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Molti professionisti del marketing digitale e proprietari di attività online devono rispondere allo stesso tipo di e-mail più volte al giorno. Il processo può essere sia travolgente che dispendioso in termini di tempo.
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In tali situazioni, i modelli di risposta possono tornare utili. Alcuni filtri in Gmail ti aiuteranno anche a essere più efficiente con lo spam.
In questo articolo, ti mostreremo come utilizzare i modelli di risposta e i filtri Gmail per combattere efficacemente lo spam.
Cosa sono i modelli Gmail e come puoi usarli?
Puoi salvare le email prescritte sul tuo account e riutilizzarle invece di scriverle da zero. Puoi salvare 50 diversi modelli di risposta contemporaneamente con un account Gmail. Quindi, la creazione di alcuni modelli generici per il pubblico di destinazione rende la comunicazione e-mail più produttiva.
Se hai stabilito un'autorità all'interno di una nicchia specifica, potresti ricevere centinaia di e-mail da persone che chiedono di scrivere post per gli ospiti. Puoi creare un modello e utilizzarlo invece di rispondere a ciascuna email una per una.
Per lo scenario sopra, creiamo un modello di email che dica alle persone che non accetti i post degli ospiti. Prima di creare un modello di risposta, abilita le impostazioni del modello in Gmail.
1. Accedi al tuo account Gmail.
2. Vai a Impostazioni > Vedi tutte le impostazioni .
3. In Schede avanzate , scorri verso il basso fino a Modelli sezione.
4. Abilita Modelli .
5. Fare clic su Salvare le modifiche .
Dopo aver abilitato le impostazioni del modello, il passaggio successivo consiste nel creare e salvare il modello di risposta.
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Come creare un modello di risposta
Segui i passaggi seguenti per creare un modello di risposta.
1. Apri il tuo account Gmail.
2. Fare clic su Comporre per scrivere un Nuovo Messaggio.
3. Spiega la tua politica sulla non accettazione dei post degli ospiti nell'e-mail. (Rendilo generale, quindi si applica a chiunque chieda un guest post in qualsiasi nicchia o categoria)
4. Quando la tua risposta è pronta, fai clic su tre punti in basso a destra nella casella di posta elettronica di composizione.
5. Vai a Modelli > Salva bozza come modello > Salva come nuovo modello .
6. Salvare il modello dopo aver immesso il nome nel popup. (Scegli un nome descrittivo qui, poiché il modello utilizzerà lo stesso nome dell'oggetto dell'e-mail).
Ecco come confermare che un modello è stato creato correttamente.
- Clicca sul Comporre ancora.
- Seleziona il tre punti in basso a destra.
- Vai a modelli .
Qui troverai un elenco dei tuoi modelli salvati nel tuo account Gmail. Il modello verrà copiato in componi email casella dopo aver fatto clic su di essa.
Se devi rispondere manualmente a centinaia di e-mail, il processo richiederà comunque molto tempo, anche se hai creato un modello di e-mail. È qui che l'utilizzo di filtri per creare risposte automatiche è utile.
Puoi creare un filtro che metta le email contenenti parole specifiche nella cartella spam, come 'post ospite', 'backlink' e 'accetta articolo'. Utilizzando questo filtro, puoi anche impostare risposte automatiche per tali e-mail di spam.
Vediamo come puoi farlo.
Utilizzo di un modello per creare un filtro di risposta automatico
- Apri lo stesso account Gmail con il modello di risposta.
- Clicca sul icona dell'ingranaggio per le impostazioni nell'angolo in alto a destra.
- Vai a Tutte le impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati .
4. Fare clic su Crea un nuovo filtro . (Puoi anche importare un filtro esistente salvato nel tuo sistema in formato .xml)
Puoi filtrare le email in base a un indirizzo email, riga dell'oggetto e contenere o escludere determinate parole o dimensioni. Il criterio di filtro più adatto per non accettare i guest post sarà quello di includere alcune parole strettamente correlate all'argomento. Aggiungiamo qualche parola al Includi le parole opzione per il filtro.
5. Dopo aver specificato i criteri, fare clic su Crea filtro .
Qui dovrai decidere cosa intendi fare con l'e-mail contenente un messaggio che corrisponde esattamente ai tuoi criteri.
6. Controllare Salta la Posta in arrivo (archiviala) box in modo che queste e-mail non ingombrano la tua casella di posta.
7. Inoltre, controlla il Invia modello casella e selezionare lo stesso modello di risposta, Messaggio ospite non consentito .
8. Fare clic su Crea filtro dopo aver selezionato le caselle.
Ora vedrai il filtro appena creato nell'elenco dei filtri. In futuro, le email che contengono le parole 'post ospite, post ospite, backlink, accetta l'articolo, scrivi per un blog, scrivi sul sito web' non raggiungeranno più la tua casella di posta.
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Inoltre, invierà il modello di risposta al mittente in risposta alla sua email. Pertanto, né la tua casella di posta sarà ingombra, né il mittente dovrà attendere la tua risposta.
Ottimizza il filtro per non perdere le email importanti
Dopo aver impostato il filtro, tieni d'occhio le e-mail archiviate per assicurarti che le e-mail relative all'attività non vengano filtrate.
Potresti filtrare un'email che contiene la parola accetta post, ma potrebbe essere un'offerta promozionale che ti manca a causa del filtro. Puoi evitare questo scenario includendo alcune parole come marchio, offerta o promozione nel tuo filtro Gmail.
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Crea filtri indipendenti dove necessario
Puoi esportare il filtro di risposta appena creato e quindi importarlo nel nuovo account Gmail se disponi di più siti Web con e-mail di contatto diverse. Tuttavia, dovrai abilitare e creare un modello di risposta separatamente per quell'email.
L'opzione migliore per creare filtri se prevedi di utilizzare il modello di risposta sarebbe crearli da zero.
Non far sapere agli utenti che le risposte sono automatizzate
Non menzionare che è una risposta automatica nella tua email. Evitando questo, le persone non inganneranno il filtro Gmail saltando o digitando parole di destinazione sbagliate, quindi la loro email ti raggiungerà invece di andare nello spam.
Inoltre, è una buona idea controllare regolarmente la posta in arrivo e rispondere alle e-mail che potrebbero essere utili per te.
Controllo dello spam con i filtri e i modelli di risposta di Gmail
Con il filtro Gmail e il modello di risposta generale, puoi rispondere alle e-mail di spam senza doverle scorrere. Risparmierai tempo ed energia in questo modo. Dovresti anche provare le estensioni del browser Gmail che migliorano la tua comunicazione e-mail oltre ai filtri Gmail.
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Shan Abdul è un laureato in ingegneria meccanica. Dopo aver completato la sua formazione, ha iniziato la sua carriera come scrittore freelance. Scrive sull'utilizzo di diversi strumenti e software per aiutare le persone a essere più produttive come studenti o professionisti. Nel suo tempo libero, ama guardare i video di Youtube sulla produttività.
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