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Excel è un fantasticamente utile programma per fogli di calcolo, ma non c'è niente di peggio che creare un foglio di calcolo perfetto e stamparlo solo per vederlo uscire su nove fogli di carta, inclusa una singola riga sull'ultimo. A che serve un foglio di calcolo ben realizzato se sembra terribile sulla carta?
Fortunatamente, puoi modificare il tuo foglio di calcolo e le impostazioni del programma per ottenere tutto su un'unica pagina e per rendere quella pagina il migliore possibile. Se il tuo foglio di calcolo è troppo grande per una singola pagina, puoi utilizzare queste impostazioni per distribuirlo in modo più gradevole su più pagine.
Anteprima prima di stampare
Questo è un passaggio importante: puoi evitare molti problemi prima di stampare se li conosci. Se stampi e poi controlli per vedere come ha funzionato, potresti finire per sprecare molta carta cercando di ottenere l'ultima riga o colonna sulla carta.
A seconda della versione di Excel, potresti dover fare clic su File > Anteprima di stampa , File > Stampa > Anteprima di stampa , o semplicemente File > Stampa per vedere come apparirà il tuo foglio di calcolo quando uscirà dalla stampante. Se sembra buono, vai avanti e stampa. In caso contrario, prova alcune delle strategie elencate di seguito!
Usa la visualizzazione del layout di pagina
La visualizzazione del layout di pagina ti mostrerà come verrà stampato il documento mentre ci lavori. Non è un'ottima visualizzazione per lavorare sul foglio di calcolo, ma può aiutarti ad apportare modifiche per assicurarti che le colonne e le righe sfruttino al massimo lo spazio a tua disposizione. Per attivare la visualizzazione, vai su Visualizza > Layout di pagina .
Ora vedrai il tuo foglio di calcolo come verrebbe stampato. Apportare le regolazioni utilizzando gli strumenti elencati di seguito in questa visualizzazione ti darà un'idea migliore del fatto che abbiano funzionato bene o meno. (Questa stessa funzionalità è disponibile in Word e può aiutarti creare documenti dall'aspetto professionale Lì anche.)
Cambia l'orientamento della pagina
Se il tuo foglio di calcolo è più largo che alto, un orientamento orizzontale ti aiuterà ad adattarlo di più su una pagina. Un foglio di calcolo più alto probabilmente trarrà vantaggio da un orientamento verticale. Per scegliere l'orientamento utilizzato dal foglio di lavoro, apri il Impostazione della pagina menu e scegli Verticale o Orizzontale nella scheda Pagina.
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Elimina o nascondi righe o colonne
Nei fogli di calcolo di grandi dimensioni, ci sono spesso righe o colonne che sono ridondanti, contengono informazioni obsolete o semplicemente non devono essere stampate in una situazione particolare. Queste righe e colonne occupano spazio prezioso sulla pagina e possono rendere molto più difficile far adattare bene il foglio di calcolo.
Se puoi eliminare alcuni di quei dati, usa semplicemente il familiare evidenzia > Modifica > Elimina sequenza per sbarazzarsene. Se contengono informazioni di cui ritieni di aver bisogno in seguito, puoi nasconderle facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della riga o della colonna e selezionando Nascondere . Per visualizzare nuovamente i dati, evidenzia le righe o le colonne su entrambi i lati dei dati nascosti, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'etichetta e seleziona Scopri .
Usa interruzioni di pagina
Proprio come nel tuo programma di elaborazione testi preferito, puoi inserire interruzioni di pagina per assicurarti che il tuo foglio di calcolo sia diviso tra più pagine dove vuoi che sia, invece di dove Excel decide che è conveniente. basta usare Inserisci > Interruzione di pagina per dire a Excel dove dividere il documento.
Modificare l'area di stampa
Se il tuo foglio di calcolo contiene un'enorme quantità di dati e devi solo stamparne una parte, puoi stampare solo la parte del foglio di calcolo che hai selezionato. Seleziona le celle che vuoi stampare e clicca Stampa . Cambiare il Stampa cosa: opzione per Selezione e l'anteprima si aggiornerà per contenere solo i dati che hai selezionato.
Se tendi a stampare la stessa selezione regolarmente, puoi impostare un'area di stampa permanente che comprenda solo quella sezione in modo da non doverla selezionare ogni volta. Per fare ciò, seleziona l'area che stampi di frequente, quindi vai a File > Area di stampa > Imposta area di stampa . Ora questa selezione diventerà l'area di stampa standard per il tuo foglio di calcolo. Per sbarazzarsi di quell'impostazione, usa File > Area di stampa > Cancella area di stampa .
Modifica margini pagina
Se hai bisogno di un po' più di spazio per adattare il tuo foglio di calcolo a una pagina, aggiungere un po' di spazio in più ai margini della pagina può risolvere il tuo problema. È possibile accedere alla finestra di dialogo Imposta pagina da File > Imposta pagina o con il pulsante Imposta pagina nella finestra di dialogo di stampa. Aggiungi una frazione di pollice a ciascun margine e controlla nuovamente l'anteprima di stampa.
È facile esagerare aggiungendo spazio ai margini per adattarsi il più possibile a una pagina. Tuttavia, ricorda che il testo che arriva fino al bordo di un pezzo di carta non è solo esteticamente sgradevole, ma può anche essere difficile da leggere. Sii giudizioso con questo!
Avvolgi il testo e ridimensiona le colonne
Excel viene solitamente utilizzato per i dati numerici, ma può essere davvero utile anche per il testo. Se hai molto testo nelle tue celle, possono davvero allungare il tuo foglio di calcolo e rendere difficile adattarlo su una pagina o anche su più pagine; potresti ritrovarti con uno strano schema di stampa che rende il tuo documento simile a questo:
Parte del testo è troncato e le celle che non sono troncate corrono troppo a destra. Per limitare la larghezza del foglio di calcolo alla larghezza di una singola pagina, puoi limitare la larghezza delle colonne e utilizzare il ritorno a capo automatico per assicurarti di non perdere nessuno dei dati che desideri stampare. Per prima cosa, vai su Formato > Celle > Allineamento e assicurati Avvolgere il testo è abilitato.
Ora, quando il testo in una cella è più largo della larghezza della colonna, il testo andrà a capo fino alla riga successiva. Da qui, puoi regolare le larghezze delle tue colonne trascinando il bordo di una riga o un'intestazione di colonna per ridimensionarla.
Puoi anche fare doppio clic sulle etichette di riga o colonna per renderle automaticamente larghe quanto necessario, come mostrato nel video qui sotto. Per assicurarti che le tue colonne si adattino a una pagina come desideri, usa la visualizzazione del layout di pagina menzionata sopra.
Ridimensiona il tuo foglio di calcolo
Se nient'altro ha fatto il lavoro, puoi ridimensionare il tuo foglio di calcolo in modo che si adatti a una singola pagina (o un certo numero di pagine). In Impostazione della pagina , fai clic sul pulsante di opzione accanto a Adattarsi a: e scegli il numero di pagine su cui desideri stampare il foglio di calcolo. La selezione di un numero inferiore di pagine 'larghe' ridimensionerà il documento orizzontalmente e la selezione di un numero inferiore di pagine 'alte' lo ridimensionerà in verticale. Puoi anche selezionare una scala percentuale.
L'uso dell'opzione di ridimensionamento può aiutare a limitare le dimensioni del documento quando viene messo su carta, ma può anche rendere il testo molto piccolo e difficile da leggere. Controlla l'anteprima e assicurati di non ridimensionare così tanto da rendere impossibile la lettura dei tuoi dati. Il ridimensionamento è davvero utile quando stai provando a stampare Grafici Excel , pure.
Rendi la tua stampa più facile da leggere
Una volta che sei riuscito a ottenere il tuo foglio di calcolo su un numero accettabile di pagine, fai un passo avanti e rendilo il più facile da leggere possibile. Modificando alcune altre impostazioni di stampa, puoi ottimizzare l'aspetto della tua stampa. Ecco un paio che dovresti conoscere.
Stampa della griglia e delle intestazioni di riga o colonna
Nel Impostazione della pagina menu (accessibile tramite la finestra di dialogo di stampa o File > Imposta pagina ), fare clic sulla scheda Foglio e selezionare Linee della griglia sotto il Stampa sezione. Puoi anche selezionare Intestazioni di righe e colonne per aggiungere queste etichette alla stampa.
Aggiunta di informazioni su intestazione e piè di pagina
Excel può aggiungere automaticamente informazioni utili all'intestazione e al piè di pagina del documento per facilitarne la lettura. Nel Impostazione della pagina menu, fare clic su Intestazione/piè di pagina scheda e utilizzare i menu a discesa per aggiungere informazioni come numero di pagina, nome file e nome dell'autore all'intestazione o al piè di pagina. Se il tuo foglio di calcolo è molto lungo, queste informazioni possono aiutarti a organizzare le pagine più facilmente.
Puoi anche aggiungere un testo personalizzato facendo clic su Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina .
Non accontentarti di fogli di calcolo stampati male
Può essere frustrante cercare di far apparire bene il tuo foglio di calcolo quando lo stampi, specialmente se devi ottenerlo su una singola pagina. Ma con alcune modifiche alle impostazioni e al formato del tuo documento, puoi produrre una bella stampa! Non dimenticare di imparare altri suggerimenti per il successo di Excel in ufficio mentre ci sei anche tu.
Hai altri suggerimenti per stampare fogli di calcolo da Excel? Condividili qui sotto!
Crediti immagine: uomo d'affari con punto interrogativo di Dooder tramite Shutterstock
Condividere Condividere Tweet E-mail Va bene installare Windows 11 su un PC incompatibile?Ora puoi installare Windows 11 sui vecchi PC con il file ISO ufficiale... ma è una buona idea farlo?
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Dann è un consulente di marketing e strategia dei contenuti che aiuta le aziende a generare domanda e lead. Scrive anche su strategia e content marketing su dannalbright.com.
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