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Microsoft Excel è un ottimo programma per fogli di calcolo generico. Data la facilità d'uso, è probabile che si verifichino errori durante la creazione di fogli di calcolo più complicati.
Alcuni degli errori più comuni includono relazioni complesse, informazioni nascoste, calcoli incomprensibili o semplici errori. Per creare e mantenere costantemente buoni file Microsoft Excel, ci sono un paio di cose che dovresti sempre tenere a mente.
Come preparare un buon foglio di calcolo?
La prima cosa che devi fare è scegliere uno standard organizzativo prima di iniziare a sviluppare il tuo foglio di calcolo. Se lavori in un ambiente professionale, questo standard organizzativo getterà le basi per tutti gli utenti che utilizzeranno/lavoreranno sul tuo foglio di calcolo.
Uno standard condiviso migliora la comunicazione con il team e consente di risparmiare sui tempi di sviluppo.
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Detto questo, è fondamentale creare il tuo foglio di calcolo pensando al futuro. Devi essere preparato, poiché sicuramente ti imbatterai in casi di cui non eri a conoscenza quando hai iniziato a impostare il foglio di calcolo.
Tenendo presente le modifiche future, puoi rendere il tuo foglio di lavoro più duraturo. Questo a sua volta significa perdere meno tempo a dover creare un foglio di lavoro sostitutivo.
Imparentato: Come lavorare con le schede del foglio di lavoro in Microsoft Excel
Approfitta di più fogli di lavoro
Potresti essere sorpreso di sapere quanti professionisti commettono questo errore! Microsoft Excel offre più fogli di lavoro ed è importante che tu impari a utilizzarli. Dovresti iniziare inserendo diversi tipi di dati su fogli di lavoro diversi.
Ad esempio, puoi utilizzare i primi due fogli di lavoro per le informazioni di base; i seguenti fogli di lavoro possono essere utilizzati per i calcoli, mentre l'ultimo foglio viene spesso utilizzato per i risultati e i grafici.
Naturalmente, questo varia anche a seconda del tipo di lavoro che stai facendo e di quello con cui ti senti più a tuo agio. Tieni presente che avere più tabelle per foglio di lavoro può causare molti problemi quando si tenta di ordinarle, inserire o formattare le celle.
Quando si lavora con un team, avere più fogli di lavoro dedicati a diverse parti del lavoro renderà più facile per tutti capire cosa sta succedendo.
Organizzare il flusso di informazioni
Le informazioni dovrebbero fluire dall'alto a sinistra in basso a destra e dovresti organizzare i tuoi fogli di lavoro per seguire questa struttura. La tua cronologia dovrebbe essere coerente in tutti i tuoi fogli di lavoro, poiché ciò renderà più facile per tutti capire come funziona il foglio di calcolo.
Quando gestisci il flusso delle informazioni, evita schemi incrociati, poiché tendono a distrarre i lettori. In questa nota, dovresti anche evitare qualsiasi tipo di riferimento circolare.
Etichettatura di colonne e righe
Sebbene avere un semplice foglio di calcolo senza etichette potrebbe non confonderti (come creatore del foglio di lavoro), altri utenti potrebbero trovarlo piuttosto problematico.
Questo è il motivo per cui è importante iniziare a etichettare le colonne e le righe con nomi semplici. Assicurati di utilizzare costantemente gli stessi nomi per gli stessi tipi di dati.
Cosa evitare quando si scrivono formule?
Se il tuo foglio di calcolo Excel ha molte formule, ci sono un paio di cose che puoi fare per renderlo molto più professionale. Prima di tutto, evita di fare calcoli ripetuti e calcola le formule solo una volta.
Se copi una formula, aumenti le possibilità di avere errori. Per non parlare del fatto che se cambi una formula, il duplicato che hai creato in precedenza non verrà modificato. Questo può portare a molti errori confusi.
Se hai bisogno di usare di nuovo la stessa identica formula, è meglio fare riferimento alla prima istanza in cui hai dovuto usare la formula.
Inoltre, dovresti sempre evitare di usare numeri fissi nelle formule. Invece, ciò che dovresti usare per i valori fissi sono celle di input separate e impiegare i riferimenti a questa cella quando la usi nei calcoli.
Cose aggiuntive da evitare quando si creano fogli di calcolo
Una delle cose più importanti da evitare quando si utilizza Microsoft Excel è l'opzione per Unire le celle . Questa è raramente una buona idea e, il più delle volte, viene utilizzata solo per migliorare l'estetica. Unendo le celle della tabella, avrai una maggiore probabilità di riscontrare problemi con riferimenti e calcoli.
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Uno dei maggiori rischi è se si fa riferimento a una cella unita. Quando si fa riferimento a una cella unita, tutte le celle faranno parte dei calcoli, mentre solo una di esse sarà effettivamente corretta.
Un'altra cosa che dovresti evitare è nascondere informazioni, come righe, colonne e persino fogli di lavoro. Ciò aumenterà solo le possibilità che altri utenti si perdano qualcosa di importante quando lavorano con/sul foglio di calcolo.
Salva l'estetica per la fine
Le opzioni di stile di Excel sono ampie e ti consentono di regolare i valori delle celle in base alle tue preferenze in molti modi. Puoi scegliere diversi bordi, colori, temi e altre caratteristiche.
Non c'è niente di sbagliato nel voler avere un design specifico del tuo foglio di calcolo, ma di solito, farlo astrarre le informazioni per lo spettatore.
Se hai intenzione di dare uno stile al tuo foglio di calcolo, cerca di mantenerlo coerente in tutto il documento. Uno stile di formattazione coerente e semplice aiuterà i lettori a comprendere il tuo foglio di calcolo molto più facilmente!
Inoltre, è anche importante creare una legenda e chiarire chiaramente le tue fonti. Puoi imparare come creare correttamente una legenda del grafico in Excel sul funzionario Microsoft sito web.
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Scopri come far sembrare professionale il tuo documento Excel
Creare e mantenere file Excel costantemente validi non è così difficile se conosci i suggerimenti e i trucchi di base. Non c'è niente di sbagliato nel voler modellare il tuo documento Excel, ma cerca di lasciare lo stile/l'estetica per la fine.
spostare il programma da un'unità all'altra
Innanzitutto, dovresti creare un foglio di calcolo chiaro e conciso, dall'inizio alla fine. Dopodiché, puoi aggiungere un po' di perfezionamento al tuo documento Excel, ma cerca di mantenerlo semplice e coerente in tutti i fogli di lavoro!
Condividere Condividere Tweet E-mail Come trovare e rimuovere riferimenti circolari in ExcelEcco cosa devi sapere sui riferimenti circolari in Microsoft Excel e come gestirli quando compaiono.
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Logan ha provato molte cose prima di innamorarsi della scrittura nel 2011. MakeUseOf gli dà la possibilità di condividere le sue conoscenze e produrre articoli utili e pieni di fatti sulla produttività.
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