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Tutti a volte fanno schifo. Per quanto ci proviamo, nessuno è perfetto. Quando commetti un errore che ferisce qualcun altro, è giusto chiedere scusa.
Anche se spesso dovrai scusarti di persona, a volte potresti preferire o dover dire che ti dispiace via e-mail. Diamo un'occhiata a come scusarti professionalmente in un'e-mail per aiutarti a trarre il meglio da questa situazione.
I tre ingredienti di una corretta e-mail di scuse
Credito immagine: sandphin/ Flickr
Sebbene non esista uno schema universale, uno standard generalmente accettato per le scuse include tre parti:
- Riconoscere che hai sbagliato qualcosa.
- Provare rimorso per le tue azioni e il tuo essere empatico per capire come hanno ferito l'altra persona.
- Restituzione , dove fai la situazione giusta.
Esamineremo ciascuno di questi tre elementi mentre spieghiamo come chiedere scusa in un'e-mail.
Come aprire la tua email di scuse
Prima di iniziare a creare le vere scuse, devi rivolgerti alla persona a cui stai scrivendo. Questo varierà notevolmente a seconda del tuo rapporto con la persona.
Supponiamo che tu abbia commesso un errore in una situazione professionale e quindi devi inviare un'e-mail di scuse al tuo capo. Ad esempio, diremo che non sei riuscito a completare un'attività critica in tempo, il che ha ritardato il progetto per tutti gli altri.
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In questo caso, un saluto appropriato sarebbe 'Caro [Nome],'. Se ti stai scusando con un amico, qualcosa come 'Ciao [Nome]' o 'Ciao [Nome]' sarebbe più adatto.
Non dimenticare nemmeno l'oggetto dell'e-mail di scuse. Dopo aver offeso qualcuno, potrebbe non essere felice di ricevere un'e-mail da te.
Mettere qualcosa come 'Per favore accetta le mie scuse' o 'Sono sinceramente dispiaciuto' nella riga dell'oggetto è un buon modo per chiarire fin dall'inizio a cosa serve il tuo messaggio. Non cercare di fare il furbo usando gli acronimi di posta elettronica; mantienilo semplice in modo che sappiano cosa contiene il tuo messaggio.
Riconoscere il tuo errore
Credito immagine: stevanovicigor/ Depositphotos
Ora che hai terminato l'apertura, è il momento della prima parte vitale delle scuse. Qui è necessario identificare chiaramente il problema che si è verificato. Riconosci ciò che hai fatto; non cercare di deviare la colpa su qualcun altro o trovare scuse per quello che è successo.
Ecco un esempio di cosa non fare nella tua email di scuse:
Anche se so di aver mancato una scadenza importante, non è davvero colpa mia. Stavo lavorando con Paul a questo progetto e lui ha sprecato troppo del mio tempo facendomi una serie di domande non correlate. Anche il mio computer si è bloccato durante la settimana e l'IT non è stato ancora in grado di guardarlo. Quindi non è tutto a causa mia.
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Anche se quanto sopra è tutto vero, non è una buona scusa. Questa parte deve riconoscere la tua responsabilità nell'errore.
Qualcosa del genere è molto meglio:
Mi rendo conto di aver mancato una scadenza cruciale. Questo progetto è stato molto importante per il nostro dipartimento e hai avuto fiducia in me per completarlo in modo tempestivo. So che il mio mancato completamento di questo compito in tempo ha ritardato il completamento del progetto. Questo si riflette male sulla nostra squadra, e mi dispiace per questo.
Qui hai chiaramente esposto ciò che hai sbagliato, senza cercare di minimizzarlo o deviarlo. Questa è una parte delle scuse che spesso manca oggi.
Esprimere rimorso per quello che hai fatto
Ora che hai esposto chiaramente il tuo errore, devi mostrare contrizione per quello che è successo. Tieni presente che ciò che hai fatto, come minimo, ha causato dolore, frustrazione e altre emozioni negative all'altra persona. In un ambiente professionale, potrebbe anche aver causato loro la perdita di tempo, denaro o problemi con i loro superiori.
Rendi evidente che provi rimorso per la situazione. Prova a metterti nei loro panni e a capire come le tue azioni li hanno portati a sentirsi. Non offrire una spiegazione per il tuo comportamento qui, o dire che sei 'dispiaciuto che la pensino così' per quello che hai fatto.
Il punto delle scuse è riparare una relazione fratturata, non dimostrare che avevi sempre ragione.
Ecco un esempio di come inquadrare questa parte delle scuse:
Voglio scusarmi sinceramente di non aver adempiuto ai miei obblighi e di non aver completato il compito che mi hai affidato in tempo. Non ci sono scuse per questo fallimento. Non mi piace sapere che ho deluso la mia squadra e mi sento malissimo che questo ti abbia creato imbarazzo quando incontri il cliente.
Esprimere empatia conferisce autenticità alle tue scuse. Ti aiuta a dimenticare per un momento la tua prospettiva e a guardare con cosa ha a che fare qualcun altro.
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Fare il tuo errore giusto
Le parole sono importanti, ma le azioni hanno molto più peso. Per dimostrare che intendi quello che hai detto, è importante fare ammenda. Agire renderà la situazione giusta (se possibile) o mostrerà che farai del tuo meglio per non commettere di nuovo lo stesso errore.
Continuando con il nostro esempio di mancato rispetto di una scadenza, qualcosa del genere potrebbe servire come parte di restituzione dell'e-mail di scuse:
In futuro, per evitare di perdere scadenze, ti parlerò con largo anticipo se temo di non riuscire a fare qualcosa in tempo. Sarò più consapevole di quanto tempo mi richiedono i progetti critici e sono disposto a dedicare ore extra fuori dall'ufficio per assicurarmi che vengano portati a termine. Questo non accadrà di nuovo.
In alcune situazioni, potresti non sapere cosa offrire per compensare il tuo comportamento. In tal caso, puoi semplicemente chiedere 'Cosa posso fare per rimediare?'
La cosa più importante è mostrare come agirai in modo diverso in futuro per evitare che si ripeta lo stesso problema.
Come chiudere la tua email di scuse
Ora devi solo concludere il messaggio. È abbastanza semplice, ma assicurati di mantenere il tono appropriato. Dovresti ringraziare il destinatario per aver letto il tuo messaggio di scuse e augurargli ogni bene.
Per saperne di più: Il modo migliore per terminare un'e-mail in modo professionale
Può anche essere una buona idea invitarli a discutere ulteriormente ciò che hai detto. Questo dimostra che sei sincero e aperto a ulteriori dialoghi.
Ecco un modo per chiudere la tua email di scuse professionali:
Grazie per aver letto questo. Se c'è qualcosa di cui vorresti discutere ulteriormente, per favore contattami in modo che possiamo lavorarci sopra.
Cordiali saluti, [Il tuo nome]
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Se non vuoi usare 'Cordiali saluti', anche altre chiusure formali come 'Cordiali saluti' funzioneranno. Non hai bisogno di dire 'Con scuse' o qualcosa del genere, dal momento che hai passato l'intera email a scusarti adeguatamente.
La posta elettronica è il mezzo giusto per scusarsi?
Abbiamo spiegato come scusarsi professionalmente in un'e-mail. Ma prima di iniziare a scrivere il tuo messaggio, dovresti considerare se un'e-mail è il mezzo giusto per le scuse.
L'e-mail ha sicuramente dei vantaggi quando si tratta di scuse. Poiché non ci sono limiti di tempo, puoi comporre i tuoi pensieri in modo chiaro e diretto. Se è necessaria una rapida scusa, l'invio di e-mail ti consente di contattarli in un breve lasso di tempo se l'incontro di persona non è un'opzione. E a differenza delle scuse di persona, non è necessario essere spontanei e reagire a ciò che dice l'altra persona.
Ma non va tutto bene. L'e-mail è meno personale di una scusa di persona (o telefonata). A seconda della configurazione della tua azienda, l'invio di un'e-mail può sembrare codardo se è fattibile apparire di persona. Non nasconderti dietro uno schermo quando devi scusarti per qualcosa.
E-mail di scuse per correggere gli errori
Scusarsi adeguatamente è un'abilità preziosa della vita. Non tutti sanno come farlo e una brutta scusa può lasciare l'altra persona ancora più frustrata di prima. Usa questa guida di base su come chiedere scusa via e-mail e sarai sulla buona strada per una relazione riparata.
Tieni presente che l'obiettivo finale delle scuse è ricostruire la fiducia infranta. Hai fatto qualcosa di sbagliato e i tre passaggi principali sopra sono come riconoscerlo e correggerlo. Non scusarti con te.
Credito immagine: nito/ Shutterstock
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Ben è un vicedirettore e l'onboarding manager di MakeUseOf. Ha lasciato il suo lavoro IT per scrivere a tempo pieno nel 2016 e non si è mai guardato indietro. Si occupa di tutorial tecnici, consigli sui videogiochi e altro ancora come scrittore professionista da oltre sette anni.
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