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All'inizio del 2018, Google ha migrato tutti gli utenti alla sua versione più recente di Google Calendar. Come parte di questa migrazione, Google Task è stato integrato in modo più completo con il calendario stesso.
Molte persone utilizzano già app da fare esterne per mantenere sincronizzate le proprie attività con Google, ma tenere traccia di più app può diventare fastidioso. Invece, perché non provare la potente combinazione interna di un elenco di attività di Google con Google Calendar? Potrebbe potenzialmente sostituire qualsiasi altra app da fare che potresti utilizzare.
In questo articolo, ti mostreremo come.
Passaggio 1: visualizzazione delle attività di Google Calendar
Se non hai ancora personalizzato il tuo calendario delle attività su Google, la visualizzazione predefinita sarà molto semplice. Forse anche un po' noioso.
Tuttavia, questa facciata noiosa può essere estremamente ingannevole. L'abilitazione di Google Task in Google Calendar aggiungerà all'app un alto livello di funzionalità che altrimenti non ti aspetteresti.
Ora, capiamo perché alcune persone potrebbero non credere in questa funzionalità. L'app Google Tasks era una delle peggiori applicazioni da fare online. Per integrare funzionalità più utili, in realtà dovevi installare componenti aggiuntivi del browser come GTask .
Tuttavia, la versione più recente di Google Task è molto più utile. Per utilizzarlo insieme a Google Calendar, abilita il widget Google Tasks espandendo il I miei calendari sezione nell'angolo in basso a sinistra del browser desktop.
Spunta la casella che dice Compiti :
Quindi, vai sul lato destro del tuo Google Calendar e fai clic sull'icona di Google Task, visualizzata qui in rosso:
Quando fai clic su di esso, Google attraccherà Google Task sul lato destro di Google Calendar. Una volta che Tasks è abilitato, sei pronto per aggiungere Tasks al calendario stesso.
Passaggio 2: come creare un elenco di cose da fare di Google
Un sacco di potere da questa combinazione di Google Calendar deriva dal modo in cui organizzi la tua lista di cose da fare all'interno di Google Tasks.
Se non hai letto come combinare le app obiettivo con le app attività , ti consigliamo di dedicare un po' di tempo a farlo ora. Ti aiuterà a creare e organizzare la tua lista.
Fatto ciò, raccogli l'elenco degli obiettivi che desideri raggiungere, insieme all'elenco associato delle attività necessarie per completarli. Quindi, fare clic su Compiti menu a discesa nella parte superiore della barra delle attività.
Lì vedrai una selezione di elenchi creati in precedenza. Vedrai anche il pulsante Crea nuova lista .
Questi elenchi saranno i tuoi controlli dall'alto in basso in Google Calendar. Puoi fare clic su Crea nuova lista ---che ti consentirà di creare un nuovo elenco di attività per obiettivi di alto livello---oppure puoi fare clic su uno dei tuoi aiutanti organizzativi precedentemente creati.
La scelta per quale usare dipende da te.
All'interno di ogni elenco, ci sarà un punto in cui puoi creare un'attività da fare di Google. Per creare una nuova attività, fare clic su + Aggiungi un'attività . Iniziare a digitare.
L'importanza delle attività secondarie
All'interno di ogni singola attività, ci sarà anche la possibilità di creare sottoattività. Le attività secondarie vengono aggiunte come attività regolari all'interno di ciascuna di queste attività principali.
Dopo aver fatto clic su un'attività, è possibile elencare tutti i passaggi da eseguire per raggiungere tale obiettivo. Con Google Task, il processo di elenco delle attività secondarie è semplice.
premi il Modificare icona accanto all'attività principale per aprire il Aggiungi attività secondarie opzione. Fare clic su di esso, quindi digitare ciascuna sottoattività nella casella.
Fatto ciò, premi accedere per inserire il testo e passare alla sottoattività successiva. Puoi vedere il mio processo e come appare, qui in rosso:
È importante assegnare a ciascuna attività secondaria nell'elenco delle attività di Google Calendar una data di scadenza realistica. Ricorda, caricherai tutti i tuoi obiettivi nel calendario stesso. Quindi, prendere in considerazione tutto ciò che stai pianificando ti aiuterà a mantenere gestibili quelle date.
Se provi ad aggiungere una data di scadenza a una sottoattività, noterai che non puoi aggiungerne una quando la crei per la prima volta. Devi tornare al livello dell'elenco principale e aggiungere da lì.
Una volta tornato al livello dell'elenco principale, fai clic su un'attività per tornare alle attività secondarie. Aggiungi la data di scadenza alla sottoattività facendo clic su Modifica i dettagli icona accanto ad essa:
Dopodiché, vedrai che l'opzione della data di scadenza è stata aggiunta alla pagina dell'attività secondaria.
Quando fai clic su Aggiungi data , Google ti fornirà un calendario pop-up in cui puoi scegliere un giorno specifico in cui mostrare la scadenza dell'attività.
Più suggerimenti
- Se usi qualche altra app da fare come Todoist o RicordaIlLatte , ti consigliamo di seguire la stessa procedura per trasferire manualmente queste attività.
- Utilizzando le stesse tecniche sopra elencate, Google Task e Google Calendar possono fare tutto ciò che queste app possono fare, e altro ancora.
Un'altra cosa importante da considerare quando si aggiungono scadenze è che si dovrebbe utilizzare una data di inizio effettiva per quando si desidera iniziare a lavorare sulle attività principali. La maggior parte delle app inserirà la tua attività nell'elenco delle cose da fare prioritarie in base a quando sono dovute.
La cosa bella dell'integrazione di Google Tasks, tuttavia, è che disporrà queste informazioni in ordine cronologico pulito sul tuo calendario.
Passaggio 3: come utilizzare Google Task all'interno di Google Calendar
Quando abiliti Compiti nel menu di navigazione, aggiungerà la data di scadenza di ogni attività al calendario di Google Task. Se non c'è un orario specifico durante il giorno in cui questa attività è prevista, vedrai la tua attività elencata nella parte superiore di ogni giorno in cui hai una scadenza:
Questo display visivo è davvero utile per individuare i giorni della settimana in cui sei sovraccarico. Per evitare ciò, ti consigliamo di dare un'occhiata alle tue prossime attività all'inizio di ogni settimana. Prova a spostare le cose quando necessario per livellare il tuo carico di lavoro.
Puoi farlo facendo clic su uno qualsiasi degli elementi dell'attività nel tuo calendario, quindi facendo clic su Modificare icona per modificare la data di scadenza.
Dopo aver modificato la data di scadenza, Google Calendar sposta automaticamente l'attività in un nuovo punto del calendario. Molte app non hanno questa capacità di spostare facilmente le attività al volo, e questo è il secondo vantaggio dell'utilizzo di Google Calendar con Google Task.
Senza di esso, può essere difficile visualizzare il carico di lavoro.
Un altro modo rapido per modificare la data di scadenza di un'attività è fare clic e trascinarla in un altro punto del calendario:
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Passaggio 4: non programmare eccessivamente te stesso con l'app Google Task
Per prendere l'abitudine di utilizzare Google Calendar, dovresti dargli un'occhiata ogni mattina. Ricontrolla le tue scadenze e blocca del tempo aggiuntivo durante il giorno in cui prevedi di lavorare alle tue attività Google.
Pianificando la tua giornata al mattino, ti concedi una maggiore flessibilità per l'intero programma. In questo modo, se accade qualcosa di imprevisto e devi spostare le attività in un secondo momento, non è necessario rielaborare l'intera pianificazione per farlo.
Qualunque sia la frequenza scelta, controllando il calendario giornalmente o settimanalmente, segue questa revisione regolare l'importante regola 80/20 della gestione del tempo .
Infine, è importante affermare che con molte app, l'elenco delle attività quotidiane è strutturato in un formato basato su testo. Un elenco potrebbe essere ingannevole nel modo in cui stai strutturando il tuo carico di lavoro.
Con l'approccio visivo di Google Calendar, tuttavia, vedrai rapidamente se hai effettivamente abbastanza ore durante la giornata per ottenere ciò che desideri.
Più suggerimenti
- Includere la data di scadenza finale nella nota dell'attività. In questo modo sai fino a che punto puoi spingere le attività se non le esegui subito.
- Prendi in considerazione l'utilizzo del batch di attività quando pianifichi ogni giorno.
- Cerca di mantenere un sano equilibrio tra le attività per obiettivi a breve termine e obiettivi a lungo termine.
- Per le attività di Google che si ripetono in modo simile a un allenamento mattutino, crea un'attività ripetuta che si aggiornerà automaticamente per giorni specifici della settimana.
- Le attività di Google Calendar per Android e iOS possono essere regolate sul telefono, a condizione che sia installata l'app Google Calendar.
Utilizzare Google Task e Google Calendar per suggerimenti sulla gestione del tempo
L'utilizzo di Google Task con Google Calendar ti tiene di fronte agli obiettivi più importanti ogni giorno. Se non sei soddisfatto di questa combinazione, tuttavia, nessun problema. Potresti avere altre app di produttività tra cui scegliere, anche se ti consigliamo di dare una possibilità a Google Tasks.
Tuttavia, avere un'ottima strategia di pianificazione è solo il primo passo. C'è molto di più che serve per assicurarti di essere concentrato sulle cose più importanti.
Se stai cercando altre fantastiche idee per rimanere produttivo, dai un'occhiata ai nostri trucchi per la produttività sulla vita di Reddit che funzionano davvero.
In alternativa, se non sei convinto dell'offerta di Google, ecco le migliori app semplici da fare.
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Shianne ha una laurea in Design e un background in podcasting. Ora lavora come Senior Writer e Illustrator 2D. Si occupa di tecnologia creativa, intrattenimento e produttività per MakeUseOf.
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