenziare qualcosa che è scaduto, ripeti i passaggi da 1 a 3 e poi procedi come segue:

  1. Sotto Formato celle se si seleziona La data è prima .
  2. Nel secondo menu a tendina che si apre, seleziona Oggi .

Esempio 2: creare report e grafici

Esistono molti modi per generare rapporti in Fogli Google, tra cui tabelle pivot, grafici e grafici.

Tabelle pivot in Fogli Google

Le tabelle pivot sono estremamente utili se stai cercando di calcolare i totali di vari elementi nel tuo foglio di calcolo. Puoi utilizzare una tabella pivot per comprendere grandi quantità di dati e riassumerli in un breve report digeribile. Poiché si basa sui dati del foglio di calcolo, puoi utilizzare anche la formattazione condizionale, grafici e grafici per visualizzare i dati.

Ad esempio, se stai utilizzando un foglio Google per le tue abitudini di spesa, puoi utilizzare un grafico pivot per calcolare i totali. Questo è un ottimo modo per capire davvero quanto stai spendendo da Starbucks.

  1. Dopo aver cliccato Disco , vai a Dati > Tabella pivot .
  2. Il Editor di tabelle pivot si aprirà in un pannello laterale in cui puoi aggiungere gli elementi che desideri che appaiano nella tua tabella.
  3. Sotto righe clic Aggiungere e selezionare la colonna contenente le informazioni che si desidera raccogliere: categoria di spesa o posizione, ad esempio.
  4. Sotto Valori , clicca Aggiungere e seleziona la colonna contenente gli importi che stai spendendo per categoria.

Questo è un esempio molto semplice di come può essere utilizzata una tabella pivot. Esistono usi molto più elaborati, in cui le macro ti semplificheranno la vita in Fogli Google.

Grafici e grafici a torta in Fogli Google

Invece di scorrere riga su riga di dati, puoi anche riassumere visivamente tutte queste informazioni.

Anche in questo caso, se disponi di più fogli con dati simili, puoi creare lo stesso grafico su più fogli diversi.

Ad esempio, se stai monitorando le tue vendite mensili, puoi creare un grafico a torta che suddivida le vendite per prodotto.

  • Seleziona le colonne/righe contenenti i dati che desideri visualizzare.
  • Dopo aver fatto clic sul pulsante Registra, vai a Inserisci > Grafico .
  • Nel pannello che si apre, seleziona il tipo di grafico (grafico a linee, grafico a barre, grafico a torta ecc.)

Esegui quella macro su altri fogli con dati simili per visualizzazioni rapide. Fogli Google fornirà anche suggerimenti per il grafico più adatto in base ai dati.

Esempio 3: eseguire funzioni complesse con macro

Questo è probabilmente uno dei modi più utili e potenti per utilizzare le macro in Fogli Google, ma sebbene le funzioni complesse possano essere complicate, sono rese semplici con le macro.

Esistono molte funzioni esistenti come la formula CONTA.SE o il Funzioni di ricerca . Puoi anche fare un ulteriore passo avanti e crea le tue funzioni di Fogli Google .

Una volta che hai capito la tua funzione, registra la tua macro seguendo i passaggi.

Esempio 4: Rendi i tuoi dati più facili da visualizzare

Se hai una grande quantità di dati salvati in un foglio di calcolo di Google, aiuta a bloccare la prima riga e la prima colonna.

In questo modo, quando guardi un foglio di calcolo pieno di numeri o informazioni, tenere in vista la prima riga o colonna è essenziale se desideri un contesto per ciò che stai cercando.

  1. Dopo aver fatto clic sul pulsante Registra, vai a Visualizza > Blocca > Una riga e Visualizza > Blocca > Una colonna .
  2. Clic Salva .
  3. Immettere un nome per la macro e fare clic su Salva ancora.

Avvia una macro e interrompi il lavoro ripetitivo

A causa della natura collaborativa di Fogli Google, puoi eseguire macro mentre altre persone continuano a inserire le proprie informazioni e non è più necessario scaricare fogli e aprirli in un altro programma per eseguire una macro.

Se la collaborazione e l'archiviazione su cloud non sono una priorità per te, puoi sempre optare per Microsoft Excel per registrare le macro .S

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Circa l'autore Nancy Messieh(888 articoli pubblicati)

Nancy è una scrittrice ed editrice che vive a Washington DC. In precedenza era l'editor per il Medio Oriente di The Next Web e attualmente lavora in un think tank con sede a Washington sulle comunicazioni e la divulgazione dei social media.

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