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Una delle funzionalità più utili di Excel è la possibilità di ordinare i dati per data. Forse hai bisogno di organizzare le date di nascita dei tuoi familiari per inviare le carte, ordinare le transazioni del budget settimanale per la fine dell'anno o tenere traccia delle entrate delle vendite per mese.
Esistono diversi modi per organizzare le voci in base alla data. Puoi mettere i dati in ordine crescente o decrescente e ordinarli per giorno, settimana, mese o anno. Ti guideremo attraverso tutte le diverse opzioni di seguito.
Come ordinare le colonne di Excel per data crescente o decrescente
È facile ordinare una singola colonna in ordine di data crescente o decrescente in Excel:
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- Seleziona i dati che desideri ordinare.
- Dalla barra dei menu (chiamata anche barra multifunzione) nella parte superiore dello schermo, sotto il Casa scheda, seleziona Ordina e filtra .
- Quindi scegli Ordina dal più vecchio al più recente o Ordina dal più recente al più vecchio .
In alternativa, puoi ottenere lo stesso risultato selezionando i tuoi dati e facendo clic con il tasto destro del mouse per selezionare Ordinare . Quindi scegli l'ordine che funziona meglio per i tuoi dati.
Funziona bene se stai ordinando un semplice elenco di date e prevedi di inserire i dati corrispondenti in un secondo momento. L'ordinamento in questo modo ordinerà sempre le date in ordine cronologico, prima per anno, poi per mese, poi per giorno.
Come ordinare intere tabelle per data crescente o decrescente
Quando si ordinano le date in una tabella, è utile aggiungere intestazioni nella parte superiore di ogni colonna. Di seguito, ti mostreremo come utilizzare queste intestazioni come categorie per ordinare i tuoi dati.
Quando ordini i dati in una tabella, è importante evidenziarli tutti. Se evidenzi solo una colonna, ordinerai solo quella colonna, lasciando le colonne corrispondenti nel loro ordine originale. Quindi le date non corrisponderanno ai dati corretti.
Se riscontri subito l'errore, puoi fare clic Disfare per tornare alla disposizione originaria. In caso contrario, potrebbe essere necessario ripristinare una versione precedente del documento o reinserire i dati.
Fortunatamente, Excel di solito rileva questo errore in tempo per prevenirlo.
Se provi a ordinare solo con le date selezionate, Excel dovrebbe darti un avviso e chiederti se desideri espandere la selezione. Quando viene visualizzato il messaggio di errore, seleziona Espandi la selezione e clicca Ordinare .
Quindi passa il mouse sopra la selezione dei dati. Evidenzia gli elementi mancanti trascinando il quadratino verde nell'angolo in basso a sinistra e prova a riordinare.
Seleziona le intestazioni e i dati che desideri ordinare. Quindi fare clic su Home > Ordina e filtra e seleziona il tuo ordinamento.
Tieni presente che funzionerà solo se la data è nella colonna A. Se desideri ordinare per data quando le date sono elencate in una colonna diversa, dovrai utilizzare l'ordinamento personalizzato.
Utilizzo dell'ordinamento personalizzato di Excel per ordinare per data
L'ordinamento personalizzato è un altro modo pratico per ordinare per data. Se i tuoi dati hanno intestazioni, puoi usarli come categorie per ordinare facilmente le voci, anche se non sono nella prima colonna.
Nell'esempio seguente, un ordinamento semplice come quello che abbiamo già mostrato, ordinerà gli elementi nella colonna Transazione in ordine alfabetico, invece di mettere in ordine le date. Poiché la data si trova nella seconda colonna, è necessario utilizzare un ordinamento personalizzato per indicare a Excel di ordinare le date nella colonna B.
Per fare questo:
- Evidenzia le intestazioni e i dati sottostanti.
- Nella barra multifunzione di Excel, fare clic su Home > Ordina e filtra > Ordinamento personalizzato . Accanto a Ordina per , scegliere Data dal menu a tendina.
- Seleziona la casella nell'angolo in alto a destra per utilizzare le intestazioni dei dati come categorie di ordinamento. Selezionare Dal più vecchio al più recente o Dal più nuovo al più vecchio dal Ordine menu a discesa.
L'ordinamento personalizzato ti consente anche di scegliere più categorie di ordinamento. Ad esempio, potresti utilizzare questa funzione se desideri visualizzare le transazioni elencate prima in una colonna, poi in un'altra.
Nella casella Ordinamento personalizzato, seleziona Ordina per > [Prima colonna] . Quindi fare clic su Aggiungi livello> Quindi per> [Seconda colonna] . Clic ok per ordinare la tua tabella.
Utilizzo delle funzioni di Excel per ordinare per mese
Ci sono alcuni casi in cui potresti voler estrarre il mese dalla data inserita. Un esempio è mettere in ordine tutti i compleanni dei tuoi colleghi, così puoi ringraziare tutti con una torta di compleanno mensile. Per i tuoi scopi qui, il mese è importante ma l'anno è irrilevante.
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Esistono molte funzioni e formule di Excel che possono aiutarti a eseguire calcoli rapidi o estrarre dati da una cella. Una di queste funzioni è la funzione MESE.
Utilizzare la funzione MESE per estrarre la cifra del mese di ciascuna voce dalla data completa. Innanzitutto, aggiungi una colonna con Mese come intestazione. Fare clic nella prima cella vuota in Mese. In questo caso sarà C2. Tipo =MESE(B2) , dove B2 si riferisce alla prima voce nella colonna Data.
La funzione MESE emetterà una cifra da 1 a 12 nella cella corrispondente. Queste cifre rappresentano i mesi in ordine cronologico di data, quindi gennaio=1 e dicembre=12. Per inserire rapidamente la funzione in ogni cella, passa con il mouse su C2 finché non viene visualizzata la casella verde nell'angolo inferiore della cella. Quindi, fai clic e trascina la casella nella parte inferiore della colonna.
Ora puoi utilizzare Excel per ordinare le date per mese, in modo da non perdere nessuno nella tua lista. Evidenzia l'intera tabella, comprese le intestazioni, fai clic con il pulsante destro del mouse, fai clic su Ordina e filtra > Ordinamento personalizzato > Ordina per mese .
È inoltre possibile utilizzare una funzione per ordinare i dati per anno. Seguire le istruzioni sopra sostituendo la funzione MESE con =ANNO(A2) . Il risultato sarà un elenco di anni in ordine.
Utilizzo di una formula di Excel per ordinare per mese e giorno
La funzione MESE è facile e veloce se non hai bisogno dei giorni in ordine, ma diciamo che vuoi festeggiare ogni compleanno individualmente. Una formula può aiutare qui.
Aggiungi una colonna chiamata Compleanni. Nella cella vuota (C2), accanto alla prima data, digita =TESTO(B2,'MMGG') , dove B2 si riferisce alla prima data. Ciò restituirà un elenco di date, senza l'anno, formattato come MMDD. Ad esempio, 12/07/1964 diventerà 1207.
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Esegui un ordinamento personalizzato per mettere in ordine la tua lista di compleanni. Poiché i compleanni sono formattati come testo, anziché come date, Excel ti darà un avviso. Selezionare Ordina tutto ciò che sembra un numero, come un numero> OK e il tuo elenco sarà nell'ordine corretto.
Cosa succede se l'ordinamento per data non funziona in Excel?
Se i tuoi dati non sembrano essere ordinati correttamente, controlla di averli inseriti in un formato che Excel riconoscerà. Se tutti i numeri sono giustificati a sinistra nelle loro celle, potresti averli memorizzati come testo. Per correggere il formato, fare clic su Testo menu a discesa nella barra multifunzione di Excel e selezionare un formato della data.
Organizza i tuoi dati Excel per data
La possibilità di ordinare per data in Excel è super utile e ha una varietà di applicazioni, come abbiamo visto qui. Ci sono molte app e utili modelli di fogli di calcolo disponibili per completare quasi tutte le attività, dal budget e il monitoraggio delle spese alla pianificazione del matrimonio.
I modelli sono un ottimo punto di partenza, ma la bellezza di Excel è la possibilità di personalizzarlo completamente per soddisfare le tue esigenze.
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Shari è una scrittrice canadese di tecnologia, istruzione e proprietà immobiliare freelance e collabora regolarmente con MakeUseOf.
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