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Microsoft Word è ricco di così tante funzionalità che puoi produrre praticamente tutto ciò che vuoi con esso. Ma queste funzionalità non sempre si traducono nel tipo di design di documenti bello, di alta qualità e professionale che ci si potrebbe aspettare.
Una cosa è sapere tutto su Microsoft Word, tutte le sue complessità, stranezze e funzioni: è un'altra cosa sapere cosa rende un grande documento. Qui ti mostreremo come formattare un documento di Word per renderlo professionale.
1. Mantienilo semplice, meno è meglio
Vuoi sapere come rendere bello un documento di Word? Mantieni le cose semplici e approfitta del caratteristiche nascoste che Microsoft Word Viene con. Se ricordi una cosa di questo articolo, lascia che sia questa e sarai in grado di prendere le giuste decisioni di design in futuro!
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Quando si scrive un documento, il contenuto dovrebbe essere l'obiettivo principale. Esistono linee guida per la formattazione dei documenti per rendere quel contenuto più facile da leggere e digerire. Elimina la tentazione di introdurre elementi accattivanti che servono solo a distrarre. Massimizza gli spazi bianchi. Mantieni la tua formulazione stretta e rivedi eventuali frasi o paragrafi prolissi. Regole semplici e minimali nel complesso.
2. Scegli un carattere adatto al contesto
La tua prima grande decisione di design dovrebbe essere quale carattere tipografico utilizzerai. La conoscenza tradizionale dice che grazie i caratteri sono più facili da leggere nei documenti stampati, mentre sans-serif i caratteri sono migliori per gli occhi se letti su uno schermo digitale.
Buoni esempi di caratteri serif includono Garamond, Georgia, Hoefler Text e Palatino, mentre buoni esempi di caratteri sans-serif includono Arial, Gill Sans, Helvetica e Lucida Sans.
Salta Comic Sans se vuoi evitare uno degli errori più comuni di progettazione delle presentazioni. E qualunque cosa tu finisca per usare, attieniti allo stesso carattere tipografico in tutto il documento. Se lo desideri, puoi utilizzare un carattere diverso per le intestazioni.
3. Usa dimensione e colore del carattere standard
Non puoi imparare a formattare un documento Word in modo che abbia un aspetto professionale senza prestare attenzione all'aspetto del testo. I documenti aziendali e accademici generalmente utilizzano Dimensioni dei caratteri a 12 punti , che producono i paragrafi più leggibili se usati in combinazione con le linee guida discusse di seguito per le dimensioni della pagina, i margini e l'interlinea.
Alcuni rapporti densi di informazioni possono a volte scendere a una dimensione del carattere di 10 punti, ma mai inferiore a quella.
In generale, è meglio tieni le mani lontane da tutto ciò che riguarda i colori , soprattutto per i documenti stampati. Dovrai pagare di più per l'inchiostro a colori e non verrà trasferito se il documento viene mai copiato. Per i documenti digitali, riserva il testo colorato per avvisi critici e simili. Preferisco enfatizzare usando grassetto e corsivo testo.
4. Usa dimensioni pagina e margini standard
Quasi tutti i documenti d'ufficio vengono stampati per standard 8½ 'x 11' pagine, noto come formato US Letter (noto anche come A4 altrove, che è 210 mm x 297 mm). Questa è l'unica dimensione garantita disponibile indipendentemente dalla stampante utilizzata.
Per quanto riguarda i margini, la maggior parte dei manuali di stile e delle guide di stile richiedono a margine di 1' su tutti i lati della pagina, che produce la migliore leggibilità per le lunghezze delle righe e consente annotazioni scritte se necessario. Tuttavia, se il documento verrà rilegato in un raccoglitore, potresti voler aumentare i margini laterali per 1½ ' per accogliere gli anelli.
5. Allinea i paragrafi a sinistra
Potresti essere tentato di usare l'allineamento giustificato perché è quello che viene usato nei giornali, nei romanzi e in alcuni libri di testo, ma è la scelta sbagliata per i documenti d'ufficio e accademici. Perché è importante rendere formale un documento? Senza formalità, il tuo documento diventa illeggibile.
Quello che vuoi è allineamento a sinistra per il testo . Ciò produce frastagliature sul lato destro dei paragrafi, ma mantiene la spaziatura delle lettere come previsto da qualsiasi tipo di carattere stai utilizzando, e ciò significa una leggibilità ottimale. Altrimenti, potresti finire con fiumi tipografici , che distraggono estremamente e sembrano semplicemente brutti.
6. Rientra le prime righe dei paragrafi
I paragrafi non dovrebbero avere spazi aggiuntivi tra loro e le prime righe dei paragrafi dovrebbero essere rientrato per far risaltare ogni paragrafo . L'unica eccezione è per i paragrafi che seguono direttamente un'intestazione di sezione, che può essere lasciata senza rientri perché il contesto circostante chiarisce che si tratta di un paragrafo a sé stante.
Una regola generale è quella di rendere la dimensione del rientro uguale alla dimensione del carattere. Assicurati di utilizzare le funzionalità di stile del paragrafo di Word per gestire i rientri piuttosto che usare il tab chiave!
7. Posiziona le immagini tra i paragrafi
Potrebbe essere corretto inserire immagini all'interno di un paragrafo e consentire al testo circostante di fluire attorno ad esso, e se la tua organizzazione lo preferisce in questo modo, vai avanti e fallo. Ma in generale, può danneggiare la leggibilità, specialmente nei report basati sui dati.
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L'opzione più sicura, in particolare per grafici, grafici e tabelle, è quella di metti le immagini tra i paragrafi e tenerli allineati al centro. In questo modo, le tue immagini non gareggeranno mai per l'attenzione con il testo circostante. Aiuta anche le didascalie a distinguersi.
8. Scegli l'interlinea appropriata al contesto
La scelta giusta per l'interlinea (lo spazio bianco che separa una riga di testo dalla riga di testo successiva) dipende in realtà dal tipo di documento che stai scrivendo.
Articoli accademici dovrebbe prima seguire qualsiasi guida di stile accademico in atto, quindi preferire la doppia spaziatura se non esiste una guida di stile. Documenti aziendali e d'ufficio tendono ad essere a interlinea singola per ridurre al minimo il numero di pagine necessario durante la stampa, ma i documenti digitali possono essere più facili da leggere se distanziati tra il 120 e il 150 percento.
9. Suddividi il testo con intestazioni ed elenchi
Più lungo è il documento, più importanti diventano le intestazioni. Preferiresti leggere un rapporto di 20 pagine che non è altro che un muro di testo da un capo all'altro? O un rapporto di 30 pagine organizzato in sezioni, sottosezioni e titoli appropriati? Preferisco sempre quest'ultimo.
Le liste sono utili anche per rompere muri di testo e attirare l'attenzione su punti importanti. Utilizzo elenchi numerati quando si contano una serie di elementi (ad esempio 'i cinque attributi di un imprenditore di successo') o quando si forniscono istruzioni dettagliate. Altrimenti, elenchi puntati stanno bene. Assicurati solo di evitare un uso eccessivo degli elenchi, che riduce la leggibilità dal design del tuo documento Word.
Questo è particolarmente importante quando si tratta di usare Word per formattare una sceneggiatura .
10. Sezioni separate con interruzioni
Quando vuoi imparare a dare un aspetto professionale al tuo report, devi familiarizzare con le interruzioni di sezione. In Microsoft Word, interruzioni di sezione consentono di differenziare determinate pagine con modifiche di orientamento, colonne, intestazioni, piè di pagina, numeri di pagina e altro. Le interruzioni di sezione sono disponibili in quattro forme:
- Pagina successiva: Inizia la sezione successiva nella pagina seguente.
- Continuo: Inizia la sezione successiva nella pagina corrente.
- Pagina pari: Inizia la sezione successiva nella pagina pari successiva.
- Pagina dispari: Inizia la sezione successiva nella pagina pari successiva.
Se il tuo documento è abbastanza grande da richiedere capitoli, questo è il modo migliore per formattarli in modo pulito. Ogni capitolo dovrebbe essere creato con un'interruzione di sezione 'Pagina successiva' o l'interruzione di sezione 'Pagina pari' o 'Pagina dispari' se lo metti in un raccoglitore. Abbiamo mostrato come rimuovere le interruzioni di pagina se necessario, anche.
Impara come formattare un documento di Word per sembrare professionale
A meno che la tua organizzazione o scuola non richieda un layout e un formato specifici, puoi saltare il duro lavoro di impostare il tuo modello e semplicemente scaricarne uno. Ciò consente di ottenere rapidamente un design del documento professionale.
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Emma è Senior Writer e Junior Editor per la sezione Creativa. Si è laureata in inglese e unisce il suo amore per la tecnologia alla scrittura.
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