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Se lavori da casa, probabilmente hai sentito parlare di Zoom, uno strumento per riunioni che è recentemente esploso in popolarità. Ma potresti non avere familiarità con ciò che fa Zoom o come usare Zoom.
Diamo un'occhiata a cosa offre Zoom, come partecipare alle riunioni Zoom e anche come ottenere il massimo dal servizio.
Che cos'è lo zoom?
Ingrandisci è uno strumento di comunicazione remota che consente ai team di lavorare insieme nonostante si trovino in luoghi diversi. L'azienda offre una varietà di soluzioni, tra cui sale conferenze virtuali, sistemi softphone e webinar video. Tuttavia, la maggior parte delle persone conosce Zoom per i suoi strumenti di videoconferenza.
La tua azienda potrebbe utilizzare uno o tutti i servizi di Zoom. Per i tuoi scopi come utente, tuttavia, ci concentreremo sulla chat video Zoom per piattaforme desktop qui. Se preferisci, puoi anche partecipare alle riunioni utilizzando le app mobili di Zoom.
Scarica: Zoom per Android | ios (Gratuito)
Che cos'è una riunione Zoom?
Una riunione Zoom è un raduno virtuale di persone. Ogni persona si unisce utilizzando il proprio desktop, laptop o dispositivo mobile. Grazie a webcam e microfoni (spesso integrati), tutti possono chattare e fare una riunione senza essere fisicamente insieme.
Naturalmente, Zoom fornisce strumenti aggiuntivi per favorire la collaborazione e alleviare alcuni degli ostacoli legati alle riunioni digitali. Se hai utilizzato altri strumenti per riunioni video come Google Hangouts, Webex o GoToMeeting, Zoom ti sembrerà familiare.
Come partecipare a una riunione Zoom
Se qualcuno ti ha invitato a una riunione su Zoom, entrare è semplice. Potrebbero averti inviato un'e-mail con un URL della riunione univoco. In tal caso, puoi fare clic su quel collegamento per passare direttamente alla pagina della riunione senza preoccuparti dell'ID della riunione.
In caso contrario, non preoccuparti. Basta andare al Zoom Pagina Partecipa a una riunione , a cui puoi accedere cliccando Partecipa a una riunione in alto a destra nella home page di Zoom. Qui dovrai inserire un numero di riunione. L'organizzatore della riunione dovrebbe averti inviato questo tramite e-mail o altri mezzi. Inserisci il numero e scegli Aderire .
Supponendo che questa sia la prima volta che partecipi a una riunione Zoom, vedrai una richiesta per installare l'app Zoom, cosa che dovresti fare per ottenere le migliori prestazioni. Nel caso in cui non si caricasse correttamente, fare clic su Scarica ed esegui Zoom qui.
Una volta installato, scegli un nome visualizzato per e premi Partecipa alla riunione per saltare dentro.
Se non puoi partecipare, ecco come risolvere specifici codici di errore di Zoom .
Utilizzo di strumenti e opzioni in una riunione Zoom
Ora dovrai assicurarti che le impostazioni audio e video funzionino correttamente. Nel Unisciti all'audio scatola, puoi scegliere Prova altoparlante e microfono per assicurarti che tutto sia impostato, quindi fai clic su Partecipa con l'audio del computer per entrare nella stanza. Seleziona la casella in basso per saltare questo passaggio in futuro.
Una volta fatto, hai aderito completamente a una riunione Zoom. Ora puoi modificare alcune opzioni e utilizzare alcune delle funzionalità di Zoom, se necessario.
Fare clic sulla freccia accanto a Muto in basso a sinistra per cambiare microfono o altoparlante. Puoi anche scegliere Impostazioni audio da questo menu per vedere tutte le opzioni disponibili di Zoom, incluse modifiche generali, scorciatoie da tastiera, statistiche e molto altro.
Se hai bisogno di mostrare il video e non lo sei già, clicca Avvia video in basso a sinistra. Come le opzioni audio, puoi modificare il dispositivo video e accedere alle opzioni qui, se necessario.
Inoltre, lungo la barra in basso, vedrai le opzioni per invitare altri, visualizzare l'elenco dei partecipanti e la chat di testo, condividere il tuo schermo e registrare la sessione. Alcune di queste opzioni potrebbero non essere disponibili, in base a quanto impostato dall'host.
Quando hai finito, fai clic su Lascia la riunione e confermare. La prossima volta, puoi partecipare a una riunione Zoom utilizzando l'app sul tuo PC. Cercare Ingrandisci utilizzando il menu Start per avviarlo, quindi scegliere Partecipa a una riunione e inserisci l'ID della riunione.
Come organizzare una riunione Zoom
Partecipare a una riunione a cui sei invitato è facile, ma cosa succede se devi organizzare tu stesso una riunione Zoom? C'è un po' più di lavoro per l'hosting, ma non è difficile.
Innanzitutto, dovrai registrarti per un account Zoom. Dirigiti a Pagina di registrazione di Zoom , che puoi trovare cliccando il Iscriviti, è gratis pulsante in alto a destra. Inserisci il tuo indirizzo email di lavoro o registrati utilizzando il tuo account Google o Facebook se preferisci.
Riceverai un'email con un link per continuare la registrazione. Crea una password, quindi puoi saltare il passaggio di invitare altri al servizio. Da lì, vedrai il tuo nuovo URL della riunione personale. Facendo clic su questo si aprirà l'app Zoom sul computer e si avvierà quella sala riunioni.
Una volta all'interno della stanza, avrai un'interfaccia quasi identica alle riunioni in cui sei un partecipante, come descritto sopra. L'unica grande differenza è che ora hai il pieno controllo sui partecipanti alla riunione, sulla registrazione e su altre funzionalità.
Clicca il Gestisci partecipanti pulsante per aprire il pannello laterale. Lì puoi rivedere chi è presente e apportare le modifiche necessarie. Usa le opzioni sotto Di più per impedire ai partecipanti di riattivare l'audio, modificare i propri nomi o persino di bloccare l'intera riunione.
Come pianificare una riunione Zoom
Puoi avviare una riunione rapida in qualsiasi momento inviando l'URL o l'ID della riunione personale. Ma la maggior parte delle volte, ti consigliamo di pianificare una riunione zoom in anticipo in modo che tutti possano prepararsi.
Per farlo, visita la tua pagina Zoom Meetings cliccando Il mio account in alto a destra nella home page di Zoom e scegliendo Incontri dalla barra laterale sinistra. Lì vedrai il pulsante per Pianifica un nuovo incontro .
Fare clic qui per compilare tutte le informazioni, inclusi l'argomento, l'ora, la durata e altre preferenze. Dopo aver cliccato Salva , utilizzare il Aggiungere a pulsanti per inserirlo nel tuo calendario di Google, Outlook o Yahoo, attraverso il quale puoi invitare altri. Puoi anche fare clic su Copia l'invito per un blocco di testo che puoi incollare in un'e-mail o in un altro servizio di messaggistica.
Scegliere Inizia riunione per iniziare una riunione programmata. Per maggiore comodità in futuro, puoi installare un plug-in per Microsoft Outlook o un'estensione di Chrome nella pagina Riunioni per pianificare riunioni da quei calendari.
Mentre sei nelle impostazioni, ti consigliamo di dare un'occhiata alle numerose opzioni di Zoom. Questi ti permetteranno di impostare le riunioni esattamente come preferisci, in modo da non dover attivare le stesse opzioni ogni volta.
Come registrare una riunione Zoom
Registrare una riunione quando sei l'organizzatore è semplice. Clicca il Disco pulsante nella parte inferiore dello schermo per iniziare immediatamente la registrazione. Al termine della riunione, troverai un file MP4 nella directory di registrazione di Zoom sul tuo sistema.
Per regolare queste impostazioni, fai clic sulla freccia accanto a Muto e scegli Impostazioni audio per aprire la pagina delle impostazioni di Zoom. Lì, passa a Registrazione scheda per scegliere una posizione di registrazione e modificare altre opzioni correlate.
Come condividere il tuo schermo su Zoom
Clicca il Condividi schermo in Zoom per avviare la condivisione dello schermo. Lì, puoi scegliere quale monitor vuoi condividere o scegliere di condividere solo la finestra di una determinata app. Troverai più opzioni in fondo, così come il Avanzate scheda.
Abbiamo menzionato la condivisione dello schermo in precedenza; in qualità di organizzatore, hai il pieno controllo sulla possibilità che i partecipanti condividano o meno i loro schermi. Per modificare le opzioni di condivisione dello schermo, fai clic sulla freccia accanto a Condividi schermo , seguito da Opzioni di condivisione avanzate .
Lì puoi decidere se i partecipanti possono condividere, se più di una persona può condividere il proprio schermo alla volta e se i partecipanti possono iniziare a condividere quando qualcun altro lo è già.
Piani tariffari di Zoom
A seconda delle tue esigenze, potrebbe essere necessario eseguire l'aggiornamento a uno dei I piani premium di Zoom . L'offerta gratuita ti consente di ospitare riunioni con un massimo di 100 partecipanti. Tuttavia, qualsiasi incontro con più di due persone è limitato a 40 minuti.
Il piano gratuito dovrebbe essere sufficiente per un uso occasionale, poiché include tutte le funzionalità di cui abbiamo discusso sopra, e altro ancora. Le aziende possono consultare i piani Pro o Business, se necessario.
Come utilizzare le riunioni Zoom
Ora che abbiamo visto come funziona Zoom, potresti chiederti per cosa le persone usano effettivamente Zoom. Ecco alcuni usi comuni di Zoom poiché le persone lavorano da casa più frequentemente:
- Formazione scolastica: Pagina Istruzione di Zoom descrive come il servizio consente agli insegnanti di offrire orari di ufficio a distanza, tenere riunioni di amministrazione, tutorare gli studenti e altro ancora.
- Assistenza sanitaria: Zoom per la sanità offre videoconferenze conformi a HIPAA. Viene utilizzato per comunicazioni importanti con i clienti, formazione a distanza e consulenza virtuale.
- Incontri di lavoro: Quando i dipendenti lavorano da casa, le riunioni sono più difficili rispetto a quando tutti sono in un unico luogo. Come abbiamo visto sopra, Zoom rende facile riunire le persone per chat individuali o discussioni di gruppo.
Ci sono molti altri usi per Zoom, quindi la tua azienda potrebbe rientrare in un altro caso d'uso.
Zoom Privacy e sicurezza
Con la crescente popolarità di Zoom, molti hanno sollevato preoccupazioni su alcuni elementi discutibili nel suo Termini di servizio e politica sulla riservatezza . Zoom ha recentemente modificato questi documenti, rendendoli difficili da discutere, quindi ti consigliamo di leggerli tu stesso prima di iscriverti a Zoom.
Una caratteristica notevole è Monitoraggio dell'attenzione dei partecipanti , che consente all'organizzatore della riunione di vedere quali partecipanti non hanno la finestra Zoom a fuoco mentre qualcuno condivide il proprio schermo. Tienilo presente se partecipi a una riunione che utilizza la condivisione dello schermo.
Come altri strumenti di videoconferenza, Zoom ha avuto alcuni problemi di sicurezza in passato, che l'azienda ha corretto. C'è un altro rischio per la sicurezza di cui dovresti essere a conoscenza durante l'utilizzo di Zoom, tuttavia: i partecipanti indesiderati che si uniscono alla riunione e mostrano materiale esplicito.
Chiamato 'Zoom-bombing', questa pratica prevede che qualcuno si unisca tramite il collegamento alla riunione Zoom e trasmetta contenuti inappropriati condividendo il proprio schermo. Per evitare che ciò accada, è consigliabile evitare di condividere l'URL della riunione ovunque sia pubblico, come i social media. Durante l'hosting, dovresti anche modificare l'impostazione predefinita che consente alle persone di condividere i propri schermi senza prima aver bisogno dell'autorizzazione.
Il post del blog di Zoom su come prevenire questo ha più buoni consigli.
Come funziona lo zoom? Ora sai
Abbiamo esaminato cos'è Zoom, come avviare e partecipare alle riunioni Zoom e altri suggerimenti per sfruttarlo al meglio. Questo dovrebbe iniziare con il nuovo strumento preferito per le riunioni remote.
Qui ce ne sono alcuni cose divertenti che puoi provare con Zoom e come si confronta con Houseparty. Se Zoom non funziona per le tue esigenze, dai un'occhiata altre app gratuite per effettuare videochiamate di gruppo così come queste alternative Zoom. E quando non funziona affatto, ecco come puoi riparare Zoom sul tuo iPhone.
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Ben è un vicedirettore e l'onboarding manager di MakeUseOf. Ha lasciato il suo lavoro IT per scrivere a tempo pieno nel 2016 e non si è mai guardato indietro. Si occupa di tutorial tecnici, consigli sui videogiochi e altro ancora come scrittore professionista da oltre sette anni.
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