Come trasformare Gmail nella migliore app per prendere appunti per te

Come trasformare Gmail nella migliore app per prendere appunti per te

Se vivi nella tua casella di posta Gmail tutto il giorno, che ne dici di trasformare Gmail nella tua applicazione per prendere appunti?





Le stesse funzionalità che rendono Gmail un client di posta elettronica efficace possono renderlo un'app per prendere appunti decente (anche se non convenzionale). E per aiutarti a usarlo come tale, elencherò alcune modifiche e suggerimenti in questo articolo.



Vediamo come puoi riutilizzare Gmail per prendere appunti.





Inizia con una ricognizione di Gmail

Ormai avrai probabilmente capito che intendiamo utilizzare le bozze di Gmail come note. Questo ti dà subito alcuni vantaggi. Per cominciare, puoi:

  • Utilizza le risposte predefinite come modelli per tipi specifici di note.
  • Inserisci le immagini in linea con il trascinamento della selezione.
  • Carica file importanti nelle note o allegali da Google Drive .
  • Usa più caselle di posta per suddividere le note in comodi pannelli di accesso rapido.

Inoltre, Gmail salva automaticamente le tue modifiche, quindi è una cosa in meno di cui preoccuparsi! Quali altri vantaggi vedi? Inseriscili nell'elenco dei 'professionisti' per l'utilizzo di Gmail per prendere appunti.



Rendi la finestra Componi comoda da usare

Le dimensioni e la posizione della finestra di composizione di Gmail non sono l'ideale se si desidera utilizzarla per prendere appunti regolarmente. Tuttavia, hai altre comode impostazioni della finestra tra cui scegliere:

  • A schermo intero -- Fare clic sull'icona a schermo intero racchiusa tra i Minimizzare e Salva e chiudi icone in alto a destra. Questo si sovrappone alla finestra Componi sulla pagina Gmail esistente. È possibile impostare la visualizzazione a schermo intero come predefinita dalla finestra Componi. Fare clic sulla piccola freccia in basso a destra e selezionare Predefinito a schermo intero come mostrato di seguito.
  • Finestra a comparsa -- Tieni premuto il Spostare tasto e fare clic su Comporre o sul pulsante a schermo intero nella finestra Componi. Ora puoi digitare le note in una finestra pop-up dedicata.
  • Scheda Browser -- Premi il Controllo chiave ( Comando su un Mac) mentre fai clic sul tasto Comporre o sul pulsante a schermo intero all'interno della finestra Componi. Ciò consente di digitare le note in una scheda del browser dedicata.

Se non sei molto soddisfatto dell'aspetto del testo nella finestra Componi di Gmail, accedi alle tue bozze su inbox.google.com . Il progetto di installazione su a Posta in arrivo di Gmail è più facile per gli occhi. Puoi persino appuntare le tue note preferite nella posta in arrivo per tenerle a portata di mano.



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Tieni le e-mail fuori mano

Se utilizzerai Gmail per prendere appunti, non puoi ricevere email che richiedono la tua attenzione ogni pochi minuti.

Per sfuggire alla distrazione di una casella di posta attiva, usa uno dei due metodi che elencherò di seguito (o creane uno tuo):



1. Crea un filtro per contrassegnare le email come lette non appena arrivano nella tua casella di posta ed evita la distrazione visiva del contatore delle email accanto al Posta in arrivo etichetta.

Per impostare un filtro 'leggi', visita Impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati e seleziona Crea un nuovo filtro . Viene visualizzato un riquadro in cui è possibile specificare i criteri per filtrare le e-mail.

Nel popup, digita il tuo indirizzo email nel Per campo e fare clic su Crea un filtro con questa ricerca link in basso a destra. Quindi, seleziona la casella per segna come letto . Qui puoi anche selezionare un paio di altre caselle:

  • Salta la posta in arrivo (archiviala) -- Se desideri archiviare automaticamente le email in arrivo e farle scomparire immediatamente dalla posta in arrivo.
  • Applicare l'etichetta -- Se vuoi lasciare un segno per distinguere le email più recenti da quelle vecchie quando controlli le email in un secondo momento. Assicurati di assegnare un'etichetta a tua scelta dal Scegli etichetta... menu a discesa accanto a questa opzione.

Nota: Se controlli la posta da più account in Gmail, dovrai ripetere questo processo di impostazione del filtro di 'lettura' per ciascuno dei tuoi indirizzi email.

2. Ricevi e-mail consegnate in orari specifici o su richiesta. Se non riesci a smettere di cercare nuove email nel bel mezzo del lavoro, imposta un plugin come Posta in arrivo batch . Tiene le tue e-mail sotto un'etichetta speciale e le consegna alla tua casella di posta in momenti specifici, a tua scelta, della giornata.

Se utilizzi Chrome, puoi installare Inbox Pause invece di BatchedInbox. Mentre quest'ultimo consegna le e-mail a intervalli specifici, Inbox Pause mette in attesa la tua casella di posta fino al momento in cui sei pronto per ricevere e-mail. Puoi 'riattivare' la tua casella di posta in qualsiasi momento.

Rimuovi le distrazioni con Gmelius

Se ti piace un'interfaccia utente pulita e minimalista per prendere appunti, puoi ottenerne una all'interno di Gmail con il Gmelius plugin per Chrome, Opera e Safari. Ti offre molte opzioni per modificare l'aspetto e il comportamento di Gmail.

Una volta installato Gmelius e aggiornato Gmail, ti verrà chiesto di visitare la dashboard di Gmelius e configurarla a tuo piacimento. Per creare un'interfaccia priva di ingombri e distrazioni, modifica le seguenti impostazioni. Li troverai sotto il personalizzazione scheda.

  • Nascondi widget persone
  • Disattiva annunci
  • Nascondi attività Google+
  • Rendi visibile l'intestazione di Gmail su richiesta
  • Nascondi piè di pagina di Gmail

Cambia lo stile del testo

Gli stili di carattere che non ti senti a tuo agio a guardare possono distogliere la mente dal contenuto che stai digitando o leggendo.

Per ottenere note trasformate in bozze di Gmail più belle, visita Impostazioni > Generali > Stile di testo predefinito . Lì, scegli un tipo di carattere, una dimensione e un colore del carattere che ritieni piacevole (o almeno che non distragga). Vedrai un'anteprima dal vivo dello stile selezionato proprio lì. Scorri verso il basso e premi Salvare le modifiche pulsante una volta che sei soddisfatto delle modifiche.

Se vuoi cambiare l'aspetto del testo nella nota dispari o nell'e-mail, fai clic su Opzioni di formattazione pulsante nella finestra Componi per farlo accadere.

Usa etichette e stelle per organizzare i tuoi appunti

Le etichette di Gmail possono raddoppiare come tag per le tue note. Clicca sul Crea una nuova etichetta collegamento nella barra laterale per iniziare. Se sono presenti etichette (ovvero tag improvvisati che non utilizzerai spesso), nascondile dalla vista della barra laterale predefinita.

Per nascondere un'etichetta, passa il mouse sopra il suo nome nella barra laterale e fai clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso che appare. Ora, nel menu delle opzioni che si apre, seleziona Nascondere sotto Nell'elenco delle etichette: . Già che ci sei, nota che puoi cambiare il colore dell'etichetta dallo stesso menu. Cerca il Colore etichetta opzione di menu.

Ovviamente, se hai un sacco di etichette da modificare, è conveniente affrontarle tutte in un unico batch. Fallo tramite il Gestisci etichette collegamento nella barra laterale o tramite Impostazioni > Etichette .

Leggi le nostre istruzioni sull'utilizzo delle etichette di Gmail per domare la tua casella di posta per alcune idee creative sull'utilizzo.

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Se preferisci un approccio visivo che vada oltre le etichette di codifica a colori, prova le 'stelle' per taggare le note per una facile identificazione. C'è più della stella gialla che sei abituato a vedere. Dirigiti a Impostazioni > Generali > Stelle per attivare il resto delle tue opzioni stella.

Guarda lo screenshot qui sotto per vedere tutte le stelle a tua disposizione. Clicca sul 4 stelle link o il tutte le stelle collegamento a seconda di quanti di essi si prevede di utilizzare.

Per 'stellare' una nota, fai clic sull'icona a forma di stella che la precede nell'elenco dei messaggi. Continua a fare clic su quell'icona per scorrere il resto delle stelle.

Aggiungi il supporto per il markdown

Markdown è un modo conveniente per scrivere per il Web ed è una funzionalità standard in molte app per prendere appunti in questi giorni. Per comporre le email di Gmail (note, in questo caso) in Markdown, ottieni Ribasso qui per il tuo browser. L'estensione è facile da usare e riceverai una serie di istruzioni subito dopo l'installazione.

Se hai installato Gmelius per eliminare le distrazioni come discusso sopra, non hai bisogno di Markdown Here o di un'estensione simile. Gmelius è dotato di una funzione Markdown e puoi attivarla dal Produttività scheda di il cruscotto di Gmelius . Cerca il Abilita il supporto Markdown collocamento.

La funzione Markdown è ancora in beta. Se hai problemi con esso, probabilmente vorrai installare Markdown Here dopo tutto.

Delega la gestione delle attività a Google Tasks

Per molti di noi, le app per prendere appunti spesso fungono anche da a catch-all per le liste di cose da fare . E questa è una buona cosa, perché avere meno punti di controllo dei dati equivale a meno fatica digitale. Il problema è che hai bisogno di un ulteriore livello di organizzazione per mantenere separati i tuoi appunti e le tue attività. Non avrai questo problema in Gmail, perché puoi spostare i tuoi elenchi di cose da fare su Google Task.

Tasks, la funzione di gestione delle attività integrata di Gmail, è accessibile senza essere invadente e può fare molto mantenendoti concentrato .

Indipendentemente dal numero di note che crei, puoi trovare quelle giuste in pochi tasti se sei esperto nell'uso degli operatori di ricerca di Gmail .

Ad esempio, se hai contrassegnato le note con le stelle, puoi filtrarle con il ha operatore. Se vuoi filtrare le note con la stella 'segno di spunta verde', digita ha: verde-check nella casella di ricerca e premi accedere . Ovviamente, vengono visualizzate anche tutte le e-mail contrassegnate con questa stella, quindi ti consigliamo di aggiungere in:bozza alla tua query di ricerca per visualizzare solo le note che corrispondono alla tua query.

Per trovare il nome di una stella da utilizzare nelle tue ricerche, passa con il mouse su quella stella nel Impostazioni > Generali > Stelle sezione. In alternativa, inizia a digitare il colore di una stella nella casella di ricerca per visualizzare i nomi delle stelle che corrispondono.

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Mantieni le tue note al sicuro

L'eliminazione delle bozze di Gmail è un affare complicato. Indipendentemente dal fatto che l'eliminazione sia accidentale o intenzionale, una volta superata la finestra di 30 secondi 'Annulla scarto', una bozza eliminata scompare per sempre.

Per evitare di perdere una o più note, predisponi un piano di backup prima di iniziare a utilizzare Gmail per prendere appunti regolarmente. Puoi eseguire il backup delle bozze:

Gmail

Gmail è disponibile sul Web, sul desktop e sui dispositivi mobili. È disponibile offline se utilizzi Gmail Offline (Chrome) o un client di posta elettronica desktop . Inoltre, ti affidi già a Gmail e sai come funziona. Tutto ciò si traduce in un valido caso per l'utilizzo di Gmail come strumento per prendere appunti. Anche se, solo tu può dire se sarà una soluzione pratica per te.

Gli sviluppatori trovano sempre utili plug-in ed estensioni del browser per Gmail. Quindi sei sicuro di trovare un modo praticabile per importare le tue note da un'altra app in Gmail, anche se vengono visualizzate come e-mail anziché come bozze.

'Lo strumento perfetto per prendere appunti' potrebbe anche essere un unicorno: magico e inesistente. Ora, un efficace strumento è tutta un'altra storia e Gmail ha il potenziale per esserlo. Sei pronto a utilizzare Gmail per qualcosa di più che controllare la posta?

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Circa l'autore Akshata Shanbhag(404 articoli pubblicati)

Akshata si è formato in test manuali, animazione e design UX prima di concentrarsi sulla tecnologia e sulla scrittura. Questo ha riunito due delle sue attività preferite: dare un senso ai sistemi e semplificare il gergo. A MakeUseOf, Akshata scrive di come ottenere il meglio dai tuoi dispositivi Apple.

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