Il modo migliore per terminare un'e-mail in modo professionale

Le e-mail sono una parte inevitabile della vita moderna. Sia che tu stia inviando e-mail per affari o per cercare lavoro, resta il fatto che dovrai occuparti di loro su base giornaliera o anche oraria.

Per questo motivo, è necessario dedicare attenzione e tempo al modo in cui si invia un'e-mail. Quindi, devi anche pensare a come terminare un'e-mail.

Ecco le migliori firme via e-mail che puoi utilizzare per mantenere le tue comunicazioni professionali. Parleremo anche del motivo per cui è così importante avere una firma e-mail se ne invii una per lavoro.

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1. Perché hai bisogno di un buon finale di posta elettronica?

Ci sono un paio di motivi per cui hai bisogno di un buon finale di posta elettronica:

Non avere un'autorizzazione adeguata può sembrare scortese o eccessivamente casuale.
Se stai inviando un'email a qualcuno per affari, vuoi far capire a quella persona che sei un professionista.
Se stai inviando un'e-mail a un'azienda in merito a un annuncio di lavoro, è molto probabile che la tua e-mail venga inoltrata al responsabile delle assunzioni appropriato. Vuoi far capire a quelle terze parti che anche tu sei un professionista.

Una buona approvazione dell'e-mail può anche aumentare le possibilità di ottenere una risposta a quell'e-mail. Un invito all'azione, ad esempio 'Grazie per aver dedicato del tempo a leggere il mio curriculum, non vedo l'ora di sentirti', può fungere da suggerimento.

Quando scrivi una firma, un buon formato di posta elettronica dovrebbe consistere in:

Una linea di chiusura, di solito quella che esprime una sorta di gratitudine o un invito all'azione.
Un saluto di chiusura, come 'I migliori auguri', 'Cordiali saluti' o 'Saluti'. Il tipo di autorizzazione all'e-mail che utilizzi dipende dal contesto dell'e-mail e dalla lunghezza del thread dell'e-mail.
Il tuo nome completo sotto il saluto di chiusura. Questo renderà chiaro chi sta inviando l'e-mail.
Alla fine, dovresti inserire la tua firma e-mail, che dovrebbe includere le tue informazioni di contatto, il collegamento al sito Web e i social (se applicabile). In questo modo la persona che legge l'e-mail conosce altri modi per contattare.

Nota: Assicurati di pensare a quale tipo di firme e-mail corrisponde al tuo stile di comunicazione. Le considerazioni conclusive devono rispecchiare la situazione in termini di professionalità e tono. Devono anche suonare autentici a te e alla tua 'voce'.

2. Diversi tipi di e-mail di approvazione e quando sono appropriati

Prima di decidere su un'e-mail più vicina, usa gli indizi contestuali per capire che tipo di tono devi impostare nella tua e-mail.

Si tratta di un'attività nuova di zecca che stai contattando?
La start-up ha un modo di comunicare casuale?
Se non è casuale, si tratta di un'attività o di un servizio più vecchio e consolidato, come un ufficio governativo?
Conosci la persona che stai contattando direttamente?
Li hai già inviati via email?

Diversi tipi di attività richiedono diversi tipi di e-mail. È sempre più sicuro agire in modo professionale, ma il rovescio della medaglia è che non vuoi correre il rischio di sembrare troppo rigido o fuori dal mondo.

Devi anche decidere la lunghezza della fine della tua email. Ad esempio, un'e-mail introduttiva richiederà un invito all'azione più approfondito. Un thread di posta elettronica con i tuoi colleghi può essere casuale.

Parliamo delle firme via e-mail e di come terminare un'e-mail a seconda della situazione.

Modi comuni per terminare un'e-mail che funzionano bene

Migliore o Auguri

Qualsiasi variazione sulla parola 'Migliore' è solitamente una scommessa sicura. È un'e-mail comune e adatta sia per ambienti casuali che formali.
Tuttavia, uno studio di boomerang notato che questa risposta ha un tasso di risposta inferiore alla media. Quindi tienilo a mente quando usi 'I migliori auguri'.

Nel contesto, questo tipo di chiusura dell'e-mail sarebbe simile a questo:

I migliori auguri, nome completo

Cordiali saluti

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'Sinceramente è un altro modo comune per terminare un'e-mail. Funziona bene per situazioni aziendali formali.
'Cordiali saluti' sarebbe un buon modo per terminare un'e-mail quando ti candidi per un nuovo lavoro in un'azienda. Ribadisce che sei sincero nel tuo desiderio di raggiungere.
Sei anche sincero nella speranza di ricevere risposta dall'altra persona. Quindi, si presenta come autentico.

Nel contesto, questa email più vicina sarebbe simile a questa:

Cordiali saluti, nome completo

Saluti

'Saluti' corre il rischio di sembrare troppo rigido. Se stai inviando un'email a qualcuno in una situazione commerciale formale, tuttavia, 'Saluti' funziona bene.

Nel contesto, questa e-mail più vicina avrebbe letto:

Saluti, nome completo

Altri modi comuni per terminare un'e-mail che funziona bene:

Rispettosamente
Grazie molto
Calorosi auguri

Ancora una volta, ricorda di abbinare lo stato d'animo e il tono della corrispondenza quando si tratta di scegliere l'e-mail che funziona meglio. Questi fattori esterni influenzeranno il tuo tasso di successo.

Una nota su 'Cin cin'

Sebbene 'Cin cin' sia un modo probabile per ottenere una risposta, sembrano esserci anche rapporti contrastanti sulla sua efficacia complessiva.

In sostanza, 'Cin cin' può sembrare troppo casuale, specialmente in un'e-mail introduttiva. È anche meglio abbinarlo al tuo stile di conversazione e comunicazione, per farlo leggere come autentico.

Modi comuni per terminare un'e-mail che NON FUNZIONA

Dobbiamo anche sottolineare alcuni modi in cui non dovresti mai terminare le tue e-mail.

Tuo amico o Cordialmente

A meno che questa non sia un'e-mail personale e l'individuo dall'altra parte non sia letteralmente tuo amico, questo è falso. 'Yours Truly' è semplicemente troppo informale per la maggior parte degli ambienti aziendali.

Inviato dal mio iPhone

Spesso usato come fine stantia delle barzellette online, 'Inviato dal mio iPhone' è l'equivalente moderno di un post-it mal congegnato sul frigorifero. Sembra di cattivo gusto e dell'ultimo minuto.

Occuparsi

'Fai attenzione' può causare ansia nel destinatario dell'e-mail, secondo Business Insider . Può anche implicare che c'è qualcosa di sbagliato nel destinatario, potenzialmente correlato alla salute. Questo porterà a un tasso di risposta più basso.

3. L'importanza di una firma e-mail

Come accennato all'inizio di questo articolo, alla fine di un'e-mail professionale dovrebbe essere allegata una firma dell'e-mail.

Abbiamo già parlato di cosa dovresti includere in questa firma, ma vogliamo sottolineare che la firma è importante perché è essenzialmente il tuo volto pubblico. È così che le altre persone si faranno la prima impressione di te, soprattutto se lavori da remoto.

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Pensa a una buona firma e-mail come vestirti per il lavoro che desideri. Devi dare il meglio di te durante quel colloquio di lavoro. La cosa peggiore che puoi fare è sembrare sciatta, sia nel tuo aspetto che nel comportamento.

Termina le tue e-mail con fiducia

Le e-mail occupano gran parte della nostra vita professionale. Sfortunatamente, sono qualcosa con cui avremo sempre a che fare. Se hai un modello generale per le tue e-mail, tuttavia, sarai in grado di scriverle più velocemente.

Se vuoi saperne di più sull'e-mail efficiente, ecco alcuni suggerimenti su come scrivere l'e-mail professionale perfetta.

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Circa l'autore Shianne Edelmayer(136 articoli pubblicati)

Shianne ha una laurea in Design e un background in podcasting. Ora lavora come Senior Writer e Illustrator 2D. Si occupa di tecnologia creativa, intrattenimento e produttività per MakeUseOf.

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