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Verrà un momento in cui dovrai gestire tutti i tipi di informazioni archiviate in altri tipi di file e portarle in Microsoft Excel . Non puoi scappare da un file di testo sempre presente. Scommetto che ne trovi qualcuno ogni giorno.
Ecco alcuni esempi quotidiani:
- Un'analisi Excel delle vendite o delle informazioni sui prodotti memorizzate in un file di testo.
- Scambio di dati tra due software diversi (magari da un database a un foglio di calcolo).
- Nomi, indirizzi e ID e-mail memorizzati in un programma di posta elettronica (ad es. esportare da Microsoft Outlook a Excel ).
Microsoft Excel ti offre tutti gli strumenti per connetterti a fonti di dati esterne. Parliamo di file di testo delimitati.
Questo è un file di testo delimitato
Come puoi vedere, il nome e il cognome, le aziende per cui lavorano e altri dettagli sono separati da virgole. Questo file di testo delimitato da virgole è facile da creare in qualsiasi editor di testo.
In questo momento, non è utile. Portalo in un foglio di calcolo e puoi creare un documento più professionale.
Ad esempio, puoi facilmente cercare dati duplicati e rimuoverli. Allora puoi usa il foglio di calcolo per creare etichette e stampa unione se anche gli indirizzi fanno parte dei dati.
L'idea di base qui è importare le informazioni da un file di testo e suddividere le varie informazioni in colonne separate e denominare ciascuna colonna con un'intestazione appropriata.
Diamo un'occhiata a un file di testo delimitato in modo più dettagliato...
I 3 diversi tipi di file di testo delimitati
Esistono tre tipi comuni di file delimitati a seconda del modo in cui si separa (delimita) ciascun valore. Qualsiasi carattere può essere utilizzato per separare le singole voci in un file.
Ad esempio: la pipe (|) o uno spazio semplice. Scoprirai che questi tre sono i tipi più comuni di separatori delimitati tra ogni voce di testo.
- Valori separati da virgola.
- Valori separati da tabulazioni.
- Valori separati da due punti.
Il delimitatore di testo mantiene ogni valore separato dal successivo. Qualsiasi valore che segue il delimitatore e precede l'occorrenza successiva del delimitatore viene importato come un valore. Ricorda che il valore tra il delimitatore assegnato può avere un altro carattere delimitatore, ma necessita di virgolette (') o apostrofo (').
Confuso? Non così tanto. Vediamo come con un esempio:
In un file di testo con nomi di città e stato, potrebbero essere presenti alcuni valori come 'Albany, NY'.
Microsoft Excel può leggere la virgola (,) tra le due parole come delimitatore. Per trattare i nomi di città e paesi come un valore e importarli in una cella di Excel dobbiamo usare le virgolette o un apostrofo come qualificatore di testo. Se non viene specificato alcun carattere come qualificatore di testo, 'Albany, NY' viene importato in due celle adiacenti come Albany e NY.
In breve, per mantenere qualsiasi valore in una colonna esattamente com'è, puoi racchiudere il valore tra virgolette o un apostrofo.
Come vedremo di seguito, Microsoft Excel ti offre il controllo completo sul processo di importazione e un riquadro di anteprima per vedere il formato dei dati prima che riempia le celle.
Converti da un file di testo delimitato a un foglio di calcolo
Ci sono molti convertitori online che può prendere un file di testo CSV non elaborato e sputare un foglio di calcolo XLS. Zamzar e convertito sono due ottimi strumenti
Ma non è necessario cercare un convertitore online perché Microsoft Excel ha una funzione nativa che fa il lavoro molto meglio.
Prendiamo un file CSV di esempio e seguiamo i passaggi per convertire file di testo delimitati in fogli di calcolo. Lo screenshot sopra di un miscuglio di valori separati da virgole in un file Blocco note è un buon esempio.
Microsoft Excel può aiutare a trasformare questo guazzabuglio confuso in righe e colonne ordinate. Puoi quindi lavorare su di esso e trasformarlo in un rapporto splendidamente formattato o prepararlo per la stampa.
Esistono tre modi per portare i dati in un foglio di calcolo Excel da un file CSV. Inizia prima con quello facile.
Metodo 1: l'importazione automatica
1. Fare clic su File scheda, quindi fare clic su Aprire .
2. Seleziona il file CSV che desideri aprire. Microsoft Excel apre automaticamente il file di testo e visualizza i dati in una nuova cartella di lavoro.
Questo è il percorso più diretto (e più veloce) per aprire un file CSV. Microsoft Excel utilizza le impostazioni del formato dati predefinito per leggere e importare ogni colonna di dati. Ma l'importazione automatica non ti dà la flessibilità che desideri.
Quindi, vediamo il secondo modo che utilizza una procedura guidata.
Metodo 2: ripristinare l'importazione guidata del testo
L'Importazione guidata testo consente di controllare la struttura dei dati che si desidera importare. Si avvia automaticamente quando si importano file di testo (cioè un file con estensione TXT).
Apri Microsoft Excel e cerca un file di testo (o cambia l'estensione del file CSV in TXT).
Microsoft ha nascosto la vecchia procedura guidata di importazione del testo in Excel 365 e 2016 (versione 1704 in poi). Ma puoi ripristinare la procedura guidata di importazione del testo dalle Opzioni di Excel.
1. Vai a File > Opzioni > Dati .
2. Scorri verso il basso fino a Mostra procedure guidate per l'importazione dei dati legacy sezione.
3. Per importare file di testo o CSV, selezionare Dal testo (precedente) . Clic ok per chiudere le Opzioni.
4. Ora puoi utilizzare la procedura guidata dalla barra multifunzione. Vai a Dati > Ottieni dati > Procedure guidate legacy > Da testo (legacy) . Cerca e apri il file CSV che desideri importare.
Utilizzare questo processo in tre fasi per controllare il formato dei dati.
Passo 1
Questo è l'aspetto dell'Importazione guidata testo nel primo passaggio.
Selezionare delimitato -- Quando gli elementi nel file di testo sono separati da tabulazioni, due punti, punto e virgola, spazi o altri caratteri.
Selezionare Larghezza fissa -- Quando tutti gli elementi sono della stessa lunghezza e ordinatamente strutturati in colonne separate da spazi.
A volte, i dati grezzi potrebbero avere una riga di intestazione. Ad esempio:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Utilizzo Inizia l'importazione alla riga per selezionare la riga da cui inizierà l'importazione.
Il Origine file può essere lasciato al suo valore predefinito per la maggior parte dei casi.
Il Anteprima visualizza i valori come appariranno quando sono delimitati in colonne nel foglio di lavoro.
Clic Prossimo .
Passo 2
Scegli il Delimitatori per il tuo file (virgola, nel nostro caso). Per qualche altro personaggio, controlla Altro e inserisci il carattere nel piccolo campo. Il Anteprima dei dati finestra ti dà un assaggio dei dati colonnari.
Seleziona il Tratta i delimitatori consecutivi come uno solo casella di controllo se i tuoi dati contengono un delimitatore di più di un carattere tra i campi dati o se i tuoi dati contengono più delimitatori personalizzati.
Ad esempio, questo ti aiuta a gestire i file che potrebbero avere uno spazio extra prima o dopo un altro delimitatore. Puoi aiutare a identificare lo spazio come un altro delimitatore e spuntare questa casella.
Utilizzare il Qualificatore di testo menu a discesa per selezionare il carattere che racchiude i valori nel file di testo. Abbiamo parlato in precedenza di come un qualificatore di testo può aiutarti a importare alcuni valori in una cella anziché in quelli separati.
Utilizzare il Anteprima dei dati finestra per controllare l'aspetto.
Clicca su Prossimo .
Nota: La schermata della procedura guidata cambia durante l'importazione di dati a larghezza fissa.
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Il Anteprima dei dati la finestra può aiutarti a impostare le larghezze delle colonne. Utilizzare la barra superiore della finestra per impostare un'interruzione di colonna rappresentata da una linea verticale. Trascina un'interruzione di colonna per aumentare o diminuire la larghezza. Fare doppio clic su un'interruzione di colonna per rimuoverla.
In un file a larghezza fissa, non vengono utilizzati delimitatori per separare i valori nel file. I dati sono organizzati in righe e colonne, con una voce per riga. Ogni colonna ha una larghezza fissa, specificata in caratteri, che determina la quantità massima di dati che può contenere.
Passaggio 3
Le finestre di anteprima diventano più importanti in questa schermata perché puoi mettere a punto il formato dei dati che va in ogni campo con il Formato dati colonna . Per impostazione predefinita, Microsoft Excel importa i dati nel formato Generale. Seleziona la colonna nella finestra di anteprima e imposta il formato appropriato.
Ad esempio, puoi selezionare...
- Testo per i campi di testo.
- Data e il formato della data per qualsiasi colonna che contiene date.
- generale per convertire le valute nel formato Valuta di Excel.
Utilizzare il Avanzate pulsante per specificare il tipo di decimale e i separatori delle migliaia per i dati numerici.
Ad esempio, se desideri visualizzare 100.000 come 1.000.000. Excel visualizza i numeri secondo il formato impostato nelle impostazioni internazionali del computer.
Clic Fine . Alla fine Importa dati si apre la finestra di dialogo.
Non preoccuparti troppo adesso. Ti offre alcune opzioni per inserire i dati nel foglio di calcolo o creare una connessione con un database esterno. L'inserimento dei valori delimitati dal testo come tabella nel presente foglio di lavoro è l'impostazione predefinita.
Il 'vecchio' metodo legacy è ancora il modo migliore per farlo quando il tuo file CSV è semplice. In caso contrario, ora c'è un nuovo metodo che può soddisfare qualsiasi esigenza di importazione di testo.
Metodo 3: usa Ottieni e trasforma dati
La scheda Dati include tutti gli strumenti necessari per raccogliere dati esterni e farli comportare nel modo desiderato. Ad esempio, puoi creare un rapporto di tabella pivot e aggiornarlo ogni volta che i dati esterni cambiano.
È eccessivo per semplici file CSV, ma andiamo avanti e vediamo come inserire colonne di dati delimitati in Excel.
1. Aprire una cartella di lavoro vuota.
2. Vai a Dati scheda sulla barra multifunzione. Quindi fai clic sulla piccola freccia a discesa sotto il Ottieni dati pulsante (nel Ottieni e trasforma i dati gruppo). Scegliere Da file > Da testo/CSV .
3. Nella Importa file di testo finestra di dialogo, individuare la posizione sul desktop e selezionare il file di testo CSV che si desidera importare. La procedura guidata per l'importazione del testo viene visualizzata in modo ordinato con le opzioni che ora puoi selezionare.
Come puoi vedere, puoi modificare la codifica dei caratteri e la scelta del carattere delimitato o inserire un delimitatore personalizzato.
Excel individua il delimitatore analizzando le prime centinaia di righe del set di dati per impostazione predefinita. Puoi cambiarlo e lasciare che Excel funzioni anche con l'intero set di dati. Non è consigliabile se hai milioni di record da importare.
4. Fare clic su Carico pulsante per importare i tuoi dati in un nuovo bel foglio di lavoro.
5. Ogni volta che si importano dati in Excel, viene creata una connessione dati. È possibile eseguire query e connettere il foglio di lavoro all'origine esterna. Qualsiasi modifica ai dati di origine originale verrà aggiornata automaticamente nel foglio Excel.
6. Puoi annullare questa connessione andando su Dati > Interrogazioni e connessioni per aprire il pannello laterale.
Fare clic con il tasto destro e scegliere Elimina . Oppure, passa il mouse sopra il nome del file dell'origine dati e premi Elimina nella finestra che si alza. Se sei sicuro, clicca su Elimina ancora.
La trasformazione dei dati va oltre lo scopo di questo tutorial. Quindi ti indirizzerò a Microsoft Iniziare con Recupera e trasforma in Excel pagina di supporto per ulteriori informazioni.
I molti usi dei file delimitati in Excel
Hai bisogno di separare un elenco di nomi e cognomi e prepararli per la stampa? Converti il file di testo delimitato in Excel. Puoi importare o esportare fino a 1.048.576 righe e 16.384 colonne. E i file delimitati sono supportati quasi ovunque. Usa Excel per risparmiare tempo con le tecniche di cui sopra e i suggerimenti di seguito o impara come estrarre un numero o un testo da Excel .
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i brutti screenshot. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.
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