Home-theater-designers
Nel 1971, la prima e-mail in assoluto è stata inviata da un computer all'altro. Ora, 269 miliardi di email vengono inviati ogni giorno.
È impossibile immaginare quante di queste e-mail non siano necessarie. Quanti servono solo a creare più confusione. Per bruciare ancora di più l'attenzione e la pazienza dei loro destinatari.
Ma una cosa è certa: se più persone iniziassero a rispondere alle e-mail in modo efficace, saremmo tutti incatenati un po' meno alle nostre caselle di posta e la nostra ansia per le e-mail sarebbe un po' meno debilitante.
La soluzione più ovvia qui non è solo 'risposta in linea', ma risposta in linea propriamente . La risposta in linea è dove rispondi all'interno del corpo principale dell'e-mail, piuttosto che scrivere la tua e-mail da zero.
La risposta in linea è qualcosa che la maggior parte di noi già fa di tanto in tanto. Ma dovremmo rispondere in linea lontano più spesso. E dovremmo farlo con alcune regole in mente per mantenere quei complicati thread di posta elettronica organizzati e facili da seguire.
Rispondiamo a un'e-mail sbagliata
L'opposto della risposta in linea è ciò che viene spesso chiamato 'pubblicazione migliore'. Qui è dove premi rispondi a un'e-mail e inizia a digitare nella parte superiore della casella di testo. Questo è il modo in cui è composta la maggior parte delle email di oggi. Ma a meno che tu non abbia a che fare con conversazioni e-mail estremamente semplici, la pubblicazione di alto livello può causare tutti i tipi di problemi.
Prima di tutto, quando pubblichi in alto, fare riferimento all'e-mail originale diventa una seccatura enorme, che comporta il setacciare e-mail dopo e-mail per trovare quello che stai cercando. Devi quindi scorrere indietro fino all'email che stai componendo per forse parafrasare ciò che hai appena trovato, fuori contesto e spesso mancante di punti salienti.
A volte, un destinatario può rispondere alla tua e-mail in un thread di posta completamente nuovo, il che significa che la tua conversazione si svolge ora in due o più thread separati.
Se sei in una conversazione di gruppo, le cose si complicano ulteriormente. Tenere traccia di chi risponde a cosa, quando e quali erano le risposte quelli risposte diventa un'impresa quasi impossibile.
La risposta in linea è la soluzione
Invece di postare in alto allora, dovremmo rispondere in linea -- ovvero, all'interno del corpo del messaggio di posta elettronica originale. In Outlook e Apple Mail, puoi vedere il messaggio originale non appena premi rispondi. In Gmail, basta premere i tre punti nella parte inferiore della schermata di composizione per mostrare la conversazione.
Consiglio: Per rimuovere la riga verticale 'citazione' dalla tua risposta in Gmail, evidenzia l'intera email, quindi fai clic su rientra meno pulsante.
La risposta in linea risolve il problema di dover scorrere masse di messaggi perché l'e-mail originale è inclusa ed è ricercabile nel messaggio più recente che ricevi in quella conversazione. Ciò significa che tutto è tenuto nel contesto.
Inoltre, non devi perdere tempo a riassumere le risposte di altre persone o copiare e incollare frammenti di e-mail solo per dare un senso alle tue risposte. Con le risposte in linea, tutti possono fare riferimento a tutti in qualsiasi momento.
E per i thread che coinvolgono più persone, distinguere chi ha detto cosa e in risposta a chi è facile (se fatto correttamente).
Risposta in linea corretta
Quando la maggior parte delle persone risponde in linea, scrivono semplicemente le loro risposte accanto al testo a cui vogliono rispondere e lo rendono in grassetto o rosso.
Questo è lontano dall'ideale. Non appena qualcuno apre un'e-mail in testo normale, non può vedere questa formattazione. E non appena ci sono più di un paio di persone in un thread, le cose possono diventare disordinate velocemente.
Quindi, ecco una guida rapida su propriamente risposta in linea che è scalabile e manterrà la confusione al minimo.
1. Non fare affidamento sulla formattazione
Come accennato, in alcuni casi un destinatario potrebbe non essere in grado di vedere la formattazione che includi in un'e-mail (ad esempio potrebbe preferire il testo normale). Se qualcuno è daltonico, potrebbe avere difficoltà a seguire i thread contenenti più colori.
come modificare il testo su un sito web
In ogni caso, usa la formattazione per rendere più facile trovare le risposte durante la scansione di un'e-mail. Ma non fare affidamento unicamente su di esso.
2. Prefazione Risposte con il tuo nome
Piuttosto che fare affidamento sulla formattazione, prendi l'abitudine di anteporre a tutte le tue risposte il tuo nome e, se hai bisogno di essere particolarmente organizzato, la data. Chiedi a tutti i destinatari di fare lo stesso.
Attualmente, in Gmail, non hai altra scelta che digitare manualmente il tuo nome. Lo stesso vale per la sempre blanda app Apple Mail.
Se usi Outlook, tuttavia, c'è una funzione per anteporre automaticamente le tue risposte con il tuo nome. Per farlo vai su File > Opzioni > Posta . Allora vai su Risposte e inoltro , controlla il Prefazione ai commenti con casella e digita il tuo nome nella casella di testo. Quando rispondi nel corpo di un'email, il tuo nome apparirà automaticamente tra parentesi.
Mailbird ha anche questa opzione per impostazione predefinita.
3. Usa interruzioni di riga, per favore
Ogni volta che lasci una risposta in linea, questa dovrebbe essere su una nuova riga, anziché inserita a metà frase o alla fine di un paragrafo.
Ciò rende molto più facile per le altre persone rispondere ai tuoi commenti e rende la scansione della conversazione che si svolge intorno a ciascun punto molto più snella.
4. Rientro delle risposte a più livelli
Quando più punti vengono affrontati in un'e-mail, avrai più thread che si verificano all'interno di un singolo messaggio.
Per mantenerli organizzati, dovresti indentare le risposte in thread in modo che sia ovvio quali commenti si riferiscono a ciascun punto. Personalmente trovo l'uso di parentesi angolari (>) i caratteri più intuitivi qui, poiché i punti elenco potrebbero non essere visualizzati nelle e-mail di testo normale.
Questo ti farà risparmiare un sacco di sforzi nel cercare di capire a quale parte della conversazione devi prestare attenzione.
5. Ultima risorsa: usa uno strumento migliore
Nessuno finge che le risposte in linea siano la soluzione perfetta qui. Ma se non hai altra scelta che usare l'e-mail, prenditi il tempo necessario per scrivere e-mail che siano efficienti ed efficaci. Sulla base dei motivi di cui sopra, la risposta in linea è il modo migliore per far progredire i progetti. Inoltre, aiuta tutti a tenere il passo con più conversazioni all'interno di thread di posta elettronica senza dover perdere tempo a guardare lunghi elenchi di e-mail passate.
Se trovi che anche le risposte in linea diventano troppo complesse o se i tuoi colleghi non riescono ad abituarsi a rispondere correttamente, tuttavia, potrebbe essere il momento di cercare uno strumento diverso.
Strumenti di comunicazione come allentato , Yammer , e stringersi rendere più facili le comunicazioni complesse del team. Piuttosto che continuare a lottare con la posta elettronica, quindi, potrebbe essere il momento di provare uno di questi.
Diffondere la parola
Quando adotti queste semplici regole di risposta in linea, molti destinatari apprezzeranno quanto sia efficiente questo comportamento di posta elettronica e inizieranno a imitare il tuo approccio in modo naturale.
Se non copiano naturalmente la tua premurosa etichetta per le e-mail, però, fallo notare. Invia loro questo articolo. Descrivi come vuoi che rispondano e spiega che risparmieranno tonnellate di messaggi incompresi, tempo perso e perdita di contesto.
Non c'è davvero nessun aspetto negativo.
Pensi che queste regole ti aiuteranno a rimanere al passo con i thread di posta elettronica complessi? Ci sono altri suggerimenti di risposta in linea che ritieni possano essere utili?
Credito immagine: sangoiri/ Depositphotos
Condividere Condividere Tweet E-mail Una guida per principianti all'animazione del discorsoL'animazione del discorso può essere una sfida. Se sei pronto per iniziare ad aggiungere dialoghi al tuo progetto, analizzeremo il processo per te.
Leggi Avanti Argomenti correlati- Produttività
- Gmail
- Suggerimenti per la posta elettronica
- Posta Apple
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale si è laureato in Filosofia presso l'Università di York, nel Regno Unito. Ha lavorato come social media manager e consulente per oltre cinque anni, tenendo workshop in diversi paesi. Negli ultimi due anni, Rob è stato anche uno scrittore di tecnologia ed è Social Media Manager di MakeUseOf e Newsletter Editor. Di solito lo troverai in giro per il mondo, imparando il montaggio video e sperimentando la fotografia.
Altro da Rob NightingaleIscriviti alla nostra Newsletter
Iscriviti alla nostra newsletter per consigli tecnici, recensioni, ebook gratuiti e offerte esclusive!
come mettere in pausa la cronologia delle visualizzazioni su youtubeClicca qui per iscriverti