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Le formule di Microsoft Excel possono fare quasi tutto. In questo articolo imparerai quanto possono essere potenti le formule di Microsoft Excel e la formattazione condizionale, con tre utili esempi.
Conoscere Microsoft Excel
Abbiamo coperto una serie di modi diversi per fare un uso migliore di Excel, come dove trovare fantastici modelli Excel scaricabili , e come utilizzare Excel come strumento di gestione dei progetti .
Gran parte della potenza di Excel si trova dietro le formule e le regole di Excel che ti aiutano a manipolare dati e informazioni automaticamente, indipendentemente dai dati che inserisci nel foglio di calcolo.
Esaminiamo come è possibile utilizzare formule e altri strumenti per utilizzare al meglio Microsoft Excel.
Formattazione condizionale con formule di Excel
Uno degli strumenti che le persone non usano abbastanza spesso è la formattazione condizionale. Con l'uso di formule, regole o solo alcune semplici impostazioni di Excel, puoi trasformare un foglio di calcolo in un dashboard automatizzato.
Per accedere alla formattazione condizionale, fai semplicemente clic su Casa scheda e fare clic su Formattazione condizionale icona della barra degli strumenti.
In Formattazione condizionale, ci sono molte opzioni. La maggior parte di questi va oltre lo scopo di questo particolare articolo, ma la maggior parte riguarda l'evidenziazione, la colorazione o l'ombreggiatura delle celle in base ai dati all'interno di quella cella.
Questo è probabilmente l'uso più comune della formattazione condizionale: cose come trasformare una cella in rosso usando formule di minore o maggiore di. Ulteriori informazioni su come utilizzare le istruzioni IF in Excel.
Uno degli strumenti di formattazione condizionale meno utilizzati è il Set di icone opzione, che offre un ottimo set di icone che puoi utilizzare per trasformare una cella di dati di Excel in un'icona di visualizzazione del dashboard.
Quando fai clic su Gestisci le regole , ti porterà al Gestore delle regole di formattazione condizionale .
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A seconda dei dati che hai selezionato prima di scegliere il set di icone, vedrai la cella indicata nella finestra Manager con il set di icone che hai appena scelto.
Quando fai clic su Modifica regola , vedrai la finestra di dialogo in cui avviene la magia.
Qui è dove puoi creare la formula logica e le equazioni che visualizzeranno l'icona del dashboard che desideri.
Questo dashboard di esempio mostrerà il tempo trascorso in diverse attività rispetto al tempo preventivato. Se superi la metà del budget, verrà visualizzata una luce gialla. Se sei completamente fuori budget, diventerà rosso.
Come puoi vedere, questa dashboard mostra che il budget del tempo non ha esito positivo.
Quasi la metà del tempo viene speso ben oltre gli importi preventivati.
È ora di rifocalizzare e gestire al meglio il tuo tempo!
1. Utilizzo della funzione VLookup
Se desideri utilizzare funzioni di Microsoft Excel più avanzate, eccone un paio da provare.
Probabilmente hai familiarità con la funzione VLookup, che ti consente di cercare in un elenco un particolare elemento in una colonna e restituire i dati da una colonna diversa nella stessa riga di quell'elemento.
Sfortunatamente, la funzione richiede che l'elemento che stai cercando nell'elenco sia nella colonna di sinistra e che i dati che stai cercando siano a destra, ma cosa succede se vengono scambiati?
Nell'esempio seguente, cosa devo fare se voglio trovare l'attività che ho eseguito il 25/06/2018 dai seguenti dati?
In questo caso, stai cercando tra i valori a destra e vuoi restituire il valore corrispondente a sinistra.
Se leggi i forum di utenti professionisti di Microsoft Excel, troverai molte persone che affermano che ciò non è possibile con VLookup. Devi usare una combinazione di funzioni Index e Match per farlo. Non è del tutto vero.
Puoi far funzionare VLookup in questo modo annidando una funzione SCEGLI al suo interno. In questo caso, la formula di Excel sarebbe simile a questa:
'=VLOOKUP(DATE(2018,6,25),CHOOSE({1,2},E2:E8,A2:A8),2,0)'Questa funzione significa che si desidera trovare la data 25/06/2013 nell'elenco di ricerca e quindi restituire il valore corrispondente dall'indice della colonna.
In questo caso, noterai che l'indice della colonna è '2', ma come puoi vedere, la colonna nella tabella sopra è in realtà 1, giusto?
È vero, ma quello che stai facendo con il ' SCEGLIERE ' la funzione sta manipolando i due campi.
Stai assegnando numeri di 'indice' di riferimento a intervalli di dati, assegnando le date all'indice numero 1 e le attività all'indice numero 2.
Quindi, quando digiti '2' nella funzione VLookup, in realtà ti riferisci al numero di indice 2 nella funzione SCEGLI. Bello, vero?
Il VLookup ora utilizza il Data colonna e restituisce i dati dal Compito colonna, anche se Task è a sinistra.
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Ora che conosci questo piccolo bocconcino, immagina cos'altro puoi fare!
Se stai cercando di eseguire altre attività di ricerca dati avanzate, dai un'occhiata a questo articolo su trovare dati in Excel utilizzando le funzioni di ricerca .
2. Formula nidificata per analizzare le stringhe
Ecco un'altra pazza formula di Excel per te! Potrebbero verificarsi casi in cui si importano dati in Microsoft Excel da una fonte esterna costituita da una stringa di dati delimitati.
Una volta inseriti i dati, si desidera analizzare i dati nei singoli componenti. Ecco un esempio di nome, indirizzo e numero di telefono delimitato da ';' carattere.
Ecco come puoi analizzare queste informazioni usando una formula di Excel (vedi se riesci a seguire mentalmente questa follia):
Per il primo campo, per estrarre l'elemento più a sinistra (il nome della persona), utilizzeresti semplicemente una funzione LEFT nella formula.
'=LEFT(A2,FIND(';',A2,1)-1)'Ecco come funziona questa logica:
- Cerca la stringa di testo da A2
- Trova il ';' simbolo delimitatore
- Sottrae uno per la posizione corretta della fine di quella sezione di archi
- Afferra il testo più a sinistra fino a quel punto
In questo caso, il testo più a sinistra è 'Ryan'. Missione compiuta.
3. Formula nidificata in Excel
Ma per quanto riguarda le altre sezioni?
Potrebbero esserci modi più semplici per farlo, ma dal momento che vogliamo provare a creare la formula di Excel nidificata più pazza possibile (che funziona davvero), utilizzeremo un approccio unico.
Per estrarre le parti a destra, è necessario nidificare più funzioni RIGHT per afferrare la sezione di testo fino a quel primo ';' simbolo ed eseguire nuovamente la funzione SINISTRA su di esso. Ecco come appare per estrarre la parte del numero civico dell'indirizzo.
'=LEFT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),1)-1)'Sembra pazzesco, ma non è difficile da mettere insieme. Tutto quello che ho fatto è stato prendere questa funzione:
RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))E l'ho inserito in ogni posto della SINISTRA funzione sopra dove c'è un 'A2'.
Questo estrae correttamente la seconda sezione della stringa.
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Ogni sezione successiva della stringa richiede la creazione di un altro nido. Ora tutto ciò che devi fare è prendere il ' GIUSTO ' equazione che hai creato nell'ultima sezione e incollala in una nuova formula DESTRA con la precedente formula DESTRA incollata in essa dove vedi 'A2'. Ecco come appare.
(RIGHT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),LEN((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))-FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))))Quindi, devi prendere QUELLA formula e inserirla nella formula SINISTRA originale ovunque ci sia un 'A2'.
La formula finale sbalorditiva assomiglia a questa:
'=LEFT((RIGHT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),LEN((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))-FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2)))))),FIND(';',(RIGHT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),LEN((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))-FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2)))))),1)-1)'Quella formula estrae correttamente 'Portland, ME 04076' dalla stringa originale.
Per estrarre la sezione successiva, ripeti il processo di cui sopra.
Le tue formule di Excel possono diventare davvero squilibrate, ma tutto ciò che stai facendo è tagliare e incollare formule lunghe in se stesse, creando lunghi nidi che funzionano ancora.
Sì, questo soddisfa il requisito per 'pazzo'. Ma siamo onesti, c'è un modo molto più semplice per ottenere la stessa cosa con una funzione.
Basta selezionare la colonna con i dati delimitati, quindi sotto il Dati voce di menu, selezionare Testo in colonne .
Verrà visualizzata una finestra in cui è possibile dividere la stringa in base a qualsiasi delimitatore desiderato. Basta inserire ' ; ' e vedrai che l'anteprima dei dati selezionati cambia di conseguenza.
In un paio di clic, puoi fare la stessa cosa di quella folle formula sopra ... ma dov'è il divertimento in questo?
Impazzire con le formule di Microsoft Excel
Così il gioco è fatto. Le formule di cui sopra dimostrano quanto una persona possa essere esagerata quando crea formule di Microsoft Excel per svolgere determinate attività.
A volte quelle formule di Excel non sono in realtà il modo più semplice (o migliore) per realizzare le cose. La maggior parte dei programmatori ti dirà di mantenerlo semplice, e questo è vero con le formule di Excel come lo è con qualsiasi altra cosa.
Se vuoi davvero fare sul serio con l'utilizzo di Excel, ti consigliamo di leggere la nostra guida per principianti all'utilizzo di Microsoft Excel. Ha tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare ad aumentare la tua produttività con Excel. Successivamente, assicurati di consultare il nostro cheat sheet delle funzioni essenziali di Excel per ulteriori indicazioni.
Credito immagine: kues/Depositphotos
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Ryan ha una laurea in ingegneria elettrica. Ha lavorato 13 anni nell'ingegneria dell'automazione, 5 anni nell'IT e ora è un ingegnere delle app. Ex caporedattore di MakeUseOf, ha parlato a conferenze nazionali sulla visualizzazione dei dati ed è apparso su TV e radio nazionali.
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