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Utilizzando la stampa unione, è possibile personalizzare le e-mail e le lettere in blocco utilizzando i segnaposto. Tutto ciò di cui hai bisogno è un database di contatti e un modello per e-mail o lettere a loro.
In questo articolo, ti mostreremo come creare una stampa unione di Microsoft Word utilizzando un database Excel. I passaggi sono presi da Microsoft Word ed Excel 2016, ma il processo è lo stesso per tutte le edizioni.
Come eseguire una stampa unione da Excel
La stampa unione utilizza le origini dati da un database e le inserisce nei rispettivi segnaposto per personalizzare le e-mail di massa. Questi database potrebbero essere qualsiasi cosa dall'elenco di seguito indicato:
1. Apri il tuo Microsoft Excel foglio di calcolo.
2. Crea un elenco di contatti manuale in Parola quando si utilizza la stampa unione.
3. Scegli dati dei contatti dall'app Microsoft Outlook.
Hai due serie di opzioni tra cui scegliere:
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- Contatti Gmail in un file compatibile.
- Microsoft SQL Server.
Il database della cartella di lavoro di Microsoft Excel è preferibile quando è necessario utilizzare la stampa unione in Word. Per la stampa unione, utilizzerai Excel per creare un database che Word utilizzerà in seguito.
Se non disponi di un file Excel con i dettagli di contatto, puoi utilizzare questo file Excel di esempio a scopo di prova .
Per evitare incongruenze nelle tue e-mail o lettere di massa, devi modificare il tuo file Excel come indicato di seguito:
- La prima riga dovrebbe avere solo intestazioni di colonna che iniziano da cella A1 . Word utilizzerà queste intestazioni di colonna come Unisci campi quando si utilizza la stampa unione di Microsoft Word.
- Dovresti modificare le intestazioni delle colonne in modo che corrispondano ai nomi dei segnaposto che utilizzerai nel documento modello di email o lettera.
- È necessario assicurarsi che il file del foglio di calcolo contenga i dati di contatto come un record per schema di riga. Ad esempio, nell'attuale tutorial, tutti i dettagli di contatto disponibili del cliente James Butt è accessibile tra celle A2 e J2 .
- I dati numerici per qualsiasi contatto, come codici postali, percentuali di sconto, chilometraggio, valute, ecc., dovrebbero essere nel formato numerico appropriato.
- Per apportare modifiche, seleziona la cella o un intervallo di celle che contiene i numeri.
- Nel Scheda Home , all'interno del Nastro , clicca il freccia a discesa oltretutto generale .
- Effettuare tutte le aggiunte prima di collegare il documento Word di stampa unione al file di database Excel. Una volta apportate tutte le modifiche, Salva il file Excel.
- Il file del database Excel dei tuoi contatti dovrebbe essere presente nella memoria locale del tuo computer.
- Assicurati che tutti i dati siano nel primo foglio della cartella di lavoro di Excel.
Come fare una stampa unione in Word
Dopo aver creato il database in Excel, è necessario aprire il modello di email o lettera che si desidera inviare a più destinatari. Segui i passaggi come descritto di seguito:
1. Sul Nastro , clicca sul Scheda Mailing .
2. Nella Avvia gruppo Stampa unione , dovrai fare clic su Avvia stampa unione .
3. Vedrai sei tipi di documenti di stampa unione. Clicca su Lettere o Messaggi di posta elettronica .
Imparentato: Come stampare etichette con Stampa unione in Microsoft Word ed Excel
4. Sul Avvia stampa unione gruppo, fare clic su Seleziona Destinatari . Vedrai opzioni come Digita un nuovo elenco, Usa un elenco esistente e Scegli dai contatti di Outlook.
5. È possibile scegliere una delle tre opzioni precedenti a seconda di come si desidera collegare l'elenco dei contatti alla lettera modello. In questo tutorial, selezioniamo Usa un elenco esistente utilizzare il database Excel che hai creato o scaricato in precedenza.
6. Sul Seleziona origine dati finestra di dialogo, individuare la cartella in cui è disponibile il file del database Excel. Una volta trovato il file, selezionalo e fai clic su Aprire per caricare il database nella stampa unione di Word.
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7. Vedrai il Seleziona tabella finestra di dialogo. Esci dalla casella facendo clic su ok senza apportare modifiche nella finestra di dialogo.
8. Fantastico! Hai collegato correttamente i dati di origine con il programma di stampa unione di Word.
9. Word abbinerà automaticamente le intestazioni delle colonne del database agli elementi dei campi di unione. Per garantire un abbinamento appropriato, vai a Gruppo Scrivi e inserisci campi sul Scheda Mailing del Nastro e poi clicca su Campi di corrispondenza .
10. Campi di corrispondenza verrà visualizzata la finestra di dialogo. Nella colonna di sinistra, vedrai gli elementi del campo di unione. Sul lato destro, troverai i dati corrispondenti dal database Excel collegato.
11. Sarà lo stesso se utilizzi altri dati di origine come i contatti di Outlook o i contatti esportati da Gmail. Assicurati che non ci siano discrepanze scorrendo l'elenco. Clicca su ok chiudere.
12. Sulla tua lettera modello, posiziona il cursore davanti alla prima lettera e premi accedere alcune volte per creare uno spazio sopra il corpo della lettera.
13. Posizionare il cursore nella parte superiore del documento e quindi fare clic su Blocco indirizzi nel Gruppo Scrivi e inserisci campi sul Scheda Mailing del Nastro .
14. Sul lato sinistro del Inserisci blocco indirizzo finestra di dialogo, è possibile scegliere il nome, il nome dell'azienda, l'indirizzo, il paese, ecc., le opzioni di formattazione. Sul lato destro, vedrai un'anteprima del blocco di indirizzi.
15. Puoi usare il Campi di corrispondenza opzioni per correggere qualsiasi mancata corrispondenza dei dati di input. Clic ok aggiungere Blocco indirizzo all'interno di galloni.
16. Quindi, fare clic su Linea di auguri nel Scrivi e inserisci campi gruppo dopo Blocco indirizzo , assegnandogli un'interlinea.
17. Il Inserisci linea di saluto apparirà la finestra di dialogo. Puoi apportare le modifiche che desideri e quindi fare clic su ok . Il SalutoLine all'interno dei chevron verrà visualizzato nella lettera.
18. Puoi fare clic su Anteprima dei risultati comando sul Nastro per vedere come appare la lettera.
19. Puoi anche aggiungere campi di unione personalizzati oltre a Blocco indirizzo e SalutoLine . Diciamo che vuoi aggiungere Marca e modello del veicolo all'interno del corpo della lettera.
20. Per farlo, apri il file di database Excel collegato alla stampa unione e aggiungi il Marca e modello del veicolo intestazione di colonna. Inserisci i dettagli del veicolo e Salva il file Excel.
21. Ora vai al documento Word di stampa unione e ripeti passi quattro , cinque , e sei .
22. Ora, seleziona qualsiasi parola o alcune parole all'interno del corpo della lettera e quindi fai clic su Inserisci campo unione sul Gruppo Scrivi e inserisci campi .
23. Sul Inserisci campo unione scatola, scegli Campi del database , quindi selezionare Marca e modello del veicolo . Clicca su Inserire per aggiungere il campo di unione personalizzato.
24. In questo modo puoi aggiungere tutti i segnaposto variabili che desideri per personalizzare ogni lettera o e-mail che invii. La stampa unione di Microsoft Word abbinerà automaticamente i dati al nome dei destinatari.
25. Sulla Nastro , clicca su Finisci e unisci comando e poi scegli Stampa documenti o Invia messaggi di posta elettronica . Puoi anche fare clic su Modifica documenti individuali per rileggere le tue e-mail o lettere prima di inviarle.
Usa la stampa unione per aumentare la produttività della posta elettronica
Ora sai come eseguire una stampa unione utilizzando Microsoft Word ed Excel. Usa la stampa unione per inviare più velocemente e-mail personalizzate e stabilire un buon rapporto con i tuoi contatti professionali o personali. Continua a usare Word per rendere la tua vita professionale e personale più facile di prima.
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Tamal è uno scrittore freelance presso MakeUseOf. Dopo aver acquisito una notevole esperienza in tecnologia, finanza e processi aziendali nel suo precedente lavoro in una società di consulenza IT, ha adottato la scrittura come professione a tempo pieno 3 anni fa. Pur non scrivendo di produttività e delle ultime notizie tecnologiche, ama giocare a Splinter Cell e guardare Netflix/ Prime Video.
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