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A volte potresti avere troppe persone da contattare e non abbastanza tempo. Sono questi i giorni che beneficiano maggiormente della tecnologia automatizzata. Puoi scrivere un'e-mail e fare in modo che Outlook la invii una settimana dopo.
Ecco una guida su come pianificare un'e-mail in Outlook. Non ci vogliono più di pochi passaggi. Scrivi il messaggio, scegli la data e lascia che il software faccia il resto. Se vuoi cambiare qualcosa prima che l'e-mail esca, puoi farlo altrettanto facilmente. Entriamo un po' più nel dettaglio.
1. Crea una nuova email su Outlook
Avvia Outlook e fai clic su nuova email pulsante. Scrivi il tuo messaggio normalmente, aggiungi destinatari , e qualsiasi altra cosa tu voglia. Il contenuto dell'e-mail non influisce sul ritardo di consegna di Outlook.
In alternativa, puoi comporre l'e-mail dopo averla pianificata. In che modo farlo, dipende interamente da te, ma sforzati di tracciare le tue mosse, sia per uso personale che professionale.
Arrivare al punto di definire un piano di obiettivi quinquennali e gli strumenti per supportarlo, come OneNote e Trello, alla fine ne vale la pena. E le tue e-mail sono un buon punto di partenza.
2. Pianifica e gestisci la tua email
Quando sei pronto per il passaggio successivo, vai a Opzioni scheda e fare clic su Consegna ritardata pulsante. Come suggerito sopra, questo è attivo e disponibile indipendentemente dal fatto che la tua email contenga qualcosa o meno.
Il pulsante apre una finestra con molte opzioni divertenti. Se tutto ciò che ti interessa è come pianificare un'e-mail in Outlook, vai direttamente al Opzioni di consegna sezione.
Spunta la casella accanto a Non consegnare prima comando e quindi impostare la data e l'ora. Infine, fai clic su Chiudere e Outlook salverà le tue impostazioni.
Altri strumenti di consegna e gestione
Opzioni extra sul Consegna ritardata window può rendere le tue e-mail automatizzate ancora più efficienti.
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È possibile impostare una data di scadenza, in modo che il sistema sappia di non preoccuparsi di inviare un'e-mail dopo che la scadenza di un progetto è scaduta, ad esempio.
Se lavori all'interno di un team e le email di tutti sono su Outlook, puoi fare in modo che le risposte alla tua email vadano a qualcuno in particolare.
Altre impostazioni di gestione includono la possibilità di richiedere la consegna e le conferme di lettura. Puoi anche contrassegnare un'e-mail come sensibile e crittografarla per mantenere l'interazione sicura.
La capacità di Outlook di pianificare le e-mail è una delle tante funzionalità nascoste e utili da scoprire. Possono aiutarti a ottenere il massimo dal software Microsoft e aumentare la produttività.
3. Invia la tua email
Con tutto a posto, clicca Spedire e Outlook pianifica l'e-mail. Per essere precisi, va nel tuo account Posta in uscita cartella, a cui puoi accedere dalla barra laterale.
La cartella contiene tutte le tue interazioni a tempo, ordinate per data, importanza, argomento e altro. Ma puoi anche filtrarli per le e-mail non lette, contrassegnate e menzionate.
Per apportare modifiche, accedi di nuovo all'e-mail e modifica ciò che desideri. Una volta inviato, troverai le interazioni nel Oggetti inviati cartella.
Best practice per pianificare un'e-mail in Outlook
Ci sono alcuni fattori che possono influenzare le prestazioni del sistema. Prima di tutto, non puoi inviare un'e-mail automatica su Outlook senza Internet, quindi assicurati che la tua connessione sia buona e funzionante quando ne hai bisogno.
In secondo luogo, il software aggiornato è il migliore. Oltre alla mancanza di nuove funzionalità, una vecchia versione di Outlook può causare problemi durante la connessione a Internet o la sincronizzazione dei dati, ad esempio. Tali interruzioni rendono il tuo lavoro più difficile.
Sii consapevole anche dei problemi tecnici comuni. Uno che viene fuori spesso riguarda le e-mail che si bloccano finché non si selezionano manualmente Invia Ricevi .
Questo accade in genere se il Invia immediatamente quando connesso l'opzione non è selezionata nelle impostazioni avanzate di Outlook. Microsoft spiega ulteriormente la causa e la soluzione.
Infine, fai attenzione con la tua pianificazione. Innanzitutto, controlla che la data e l'ora del tuo computer siano corrette. Inoltre, considera fattori come la differenza di orario, le festività e come formulare l'e-mail in ritardo, soprattutto se la pianifichi per il mese prossimo.
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Come pianificare un'e-mail in Outlook è la soluzione meno moderna che possa insegnare. Risparmia secondi preziosi con un software intelligente che aiuta con qualsiasi cosa, dalla scrittura rapida di e-mail all'assegnazione delle attività alle persone giuste. Non aver paura di esplorare le tue opzioni.
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Electra è una scrittrice dello staff di MakeUseOf. Tra i vari hobby della scrittura, i contenuti digitali sono diventati il suo obiettivo professionale con la tecnologia come specialità chiave. Le sue funzionalità spaziano da suggerimenti su app e hardware a guide creative e altro ancora.
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