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Stampa unione può farti risparmiare tempo e fatica, quindi impara il processo dall'inizio alla fine con questa guida.
Quasi tutti coloro che hanno familiarità con la suite Office hanno sentito parlare di Mail Merge, ma molti non sanno esattamente come viene eseguito il processo. È più facile di quanto tu possa pensare, a patto che tu abbia chiaro come impostare i tuoi documenti in anticipo e unirli in Word.
Una volta installato e funzionante, utilizzerai questa funzione per creare qualsiasi cosa da schede personalizzate a un invio di massa sul posto di lavoro. La stampa unione è scoraggiante solo per la prima volta e puoi dimostrarlo da solo lavorando attraverso questa procedura dettagliata.
Abbiamo utilizzato il nuovo Office 2016 per questa guida, ma il processo si applica alle versioni precedenti di Microsoft Word ed Excel.
Come impostare il documento di origine
Stampa unione funziona popolando campi specificati su un documento con dati provenienti da un'altra fonte, tipicamente un database o un foglio di calcolo . Il primo passo verso una stampa unione di successo consiste nell'impostare il documento di origine e assicurarsi che sia formattato in un modo comprensibile a Word.
Dato che è l'uso più comune di questa tecnica, il nostro esempio sarà incentrato sull'inserimento di nomi e indirizzi individuali su un invio di massa generico. I campi che includeremo sono nome, azienda, indirizzo, città, stato e codice postale, ma queste specifiche non sono essenziali, purché tu stia seguendo il processo generale.
Usando Excel
Se stai utilizzando Excel per creare il tuo documento di origine, devi semplicemente produrre una tabella di tutte le informazioni pertinenti che potrebbero essere incluse in questa stampa unione o in un invio futuro.
L'idea di base qui è quella di suddividere le varie informazioni in colonne separate e assegnare a ciascuna un'intestazione appropriata. In questo modo è facile selezionare e scegliere da questi dettagli in un secondo momento, rendendo possibile l'utilizzo dello stesso documento di origine per creare qualsiasi cosa, da un badge identificativo a un'etichetta con indirizzo .
Quindi, seleziona tutti i tuoi dati (incluse le intestazioni di colonna), vai a formule scheda e seleziona Definisci nome .
Ti verrà chiesto un nome per il tuo set di dati, quindi scegli qualcosa di appropriato. Se è probabile che tu debba supervisionare più progetti di stampa unione per diversi invii, è saggio aggiungere qualcosa di riconoscibile per differenziarli ulteriormente lungo la linea. Fatto ciò, salva il tuo lavoro e chiudi il foglio di calcolo.
Usando Word
Puoi anche utilizzare un file Word come documento di origine, ma richiede un po' più di sforzo. Avrai bisogno di preparare un tavolo per mantenere le cose irreggimentate , quindi vai al Inserire scheda, trova il Tabelle sezione e fare clic sul menu a discesa. Stabilisci la dimensione della tabella richiesta per il tuo progetto, quindi inizia a riempirla con i tuoi dati.
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Non c'è bisogno di preoccuparsi troppo della formattazione qui, poiché questo documento è destinato esclusivamente a fungere da file sorgente per la tua stampa unione. Tuttavia, l'accuratezza è fondamentale, quindi assicurati che tutti i tuoi dati siano stati inseriti nelle colonne corrette e titolati correttamente. Quando hai finito, salva il documento e chiudilo per il momento.
Iniziare la tua stampa unione
Apri Word e crea un nuovo documento. Vai al lettere scheda e fare clic su Avvia stampa unione menu a discesa per selezionare il progetto desiderato.
Ecco dove il processo potrebbe divergere leggermente, a seconda di cosa stai cercando di fare. Se stessi facendo un'etichetta, o qualcos'altro che potrebbe essere stampato su carta non standard, mi verrebbe presentato un altro schermo che mi ha permesso di stabilire alcune opzioni di stampa aggiuntive.
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In questo caso, scegli il Predefinito vassoio, a meno che non si abbia motivo di fare diversamente, quindi selezionare il numero di prodotto appropriato in modo che Word possa applicare il modello corretto.
Importazione dei dati di origine
Con queste basi gettate, ora possiamo iniziare a importare le informazioni che abbiamo inserito nel documento di origine all'inizio del processo. Vai al lettere scheda ancora una volta, fare clic su Seleziona Destinatari e scegli Usa elenco esistente .
Passa al documento di origine, che sia stato creato in Word o Excel: la suite Office di Microsoft funzionerà perfettamente nella maggior parte delle situazioni. Se stai utilizzando un foglio di lavoro, ti verrà chiesto di confermare quale tabella stai selezionando e dovresti assicurarti che la casella contrassegnata La prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna è spuntato. Ora vai al Scrivi e inserisci campi sezione del lettere scheda e fare clic su Blocco indirizzi (o qualunque cosa abbia senso per il tuo progetto).
Qui sarai in grado di mettere a punto esattamente quali campi vengono trasferiti dal tuo documento di origine al tuo mailing finalizzato. Per avere ancora più opzioni in questa fase, avremmo potuto aggiungere il nome, il secondo nome e il cognome dei nostri destinatari come colonne individuali, il che avrebbe ampliato l'elenco delle scelte disponibili nella Inserisci il nome del destinatario in questo formato campo. Tuttavia, questo è strettamente facoltativo.
Lo strumento Blocco indirizzi è ottimo per chiunque cerchi di velocizzare la propria stampa unione, ma se si desidera stipulare esattamente come è disposto il tuo documento , considera l'utilizzo di Inserisci campo unione opzione sotto il Scrivi e inserisci campi sezione per posizionare ogni campo a mano. Una volta inseriti i campi nel documento, puoi utilizzare Anteprima dei risultati per vedere come verrà stampato una volta popolato.
Ora è il momento di apportare eventuali modifiche alla formattazione che potresti dover eseguire; cambiando il carattere, regolando il modo in cui ciascun campo si posizionerà sulla pagina e qualsiasi abbellimento estetico che desideri aggiungere. Una volta fatto, vai di nuovo alla scheda Lettere e fai clic su Finisci e unisci sotto il Fine sezione. I documenti completati dovrebbero essere pronti e in attesa di essere stampati e spediti.
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Scrittore inglese attualmente residente negli Stati Uniti. Trovami su Twitter tramite @radjonze.
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