Come utilizzare la cronologia delle versioni in Google Documenti

La paura è reale quando guardi una versione dei tuoi documenti Google che in precedenza era perfetta ma ora sembra terribile. Quando un intero team sta lavorando allo stesso documento, devi assicurarti di sapere esattamente chi sta apportando modifiche e quando sono state eseguite. La cronologia delle versioni di Google Doc può riportarti indietro nel tempo a tutte le revisioni con solo un paio di clic.

Impariamo come funziona.

Come accedere alla cronologia delle versioni

Esistono due modi per accedere alla cronologia delle versioni di un documento in Google Documenti.

Clicca sul File > Cronologia delle versioni.
Vedrai due opzioni date: Nome versione corrente , che tratteremo in seguito, e Vedi la cronologia delle versioni . Clicca su Vedi la cronologia delle versioni . Un pannello a destra è una sequenza temporale delle modifiche apportate al documento.

L'altro modo in cui puoi accedere a questa sezione è leggermente più veloce perché c'è un collegamento che mostra l'ora dall'ultima modifica. Ti reindirizzerà alla cronologia delle versioni, ma vedrai questo collegamento solo se hai apportato modifiche effettive al tuo documento.

Clicca sul Apri il collegamento alla cronologia delle versioni.

Questo metodo di accesso alla cronologia delle versioni non ti chiederà un'opzione alternativa per nominare la tua versione corrente. Puoi ancora rinominare qualsiasi versione del documento quando vieni reindirizzato alla Cronologia versioni.

Rivedere la cronologia delle versioni

Una volta effettuato l'accesso alla cronologia delle versioni, sono disponibili molti dati che possono tornare utili, soprattutto se collabori con Google Documenti .

La data nell'angolo in alto a sinistra dello schermo ti informerà di quando è stata apportata l'ultima modifica al documento. Se rinomini le tue versioni, questo nome verrà visualizzato al posto della data e dell'ora. Sotto la data è presente un'opzione per stampare il documento o salvarlo sul computer e un'opzione per ingrandire il documento.

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Sul lato destro, noterai nella finestra principale del documento il numero totale di modifiche apportate. Questo numero è specifico della versione attualmente visualizzata.

Fare clic sulle due frecce per scorrere ciascuna delle modifiche per avere un'idea migliore di quali modifiche sono state apportate per quella versione.

Sulla destra c'è una barra laterale che include informazioni aggiuntive per tutte le versioni salvate del tuo documento.

È facile vedere esattamente chi nel tuo team ha apportato modifiche e quando lo hanno fatto con un colore cerchiato diverso accanto al loro nome. Quel colore corrisponderà alle modifiche che vedi nella schermata principale del documento.

In questo modo puoi identificare facilmente chi nel tuo team ha apportato le modifiche specifiche al documento. Noterai che accanto a ogni versione salvata del documento c'è una freccia che punta alla data e all'ora.

Fai clic sulla freccia e i dettagli extra ti aiuteranno a scegliere cosa ripristinare. Puoi scegliere di includere alcune delle modifiche apportate quel giorno ma escluderne altre.

Fai clic sui tre punti accanto alla data e all'ora per ulteriori opzioni come quelle che vedi di seguito. C'è anche un interruttore nella parte superiore della barra laterale in cui puoi mostrare solo le versioni che sono state nominate.

Vedremo perché questo può essere utile e le migliori pratiche per denominare le versioni del documento.

Ripristina versioni precedenti

Mentre sei nella sezione Cronologia versioni avrai la possibilità di ripristinare le versioni precedenti dei tuoi documenti prima che vengano apportate determinate modifiche.

Vai a una delle versioni precedenti del tuo documento e vedrai immediatamente apparire un grande pulsante blu nella parte superiore dello schermo che dice Ripristina questa versione .

Clicca sul Ripristina questa versione e conferma se desideri ripristinare questa versione del documento.

Il tuo documento Google verrà aggiornato automaticamente per riflettere la versione precedente. C'è anche un piccolo popup nella parte superiore dello schermo che ti consente di sapere quale versione stai vedendo.

Ogni versione precedente avrà versioni ancora più nascoste che puoi visualizzare espandendo la sezione utilizzando la freccia a sinistra della data e dell'ora. Queste versioni avranno ogni singola modifica apportata quel giorno e avrai anche la possibilità di ripristinare una di queste versioni.

Puoi anche memorizzare una versione precedente ma comunque cancella una delle pagine se stai cercando di riscrivere parte del materiale ma non tutto.

Best practice per il salvataggio di una versione del documento

Durante il processo di scrittura e modifica, soprattutto se hai più membri del team, ti consigliamo di utilizzare pratiche di salvataggio intelligenti. Ciò renderà molto più semplice passare attraverso le versioni precedenti in caso di potenziali problemi.

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Per rinominare le tue versioni, fai clic su File > Cronologia delle versioni > Nome versione corrente . Un popup ti chiederà di trovare un nome per la tua versione attuale.

Mantieni il nome qualcosa di semplice che descriva ciò che è stato fatto al documento quel giorno. Se una bozza è stata fatta per la prima volta, puoi rinominare quella versione Prima Bozza.

Se l'editor ha apportato delle revisioni, puoi denominare quella versione Editor. Lo stesso processo può essere seguito per implementare il feedback e la bozza finale.

Ciò renderà molto più facile tornare indietro attraverso le modifiche e capire quali fasi sono state eseguite e quando sono state completate.

Puoi anche usare l'interruttore sul lato destro per mostrare solo le versioni che sono state nominate per renderlo ancora più chiaro.

Modifica e revisione più facili in Google Documenti

Assegna un nome alle diverse versioni del documento in ogni fase della scrittura. In questo modo sarà più semplice tornare alle versioni precedenti in caso di problemi.

La cronologia delle versioni mostra quali membri del team stanno apportando le modifiche. Questi passaggi si sommano per aiutarti a ottenere la versione perfetta del tuo articolo quando ne hai bisogno.

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Circa l'autore Raul Mercado(119 articoli pubblicati)

Raul è un conoscitore di contenuti che apprezza gli articoli che invecchiano bene. Ha lavorato nel marketing digitale per 4 anni e nel tempo libero lavora a Camping Helper.

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