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Con un po' di pratica, non è troppo difficile crea fogli di calcolo Excel che sembrano fantastici . Tuttavia, stampare quel foglio di calcolo può essere una sfida.
Il più grande ostacolo che ostacola la stampa perfetta è che potresti non sapere come eseguire il processo passo dopo passo. Segui questa guida e avrai il documento nelle tue mani in men che non si dica.
1. Assembla i tuoi dati
Come con la maggior parte dei progetti Excel, il primo passo qui è preparare i dati.
Se hai già impostato un foglio di calcolo, sei pronto per partire! In caso contrario, importa i tuoi dati in Excel e continua con il passaggio successivo.
2. Converti i dati in una tabella
Successivamente, organizzeremo i nostri dati come una tabella. Puoi saltare questo passaggio se i tuoi dati non si prestano alla formattazione della tabella, ma in caso contrario è un modo semplice per semplificare il processo di stampa.
Per convertire i dati in una tabella, trascina una selezione attorno a tutto il contenuto applicabile, quindi usa CTRL + T . spuntare il La mia tabella ha le intestazioni casella se appropriato e fare clic su ok .
La formattazione della tabella ci consente di fare cose utili come ordinare le nostre righe in base alle informazioni in una particolare colonna. Tuttavia, ci consente anche di trattare tutti questi dati come un'unica entità, il che è molto utile mentre ci prepariamo alla stampa.
3. Imposta area di stampa
Diremo a Excel esattamente cosa vogliamo stampare. Per fare ciò, usa il mouse per selezionare tutto ciò che è necessario: se i tuoi dati sono formattati come una tabella, puoi fare clic in qualsiasi punto all'interno dei suoi parametri e utilizzare CTRL + MAIUSC + 8 .
Ora vai al Layout di pagina scheda e fare clic Area di stampa nel Impostazione della pagina sezione.
Usa il menu a discesa e seleziona Imposta area di stampa .
4. Testo a capo, se necessario
Al momento, ogni riga della nostra tabella può essere formattata in modo ordinato regolando la larghezza di ogni colonna. Tuttavia, questo non sarebbe il caso se dovessimo aggiungere una colonna di citazioni al nostro foglio di calcolo.
Come puoi vedere, ora il contenuto della nostra colonna finale supera la sua larghezza normale. Possiamo far combaciare queste voci, ma avremo bisogno di formattarle come più righe di testo. Potrebbe non essere particolarmente facile da leggere, quindi avvolgeremo il testo per alleviare l'affaticamento degli occhi .
Seleziona tutti i dati nella tabella. Quindi, vai al Casa scheda, trova il Allineamento sezione e fare clic su Avvolgere il testo .
Eventuali elementi di testo più lunghi dovrebbero ora avere la spaziatura corretta tra ogni riga. Ora è un buon momento per apportare le modifiche necessarie alla larghezza di ogni colonna e all'altezza di ogni riga.
5. Regola i margini
Quindi, fare clic su File e vai a Stampa . Qui vedrai un'anteprima del tuo foglio di lavoro così come apparirà su una pagina stampata.
Questo è un buon momento per decidere se stampare con orientamento orizzontale o verticale. I tuoi dati dovrebbero informare la tua decisione; se ci sono troppe colonne per rendere le cose leggibili in orientamento verticale, scegli orizzontale. D'altra parte, se il tuo foglio di calcolo è composto da molte e molte righe con meno colonne, il ritratto potrebbe essere l'opzione migliore.
Una volta presa questa decisione, usa il Margini menu a discesa per selezionare l'area della pagina in cui verrà visualizzato il foglio di calcolo. Ciò dipenderà dalle capacità della stampante, ma il Margini stretti preset è un buon modo per ottenere il più possibile sulla pagina e non causerà problemi per la maggior parte dei dispositivi.
Se vuoi assicurarti che il tuo foglio di calcolo sia il più grande e leggibile possibile una volta stampato, possiamo utilizzare gli strumenti di ridimensionamento di Excel per farlo. Clicca il Ridimensionamento menu a discesa e selezionare Opzioni di ridimensionamento personalizzato .
Nella schermata seguente è possibile utilizzare il Adattarsi a opzione per ridimensionare il foglio di calcolo alla larghezza o all'altezza di una pagina
Questo può essere utile se stai cercando di limitare il tuo foglio di calcolo a una sola pagina .
In alternativa, puoi utilizzare il Adeguarsi alle opzione per ridimensionare i tuoi contenuti in percentuale, consentendo un livello di controllo più stretto.
6. Centra il tuo foglio di calcolo e aggiungi un'intestazione o un piè di pagina
Senza uscire dalla schermata Stampa, fare clic su Margini menu a discesa e selezionare Margini personalizzati . Quindi, spunta le caselle contrassegnate Orizzontalmente e Verticalmente nel Centra nella pagina sezione per centrare il foglio di calcolo.
Questo è facoltativo, ma in genere è il modo migliore per organizzare i margini vuoti che circonderanno il foglio di calcolo sulla pagina.
Ora è il momento di aggiungere un'intestazione o un piè di pagina, se necessario. Vai a Intestazione/piè di pagina scheda del Impostazione della pagina finestra e creare un'intestazione o un piè di pagina complessi come meglio credi. Puoi anche saltare completamente questo passaggio: dipende da te.
7. Effettua le regolazioni finali e stampa
A questo punto siamo quasi pronti. Torna al Stampa schermo e dare un'occhiata all'anteprima. Se vedi qualcosa che non sembra giusto, fai il adeguate regolazioni delle dimensioni a singole righe o colonne per occuparsi del problema. Una volta che tutto è di tuo gradimento, puoi iniziare a stampare alcune copie.
Pronto Imposta stampa
La stampa di fogli di calcolo Excel può essere un disastro, a meno che non ti prendi il tempo per impostare il tuo documento. Speriamo che questa guida ti abbia aiutato a evitare tutte le insidie comuni.
Stai lottando per rendere il tuo foglio di calcolo un bell'aspetto sulla stampa? Oppure hai un consiglio per gli altri utenti che non vedi l'ora di condividere con la community? Ad ogni modo, la sezione commenti qui sotto è il posto dove andare se vuoi unirti o iniziare la conversazione.
Originariamente scritto da Eyal Sela il 7 agosto 2009.
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Scrittore inglese attualmente residente negli Stati Uniti. Trovami su Twitter tramite @radjonze.
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