Come iniziare a utilizzare le macro in Word

Come iniziare a utilizzare le macro in Word

Stanco di eseguire attività ripetitive in Microsoft Word? Sepolto all'interno del programma c'è un potente strumento di automazione che può toglierti di mano quei lavori. Stiamo parlando di macro e sebbene la funzione si basi su Visual Basic for Applications (VBA) di Microsoft, puoi usarla anche se l'idea di codifica ti dà i brividi.





Con un clic su un pulsante, Word registrerà le tue azioni, generando una macro che puoi riprodurre tutte le volte che vuoi. Se sei avventuroso, puoi facilmente modificare la macro per un ulteriore grado di automazione.



Qui ti mostreremo un esempio semplice ma utile: come automatizzare la funzione Trova e sostituisci di Word.





Registrazione della macro

In questo esempio, sei lo stimato presidente della Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. Hai dozzine di documenti Word su protesi storiche e simili, tutti con il nome della società menzionato in modo prominente. Poi, improvvisamente, il consiglio vota per cambiare il nome in Dental Antiques Preservation League. Ora hai bisogno di un modo semplice per aggiornare i documenti.

Puoi iniziare con un nuovo documento vuoto o aprirne uno esistente. Se non lo hai già fatto, dovrai abilitare la scheda Sviluppatore.



Vai a File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione . A destra, sotto Schede principali , controlla il Sviluppatore opzione. Seleziona OK ed esci.

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Ora creiamo la nostra macro.



  1. Clic Sviluppatore > Registra macro .
  2. Ti verrà chiesto di nominare la macro. Inserisci ChangeSocietyName o qualsiasi altro nome che ti si addice. Quando assegni un nome alle macro, evita spazi, punti, punti esclamativi e caratteri speciali, altrimenti riceverai un messaggio di errore. Puoi usare i numeri, ma il primo carattere deve essere una lettera.
  3. Puoi assegnare la macro a un pulsante e/o a una scorciatoia da tastiera, ma questo non è un requisito. Se scegli Pulsante, Word ti consentirà di aggiungerlo alla barra di accesso rapido. Puoi anche aggiungere una breve descrizione della macro.
  4. Clic ok e Word ora registrerà le tue azioni. Colpire Ctrl + H per far apparire il Trova e sostituisci dialogo.
  5. Entra in Società per la conservazione degli apparecchi dentali antichi in Trova e Lega per la conservazione degli oggetti dentali antichi in Sostituisci.
  6. Clic Sostituisci tutto per eseguire l'operazione Trova e sostituisci. Questa è l'unica azione che desideri registrare. Non importa se la macro sostituisce effettivamente qualsiasi testo. Il punto è salvarlo per altri documenti.
  7. Questo è importante: clicca Sviluppatore > Interrompi registrazione . In caso contrario, la macro includerà tutte le azioni successive.

Ora vediamo la tua opera. Apri un documento contenente il nome della società. Clic Sviluppatore > Macro . Se fai doppio clic su ChangeSocietyName, Word eseguirà automaticamente l'operazione Trova e sostituisci.

Consiglio: Durante la registrazione della macro, potrebbe essere necessario eseguire un'azione che non si desidera venga registrata. Ad esempio, potresti voler copiare e incollare il testo nella finestra di dialogo Trova e sostituisci anziché digitarlo manualmente. Nessun problema: basta fare clic Sviluppatore > Metti in pausa la registrazione , copia e incolla il testo, quindi fai clic su Sviluppatore > Riprendi registratore . Quindi puoi completare la registrazione della macro come descritto sopra.



Anche se qui ci siamo concentrati su Microsoft Word, puoi anche usa le macro per aumentare la produttività in Excel . E ci sono molte macro che fanno risparmiare tempo per Microsoft OneNote.

Immergersi nel codice

Ora faremo un tuffo più profondo nella nostra nuova macro di Word. Vai a Sviluppatore > Macro , ma invece di fare doppio clic sulla macro, selezionala e fai clic su Modificare . Verrà aperto l'editor di Visual Basic, un ambiente autonomo per la creazione di applicazioni VBA.

Può sembrare scoraggiante, ma puoi ignorare i menu e la maggior parte dei pannelli. Concentrati invece sulla finestra contenente il codice. Come puoi vedere, Word ha appena scritto una macro che esegue il Trova e sostituisci.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Spieghiamo cosa sta succedendo qui.

Il sub sulla prima riga è l'abbreviazione di subroutine, un piccolo programma che può essere eseguito da solo o come parte di un'applicazione VBA più grande. Le righe precedute da virgolette singole sono per i commenti. Le virgolette dicono a VBA di ignorare qualsiasi istruzione su quelle righe.

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Poi arriviamo al cuore del codice: il codice che esegue il Trova e sostituisci operazione. Come puoi vedere, specifica i valori per ogni opzione nella finestra di dialogo Trova e sostituisci, incluso il testo e il testo sostitutivo tra virgolette. Il Selezione.Trova.Esegui comando vicino alla fine equivale a fare clic sul pulsante Sostituisci tutto.

Modificare la Macro

Per utilizzare le macro, non devi pasticciare con il codice o nemmeno guardarlo. Ma puoi ottenere di più da questa funzione se sei disposto a tuffarti. Ad esempio, supponi di fare un errore di battitura durante la registrazione della macro. Invece di registrarlo nuovamente, puoi andare in Visual Basic e risolverlo.

Puoi anche modificare la macro per renderla più utile, ed è quello che faremo qui. Quando si esegue Trova e sostituisci, manualmente o tramite macro, Word ricorda il testo trova e sostituisci. La prossima volta che aprirai la finestra di dialogo Trova e sostituisci, apparirà così.

Sarebbe meglio cancellare i valori in modo da ottenere una finestra di dialogo pulita. Lo faremo con una seconda macro, ma questa volta lo faremo direttamente in Visual Basic.

  1. Nell'editor di Visual Basic, seleziona l'intera subroutine, dalla prima riga a End Sub. Colpire Ctrl + C per copiarlo.
  2. Posiziona il cursore sotto End Sub e premi Ctrl + V . Hai appena duplicato la subroutine.
  3. Cambia il nome da ChangeSocietyName a ClearFindReplace (o qualsiasi altro nome adatto a te). Questo è importante perché VBA genererà un messaggio di errore se si tenta di eseguire macro con nomi duplicati.
  4. Nel .Testo e Testo.sostituzione valori, rimuovere il testo ma lasciare le virgolette. In sostanza, stai dicendo a Word di non trovare nulla e sostituirlo con nulla, ma stai anche cancellando quei valori.

Il risultato dovrebbe essere simile a questo:


Sub ClearFindReplace()
'
' ClearFindReplace Macro
' Clear Text from Find and Replace dialog
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = ''
.Replacement.Text = ''
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Ora torneremo alla macro ChangeSocietyName. Sotto il codice Trova e sostituisci, ma prima di End Sub, inserisci ClearFindReplace (senza parentesi alla fine).

Esatto: non è necessario inserire tutto il codice appena creato, solo il nome della macro.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub

Quando Word esegue ChangeSocietyName, per prima cosa eseguirà la funzione Trova e sostituisci originale. Quindi interpreterà ClearFindReplace come un comando per eseguire la seconda macro.

Andare oltre con VBA

Come puoi vedere, la funzione di registrazione macro di Word può aiutarti a risparmiare tempo in innumerevoli modi. È possibile creare macro per automatizzare quasi tutte le operazioni e nell'editor di Visual Basic è possibile modificare le macro, incorporare una macro all'interno dell'altra o creare una subroutine che esegua più macro una dopo l'altra.

Poiché VBA è un linguaggio di programmazione completo, puoi incorporare le subroutine in applicazioni più grandi con variabili, cicli, istruzioni condizionali e altro. E una volta apprese le basi di VBA in Word, puoi applicare gran parte della stessa conoscenza per creare macro in Microsoft Excel e Access.

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Per andare oltre, ti consigliamo di saperne di più sulle convenzioni VBA e sull'editor Visual Basic, ad esempio come organizzare il codice e come gestire i bug. Ma anche se vuoi rimanere fedele a funzioni semplici come quelle descritte qui, puoi fare molto per migliorare la tua produttività.

Condividere Condividere Tweet E-mail Un tutorial per principianti sulla scrittura di macro VBA in Excel (e perché dovresti imparare)

Se usi Excel regolarmente, vale la pena imparare a creare macro VBA e accedere a molte più funzioni e capacità.

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Circa l'autore Stefano Beale(6 Articoli Pubblicati)

Stephen Beale è uno scrittore di tecnologia di lunga data con sede nell'area di San Francisco. È autore di numerosi libri sulle applicazioni informatiche nell'editoria e nella progettazione grafica ed è un ex redattore di notizie e recensioni per Macworld. Attualmente gestisce The Steampunk Explorer, un popolare sito Web per gli appassionati di steampunk.

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