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È sempre una buona idea avere un elenco di contatti completamente compilato allegato al tuo account di posta elettronica. Nomi, indirizzi, numeri di telefono, account di posta elettronica, compleanni... poi puoi buttare via quelle rubriche di carta malandate.
Questa è la teoria comunque.
Dal punto di vista di Gmail, tuttavia, è notoriamente difficile mantenere le cose pulite e organizzate. Per dare credito a Gmail dove è dovuto il credito, la loro nuova versione di Contatti ha fatto un lavoro molto migliore nel domare le cose. Con la versione precedente, le cose venivano semplicemente inserite, mescolate e ruttate.
Con la nuova versione è molto più facile tenere le cose in ordine. Soprattutto quando si cerca di trovare voci duplicate. Questo è fantastico perché quando hai uno smartphone, gli elenchi di contatti di Google sono spesso sincronizzati. Se il tuo elenco di contatti web è un disastro, lo sarà anche quello del tuo telefono.
Quindi vediamo cosa possiamo fare per mantenere pulito e ordinato il nostro libro nero digitale. Allora forse troverai il numero di telefono di quel ragazzo o ragazza sexy che hai incontrato in un bar il mese scorso. Fa ' scusa, Contatti Google ha mangiato il tuo numero ' vale come scusa valida per non chiamare prima?
Innanzitutto, passa alla nuova versione
Poiché la versione precedente di Contatti è ancora in uso, sarebbe piuttosto difficile se dovessi coprire entrambe le versioni. Quindi, poiché la nuova versione è tanto meglio, ti consiglio di cambiare. Devi passare manualmente, poiché la nuova versione è ancora tecnicamente chiamata 'anteprima'.
Quindi, per spostarti, guarda nella barra laterale di sinistra e vedrai un'opzione che dice:
Fai clic su quel piccolo campione e verrai subito spostato alla nuova versione. L'URL per i tuoi contatti sarà ora https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (benché https://www.google.com/contacts reindirizzerà automaticamente anche lì).
Dopo aver importato tutti gli indirizzi e-mail da altri servizi di posta Web, puoi iniziare a fare le pulizie.
Disabilita il completamento automatico dell'elenco contatti
La prima cosa che devi fare è disabilitare il completamento automatico in Gmail Impostazioni . Vai su Gmail e fai clic sulla ruota dentata. Vai a Impostazioni > Generali > Crea contatti per il completamento automatico .
Questa funzione (se abilitata) inserirà tutti gli indirizzi email che ricevi nella tua rubrica. Ciò renderà rapidamente i tuoi contatti un disastro assoluto. Quindi è meglio abilitare 'Aggiungerò i contatti da solo'. Salva e torna alla pagina dei contatti.
Trova i duplicati e uniscili
Il prossimo passo è trovare i duplicati, ed è qui che brilla la nuova versione di Contatti. Nella vecchia versione, dovevi cercarli da solo. Nella nuova versione, i duplicati vengono trovati automaticamente e ti viene chiesto se vuoi unirli. Puoi esaminarli e unirli singolarmente oppure affidarti a Google e fare clic su ' Unisci tutto '.
Noterai subito un enorme miglioramento nell'elenco dei contatti. Non più cinque versioni di tua madre. Ora è tutta rimboccata in ordine e bella in un'unica voce.
Elimina la merda
OK, ecco una delle parti noiose. Ora devi passare attraverso l'elenco rimanente ed eliminare tutta la merda. Stiamo parlando di indirizzi spam, come nello spam di tipo Viagra e anche da persone di cui non hai chiesto di sentire (sto guardando te direttore di banca nigeriano con un cliente morto del valore di $ 50 trilioni), persone che non hai più comunicare, indirizzi e-mail che usi per inviare contatti alle app web (supponendo che tu non li usi ovviamente) ..... praticamente tutto ciò che fa sembrare la tua lista una discarica digitale.
A seconda delle dimensioni dell'elenco dei contatti, il completamento può richiedere da pochi minuti a 30 minuti. Sii spietato. Fesso! Tagliare! Barra!. Pensa a te stesso 'io? veramente bisogno di avere questo indirizzo e-mail ingombrare la mia lista?'. Sono riuscito a far scendere la mia lista da poco meno di 500 a poco meno di 100. In realtà è stato abbastanza liberatorio. Google dice che il limite massimo è di 25.000 contatti, ma dai, chi sano di mente ha 25.000 contatti legittimi?
Passare attraverso il mio elenco di contatti telefonici ora è l'equivalente digitale di ottenere il pezzo esatto che desideri in Tetris. In altre parole, perfetto!
Escludi i follower di Google Plus dalla tua lista
Google Plus è probabilmente una delle cose più insidiose che Google abbia mai inventato. Il mio apprezzamento iniziale per questo si è rapidamente inasprito quando Google ha deciso di spingere Plus in ogni singolo angolo di un prodotto Google. Per fortuna ora lo stanno ripristinando, ma il memo non sembra aver raggiunto il team di Gmail, perché il tuo elenco di contatti contiene i tuoi follower Plus (supponendo che l'impostazione sia abilitata).
Quel che è peggio è che il ' Trova duplicati ' non conta un follower Plus come duplicato, se è già nella tua lista dei contatti.
Per illustrare questo, ecco il nostro caporedattore, Ryan Dube, nel mio elenco di contatti. La prima è la sua voce corretta e la seconda (senza la foto) è la sua voce Plus. Due voci separate, ma secondo Contatti, non ho duplicati.
Quindi, nell'interesse della produttività, dell'ordine, della brevità, come vuoi chiamarlo, escludi i 'Cerchi' da Plus. Google Plus è comunque un animale morente. A che serve nella tua rubrica?
Compila tutti i campi per ogni contatto
Ora che hai unito i duplicati, rimosso la merda e annullato Google Plus, è ora di lavorare su ogni contatto rimanente. Questa sarà la parte più lunga e richiederà la massima dedizione. Sarà allettante tagliare gli angoli e saltare alcuni passaggi, solo per finire. Ma tieni duro. Lo apprezzerai più tardi. Prendi un caffè, metti della buona musica e accovacciati per il lungo raggio.
Fare doppio clic su un contatto per aprirlo e fare clic sulla matita nell'angolo in alto a destra per modificarlo. Ora è più che probabile che alcuni campi saranno un disastro completo, mentre altri saranno completamente vuoti.
Inoltre, come puoi vedere da uno degli screenshot nella sezione precedente, puoi impostare un prefisso internazionale per i numeri di telefono. Se i tuoi numeri nei tuoi contatti sono tutti o principalmente di un paese, puoi impostare il codice del paese e Google lo inserirà automaticamente per te. Il rovescio della medaglia è ovviamente quando hai un numero di un altro paese. Improvvisamente le cose iniziano a mettersi in disordine e quei numeri dovranno essere corretti.
Dove vedi i campi che ti invitano a ' Aggiungere un..... ' , fai doppio clic su di essi e inizia a digitare. Se scorri verso il basso fino alla fine della casella, vedrai un collegamento chiamato ' Mostra tutti i campi '. Se fai clic su di esso, improvvisamente hai l'imbarazzo della scelta, inclusa l'aggiunta di come pronunciare il nome. Puoi anche creare campi personalizzati, se vuoi specificare se un contatto preferisce boxer o slip.
Infine, se il contatto è molto importante per te, hai la possibilità di segnali con una stella gialla , proprio come Gmail.
Pulisci il nome e l'indirizzo del contatto
Prendi una Red Bull o due per mantenere l'energia che vacilla perché abbiamo quasi finito. Le parti più dure sono finite e ora siamo in dirittura d'arrivo.
Quando esamini ogni contatto, assicurati che il nome completo del contatto sia digitato correttamente insieme al suo indirizzo completo. Oltre a poter chiamare immediatamente la persona giusta quando scrivi un'email, avere il profilo correttamente compilato rende Google Maps un vero piacere da usare.
masterizza un file ISO avviabile su un'unità flash USB e avvialo
Se sei in viaggio e hai bisogno di indicazioni per la posizione di un contatto, digita semplicemente il suo nome in Maps e il nome dai tuoi contatti apparirà con l'indirizzo completo. Fai clic su di essi e la mappa ingrandirà la loro posizione, dove potrai quindi richiedere indicazioni stradali. Chi ha bisogno di un GPS costoso quando hai Google Maps su un piano dati?
A quanto pare, da casa mia a Saikat ci sono 8.500 km. Se comincio a camminare ora, sarò lì, attraverso un percorso panoramico attraverso l'Afghanistan, in 72 giorni. È fattibile.
Crea gruppi per categorizzare i contatti
Per essere davvero super organizzato, puoi assegnare ogni contatto a un gruppo. Basta fare clic su ' Nuovo gruppo ' per crearne uno nuovo. Aggiungere contatti a un gruppo è semplice. Scorri l'elenco dei contatti, passa il mouse sui contatti desiderati e fai clic sulla casella di spunta sul lato sinistro.
Questo fa apparire immediatamente una barra blu nella parte superiore dello schermo, con diverse opzioni. Uno di questi è aggiungere a un gruppo o cambiare gruppo. Facendo clic su di esso si ottiene un elenco dei gruppi. Fare clic sul gruppo desiderato e il contatto verrà inviato lì.
Ora puoi fare clic su ciascun gruppo nella barra laterale di sinistra e vedere tutti i contatti assegnati lì.
Fai un backup
Dopo tutto quel duro lavoro, devi fare un backup di tutto, nel caso in cui Contatti Google vadano a rotoli. Forse avranno un problema tecnico dalla loro parte, o forse lo rovinerai dalla tua parte. Ad ogni modo, avere un backup risolve tutti i problemi e non è affatto difficile. Devi solo ricordarti di aggiornare regolarmente il backup.
Nella barra laterale di sinistra c'è un'opzione chiamata ' Di più '. Espandilo e vedrai ' Esportare '. Questa è la tua opzione di backup. Ma quando fai clic su ' Esportare ', vedrai questo.
Ricorda, questa è una versione di anteprima di Contatti e il pluriball non è ancora stato tolto del tutto. Quindi, per il momento, devi tornare alla vecchia versione di Contatti per esportare il tuo elenco. Non preoccuparti, quando tornerai alla nuova versione, tutto sarà esattamente come lo avevi lasciato.
Quindi, nella vecchia versione di Contatti, guarda nella parte superiore dello schermo e il ' Di più ' menù. Rilascialo e scegli 'Esporta'.
Quindi otterrai alcune opzioni. Scegli quello che vuoi, a seconda delle tue esigenze, quindi fai clic su ' Esportare pulsante '. Riceverai quindi il file richiesto scaricato sul tuo computer.
Usa gli script IFTTT e Zapier
Da qui in poi, l'obiettivo è automazione, automazione, automazione. Mantieni i tuoi contatti in forma e backup con il minimo sforzo possibile da parte tua.
Qui è dove IFTTT e Zapier entra. Tutti voi conoscete questi servizi web, che vi consentono di automatizzare gratuitamente numerosi aspetti della vostra vita online. Secondo me, IFTTT è il più facile da usare dei due, ma sono solo io.
Fai attenzione però con alcuni di questi script. Il backup su fogli di calcolo ha il potenziale per MOLTI duplicati e contrassegnare nuovi contatti nel tuo Google Calendar è una ricetta per il disastro. Quindi sii molto selettivo in quali scegli.
'Ciao, ho ripulito la mia rubrica e ho trovato il tuo numero! Libero stasera?'
Se segui i suggerimenti di cui sopra e rimani aggiornato, ti ritroverai con un elenco di contatti molto più migliorato.
Per ulteriori informazioni su come migliorare i tuoi contatti, dai un'occhiata a le migliori app per sincronizzare le foto di Facebook con i contatti Android .
Crediti immagine: xkcd: Paradiso . Altre immagini prive di attribuzione per gentile concessione di Pixabay.
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Mark O'Neill è un giornalista freelance e bibliofilo, che pubblica materiale dal 1989. Per 6 anni è stato il caporedattore di MakeUseOf. Adesso scrive, beve troppo tè, fa a braccio di ferro con il suo cane e scrive ancora.
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