Come impostare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook

L'impostazione di filtri e-mail o l'organizzazione delle conversazioni in cartelle è un modo efficiente per gestire la posta in arrivo. Ad esempio, potresti impostare un filtro per separare le newsletter dai messaggi più importanti. È anche un ottimo modo per cestinare o contrassegnare automaticamente determinate e-mail come spam.

Ti mostreremo come impostare i filtri e-mail per ordinare automaticamente le tue e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook.

Come filtrare le email in Gmail

Quando inizi a modificare i filtri di Gmail, potresti notare che Gmail non utilizza le 'cartelle' effettive. Gmail li chiama etichette , ma a parte il nome diverso, sono funzionalmente identici.

Per iniziare a creare filtri Gmail, apri il tuo Posta in arrivo di Gmail e fai clic sulla piccola icona a forma di freccia a destra della barra di ricerca in alto. Si apre la casella di ricerca avanzata, che consente di specificare gli attributi per i filtri.

Ecco come funzionano:

Inserisci un indirizzo email nel A partire dal campo per applicare il filtro ai messaggi provenienti da quell'indirizzo.
- Il * carattere è un carattere jolly, quindi puoi inserire *@dominio.com per filtrare tutti i messaggi da un dominio specifico.
Il Per campo si abbina bene con gli alias di Gmail . Ovunque inserisci il tuo indirizzo email, puoi aggiungere un di più (+) dopo di esso per creare indirizzi alternativi illimitati che vanno tutti direttamente nella tua casella di posta.
- Ad esempio, se ti sei registrato a LinkedIn con John+LinkedIn@gmail.com e non desideri ricevere messaggi da LinkedIn nella tua casella di posta, puoi filtrare i messaggi inviati a quell'indirizzo.
Il Soggetto campo consente di filtrare qualsiasi messaggio contenente determinate parole nell'oggetto.

Ha le parole e non ha ti permettono di scansionare l'e-mail per tutte le parole che desideri. Puoi utilizzare gli operatori di ricerca di Gmail qui, come AND o OR, per cercare più parole.
- Ad esempio, supponiamo di voler creare un filtro per tutti i messaggi contenenti la parola Annulla l'iscrizione , ma non includere le email della tua banca. Potresti entrare Annulla l'iscrizione nel Ha le parole campo, allora Banca d'America in non ha per escludere i risultati che contengono queste parole.
Se vuoi, specifica a dimensione che il messaggio è maggiore o minore di.
Utilizzo Data entro per filtrare i messaggi ricevuti in prossimità di una certa data.
Se vuoi cercare solo le email con un allegato, controlla il Ha attaccamento scatola. E se chatti spesso con Hangouts in Gmail, probabilmente vorrai controllare Non include le chat per ridurre il rumore di quelli.
Infine, lascia il Ricerca scatola accesa Tutte le mail a meno che tu non voglia filtrare solo da una certa etichetta esistente.

Quando hai finito, fai clic su Crea filtro pulsante nell'angolo in basso a destra della finestra. Se vuoi assicurarti che il filtro sia corretto, fai clic su Ricerca prima per mostrare le e-mail che lo corrispondono.

Personalizzazione delle azioni del filtro

Successivamente, dovrai decidere cosa succede all'email che raggiunge questo filtro.

Se stai cercando di mantenere una casella di posta pulita, scegli Salta la Posta in arrivo (archiviala) è un buon primo passo. Abbinato a questo, puoi aggiungere una stella, allegare un'etichetta in modo da sapere cosa fare con quel messaggio in un secondo momento o contrassegnarlo come importante.

Ci sono opzioni aggiuntive qui, che possono tornare utili a seconda del filtro che stai impostando. Non inviarlo mai a Spam è utile se Gmail invia messaggi legittimi lì.

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Quando hai finito, controlla Applica anche il filtro alle conversazioni corrispondenti a X se vuoi che questo filtro si applichi alla posta esistente così come ai messaggi futuri. Facendo clic su Crea filtro completerà il processo.

Puoi rivedere o modificare i filtri esistenti in qualsiasi momento. Clicca il Impostazioni icona dell'ingranaggio in alto a destra, seguita da Vedi tutte le impostazioni . Scegliere Filtri e indirizzi bloccati in alto per vederli tutti ed eliminare o apportare modifiche se necessario. Gmail fornisce anche una funzione di esportazione, quindi puoi inserire i tuoi filtri in un file per condividerli.

Hai problemi a pensare a una buona idea di filtro? Gmail può aiutare.

Spunta la casella di controllo accanto a qualsiasi messaggio nella tua casella di posta, quindi vai a menu a tre punti > Filtra messaggi come questi . Questo avvierà la finestra del filtro come prima, ma con alcuni campi precompilati in base al messaggio selezionato.

Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata ai fastidiosi problemi di posta elettronica che puoi risolvere con i filtri.

Come impostare i filtri di Yahoo Mail

Per impostare i filtri in Yahoo Mail, apri il tuo Posta in arrivo di posta elettronica di Yahoo , quindi fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e scegli Più configurazioni . Seleziona il Filtri scheda a sinistra, quindi selezionare Aggiungi nuovi filtri per avviarne uno.

Yahoo non offre la stessa funzionalità di filtro di Gmail. Ci sono quattro campi da personalizzare: A partire dal , A/CC , Soggetto , e Corpo . Puoi assegnare un nome ai filtri, che ti consentono di rivederli rapidamente sulla pagina principale Filtri scheda senza dover controllare i dettagli.

Le categorie sono autoesplicative; per ognuno, puoi scegliere di filtrare le email che contiene , non contiene , inizia con , o finisce con parole selezionate. Hai anche la possibilità di abbinare i casi, il che potrebbe essere utile se stai cercando di filtrare gli acronimi in maiuscolo.

Una volta completati i criteri di filtro desiderati, puoi scegliere in quale cartella spostare i messaggi corrispondenti.

Tieni presente che i filtri vengono applicati in ordine dall'alto verso il basso. Pertanto, durante la revisione dell'elenco, assicurati che il filtro più importante sia in alto. Ciò avrà la priorità se un messaggio rientra in più filtri. Puoi anche modificare o rimuovere un filtro esistente da questa pagina.

Questo è tutto ciò che devi sapere per il filtraggio di Yahoo. Per ulteriori suggerimenti, vedere come rendere sicuro il tuo account Yahoo .

Come filtrare le email in Outlook

Se usi Outlook.com per la tua posta, ecco come filtrare i messaggi.

Apri i tuoi Posta in arrivo di Outlook e fai clic su Ingranaggio icona in alto a destra, seguita da Tutte le impostazioni di Outlook in fondo a questo elenco. Assicurarsi posta è selezionato nella scheda di sinistra, quindi scegli Regole nella lista successiva. Infine, fai clic su Aggiungi nuova regola per fare un nuovo filtro.

Dovrai dare un nome al filtro. Quindi, apri la casella sotto Aggiungi una condizione per vedere le opzioni disponibili.

Ce ne sono molti, che Outlook suddivide in gruppi. Ad esempio, una categoria è Il mio nome è , in cui è possibile selezionare Sono sulla linea A , Sono sulla linea CC , Non sono sulla linea A , e simili. Se ne vuoi più di uno, clicca Aggiungi un'altra condizione sotto la prima casella.

Ce ne sono troppi per un elenco esaustivo qui, ma alcuni dei più utili includono:

Mi chiamo > Non sono sulla linea A cattura le e-mail in cui sei stato registrato in CC o inviato tramite e-mail di massa.
Contrassegnato con > Importanza o sensibilità per intercettare i messaggi utilizzando i livelli di riservatezza o di priorità specifici di Outlook.
Ricevuto > Prima o Dopo per filtrare i messaggi per data.

Una volta impostate le condizioni, dovrai specificare almeno un elemento in Aggiungi un'azione . Puoi scegliere di spostare o copiare il messaggio in una cartella o eliminarlo. Una scelta precisa è appuntare il messaggio, che lo manterrà nella parte superiore della tua casella di posta per la revisione. Contrassegnare il messaggio con una certa importanza o inoltrarlo a un altro indirizzo sono altre azioni utili.

Inoltre, Outlook ti consente di aggiungere eccezioni utilizzando una qualsiasi delle condizioni precedenti. Pertanto, puoi impostare un filtro che escluda i messaggi di una persona specifica o i messaggi contrassegnati come importanti.

Controlla il Interrompi l'elaborazione di più regole box se non vuoi che i messaggi che passano attraverso questo filtro siano influenzati da altri. Ad esempio, se un filtro blocca tutti i messaggi importanti e un secondo filtro elimina tutti i messaggi con allegati, è opportuno selezionare questa casella in modo che Outlook non elimini un messaggio importante con allegati.

Questo è tutto ciò che serve per creare filtri di Outlook; ripetere quanto sopra se hai bisogno di più.

Filtri e-mail semplificati

I filtri e-mail sono potenti strumenti che puoi utilizzare per ridurre il flusso di messaggi nella tua casella di posta. Siamo sicuri che puoi utilizzarli per migliorare il flusso di lavoro della posta, in particolare in Gmail e Outlook, che offrono più opzioni.

Per ulteriore assistenza, consulta altri modi per organizzare e gestire la tua casella di posta elettronica . Inoltre, per ulteriori suggerimenti sull'e-mail, ecco come utilizzare un indirizzo e-mail di risposta personalizzato .

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Circa l'autore Ben Stegner(1735 articoli pubblicati)

Ben è un vicedirettore e l'onboarding manager di MakeUseOf. Ha lasciato il suo lavoro IT per scrivere a tempo pieno nel 2016 e non si è mai guardato indietro. Si occupa di tutorial tecnici, consigli sui videogiochi e altro ancora come scrittore professionista da oltre sette anni.

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