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Sebbene la maggior parte degli utenti di PC dichiarerebbe di essere abile nel software Office come Parola ed Excel, le ulteriori portate del pacchetto sono forse un po' più scoraggianti. Accesso e pezzi simili di software di database possono essere un software particolarmente ostile per iniziare, ma rappresentano una sfida molto minore se sai cosa stai facendo.
Questa guida ti guiderà attraverso i passaggi di base per creare il tuo database, popolarlo con le informazioni e utilizzare le query per accedervi a colpo d'occhio. Una volta compresi i fondamenti, sarai sulla buona strada per la vera padronanza di Access.
Crea un database
All'apertura di Access, ti verrà presentata una serie di diverse opzioni e modelli. Selezionare Database desktop vuoto per iniziare, e scegli un nome di file e una posizione sul tuo disco rigido in cui salvarlo. Creerò un database dei libri che possiedo, ma questi stessi concetti potrebbero essere usati per una mailing list, la tua rubrica o un numero qualsiasi di altri scopi.
La prima colonna del mio database conterrà il titolo di ogni libro, quindi userò il Fai clic per aggiungere pulsante per stabilire che questo è un Testo breve ingresso: dovresti scegliere qualsiasi tipo di ingresso si adatti al tuo progetto. Successivamente, rinomina l'intestazione della colonna in qualcosa di appropriato. A questo punto vale anche la pena rinominare la tua prima tabella dalla 'Tabella1' predefinita.
Fai lo stesso per tutte le diverse colonne che stai cercando di includere. Nel mio caso, quella era un'altra voce di testo breve per il nome dell'autore, una cella Numero per l'anno di uscita e una casella di controllo Sì/No per stabilire se il libro in questione fosse o meno un'edizione rilegata. Ho anche impostato un campo Data aggiunta, che automatizzeremo tra poco. Se hai bisogno di modificare qualsiasi tipo di dati dopo la creazione, vai su Campi scheda sulla barra multifunzione, evidenziare la colonna desiderata e modificarla tramite il Tipo di dati menu a discesa.
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Ora passa a Vista disegno utilizzando l'icona nell'angolo in basso a destra dello schermo. Per automatizzare un timestamp, scegli il nome del campo desiderato, seleziona il formato della data tramite il menu a discesa e inserisci =Ora() nel Valore predefinito campo sottostante. Questo riempirà automaticamente la cella con la data in cui la voce è stata aggiunta ogni volta che un nuovo elemento viene inserito nel database. Lo stesso metodo può essere utilizzato per stabilire altri valori predefiniti, che si tratti di una voce di testo standard o di una formula come questa .
Stabilire una chiave primaria
Se stai creando un database destinato a crescere e crescere, una chiave primaria è vitale, ma è una buona abitudine da prendere anche se lavori su scala ridotta. Può sorgere confusione quando due elementi condividono lo stesso nome, ma una chiave primaria garantisce che sia sempre disponibile un altro identificatore univoco.
Access 2013 crea un campo ID per impostazione predefinita, che poi popola automaticamente con un identificatore numerico. Tuttavia, puoi specificare una chiave primaria diversa se ne senti la necessità. Per fare ciò, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del campo desiderato in Visualizzazione struttura e selezionare Chiave primaria. Tuttavia, questa deve essere una voce davvero unica per garantire che le cose funzionino come dovrebbero.
Aggiunta di dati con i moduli
Se stai cercando di inserire molti dati nel tuo documento di Access, è vale la pena creare un modulo . Per prima cosa, vai a Creare scheda nella barra multifunzione e fare clic su Modulo . Creerà un layout predefinito per te, che puoi quindi modificare trascinando i singoli componenti nella posizione appropriata.
Per testare il tuo modulo, usa l'opzione Visualizza sul lato sinistro della barra multifunzione per passare a Vista modulo . Qui sarai in grado di aggiungere una voce popolando i vari campi: fallo ora per assicurarti che tutto funzioni come previsto. Per controllare i tuoi progressi, torna alla tabella dal modulo e seleziona Vista foglio dati . Se la tua prima voce viene visualizzata come previsto, torna al tuo modulo e salva il tuo lavoro.
Altri metodi di inserimento dei dati
Un modulo è un buon modo per standardizzare l'immissione di dati, specialmente se più di un utente utilizzerà il database. Tuttavia, non è l'unico modo per popolare un file in Access. Il metodo più semplice consiste nell'aggiungere semplicemente le voci manualmente mentre si è in Visualizzazione foglio dati.
In alternativa, puoi importare un file che contiene dati preesistenti. Access 2013 fornisce supporto per diversi tipi di file, inclusi fogli di calcolo Excel , file CSV, documenti XML e HTML. Per importare dati da un'origine, scegli la scheda Dati esterni dalla barra multifunzione e scegli il tipo di file desiderato. Access ti guiderà attraverso i passaggi necessari per importarlo nel tuo database.
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Vale la pena notare che Access fa una distinzione tra l'importazione e il collegamento dei dati. Il primo è il metodo corretto se i dati non cambieranno, ma il secondo consente l'aggiornamento continuo di un documento separato, che riflette queste modifiche in Access. A seconda delle tue esigenze, questo potrebbe farti risparmiare tempo.
Utilizzo delle query
Una volta che il tuo database è sufficientemente popolato, è il momento di iniziare a raccogliere i vantaggi di avere una grande quantità di informazioni organizzate. Le query sono un metodo semplice ma potente per ordinare il database in modo rapido ed efficiente. Per illustrare il loro utilizzo, ecco una semplice query che cercherà nel mio database i libri di un determinato intervallo di tempo.
Per creare una nuova query, vai a Creare scheda nella barra multifunzione e selezionare Procedura guidata query , quindi scegli Procedura guidata query semplice . Seleziona la tabella desiderata e i campi che ti interessano: nel mio caso, questo è l'anno di rilascio e il titolo, quindi so quale voce sto guardando.
Nella schermata successiva, decidi se vuoi vedere la vista Dettagli con ogni campo di ogni record o solo un Riepilogo. Quindi, seleziona Fine per terminare il processo. Ti verranno presentati i dati che hai selezionato e puoi utilizzare il menu a discesa nell'intestazione della colonna per ridurre ulteriormente le cose. Sto cercando libri scritti negli anni '70, quindi farò clic sul menu a discesa Anno di uscita, quindi accedo a Filtri numerici > Tra .
Ho quindi impostato un limite superiore e inferiore per i miei dati e mi è stato presentato un elenco dei libri pubblicati tra il 1970 e il 1980. Lo stesso metodo può ovviamente essere utilizzato per abbinare stringhe di testo, caselle da spuntare o qualsiasi altro tipo di informazione che tu potrebbe essere entrato nel tuo database.
Hai qualche consiglio per iniziare con Access? Stai lottando con un aspetto particolare della creazione di database e hai bisogno di aiuto? Fateci sapere i vostri consigli e problemi nella sezione commenti qui sotto.
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Scrittore inglese attualmente residente negli Stati Uniti. Trovami su Twitter tramite @radjonze.
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