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Penso che sarai d'accordo con me quando dico:
È DAVVERO difficile aggiornare Microsoft Office ogni pochi anni.
Di solito è così che va sempre con il nuovo software e le funzionalità più intelligenti. Ma è una cosa diversa quando una persona su sette nel mondo usa Microsoft Office e così fa l'83% delle aziende Fortune 500. Sì, Microsoft Office 2016 è ora fuori nel bagliore. Ed è ora che tu consideri l'aggiornamento.
Ma ne hai bisogno?
Bene, puoi arrivare a quella decisione nei pochi minuti necessari per leggere i 13 motivi principali.
Il primo cambiamento che noterai all'istante
Colori differenti. In realtà.
Microsoft Office 2016 introduce Colorato che è il tema predefinito e ogni app ottiene un colore diverso. Microsoft Word è blu scuro, Excel è verde, PowerPoint è arancione, Outlook è azzurro e OneNote è viola. Ciò aiuta ad alleviare la monotonia biancastra delle versioni precedenti.
Come sempre, puoi cambiare il colore in uno qualsiasi tra le tre scelte da File > Account > Tema Office .
Suggerimento professionale: Se hai problemi di vista, il tema grigio scuro ad alto contrasto potrebbe salvare gli occhi.
Le etichette nelle schede della barra multifunzione ora sono in maiuscolo. Questi sono due piccoli cambiamenti e difficilmente uno che ti convincerà a passare all'ultima versione. Ma è bello fare un inizio piacevole prima di arrivare alle caratteristiche pesanti.
Ottieni di più con un po' di assistenza 'Dimmi'
Ricordi Clippy?
Per coloro che si sono sentiti persi tra le infinite opzioni di Microsoft Office, il Dimmi cosa vuoi fare è il cugino più intelligente di Clippy. Notare l'icona a forma di lampadina al centro della barra multifunzione. È l'intelligenza personificata: devi solo dirle cosa vuoi fare. Non cercare comandi o scavare nel file della Guida.
Digita ciò che vuoi fare nel programma Microsoft Office e il piccolo genio non solo ti mostrerà come farlo, come una funzione di aiuto, ma ti permetterà di farlo direttamente da qui.
Ad esempio: se vuoi regolare l'interlinea, ma non sai come farlo, digitalo nel campo piccolo. Le opzioni di interlinea vengono visualizzate in un batter d'occhio.
Questo caratteristica è disponibile in tutti i programmi di Microsoft Office 2016 tranne OneNote . Forse lo includeranno nel prossimo aggiornamento, ma per ora la funzione renderà più semplice la padronanza di Office e le attività più rapide. Anche se, non posso dire che sia tornato perfetto quando l'ho provato con gli oscuri comandi di Office.
Suggerimento professionale: Alt + Q è la nuova scorciatoia da tastiera che devi imparare ora.
Collabora e co-autore in tempo reale
Se la collaborazione non è in tempo reale, non è collaborazione nel vero senso della parola. La collaborazione non era in tempo reale in Microsoft Office 2013 (tramite OneDrive) e ne soffriva quando rispetto a Google Drive . L'anello mancante - co-authoring in tempo reale -- è ora la caratteristica principale di Microsoft Office 2016. Il flusso di lavoro del team è più produttivo poiché ora puoi vedere immediatamente cosa stanno facendo i membri del tuo team in un documento di Microsoft Word o in una presentazione di PowerPoint.
Notare il Condividere scheda all'estrema destra della barra multifunzione. Ti verrà chiesto di Salva su cloud . Puoi salvarlo in una cartella condivisa di OneDrive o in una posizione di SharePoint. Invita altri e concedi loro l'accesso per visualizzare il file o modificarlo. I membri del team possono anche aprire il documento in Office Online gratuito – non hanno bisogno della suite desktop Microsoft Office.
I coautori ricevono un invito via e-mail e non appena si uniscono, puoi vedere le loro immagini del profilo nel pannello Condividi accanto al documento. Con la digitazione in tempo reale, guarda su cosa stanno lavorando gli altri e visualizza le loro modifiche mentre si verificano. Microsoft Office blocca le modifiche in modo che tu non possa lavorare sulla stessa parte. Questa è una funzionalità minuscola, ma è sensata quando più persone stanno lavorando sullo stesso documento.
Inoltre, nota il cambiamento nell'icona Salva in alto a destra.
eccezione del servizio di sistema del codice di arresto di Windows
Microsoft Office conserva anche le versioni delle modifiche precedenti nella sezione Cronologia del menu File. Il blog di Microsoft Office spiega come condividere con un clic di un pulsante.
Suggerimento professionale: Con Microsoft Office 2016 puoi condividere un blocco appunti di OneNote con chi vuoi Aggiungi documenti, immagini, video, fogli di lavoro o e-mail e un taccuino può essere un contenitore con un clic per i progetti di gruppo.
Visualizza meglio i dati con i nuovi tipi di grafici
Microsoft Word, PowerPoint ed Excel ottengono nuovi tipi di grafici che aiutano a visualizzare i dati grezzi con diagrammi accurati in modi più facili. I dati si stanno spostando verso una narrazione più ricca e avrai bisogno di tutti gli strumenti di cui hai bisogno. I nuovi tipi di grafici includono Treemap, Waterfall, Pareto, Histogram, Box and Whisker e Sunburst.
Quanto sono utili? Molto.
Un'istanza: un grafico Treemap può essere utilizzato per visualizzare una visualizzazione di alto livello dei dati. Con la giusta codifica a colori, i tuoi occhi possono individuare i modelli e le differenze proporzionali tra i diversi set di dati. È possibile ottenere facilmente una vista dall'alto di grandi insiemi di dati, senza rimanere impantanati nei singoli elementi confusi. Ad esempio, confronta le densità di popolazione di tutti gli stati degli Stati Uniti.
Naturalmente, un grafico può essere buono solo quanto i dati che rappresenta. Ma con le molteplici opzioni di creazione di grafici ora disponibili, Microsoft Office 2016 ti offre più modi per lavorare con i dati. In precedenza, un componente aggiuntivo aggiuntivo avrebbe svolto una funzione simile.
Visita il blog di Office per ulteriori informazioni sui moderni tipi di grafici.
Suggerimento professionale: In Excel 2016, usa il Analisi rapida pulsante (menu contestuale del tasto destro) per visualizzare un'anteprima del grafico consigliato secondo i tuoi dati.
Scrivi a mano le equazioni più velocemente con le equazioni a penna
Ora lavorare con le equazioni matematiche è più semplice in Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Vai a Inserisci > Equazione > Equazione inchiostro . Per i dispositivi abilitati al tocco, puoi usare il dito o uno stilo tattile per scrivere equazioni matematiche a mano. Puoi anche usare il mouse nel Scrivi scatola. Il software Microsoft Office lo converte in testo.
Suggerimento professionale: L'editor di equazioni ha un Selezionare e Corretta opzione se Microsoft Office non riconosce i simboli. Disegna un riquadro attorno al simbolo e scegli una delle alternative fornite.
Vai a Ricerca intelligente per ulteriori informazioni
Evidenzia un termine e usa la ricerca intelligente basata su Bing in Microsoft Office 2016 (Approfondimenti) per ottenere risultati di ricerca dal Web. Sul lato destro delle app si apre una barra laterale con i risultati di ricerca di vari siti Web come Wikipedia. Puoi trascinare e rilasciare le informazioni nel tuo ambiente di creazione.
Suggerimento professionale: In Microsoft Excel, seleziona una cella con una formula e usa Ricerca intelligente per comprenderne la funzione con la descrizione che Bing mostra.
Nuove funzionalità nelle app di Microsoft Office che fanno la differenza
Ci sono alcune funzionalità specifiche esclusive delle app della suite Microsoft. Ecco il breve sguardo.
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Microsoft Excel 2016
Power Query diventa nativo
Query di potenza è uno strumento di business intelligence disponibile come componente aggiuntivo in Microsoft Excel 2013 e 2010. Funziona anche solo con PowerPivot in Microsoft Excel Professional Plus. Con l'arrivo di Query in Microsoft Excel 2016, i due ostacoli sono stati rimossi. Query di accesso da Barra multifunzione > Dati > Ottieni e trasforma > Nuova query .
Con i miglioramenti del raggruppamento temporale nella tabella pivot, Microsoft Excel 2016 è ora di gran lunga superiore a qualsiasi alternativa gratuita di Excel per le attività di business intelligence. Gavin ti presenta un breve tutorial su come utilizzare le tabelle pivot per l'analisi dei dati.
Migliore previsione dei dati delle serie temporali
Dalle previsioni lineari disponibili nelle versioni precedenti, Microsoft Excel 2016 ottiene un pulsante con un clic per la previsione esponenziale di una serie di dati. Vai a Barra multifunzione > Dati > Foglio previsioni .
Il livellamento esponenziale dei dati potrebbe essere migliore per approssimare le tendenze rispetto alla regressione lineare.
Fantastiche visualizzazioni geospaziali con 3D Power Maps
Lo strumento Power Map ora si chiama 3D Maps ed è integrato in Microsoft Excel 2016. Usalo come strumento di business intelligence avanzato visualizzando tutti i dati geospaziali che hai già portato in Excel con Power Query e combinato con PowerPivot.
Microsoft PowerPoint 2016
Registra il tuo schermo con PowerPoint
Registra senza problemi qualsiasi processo sullo schermo con un nuovo strumento di screencasting in PowerPoint. Vai a Barra multifunzione > Inserisci > Registrazione schermo . Cattura la parte del tuo schermo con l'audio e inseriscila direttamente nella tua presentazione con un solo clic.
Puoi stilizzarlo con i numerosi preset di stile video. Ritaglia il video alla dimensione che desideri. PowerPoint ti consente anche di salvare il file video sul desktop per utilizzarlo al di fuori della suite.
Condividi meglio con la risoluzione dei conflitti
Questa è una caratteristica precisa che ti aiuta a evitare conflitti osservando le modifiche apportate da ciascun collaboratore, grazie a un confronto visivo fianco a fianco. Scegli la diapositiva con le modifiche che desideri mantenere.
Microsoft Outlook 2016
Leggi prima le email importanti
Una funzione di gestione intelligente della posta impara il comportamento della tua casella di posta e rimuove i messaggi a bassa priorità in una cartella speciale chiamata Ingombrare . Puoi anche ordinarli manualmente e rivederli in seguito. Ingombrare necessita di un abbonamento a Office 365 per funzionare con Office 2016.
File allegato più veloce
Il flusso di lavoro della posta elettronica viene accelerato quando l'allegato dei file funziona. Microsoft Outlook 2016 semplifica l'allegato di file aperti di recente dal menu.
Puoi anche impostare i permessi dei file sui file allegati. Condividili come Solo visualizzazione o consenti modifiche in modo che i destinatari possano collaborare su file cloud condivisi su OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint. Per impostazione predefinita, i destinatari dispongono delle autorizzazioni per la modifica.
Il miglior motivo per aggiornare: lavorare ovunque e in qualsiasi momento
Microsoft ha apportato modifiche intelligenti e sottili con Office 2016 . Non è un restyling radicale rispetto alla versione precedente. Per gli utenti occasionali, le versioni precedenti funzioneranno bene come prima perché un acquisto autonomo della suite desktop potrebbe essere una spesa inutile.
Quando tu Lavorare in gruppo quindi l'aggiornamento a Office 2016 ha più senso.
Da strumento di produttività individuale, Office 2016 ha piantato un piede solido nell'arena del cloud e della collaborazione. La condivisione e la creazione condivisa di documenti più semplici potrebbero da sole cambiare la tua idea di produttività. La creazione condivisa è ora una funzionalità delle app desktop: le app Microsoft Office collegate, Office Online e Office 365 lo trasformano in un hub di produttività in movimento.
Per i team, l'offerta migliore potrebbe essere un abbonamento a Office 365 che ti offre il pacchetto desktop, mobile e cloud. Ma devi essere pronto per cloud e dispositivi mobili per sfruttare i nuovi miglioramenti. Con il modello di abbonamento, beneficerai degli aggiornamenti automatici futuri che arriveranno. Ci sono molti aggiornamenti da aspettarsi.
Nuovi aggiornamenti come GigJam [URL interrotto rimosso] potrebbero essere rilasciati nel prossimo futuro. Poi, ci sono alcune altre funzionalità che non ho trattato come Gruppi di Outlook disponibile con un account aziendale o dell'istituto di istruzione di Office 365. Oppure Skype for Business, utile per le chat di gruppo.
Hai bisogno di aiuto con Office su una piattaforma diversa? Consulta la nostra guida su come installare e utilizzare Microsoft Office su Linux .
Crediti immagine: guardando in alto di EDHAR tramite Shutterstock
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia gli screenshot brutti. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.
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