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Google Calendar è una delle app di calendario leader al mondo. Le sue funzionalità di base sono sufficienti per la maggior parte delle persone, ma con alcune modifiche puoi trasformare Google Calendar in un concentrato di produttività.
Una delle più semplici, ma trascurate di queste caratteristiche è la capacità di condividi il tuo calendario con gli altri . Ad esempio, potresti voler condividere uno (o più) dei tuoi calendari Google in modo che:
- I tuoi colleghi sanno quando sei libero per gli appuntamenti.
- La tua famiglia sa a quali turni stai lavorando questa settimana.
- I tuoi lettori possono vedere un elenco di eventi imminenti.
In effetti, i calendari condivisi sono l'opzione perfetta in molte situazioni diverse. Qualunque sia il motivo per cui condividi un calendario Google, ecco come puoi farlo per mantenere la tua vita ancora più organizzata .
Condivisione con gli individui
Se hai un calendario che desideri condividere con altre persone, fai clic sulla freccia accanto al calendario pertinente e fai clic su Condividi questo calendario .
Verrai indirizzato a una semplice pagina delle impostazioni. In quella pagina sotto il Condividi con persone specifiche sezione, inserire il indirizzo email della persona con cui vuoi condividere il calendario. Se questa persona utilizza già Google Calendar, tutto andrà a gonfie vele. Se non utilizzano Google Calendar, riceveranno un'e-mail che li invita a registrarsi (gratuitamente).
Ora sei pronto per selezionare le autorizzazioni che desideri concedere loro. Le tue opzioni qui sono:
- Vedi solo libero/occupato — utile se non vuoi condividere tutti i dettagli del tuo calendario.
- Vedi tutti i dettagli dell'evento - per quando vuoi che le persone possano semplicemente Guarda a cosa c'è nel tuo calendario.
- Apportare modifiche agli eventi — se vuoi che l'altra persona possa apportare modifiche per tuo conto.
- Apporta modifiche E gestisci la condivisione — se vuoi che qualcun altro condivida la responsabilità di chi altro può vedere il calendario.
Dopo aver scelto le impostazioni corrette, fare clic su Salva. La persona con cui stai condividendo il calendario riceverà un'e-mail che la avviserà che ora sarà in grado di visualizzare il tuo calendario dal proprio account.
Revoca dell'accesso
Per interrompere la condivisione del tuo calendario con persone specifiche, torna alla pagina delle impostazioni facendo clic su Condividi questo calendario link dalla tua home page di Google Calendar.
Fai clic sull'icona del cestino accanto alla persona da cui desideri rimuovere le autorizzazioni. Non potranno più vedere il tuo calendario.
Condividi con utenti non di Google Calendar
Potresti voler condividere un calendario con qualcuno che utilizza un'altra app di calendario, come Apple Calendar o Microsoft Outlook. Oppure potresti voler visualizzare il tuo calendario da app diverse da Google Calendar.
Condividendo il tuo calendario in questo modo, l'altra persona sarà in grado di visualizzare il tuo calendario condiviso per intero. lo faranno non essere in grado di modificare o aggiungere eventi.
Per fare ciò, fai clic sulla freccia accanto al calendario che desideri condividere. Selezionare Impostazioni del calendario.
Scorri verso il basso fino a Indirizzo privato sezione e fare clic su icona iCal . Copia l'URL che appare (fai clic con il pulsante destro del mouse sull'URL, quindi fai clic su copia) . Invia questo URL alla persona con cui desideri condividere il calendario.
Ricorda che chiunque abbia questo URL può visualizzare il tuo calendario.
A condizione che la loro app di calendario supporti iCal, potranno utilizzare questo URL per visualizzare il tuo calendario. Se usano Apple Calendar o Outlook, condividi questo articolo con loro in modo che possano vedere le seguenti istruzioni su cosa fare con questo URL.
Aggiungere iCal al Calendario Apple
Apri Calendario Apple e fai clic su File > Nuova sottoscrizione al calendario. Incolla l'URL nella rispettiva casella e fai clic su Sottoscrivi.
Nella casella delle impostazioni che appare, puoi personalizzare il nome di questo calendario e selezionare la frequenza con cui desideri che il calendario si aggiorni. Quando sei soddisfatto di tutte le impostazioni, fai clic su OK. Ora sarai in grado di visualizzare questo calendario condiviso dal tuo account.
Aggiungere iCal a Outlook
Quando aggiungi un calendario iCal a Outlook, invece di copiare e incollare l'URL iCal, fare clic sull'URL iCal .
Il calendario dovrebbe essere scaricato come file .ics. Apri questo file con Microsoft Outlook e il calendario dovrebbe essere aggiunto automaticamente al tuo account.
Revoca dell'accesso
Se hai condiviso il tuo calendario con qualcuno tramite iCal, l'unico modo per revocare l'accesso è modificare l'URL del tuo calendario. Quando cambi l'URL, il calendario non sarà più accessibile a chiunque con cui l'hai condiviso. Se vuoi continuare a condividere il calendario con alcune persone, ma non con altre, dovrai condividere il nuovo URL con loro.
Per modificare l'URL, e quindi revocare tutti gli accessi condivisi al calendario, fare clic sul menu a discesa accanto al Google Calendar condiviso, fare clic su Impostazioni calendario, clic Reimposta URL privati. Clic ok nella finestra pop-up che appare.
Hai revocato l'accesso a quel calendario. Segui i passaggi precedenti per ricondividere il calendario.
Rendere pubblico un calendario
A volte, potresti voler rendere completamente pubblico un calendario. Questo potrebbe essere per mostrare agli spettatori il programma degli eventi di una conferenza o per consentire al pubblico di vedere quando sei disponibile.
Per fare ciò, fai clic sulla freccia accanto al calendario che desideri condividere, quindi fai clic su Condividi questo calendario. Nella pagina delle impostazioni, seleziona Rendi pubblico questo calendario. Questo renderà tutti i dettagli di ogni evento visualizzabili da chiunque. Se preferisci che gli spettatori possano vedere solo i periodi occupati e liberi sul tuo calendario, seleziona anche il Condividi solo le mie informazioni libero/occupato.
Per indirizzare le persone al tuo calendario, fai clic sulla freccia accanto al calendario, quindi fai clic su Impostazioni del calendario. Sotto il Indirizzo calendario sezione, vedrai due icone.
L'icona HTML ti fornisce un URL diretto al tuo calendario (funziona solo se il calendario è pubblico). Invia questo link a chi vuoi, oppure pubblicalo sul tuo sito web. Tieni presente che non sono solo le persone con questo link che possono accedere al tuo calendario. Quando il tuo calendario è pubblico, i tuoi eventi potrebbero essere visualizzati nei risultati di ricerca di Google.
Se desideri che le persone possano caricare il tuo calendario pubblico all'interno della propria app di calendario (come Apple Calendar o Outlook), fai clic sull'icona iCal, quindi invia loro il collegamento visualizzato.
Ottenere di più dal tuo calendario
Essere in grado di condividere i tuoi Google Calendar potrebbe non essere una funzionalità di cui hai bisogno in questo momento. Ma se mai ne avessi bisogno, come puoi vedere, hai molte opzioni tra cui scegliere. Opzioni che ti consentono di condividere il tuo calendario con le persone che utilizzano Google Calendar e con quelle che non lo fanno. E opzioni che ti consentono di rendere il tuo calendario completamente pubblico.
Modello di scheda indice 3x5 Microsoft Word
L'utilizzo di funzionalità come queste, insieme ad altre funzionalità di Google Calendar e fantastiche estensioni di Chrome, può davvero aiutarti a risparmiare tempo ogni giorno quando utilizzi Google Calendar.
Ci sono opzioni di condivisione del calendario che pensavi mancassero qui? Se sì, quali vorreste vedere presentati?
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Rob Nightingale si è laureato in Filosofia presso l'Università di York, nel Regno Unito. Ha lavorato come social media manager e consulente per oltre cinque anni, tenendo workshop in diversi paesi. Negli ultimi due anni, Rob è stato anche uno scrittore di tecnologia ed è Social Media Manager di MakeUseOf e Newsletter Editor. Di solito lo troverai in giro per il mondo, imparando il montaggio video e sperimentando la fotografia.
Altro da Rob NightingaleIscriviti alla nostra Newsletter
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