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Tutti conoscono Clippy. Ma sei amico di Pilcrow? Se lo sei, allora ne sai di più su Microsoft Word rispetto alla maggior parte delle persone. Conosci le 'linee delle vedove'? Gli appunti estesi?
Ci sono molte funzionalità meno conosciute che dovresti conoscere se vuoi essere veramente abile con Microsoft Word . Ecco alcune importanti funzionalità di Microsoft Word che sono leggermente 'nascoste' ma possono semplificare il tuo lavoro.
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1. Sii libero dalle distrazioni
Gli scrittori vogliono la pace. Il disordine visivo delle funzionalità di MS Word ha dato origine a una legione di editor privi di distrazioni e pace indisturbata. Ma se ami Word, puoi usare una scorciatoia rapida per nascondere il disordine visivo della barra multifunzione. premere Ctrl + F1 per disattivare la visualizzazione della barra multifunzione.
Modificalo facendo clic su Opzione di visualizzazione del nastro e selezionando Nascondi automaticamente la barra multifunzione . Questa è la piccola freccia accanto al pulsante di riduzione a icona in alto.
Lettura senza distrazioni è una funzionalità più specializzata in Word dalla versione 2013 in poi. Tuttavia, era presente anche in Word 2010. Progettato per tablet abilitati al tocco, il Modalità di lettura funziona bene anche su un laptop di tutti i giorni. Accedi altrettanto rapidamente con un ALT + W-FA (Premere W e F contemporaneamente).
Facoltativamente, utilizzare i pulsanti predefiniti:
- (Nel menu della barra multifunzione) Visualizza > Modalità lettura .
- (Sulla barra di stato) Il Modalità di lettura pulsante a destra.
Tocca due volte con il dito o fai doppio clic con il mouse per ingrandire e fare in modo che grafici come tabelle, grafici e immagini riempiano lo schermo.
2. Riorganizza con la vista struttura
Delineare le tue idee principali e completare rapidamente la prima bozza è il consiglio infallibile per la produttività della scrittura. Se usato bene, il Vista struttura può aumentare la produttività con documenti di grandi dimensioni del 50%.
Vai a Visualizza > clicca il Contorno pulsante sulla barra multifunzione.
Vista struttura ti aiuta a mettere a punto l'organizzazione di documenti complessi riordinando i blocchi di testo e nove livelli di intestazioni. Vista struttura fa apparire una barra degli strumenti speciale chiamata delineando con controlli per promuovere o retrocedere il testo selezionato. Utilizzare i controlli per nascondere o visualizzare il testo selezionato.
- Vuoi arrivare a un punto specifico in un lungo documento? Passa alla visualizzazione struttura e passa a un livello di intestazione specifico.
- Vuoi redigere velocemente? Pianifica le sezioni principali in Vista struttura e poi passa agli altri layout per scrivere il corpo.
- Vuoi riorganizzare un report spostando enormi blocchi di testo? Trascina e rilascia un'intestazione per spostare non solo quell'intestazione ma tutti i sottolivelli sottostanti e il corpo del testo. Usa le frecce su-giù per lavorarli.
- Vuoi formattare rapidamente le intestazioni? Utilizza i titoli 1, 2 e 3 invece di modificare le dimensioni e utilizzare le maiuscole.
3. Usa Word come strumento di brainstorming rapido
Fare doppio clic ovunque e iniziare a digitare. Non devi preoccuparti di posizionare un cursore se non lo desideri. Questa è la MS Word più vicina alla scrittura freestyle. Fare clic e digitare esiste da Word 2002. La funzionalità funziona solo nella visualizzazione Layout di stampa o nella visualizzazione Layout Web.
Sebbene sia molto utile per inserire testo e grafica, puoi anche usarlo per il brainstorming improvvisato come forma libera strumento per mappe mentali .
4. Converti tabelle in grafici in 3 passaggi
Fai la tua scelta: una tabella ben formattata con molti dati O un grafico ben fatto che visualizza quei dati per te?
Essendo creature visive, spesso è un gioco da ragazzi optare per quest'ultimo. Word semplifica la conversione delle informazioni tabulari in un grafico. Quando non hai troppi dati tabulari, crea un grafico in Word invece di sovraccaricare con Excel. Seleziona la tabella con i dati e segui tre passaggi...
1. Fare clic su Inserire scheda sulla barra multifunzione.
2. Fare clic su Oggetto strumento all'interno del Testo gruppo e aprire il Finestra di dialogo Oggetto .
3. Dall'elenco di Tipi di oggetti , scegliere Grafico Microsoft Graph . Fare clic su OK.
Word visualizza i dati tabulari come un grafico a colonne ordinato. Modificare il foglio dati visualizzato.
Puoi anche formattare questo grafico con un tipo di grafico diverso. Fare doppio clic sul grafico. Fare clic con il pulsante destro del mouse nello spazio bianco all'interno del riquadro di delimitazione dell'elemento grafico e selezionare Tipo di grafico .
Puoi anche usa Microsoft Word per creare fantastici diagrammi di flusso con la funzione di forme.
5. Scrivi equazioni in Word
E tu pensi che solo Le formule di Excel sono fantastiche . L'Equation Editor è sempre stata una caratteristica importante di MS Word. Nelle ultime versioni di Word, è semplicemente noto come Equazione (Disponibile da Inserisci > Gruppo di simboli > Equazione ).
Scegliere Inserisci > Equazione > Inserisci nuova equazione .
Utilizzare il Barra degli strumenti delle equazioni per progettare le tue equazioni avanzate per matematica, fisica o chimica. Word ti offre molte equazioni ben note da inserire con un semplice clic.
6. Tieni 24 elementi negli Appunti
Gli appunti di Office possono contenere 24 elementi ed è interoperabile tra tutti i file di Office. Nel Casa scheda, fare clic sulla piccola freccia a discesa accanto ad Appunti per visualizzare il pannello a sinistra. Per la scorciatoia, premi Ctrl+C due volte per aprire il pannello Appunti.
Questa capacità di memorizzazione consente di tagliare e copiare più elementi e di spostarli ovunque all'interno del documento o tra i programmi Office aperti.
Usa gli appunti Opzioni per controllarne le funzioni. Ad esempio, puoi disabilitare il Mostra lo stato vicino alla barra delle applicazioni durante la copia che mostra il numero di elementi che hai copiato nell'angolo in basso a destra della finestra di Word. È attivo per impostazione predefinita.
7. Traduci le lingue in movimento
Microsoft Office utilizza Microsoft Translator per gestire tutte le traduzioni. Utilizzare il Tradurre caratteristica da Recensione scheda. Traduci una parola o una frase. Oppure traduci l'intero documento e visualizzalo in un documento Word separato.
Il Traduttore viene visualizzata la scheda sulla destra ed è possibile scegliere e modificare le lingue. Usa questa barra laterale per evidenziare ogni parola ed esplorarne il significato per intero.
8. Abbellisci i caratteri con la crenatura
Crenatura regola lo spazio tra due singole lettere per un migliore aspetto visivo. Quando si progetta un documento, ogni carattere tipografico richiede la propria crenatura specifica. La crenatura diventa importante quando si progetta con caratteri grandi su Word, ad es. una copertina dell'ebook.
Word ha la crenatura disattivata per impostazione predefinita e normalmente non è necessario preoccuparsene. Ma supponiamo che tu debba inviare un compito di cinque pagine. Risparmia fatica aumentando la larghezza tra le lettere invece di scrivere lanugine!
Fare clic sulla piccola freccia a comparsa su Rendere (sul Casa scheda). In alternativa: fare clic su Ctrl+D . Vai al Avanzate scheda. Seleziona la casella di controllo per Crenatura per i caratteri . Sperimenta inserendo una piccola dimensione in punti nella casella. Ricorda che alcuni caratteri tipografici e le dimensioni dei caratteri non stanno bene con la crenatura.
Se vuoi davvero migliorare con crenatura e caratteri, prova il Tipo di Kern gioco di cui abbiamo parlato in un precedente articolo su Font Games.
9. Ispeziona il tuo documento
Oggi, un'importante funzionalità di MS Word è la collaborazione, ma bisogna prestare attenzione anche alla sicurezza. Il Controllo documenti in Word ti aiuta a controllare il tuo documento per qualsiasi informazione che desideri mantenere privata.
Ogni volta che crei o addirittura modifichi un documento, alcune informazioni sull'utente vengono aggiunte automaticamente al file. L'Ispettore documento ti aiuta a cancellare questo tipo di informazioni prima di condividere un documento.
Per accedere a Controllo documento:
Vai a File > Informazioni > Ispeziona documento > Verifica problemi > Ispeziona documento .
Ispeziona il contenuto nascosto selezionando le caselle di controllo. Dopo l'ispezione, tutte le categorie con dati sensibili ottengono un punto esclamativo. Un pulsante Rimuovi tutto per ogni categoria rimuove i dati e finalizza il documento.
Supporto per l'ufficio ti guida passo passo su come utilizzare Controllo documento.
10. Approfitta dei vantaggi del testo nascosto
Oh si. Questa funzione è davvero nascosta. Il testo nascosto è un attributo di carattere non stampabile che ha la sua utilità. Nascondere il testo può essere utile in molte situazioni:
- Crea un semplice quiz nascondendo le risposte.
- Controlla il layout per alcuni lavori di stampa specifici inserendo testo nascosto.
- Stampa due versioni di un documento. In uno, nascondi porzioni di testo. Non è necessario creare due copie o eliminare qualsiasi parte del documento.
- Nascondi temporaneamente le informazioni riservate che non vuoi che gli altri vedano.
D'altro canto, abbiamo mostrato come aggiungere una filigrana in Word per il testo che le persone non possono rimuovere.
Nascondi o mostra testo
- Seleziona il testo che vuoi nascondere o il testo nascosto.
- Clic Home > Finestra di dialogo Carattere > Carattere > Seleziona o deseleziona Nascosto casella di controllo.
- Stampa testo nascosto: vai a File tab > Opzioni > Visualizza > Seleziona il Testo nascosto casella di controllo > Seleziona il Stampa testo nascosto casella di controllo > Fare clic su Ok .
I caratteri non stampabili sono 'segni di formattazione' che consentono all'utente di risolvere i problemi e mettere a punto il layout di un documento.
Ad esempio, le parole devono essere interlinee singole; i tuoi paragrafi devono essere spaziati con interruzioni di riga corrette; tutte le schede dovrebbero essere allineate; le celle della tabella devono essere formattate in modo ordinato; l'impaginazione deve scorrere, ecc.
Pilcrow, tab-markers, spazi, interruzioni di riga, interruzioni di pagina, ancoraggi di oggetti e testo nascosto sono solo alcuni degli elementi non stampabili utili per controllare il layout di un documento di Word. Puoi rimuovi le interruzioni di pagina quando necessario, o visualizzare i caratteri non stampabili tramite facendo clic sul pulsante Pilcrow sul Casa scheda. In alternativa, premere Ctrl + * .
Nota: In Word 2013 e versioni successive puoi anche espandere o comprimere parti di un documento per visualizzare selettivamente le informazioni.
Usa questi segreti di produttività in Word
Sapevi dell'annuale? Campionato Microsoft Office ? I partecipanti sono gli esperti nell'uso della suite --- e puoi scommettere che hanno trovato modi più veloci o più efficienti per utilizzare strumenti come Word per i loro lavori quotidiani. Probabilmente c'è un campione dentro di te.
Per approfondire, perché non dare un'occhiata? la scheda Sviluppatore nascosta sulla barra multifunzione di Word che aprirà più modi per usare Word. E se stai creando un documento professionale, assicurati di farlo conoscere le copertine .
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia gli screenshot brutti. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.
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