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Cosa ottieni quando combini una vacanza di due settimane con un'intensa vita lavorativa? Un progetto gigante che ti aspetta una volta tornato a casa: basta setacciare tutte quelle e-mail! Aspetta: perché non abilitare il risponditore fuori sede in Outlook e automatizzare alcune di queste risposte per te?
Qui a MakeUseOf, abbiamo spiegato come farlo in Gmail, come le istruzioni del risponditore automatico di Tina e il metodo di Mark per farlo utilizzando un filtro e-mail. L'unico client che non abbiamo ancora coperto è Outlook. Sfortunatamente, a differenza di Gmail, la versione gratuita di Outlook.com non offre la funzione di risposta Fuori sede. Tuttavia, se hai Outlook 2010 e un account su un server MS Exchange, che molte aziende forniscono ai dipendenti, sei fortunato.
Utilizzo del risponditore fuori sede in Outlook
Microsoft ha reso estremamente semplice configurare un sistema automatizzato che invierà risposte istantanee a chiunque ti invii un'e-mail mentre sei lontano dal tuo ufficio. Non importa se è solo durante 24 ore o durante una vacanza di 2 settimane, puoi configurare il client Outlook in modo che risponda esattamente come desideri e per la quantità di tempo di cui hai bisogno.
Per accedere a queste impostazioni in Outlook 2010, sotto il pulsante Logo di Windows, seleziona Informazioni. Qui vedrai un grande pulsante che dice 'Risposte automatiche' con una porta e un'icona a forma di freccia.
Fare clic sul pulsante Risposte automatiche per avviare lo strumento Fuori sede di Outlook. La finestra pop-up che vedrai è molto più avanzata di quanto tu possa immaginare. A prima vista, è un modo rapido per abilitare 'Invia risposte automatiche' e digitare semplicemente una breve nota che Outlook invierà automaticamente per tuo conto a chiunque ti invii un'email.
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Tuttavia, a un esame più attento, vedrai che qui ci sono molte più funzionalità di quanto sembri.
Prima di tutto, puoi definire un intervallo di date specifico per abilitare la funzione di risposta automatica, così quando torni dalle vacanze non devi preoccuparti di ricordarti di disattivarla!
Noterai anche che ci sono due schede. Quello a sinistra serve per impostare una risposta automatica solo per le persone che ti inviano email dall'interno dell'azienda.
La scheda a sinistra è dove puoi impostare una risposta specifica per chiunque ti invii un'email dall'esterno della tua azienda.
Impostazione delle regole di posta elettronica
Noterai che nella parte inferiore di questa finestra c'è un piccolo pulsante apparentemente insignificante etichettato 'Regole...'
Questo pulsante è in realtà piuttosto significativo perché consente di definire ulteriormente come Outlook risponderà automaticamente definendo persone specifiche, parole nell'oggetto o nel corpo o se l'e-mail è stata inviata direttamente o in CC.
Puoi creare regole molto specifiche qui. Ad esempio, puoi creare una regola secondo cui se tua madre ti invia un'email, puoi inoltrare quell'email a un account personale che monitorerai durante la tua vacanza (o inviarla direttamente nel cestino, a seconda del tuo rapporto con tua madre).
Diventa ancora più interessante quando fai clic sul pulsante 'Avanzate...'.
Qui puoi definire più specifiche su quali messaggi vuoi rispondere in un modo diverso rispetto alla risposta automatica standard. Puoi scegliere i messaggi al di sopra o al di sotto di una certa dimensione, quando sono stati ricevuti, il loro livello di importanza e altro ancora.
Crea risponditore fuori sede con regole email
Saikat ha già fornito alcuni suggerimenti sull'utilizzo dei filtri di Outlook e Jack ha fatto lo stesso per Filtri Google, Hotmail e Yahoo . Se ci pensi, il risponditore fuori sede è in realtà una versione alternativa di ciò che potresti fare se avessi appena fatto clic su Gestisci le regole dal menu Outlook.
Usando la procedura guidata per le regole, scorri verso il basso fino all'opzione per controllare i messaggi 'ricevuti in un intervallo di dati specifico'.
Definisci quell'intervallo di date dal momento in cui parti per le vacanze, al momento in cui prevedi di tornare a casa.
Infine, tutto ciò che devi fare è definire quale risposta o azione vuoi che la regola intraprenda quando i messaggi in arrivo soddisfano questi criteri e sostanzialmente hai un risponditore fuori sede!
Come puoi vedere, non c'è motivo per cui non puoi rispondere alle e-mail anche quando sei in vacanza! Tutto quello che devi fare è dedicare del tempo a dire a Outlook come vorresti che rispondesse per te, e la gente penserà che sei produttivo come non lo sei mai stato, anche se sei seduto in spiaggia a sorseggiare un margarita.
In quali modi creativi usi il risponditore fuori sede di Outlook? Hai qualche buon consiglio o storie da raccontare? Condividili nella sezione commenti qui sotto!
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Crediti immagine: mano robotica [URL rotto rimosso] tramite Shutterstock
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Ryan ha una laurea in ingegneria elettrica. Ha lavorato 13 anni nell'ingegneria dell'automazione, 5 anni nell'IT e ora è un ingegnere delle app. Ex caporedattore di MakeUseOf, ha parlato a conferenze nazionali sulla visualizzazione dei dati ed è apparso su TV e radio nazionali.
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