Come archiviare tutte le vecchie email in Gmail e raggiungere la Posta in arrivo zero

Ricevere troppe e-mail può riempire la tua casella di posta con molti elementi non necessari. Anche se ci sei abituato, aggiunge ancora un po' di peso alla tua mente. Sei gravato di avere così tanti messaggi non aperti, ma non vuoi eliminarne nessuno.

Chi lo sa? Un messaggio non letto nella tua casella di posta potrebbe salvarti la pelle in futuro. Quindi cosa dovresti fare per ripulire la tua Posta in arrivo senza perdere dati? Archiviando! Ecco come lo fai.

Che cos'è un archivio?

Secondo il dizionario di Cambridge , un archivio è una raccolta di documenti storici relativi a un luogo, un'organizzazione o una famiglia. È anche definito come un file informatico utilizzato per archiviare informazioni o documenti elettronici che non utilizzi più regolarmente.

Allo stesso modo, in Gmail, un archivio è un repository dei tuoi messaggi che non usi regolarmente. Mettere un'e-mail nel tuo archivio significa conservarla in un posto lontano dalla vista e dalla mente. Ma è ancora lì se hai bisogno di tornarci un giorno. È come il tuo seminterrato, dove riponi gli oggetti che non ti servono ma che potresti usare in futuro.

Quando archivi un'email non letta in Gmail, questa esce dalla Posta in arrivo e viene archiviata in Tutti i messaggi. Verrà anche detratto dal numero dei tuoi messaggi non letti.

Per trovare le email archiviate, vai su Tutti i messaggi nella barra laterale. In alternativa, puoi scrivere in:archivio nella barra di ricerca di Gmail per mostrare solo i messaggi archiviati.

Cosa fa (e non fa) l'archiviazione

Per comprenderne i vantaggi, devi sapere cosa succede esattamente quando archivi i vecchi messaggi di Gmail.

Le email archiviate non vengono eliminate automaticamente . L'Archivio è come un caveau. Mentre le email cestinate vengono eliminate automaticamente dopo 30 giorni, le email archiviate rimarranno nel tuo Gmail finché non le rimuovi manualmente.
Le e-mail archiviate possono essere ricercate . Gmail ha un potente motore di ricerca. Quando cerchi qualcosa, le e-mail archiviate ne fanno parte. Se vuoi escluderli e cercare solo nella tua casella di posta, digita in:posta in arrivo prima del termine di ricerca.
Le e-mail archiviate contano come spazio di archiviazione . Le email eliminate vengono rimosse dall'unità Gmail, offrendoti così più spazio. D'altra parte, le e-mail archiviate consumano ancora spazio di archiviazione poiché fanno ancora parte di Gmail.
Le email archiviate non vengono contrassegnate come lette automaticamente . Se archivi un'e-mail senza aprirla, quell'e-mail rimarrà non letta finché non agirai su di essa.
Le email archiviate possono essere sfogliate . Gmail non ha una scheda 'Archivio' per sfogliare i messaggi che hai inviato qui. Tuttavia, puoi usare il Tutte le mail scheda per vedere insieme le email sia da Posta in arrivo che da Archivio.
Le email archiviate funzionano con le etichette . Puoi aggiungere un'etichetta a un messaggio e poi archiviarlo. L'etichetta rimarrà comunque. Quando fai clic sull'etichetta per vedere tutti i messaggi contrassegnati con essa, verrà visualizzata anche l'e-mail archiviata.

Perché 'Segna come letto' non è sufficiente?

Mentre contrassegnare il tuo messaggio non letto come letto può ridurre i numeri fastidiosi, non è buono come l'archiviazione. Questo perché la tua casella di posta è ancora piena di confusione.

Quando archivi un'e-mail che non ti serve, esce dalla schermata dell'e-mail principale. In questo modo, puoi concentrarti su messaggi più critici.

puoi aggiungere app a una smart tv vizio?

Se pensi di aver bisogno di quell'email in futuro, puoi comunque utilizzare la potente funzione di ricerca di Gmail per trovarla. Dopotutto, non vorrai scorrere centinaia, se non migliaia, di e-mail in cerca di qualcosa.

Come archiviare un'e-mail

Che tu stia accedendo al tuo account dal tuo smartphone o dal tuo computer, l'archiviazione è semplice e facile.

Sul tuo computer

Ci sono tre modi per farlo. Il primo è spunta la casella di controllo del messaggio che si desidera archiviare. Apparirà quindi una riga di icone nella riga superiore della tua casella di posta: fai clic su Archivio e Gmail invierà il messaggio alla cartella 'Tutti i messaggi'.

La seconda opzione è apri l'email in questione. Una volta caricato, appariranno le stesse icone di cui sopra. Seleziona il Archivio pulsante e tornerai alla tua casella di posta principale. UN Conversazione archiviata . la notifica apparirà in basso a destra dello schermo, confermando il processo.

Una terza opzione è rimuovere l'etichetta Posta in arrivo. Facendo clic su X sull'etichetta, Gmail sposterà l'e-mail dalla Posta in arrivo a Tutti i messaggi. Una conversazione rimossa dal ' Posta in arrivo ' dovrebbe apparire una notifica nella parte in basso a destra del browser per conferma.

Sul tuo smartphone

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Che tu sia un utente Android o iOS, l'archiviazione è praticamente la stessa. Apri l'app Gmail e poi fai scorrere il messaggio vuoi archiviare a sinistra o a destra.

In alternativa, apri il messaggio quindi scegli il Archivio pulsante nel menu in alto a destra. È la quarta icona da destra. Dovresti vedere il messaggio scomparire dalla tua Posta in arrivo e a 1 archiviato notifica in basso quando lo fai.

Infine, puoi toccare il etichette sezione subito dopo la riga dell'oggetto. UN Etichetta come apparirà la finestra—deselezionare il Posta in arrivo etichetta, quindi premere ok . L'e-mail viene rimossa dalla Posta in arrivo e a Etichetta modificata la notifica apparirà in basso.

Mantieni pulita la tua casella di posta

Se non vuoi il fastidio di selezionare manualmente le email per l'archivio, usa la funzione di filtro di Gmail per farlo automaticamente. Ciò è particolarmente utile per le ricevute che non è necessario vedere ma che devono essere conservate.

Ecco una guida passo passo per farlo:

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Apri l'e-mail che desideri archiviare automaticamente.
Nel menu in alto, seleziona sottomenu a tre pulsanti .
Scegliere Filtra messaggi come questi .

Viene visualizzato un filtro dalla barra di ricerca: fai clic su Crea filtro .
Metti un segno di spunta su Salta la Posta in arrivo (archiviala) casella di controllo.
(Facoltativo) Se desideri che questi messaggi si aprano automaticamente, seleziona segna come letto opzione.
(Facoltativo) Per archiviare i messaggi esistenti, seleziona Applica il filtro anche a # conversazioni corrispondenti .
Clicca su Crea filtro .

Restituzione di un'e-mail archiviata

Se hai archiviato accidentalmente un messaggio di cui hai bisogno nella tua casella di posta, puoi annullare l'azione premendo il tasto Disfare pulsante nella notifica.

Se te lo sei perso, vai su Tutte le mail, quindi scegli l'email che vuoi restituire. Nel menu in alto, seleziona Sposta in posta in arrivo .

Se il messaggio che desideri riportare nella posta in arrivo non è recente, individualo con la barra di ricerca di Gmail. Ripeti la procedura una volta aperta l'e-mail.

Come archiviare tutto in Gmail

Se vuoi iniziare da zero e archiviare tutti i messaggi di Gmail, puoi utilizzare la funzione di filtro di Gmail. Puoi anche utilizzare altri comandi per perfezionare ulteriormente il filtro.

Nella barra di ricerca, inserisci quanto segue: in:posta in arrivo . Questo restituisce tutte le email nella tua casella di posta.
Se vuoi affinare il filtro, scrivi prima:aaaa/mm/gg per includere tutte le email prima di una data specifica. Puoi anche usare dopo:aaaa/mm/gg se vuoi archiviare solo un determinato periodo.
Quando la ricerca ha restituito risultati, fare clic su casella di spunta nel menu in alto.
Una notifica che dice Tutte le 100 conversazioni in questa pagina sono selezionate. Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca apparirà.
Clicca su Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca
Scegli il Pulsante archivio
A Conferma azione collettiva apparirà la finestra. Scegliere ok .

A seconda del numero di email che hai, Gmail impiegherà del tempo con questo filtro. Ma dopo un po', tutte le tue e-mail scompariranno dalla posta in arrivo e verranno archiviate in modo sicuro nell'Archivio. È il passaggio più semplice per raggiungere e mantenere la casella di posta pari a zero.

Posta in arrivo zero in perpetuo

Utilizzando i suggerimenti e i trucchi descritti qui, Inbox Zero è ora facilmente raggiungibile. Usa la potente barra di ricerca e il filtro di Gmail per inviare automaticamente le email all'archivio, mantenendo la tua casella di posta pulita dal disordine per tutta la vita.

Migliora ulteriormente la tua esperienza di posta elettronica imparando come pianificare le email o portando il Esperienza dell'app Gmail sul tuo Mac . Scopri i segreti di Gmail e sii il più produttivo possibile con le tue e-mail.

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Circa l'autore Jowi morales(77 articoli pubblicati)

Jowi è uno scrittore, un allenatore di carriera e un pilota. Ha sviluppato un amore per qualsiasi cosa PC da quando suo padre ha acquistato un computer desktop quando aveva 5 anni. Da quel momento in poi, ha utilizzato e massimizzato la tecnologia in ogni aspetto della sua vita.

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