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Skype for Business, precedentemente Lync, è la soluzione per messaggi e riunioni aziendali di Microsoft. Puoi incontrare fino a 250 persone, anche se non stanno utilizzando il programma, e utilizzare una combinazione di audio, immagini e chat per ospitare la tua riunione.
Abbiamo raccolto un elenco di alcune delle nostre funzionalità Skype for Business preferite che potresti non conoscere. Dalla registrazione della riunione alla condivisione delle presentazioni PowerPoint, ti abbiamo fornito alcuni ottimi suggerimenti.
Senza ulteriori indugi, ecco i migliori suggerimenti e trucchi per Skype for Business.
1. Avvia una riunione Skype all'interno di Outlook
Non perdere tempo a scherzare con la pianificazione delle riunioni in strumenti esterni. C'è così tanto potenziale che le cose vadano male con le riunioni online e spesso succede.
Forse qualcuno si dimentica di iscriversi in tempo, non ha installato il plug-in del browser corretto o non riesce a connettere l'auricolare. Sbarazzati di tutto questo fastidio usando una riunione Skype for Business durante la pianificazione delle riunioni.
Quando si crea un appuntamento in Outlook, sul Appuntamento scheda, fare clic su Riunione Skype . Questo incorporerà quindi un collegamento nella descrizione, su cui le persone possono fare clic per partecipare alla riunione.
Se hanno dei promemoria attivati su Outlook, potranno semplicemente fare clic Partecipa alla riunione quando viene visualizzato e Skype for Business lo avvierà automaticamente. Non c'è più la preoccupazione di invitare manualmente le persone in una chiamata: se sono nell'invito, possono partecipare.
Se non riesci a vedere il Riunione Skype pulsante, devi solo apportare una rapida modifica alle impostazioni di Outlook.
- Vai a File > Opzioni > Componenti aggiuntivi .
- Sul Maneggio selezione a discesa Componenti aggiuntivi COM e clicca Andare...
- Spunta la casella accanto a Componente aggiuntivo per riunioni Skype per Microsoft Office e clicca ok . Fatto!
2. Condividi il tuo schermo
La possibilità di condividere il tuo schermo è una fantastica funzione di Skype for Business. Puoi parlare con le persone attraverso un documento, aprire una pagina web o mostrare qualsiasi altra cosa che sia rilevante per la riunione.
Una volta nella chiamata, fai clic su icona di condivisione dello schermo (sotto i chiamanti, accanto al microfono.) Qui potrai condividere l'intero schermo o una finestra specifica.
Vedrai una struttura intorno al contenuto che viene condiviso con altri e potrai utilizzare i controlli nella parte superiore dello schermo, utili quando devi interrompere la condivisione.
Se Skype for Business non fa il lavoro, potresti voler controllare i migliori strumenti di condivisione dello schermo online gratuiti .
3. Registra le tue riunioni Skype
Sei mai stato in una riunione, hai riattaccato la chiamata e poi hai avuto una mente completamente vuota in seguito? Quella persona l'ha sicuramente detto? Quali sono stati i punti di azione?
Puoi superarlo completamente registrando tutte le tue riunioni Skype for Business. Qualsiasi attività di chiamata, come audio, video, condivisione dello schermo e messaggio istantaneo, verrà acquisita nella registrazione.
Durante una riunione, fare clic su ... simbolo e poi Inizia a registrare . Tutti i partecipanti alla riunione riceveranno una notifica che la stai registrando e un simbolo di un cerchio rosso apparirà nella parte superiore della chiamata per tutta la durata. Puoi usare il pausa e fermare icone secondo necessità. Al termine della riunione, la registrazione verrà salvata automaticamente in formato MP4.
Per trovare qualsiasi registrazione, vai alla schermata principale di Skype for Business e fai clic su menu a discesa dell'ingranaggio delle impostazioni .
Da qui, vai a Strumenti > Gestione registrazioni . Questo ti mostrerà i metadati per le tue registrazioni, come la data e la durata.
Puoi anche Giocare a la registrazione e Navigare... per trovare il file sul tuo PC.
4. Conosci le scorciatoie Skype
Come ogni prodotto Office, Skype for Business è pieno zeppo di scorciatoie da tastiera per aiutarti a fare le cose velocemente.
- Per iniziare con le basi, premere Tasto Windows + Maiusc + O per accettare un invito in arrivo o Tasto Windows + Esc per rifiutarlo.
- Per disattivare/riattivare l'audio, premere Tasto Windows + F4 .
- La fotocamera funziona con Tasto Windows + F5 .
- Durante una chiamata, premere Ctrl + Maiusc + H per metterlo in attesa, o Alt + Q per farla finita del tutto. Quando condividi lo schermo, premi Ctrl + Alt + S smettere di farlo.
- In alternativa, se qualcun altro ha preso il controllo del tuo schermo, premi Ctrl + Alt + Barra spaziatrice per riprendere il controllo.
Il programma ha troppe scorciatoie da elencare qui, quindi vai su Pagina dei collegamenti Skype for Business di Microsoft per i dettagli completi, dove coprono le scorciatoie per la messaggistica istantanea, la condivisione di PowerPoint, l'esplorazione dei contatti e altro.
Se vuoi diventare un vero maestro delle scorciatoie, dai un'occhiata la nostra guida definitiva alle scorciatoie di Windows .
5. Imposta la relazione sulla privacy dei contatti e blocca qualcuno
Puoi assegnare a ciascuno dei tuoi contatti uno dei cinque livelli di relazione. Per impostazione predefinita, quelli all'interno della tua attività saranno Colleghi , e quelli all'esterno saranno Contatti esterni .
Ogni livello di relazione ha autorizzazioni diverse. Per esempio, Amici e famiglia non riesco a vedere i dettagli della riunione e gruppo di lavoro può interrompere lo stato Non disturbare.
Può essere utile cambiare il rapporto se lavori con qualcuno esterno con cui organizzi costantemente riunioni o se c'è qualcuno che vuoi essere sempre in grado di contattarti, indipendentemente dal tuo stato.
Per modificare lo stato della relazione di un contatto, clic destro sul loro nome e vai a Modifica la relazione sulla privacy . Qui puoi rivedere lo stato attuale della relazione e trovare le descrizioni delle altre opzioni.
Selezionare Contatti bloccati se vuoi impedire a qualcuno di inviarti messaggi o chiamarti. Vedranno ancora il tuo nome e la tua email, ma il tuo stato sarà loro nascosto e non verranno informati che li hai bloccati.
Se desideri selezionare più contatti per modificare le relazioni in blocco, tieni premuto Ctrl e clic sinistro su ogni nome a turno.
Se desideri ripristinare la relazione predefinita, fai clic su Relazione con assegnazione automatica .
6. Avvia un sondaggio, una sessione di domande e risposte e una lavagna
Puoi rendere più vivaci le tue riunioni utilizzando la lavagna, il sondaggio e le funzioni di domande e risposte. Per usarli in una riunione, fai clic su Contenuto presente pulsante, seleziona Di più , quindi scegli uno dei due Lavagna , Sondaggio , o Domande e risposte .
Selezione Lavagna lo aprirà sugli schermi di tutti. Questa è un'ottima funzionalità per quando è più facile disegnare qualcosa che parlarne.
Puoi utilizzare il pannello a destra per passare tra le diverse opzioni di annotazione, come la penna, l'evidenziatore e la gomma. La lavagna si chiuderà se si passa a un'altra opzione di presentazione, ma il contenuto rimarrà se ci si torna più tardi.
Selezione Sondaggio aprirà il Crea un sondaggio finestra. Qui puoi inserire il nome del tuo sondaggio e le opzioni di risposta. Il sondaggio verrà quindi mostrato a tutti i partecipanti alla riunione, consentendo loro di votare e vedere le scelte degli altri.
Puoi cliccare Azioni sondaggio per regolare le impostazioni, come nascondere i voti ai partecipanti, salvare i risultati o chiudere il sondaggio.
Infine, selezionando Domande e risposte trasformerà la chat standard in un modulo di domande e risposte.
Quando un partecipante fa una domanda, riceverai una notifica. Clic Risposta , digita una risposta, quindi premi accedere . Questo mostrerà la domanda e la risposta a tutti.
Al termine, fare clic su Interrompi domande e risposte , quindi vai a Salva come se vuoi avere una registrazione della sessione.
7. Presenta con PowerPoint
Puoi condividere lo schermo in Skype for Business, ma a volte potresti voler solo mostrare una presentazione. L'integrazione con PowerPoint consente questo.
Apri la tua presentazione in PowerPoint, vai su Presentazione scheda e fare clic Presentare online > Skype for Business . Hai la possibilità di inviarlo a una riunione già in corso o di creare una nuova riunione.
Puoi fare la stessa cosa in altre applicazioni di Office. Per farlo, vai su File > Condividi > Presenta online . Una volta qui, assicurati Skype per le aziende è selezionato nel menu a discesa, quindi fare clic su Regalo .
Quando stai presentando in Skype for Business, vedrai le icone necessarie sullo schermo per controllare il contenuto, come le frecce per spostarti tra le diapositive di PowerPoint. Clic Smetti di presentare in qualsiasi momento per interrompere la condivisione del file con tutti.
8. Trasferimento su cellulare
Se ti sei mai trovato nel bel mezzo di una chiamata Skype for Business e hai bisogno di lasciare il computer, puoi semplicemente trasferire la chiamata sul tuo cellulare.
Per configurarlo, vai su Impostazioni > Strumenti > Opzioni > Telefoni > Cellulare... Inserisci il tuo Numero di telefono (includi qualsiasi codice paese/regione) e fai clic su ok .
Ora, durante una chiamata Skype for Business, fai clic su Controlli di chiamata pulsante e quindi fare clic su Trasferimento . Ora seleziona Il mio cellulare e clicca Trasferimento .
Riceverai una chiamata sul tuo cellulare che ti collegherà automaticamente alla chiamata Skype for Business.
La cosa grandiosa di questo è che non hai bisogno dell'applicazione Skype for Business installata sul tuo telefono. Tuttavia, non è possibile trasferire la richiamata dal telefono a Skype for Business.
9. Disinstallare Skype for Business
Se lavori all'interno di un'organizzazione che usa Skype for Business e utilizzi un computer o un laptop aziendale, potresti non essere in grado di disinstallare Skype for Business. Il tuo reparto IT potrebbe aver bloccato la possibilità di farlo. Inoltre, probabilmente non è saggio disinstallare uno strumento che piace alla tua organizzazione.
Se hai Skype for Business sul tuo sistema personale, è diverso. premere Tasto Windows + I per aprire Impostazioni e fare clic su App . Ricerca Skype per le aziende , fai clic su di esso, quindi fai clic su Disinstalla .
Se non lo vedi in questo elenco, significa che fa parte del tuo pacchetto Office e non può essere disinstallato senza disinstallare l'intera suite Office.
In alternativa, apri Skype for Business e fai clic su icona dell'ingranaggio delle impostazioni . Dal riquadro di sinistra fare clic su Personale . Deselezionare Avvia automaticamente l'app quando eseguo l'accesso su Windows .
Ora non devi più vederlo e puoi dimenticare che è installato.
Organizza le tue riunioni come un professionista
Con tutti questi suggerimenti alle spalle, ora puoi ospitare le tue riunioni come un professionista. I tuoi colleghi saranno impressionati dalla tua efficiente organizzazione delle riunioni, dalla facilità con cui condividi i contenuti e da quanto è bello quando crei quel sondaggio.
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Ora che hai la tecnologia sotto controllo, dovresti vedere anche il nostro articolo su come sopravvivere alle riunioni di lavoro . E se lavori da casa, dai un'occhiata alle nostre risorse per il lavoro a distanza .
Crediti immagine: Robert Kneschke/Shutterstock
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Joe è nato con una tastiera in mano e ha iniziato subito a scrivere di tecnologia. Ha un BA (Hons) in Business e ora è uno scrittore freelance a tempo pieno che si diverte a rendere la tecnologia semplice per tutti.
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