Come organizzare i taccuini con OneNote

Un blocco appunti di OneNote è il contenitore principale per le note acquisite all'interno dell'app. È come una cartella specializzata, ma con una propria interfaccia e strumenti unici. Puoi inserire note ovunque all'interno di un taccuino e sincronizzarle sui tuoi dispositivi.

Sfortunatamente, questa semplicità del notebook non ti dice come usarli correttamente. È facile ritrovarsi con una libreria piena di quaderni. Ti mostreremo come organizzare e gestire i blocchi appunti in OneNote.

Nota: Le istruzioni per questo articolo si basano sull'app OneNote per Windows 10.

Cosa sono i taccuini, le sezioni e le pagine?

Se sei un principiante, è facile imparare i concetti di base. OneNote è costituito da tre livelli gerarchici principali:

I Quaderni sono i detentori di tutti gli oggetti che ritieni degni di nota. È possibile archiviare blocchi appunti sul computer (solo in OneNote 2016) e OneDrive.

Sezioni fornire un livello di organizzazione all'interno di un taccuino che corrisponda a singoli progetti o argomenti. Nell'app OneNote le sezioni vengono visualizzate nella parte sinistra del riquadro di spostamento e le pagine a destra.

Gruppi di sezione contiene una o più sezioni. Crea un ulteriore livello di organizzazione per un notebook per tenere insieme i contenuti correlati.

Pagine contengono note, immagini, collegamenti e altri elementi che acquisisci e crei per aiutarti nel lavoro. Dai alla tua pagina un nome distinto e seguila attraverso l'elenco delle schede della pagina.

Organizza il tuo taccuino OneNote

Il modo in cui organizzi i taccuini è una questione di preferenze individuali. Puoi raccogliere tutto ciò che vuoi ricordare in un taccuino e fare affidamento sulla funzione di ricerca. Oppure puoi creare un taccuino separato per ogni progetto o argomento.

Puoi creare molte sezioni o unirle in gruppi di sezioni. È anche possibile indentare le pagine di due livelli per un'ulteriore organizzazione. OneNote offre tutto per gli utenti ossessionati dall'ordine.

Strategia generale

Vuoi condividere un taccuino con qualcun altro o con un team? Crea un taccuino dedicato a questo scopo.
È probabile che il tuo taccuino si riempia di immagini, video o allegati? Potrebbero esserci problemi con la velocità di sincronizzazione e problemi di affidabilità.
Accederai al blocco appunti nell'app per dispositivi mobili di OneNote? Un notebook di destinazione più piccolo funziona meglio con connessioni lente e richiede meno spazio di archiviazione.
Scopo della creazione di un taccuino? Allinea il tuo taccuino con qualsiasi obiettivo generale di prendere appunti.

Punti più precisi sui blocchi appunti di OneNote

Rinominare un blocco appunti può interrompere la sincronizzazione con OneDrive. Puoi invece dargli un soprannome. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino, fare clic su Taccuino soprannome e digita il tuo nome.
Il colore del taccuino consente di identificare rapidamente un taccuino nell'elenco dei taccuini. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino e scegliere un colore dal Colore del taccuino opzione.
Se lavori spesso con molti taccuini, l'elenco può diventare ingombrante. Puoi chiuderli in qualsiasi momento e aprirli in seguito. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino e scegliere Chiudi questo taccuino .
Puoi eliminare i blocchi appunti solo da OneDrive. Vai al Documenti cartella. Fare clic sulla casella di controllo accanto a un documento OneNote e fare clic su Elimina .
OneNote utilizza un protocollo di sincronizzazione proprietario che funziona solo con OneDrive. Ma puoi eseguire il backup di un blocco note su Google Drive.

Metodi per strutturare il tuo blocco note OneNote

È sempre consigliabile creare taccuini separati per progetti personali e di lavoro.

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Puoi sincronizzarli con OneDrive o scegliere SharePoint per il tuo taccuino di lavoro; la scelta è tua.

Inoltre, puoi creare un quaderno per qualsiasi argomento che desideri imparare, come un diario e quaderni per compiti scolastici o universitari, tra le altre cose.

Ora puoi inserire un numero qualsiasi di sezioni, pagine e persino ordinarle. Se non sei soddisfatto della struttura, puoi modificare i gruppi di sezioni, le sottopagine o spostare le tue cose su un nuovo taccuino.

Sistema PARA per organizzare le informazioni

PARA sta per Progetti , le zone , risorse , e Archivi . È un sistema organizzativo che utilizza queste quattro categorie di primo livello per organizzare le informazioni.

A Progetto è una serie di attività legate a un obiettivo con una data di scadenza.
Il La zona di responsabilità consiste in compiti con una serie di standard che dovresti mantenere nel tempo. Non c'è una scadenza per le attività, ma sono importanti.
A Risorsa è un argomento di continuo interesse.
e Archivi includere gli elementi completati delle altre tre categorie.

Ad esempio, la pubblicazione di un libro è un progetto in cui la scrittura è un'area di responsabilità. Il processo di scrittura, con suggerimenti e trucchi, potrebbe essere la tua risorsa. Il flusso di lavoro è complesso e richiede del tempo per essere compreso.

Per saperne di più, leggi su questo Sistema PARA per l'organizzazione delle informazioni digitali .

Utilizzo del sistema PARA in OneNote

All'inizio, devi definire i tuoi progetti. Annotali su un pezzo di carta, lontano dai vincoli di qualsiasi app per prendere appunti. È possibile utilizzare diverse app come Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive, ecc. per gestire i tuoi progetti personali e di lavoro

Invece di vincolarti allo schema organizzativo unico di ogni app, puoi utilizzare un sistema PARA comune per copiare lo stesso elenco di progetti su ogni singolo strumento che utilizzi. Ciò ti consente di sfruttare i punti di forza unici di ogni app mentre utilizzi lo stesso elenco di progetti attraverso le interfacce.

Con questo sistema, puoi anche separare le informazioni utilizzabili da quelle non utilizzabili. Ciò ti consente di filtrare il flusso di informazioni che ti arrivano e concentrarti solo sulle attività perseguibili.

Nel mio caso, OneNote è eccellente per prendere appunti, Todoist per il task manager e Google Drive per mantenere sincronizzati i file di progetto sulla macchina.

Taccuini con collegamenti incrociati

OneNote ha un semplice sistema wiki integrato. Con esso, puoi creare collegamenti con altre note nella stessa sezione o in un altro taccuino. Puoi anche collegarti a una pagina Web, documenti di Office e altre risorse.

E se crei un sommario (TOC) al livello più alto, puoi collegarti a pagine con qualsiasi taccuino. Devi farlo manualmente poiché non sono disponibili componenti aggiuntivi per OneNote in Windows 10.

Gli utenti di OneNote 2016 hanno più fortuna con l'app Onetastic. Ecco una guida che mostra come impostare un sistema wiki in OneNote 2016 .

Dimensioni del notebook e suoi effetti

Se usi l'app OneNote con la strategia giusta, un blocco appunti con dimensioni di 2-3 GB non dovrebbe causare problemi. Ecco alcuni suggerimenti che puoi seguire.

Non inserire più stampe PDF nello stesso taccuino: la stampa (100 MB o più) e l'elaborazione OCR possono rallentare il processo di indicizzazione e la velocità di sincronizzazione.
Non sovraccaricare un notebook con contenuti multimediali non necessari: caricalo su Youtube o Vimeo, quindi incorporalo.
Le versioni della pagina possono influenzare le dimensioni del notebook: fai clic con il pulsante destro del mouse su una pagina e scegli Versioni di pagina . Elimina la versione precedente per una pagina con contenuti pesanti.

Per vedere quanto sono grandi i tuoi taccuini OneNote, vai al sito Web di OneDrive e fai clic su Documenti cartella. Cambia la visualizzazione del display da riquadri a elenco. Vedrai quanto spazio occupa ogni taccuino nella colonna più a destra.

Cerca note in OneNote

È facile cercare tra le note, indipendentemente da dove le conservi in un taccuino. premere Ctrl + F oppure fai clic sull'icona della lente di ingrandimento vicino a Navigazione interruttore. Nella casella di ricerca che appare, inserisci una parola o una frase da cercare e premi accedere .

Appena sotto la casella di ricerca, fai clic su Pagine per vedere i risultati trovati nel testo delle tue note. Oppure, fare clic su tag per cercare per tag nota.

Per modificare l'ambito dei risultati di ricerca, fai clic sulla freccia del menu a discesa e scegli tra --- Tutti i taccuini, Taccuino attuale, Sezione attuale, e Pagina corrente .

Funzionalità di Microsoft OneNote poco conosciute

Proprio come un normale taccuino di carta a spirale, i taccuini di OneNote vengono creati pagina per pagina. Puoi organizzarli in sezioni o gruppi di sezioni. Con così tanta flessibilità, è necessario disporre di una strategia approfondita e pianificare come si desidera utilizzare il notebook.

Con i suggerimenti discussi in questo articolo, puoi organizzare e gestire i blocchi appunti in un modo migliore. OneNote ha molte funzionalità poco conosciute che potresti non conoscere. Queste funzionalità di OneNote poco conosciute possono migliorare le tue capacità di prendere appunti.

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Microsoft OneNote è gratuito e ricco di funzionalità. Ecco alcune piccole funzionalità per aumentare la produttività nel prendere appunti!

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Circa l'autore Rahul Saigal(162 articoli pubblicati)

Con il suo M.Optom Degree in Eye Care Speciality, Rahul ha lavorato come docente per molti anni al college. Scrivere e insegnare agli altri è sempre la sua passione. Ora scrive di tecnologia e la rende digeribile per i lettori che non la capiscono bene.

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