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Non inviare mai e-mail costruite male. Non solo strutture terribili confondono il messaggio, ma danno ai destinatari un'impressione negativa della tua etica del lavoro e della tua professionalità. Buone capacità di comunicazione sono fondamentali in qualsiasi settore.
Per evitare errori, correggi le tue bozze. Correggi queste cattive pratiche e gli errori comunemente trascurati che rendono le e-mail non professionali.
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1. Righe oggetto contenenti spam
Gli esperti di marketing pensano che le righe dell'oggetto delle vendite aumentare i tassi di apertura della posta elettronica ; sfortunatamente, danno risultati opposti. I destinatari tendono a ignorare le e-mail eccessivamente promozionali. A meno che non ti conoscano già, non hanno l'obbligo di controllare il tuo messaggio.
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Invece di essere commerciale, sii coinvolgente. Comporre linee tematiche che attirano l'attenzione composto da parole descrittive e stimolanti. Stuzzica la curiosità dei tuoi lettori. Puoi utilizzare domande e proposte a risposta aperta, assicurati solo che siano pertinenti al tuo messaggio. In caso contrario, i destinatari potrebbero bloccarti per aver abusato di soggetti clickbait.
2. Barzellette e osservazioni spiritose
Pensaci due volte prima di inserire battute nelle tue e-mail di lavoro. Sebbene condividere una risata possa aiutarti a costruire un rapporto in alcuni casi, spesso fa più male che bene. Le barzellette sono difficili da trasmettere via e-mail. Anche i giochi di parole spensierati potrebbero essere interpretati come sarcastici o offensivi se il lettore ti fraintende.
Come regola generale, salta le battute. Invece, esplora altri modi per alleggerire l'atmosfera, ad esempio condividendo una storia personale o discutendo di un interesse comune. Essere disponibili e amichevoli non richiede gag.
3. Emoji e segni di punteggiatura eccessivi
Al giorno d'oggi, più fornitori di cassette postali ospitano emoji. Piattaforme come Outlook e Gmail ti consentono persino di inserire emoji nelle righe dell'oggetto.
Sebbene divertenti e creativi, non appartengono alle e-mail di lavoro. Le persone percepiscono gli emoji in modo diverso. Ad esempio, mentre potresti usare l'emoticon della faccia che ride per esprimere gioia, altri potrebbero vederlo come sarcasmo. Le emoticon non sempre trasmettono il messaggio desiderato.
Inoltre, i loschi venditori amano le emoticon. Se li utilizzi frequentemente, i destinatari potrebbero associarti ad attacchi di phishing, newsletter di vendita e annunci eccessivamente promozionali.
4. Errori di battitura ed errori grammaticali
Gli errori di battitura non cambiano l'intento. Anche se sbagli a scrivere ogni parola nella tua e-mail, i lettori lo capiranno comunque attraverso indizi di contesto. Errori grammaticali avanzati potrebbero causare confusione, ma il testo non sarà incomprensibile.
Questo significa che puoi trascurare gli errori di battitura? Sicuramente no! Sebbene gli errori di ortografia e grammatica non confondano il tuo messaggio, sembrano trascurati. Che tu stia proponendo a un potenziale cliente o aggiornando un collega, avrai difficoltà a guadagnare la sua fiducia con una scrittura non professionale.
L'approccio migliore consiste nell'esaminare le bozze prima di inviarle. Esegui il tuo testo attraverso a correttore ortografico affidabile , elimina la confusione non necessaria, regola il tono di conseguenza e scambia parole complesse con parole più semplici. Ripeti questi passaggi tutte le volte che è necessario.
5. Paragrafi lunghi
Fai attenzione quando copi e incolli bozze di email da Google Docs o Microsoft Word. Gli elaboratori di testi hanno impostazioni predefinite diverse. Non puoi aspettarti che le tue e-mail abbiano l'aspetto di quando le stavi scrivendo. Si adatteranno allo stile del carattere, alla dimensione del testo e alla spaziatura del programma corrente.
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Come best practice, copia e incolla senza formattare premendo Ctrl/Comando + Maiusc + V invece di solo Ctrl/Cmd + V. In questo modo vengono cancellate le precedenti modifiche al formato. E per evitare lunghi blocchi di testo, mantieni ogni paragrafo in due o tre frasi.
6. Informazioni eccessive
Spiegazioni estese sono utili, ma devi cronometrarle correttamente. Non limitarti a stabilire fatti casuali. I lettori probabilmente abbandoneranno la tua e-mail se li sovraccarichi di informazioni fin dall'inizio.
Condividi solo ciò di cui i lettori hanno bisogno. Quando spieghi argomenti complessi, allega documenti di ricerca pertinenti, pianifica consultazioni virtuali e soddisfa tutte le domande che ti vengono incontro.
7. Dichiarazioni generiche di chiusura
Le dichiarazioni di chiusura generiche sono lontane. Ti fanno sembrare poco professionale, inoltre indeboliscono la conclusione della tua email. Avrai meno possibilità di chiudere con successo. Quando finisci le email, usa un modo più diretto e conciso alternativa a 'Non vedo l'ora di sentirti' .
Sono già abusati. I lettori li hanno già visti centinaia di volte: non lasceranno un impatto positivo. Invece di usare linee generiche, usa un forte invito all'azione. Dì ai tuoi lettori le loro opzioni e guidali ad agire sulla tua email.
8. Allegati non necessari
Gli allegati e-mail semplificano la condivisione delle informazioni. Invece di sovraccaricare i lettori con messaggi lunghi e non richiesti, indirizzali a risorse pertinenti. In questo modo si risparmia tempo per tutte le parti coinvolte.
Detto questo, dovresti anche evitare di inviare file in blocco. Gli utenti sono generalmente scettici sull'apertura degli allegati perché potrebbero diffondere malware. L'invio tramite e-mail di più file solleva anche problemi di sicurezza.
Se devi inviare più documenti contemporaneamente, utilizza uno strumento di condivisione file come Dropbox. Carica i file sulla tua piattaforma preferita, imposta le necessarie restrizioni sulla privacy, quindi invia il link di accesso via email.
9. Formati “creativi”.
Evita di giocare con caratteri audaci. Puoi sottolineare, scrivere in corsivo o in grassetto il testo per dare enfasi, ma utilizza lo stile, il colore e la dimensione del carattere predefiniti.
I caratteri tipografici 'creativi' producono vantaggi trascurabili in un ambiente professionale. Distraggono i lettori dalla tua email. Invece di capire l'intento del messaggio, le loro menti si concentreranno sui diversi colori e stili che hai usato.
Inoltre, i formati strani ti fanno sembrare impreciso. I fornitori di servizi di posta inviano persino e-mail contenenti disegni e colori oltraggiosi direttamente nelle cartelle spam.
Utilizza modelli di creatività solo se sono in linea con il tuo brand. Ad esempio, l'esempio seguente mostra come una piattaforma di incontro virtuale chiamata Gather ne condivide le caratteristiche senza comprometterne la professionalità.
10. Motivi poco chiari
Le chiacchiere potrebbero aiutare ad alleggerire le riunioni imbarazzanti, ma raramente si adattano alle e-mail di lavoro. Smettila di girare intorno al cespuglio. La maggior parte delle persone farà clic se trova il tuo messaggio noioso e confuso.
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Per far capire il tuo punto di vista, usa un linguaggio chiaro e conciso. L'introduzione dovrebbe essere breve e attirare l'attenzione, mentre il corpo deve affrontare l'argomento in questione. Spiegazioni vaghe alla fine porteranno a e-mail di follow-up che fanno perdere tempo.