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O dovresti usare entrambi? Microsoft Access ed Excel dispongono entrambi di filtraggio, confronto e interrogazione dei dati, ma quale programma è adatto alle tue esigenze di lavoro e come puoi ottenere il meglio da entrambi i mondi?
Capire a cosa serve ogni strumento
La tabella sopra dovrebbe fornire uno schema dei principali confronti tra l'utilizzo di Microsoft Access o Excel per i requisiti dei dati. In un mondo ideale, tutti noi usiamo Microsoft Excel e Access in modo intercambiabile, uno per i suoi calcoli matematici avanzati e i confronti statistici, l'altro per la sua capacità di organizzare e visualizzare zattere di dati in modo strutturato.
Domande chiave prima della tua scelta
Dovresti porti queste domande chiave prima di imbarcarti con un pezzo di software rispetto all'altro:
- Come vuoi organizzare i tuoi dati?
- Ripetitivo? Duplicazione?
- Monitoraggio delle azioni/gestione degli eventi?
- Stai archiviando e gestendo o archiviando e analizzando?
- Quanti dati hai?
- Testo?
- Numerico?
- È necessaria la formattazione per l'output condivisibile?
Excel è per l'analisi dei dati
Excel eccelle nei dati numerici, nella sua memorizzazione e nelle numerose permutazioni di analisi di cui potresti aver bisogno per scoprire modelli, tendenze o nomi errati nei tuoi dati. La curva di apprendimento per Excel è piuttosto breve, in quanto può sembrare estremamente scoraggiante all'inizio, ma presto piegherai le tabelle pivot per il tuo uso personale in pochissimo tempo.
per cosa usano kik?
Arrivano le ultime versioni assolutamente pieno di modelli , comode scorciatoie e una GUI molto amichevole, ma ci sono delle considerazioni da fare. Excel è uno strumento eccezionale quando si utilizzano pochi fogli di calcolo alla volta, ma quando si inizia ad aumentare le dimensioni del database, ad esempio con un set di dati governativo, Excel inizia a scricchiolare sotto lo sforzo.
Mantenere un enorme foglio di calcolo Excel con migliaia, se non decine di migliaia di voci diventa sempre più difficile e man mano che i dati si evolvono, la necessità di aggiornare le formule, gli intervalli di riepilogo e le macro può portare alla visualizzazione di errori nei dati.
Risorse Excel
Ecco alcune eccellenti risorse online, tutorial e modelli per darti il sopravvento quando fai i conti con Excel:
- Impara Excel senza spendere un centesimo - elenco di riferimento per i tutorial di Excel, che copre letteralmente tutto ciò di cui hai bisogno attraverso uno dei link
- Modelli per Excel - il Microsoft Office negozio per modelli Excel. Excel 2013 ha un elenco esteso quando apri il software: dagli un'occhiata per ulteriori opzioni!
- Chandoo.org - tonnellate di informazioni gratuite che coprono tutti i livelli di apprendimento
- MrExcel - simile a Chandoo, ha migliaia di video pratici e tutorial
- Youtube: Howcast Tech - grande serie introduttiva, verso alcuni strumenti Excel intermedi
Chandoo, MrExcel e la serie YouTube di Howcast Tech sono particolarmente buoni, ognuno dei quali fornisce tutorial eccezionali che coprono praticamente tutti gli strumenti che potresti incontrare in Excel, risorse brillanti per umili principianti fino agli esperti di Excel tra di noi.
Accedi a Excel nella gestione dei dati
Microsoft Access è una bestia leggermente diversa da Excel. Laddove Microsoft Excel si concentra su sequenze di dati numeriche, potenzialmente una tantum, Access fornisce una soluzione di archiviazione per le informazioni che possono essere richiamate e referenziate in più posizioni. lo ammetto la curva di apprendimento per Access è problematico in alcuni punti, ma una volta apprese le basi del software, troverai quelle abilità relativamente intercambiabili con quasi tutti i software di database.
Forse la più grande differenza tra Microsoft Access ed Excel è il metodo per la conservazione dei record. I record di Microsoft Access possono essere modificati gratuitamente in qualsiasi momento. L'immagine sopra mostra Microsoft Access (in alto) ed Excel (in basso) per il confronto. Nota, quando si utilizza Microsoft Access a ogni singolo record viene assegnato un numero ID specifico, la prima colonna, per consentire di ordinare, filtrare e interrogare l'intero database. E il tuo database è proprio questo: un archivio digitale di informazioni. L'aggiunta di ulteriori informazioni, la modifica, la rimozione, il filtraggio e l'interrogazione non hanno alcun impatto sul record esistente, né sulle formule, sugli intervalli di riepilogo, sulle tabelle e sui rapporti già impostati. Quando si utilizza un enorme set di dati in Excel, esiste la possibilità che l'esecuzione di una qualsiasi delle attività di cui sopra possa interrompersi qualcosa, da qualche parte.
Un passo oltre Excel
Microsoft Access fa un passo avanti rispetto a Excel in termini di pura memorizzazione dei dati, con strumenti interni specifici per garantire la qualità dei dati:
- Utilizza elenchi di ricerca e regole di convalida per i singoli campi a livello di tabella
- I moduli possono aggiungere regole aggiuntive alla tabella di accesso durante l'immissione dei dati
- Reattivo alla selezione dell'utente e agli eventi predefiniti
- Integrità referenziale tra le tabelle costantemente mantenuta da Microsoft Access, assicurandoti che tutti i tuoi dati abbiano un senso, quasi sempre
Anche le aggregazioni di enormi database sono relativamente semplici in Microsoft Access. Le query e i filtri possono essere eseguiti indipendentemente dalla modalità di archiviazione con Microsoft Access che fornisce potenti soluzioni di analisi dei dati, ma nessuna tabella pivot!
Risorse di Microsoft Access
Simile alle nostre offerte di Microsoft Excel, ecco alcune fantastiche risorse online, tutorial e modelli per darti il sopravvento quando fai i conti con Access:
- Facile accesso con i modelli: tutorial ufficiale di MS Office per utilizzare i modelli di Access per velocizzare il tuo lavoro
- Introduzione ai modelli di Access 2010 - un'introduzione alla selezione e all'implementazione dei modelli di accesso
- GCF Impara gratis - Tutorial in 14 parti che spazia dall'immissione dei dati alla presentazione dei dati e molto altro
- Accesso a tutto - assolutamente massiccio elenco di domande di accesso e tutorial
- Baycon Group [URL interrotto rimosso] - tutorial approfonditi che vanno dall'inserimento dei dati alle tabelle di query avanzate
E il vincitore è...
Nessuno dei due!
Oh, che scappatoia, scusa... ma spero di aver illustrato ogni parte del software in modo che la tua prossima decisione di archiviazione/analisi dei dati sia più semplice. Puoi importare i dati di Microsoft Access in Excel e viceversa in diversi modi, espandendo all'infinito il potenziale di entrambi i software. Le soluzioni fornite da Microsoft Access ed Excel forniscono uno spettro di tecniche di gestione dei dati che si evolvono insieme ai nostri requisiti di dati.
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La barra in alto illustra le opzioni di importazione ed esportazione disponibili tramite Microsoft Access > Dati esterni scheda. Il secondo mostra opzioni di esportazione simili tramite Excel> Dati scheda. Entrambe le schede di dati forniscono agli utenti un'ampia funzionalità incrociata che consente il meglio di entrambi i mondi: calcoli matematici, formattazione e tabelle supremi, insieme a un'eccellente gestione dei dati, analisi e reportage.
I lettori attenti noteranno la mancanza di una scheda di esportazione Excel.>CTRL+C o CMD+C!
Capire cosa può fare ogni strumento per te e per i tuoi dati può fare una differenza enorme, quindi usa entrambi a tuo vantaggio leggendo e guardando alcuni tutorial per acquisire un'esperienza pratica con questi potenti strumenti di dati.
Ci siamo persi qualcosa? Quali sono le tue alternative preferite a Microsoft Access ed Excel? Fatecelo sapere qui sotto!
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Gavin è l'editor junior per Windows e la spiegazione della tecnologia, un collaboratore regolare del podcast Really Useful e un revisore regolare del prodotto. Ha una laurea (Hons) in scrittura contemporanea con pratiche di arte digitale saccheggiata dalle colline del Devon, oltre a oltre un decennio di esperienza di scrittura professionale. Ama abbondanti quantità di tè, giochi da tavolo e calcio.
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