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Tieni traccia delle modifiche è uno dei migliori strumenti per modificare documenti Word e collaborare con altri, ma utilizzarlo può diventare complicato e disordinato. Se non conosci questa funzionalità su Microsoft Word o non sopporti i segni rossi e le strane impostazioni, non rinunciare ancora alle modifiche.
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Una volta compreso come funzionano i diversi componenti, la funzionalità sarà più semplice da utilizzare. Puoi personalizzare la funzionalità per creare un sistema più ordinato durante la revisione di un documento o la revisione delle modifiche di qualcun altro. Ecco alcune idee.
1. Mostra revisioni nei fumetti
Traccia modifiche non è solo un interruttore on-off. Una volta apprese le basi di utilizzando le modifiche traccia di MS Word , puoi esplorare le sue funzionalità e personalizzare ancora di più la tua esperienza utente.
Uno dei componenti principali che puoi modificare è la visualizzazione del markup. Quando vai a Revisione > Mostra markup > Bollature , hai tre opzioni:
- Mostra revisioni nei fumetti
- Mostra tutte le revisioni in linea
- Mostra solo la formattazione nei fumetti
Track Changes utilizza le revisioni in linea per impostazione predefinita, il che significa cancellare le parole cancellate e inserire le modifiche nel corpo del testo stesso. Alcune di queste revisioni sono gestibili, ma un intero libro può essere un pugno nell'occhio. Inoltre, questa impostazione non evidenzia la formattazione: cercare di trovare queste modifiche è una seccatura.
L'uso dei fumetti solo per la formattazione è un passo avanti rispetto alle revisioni in linea. Le eliminazioni e gli inserimenti appaiono ancora nel corpo principale, ma eventuali modifiche al formato sono elencate nei fumetti in un pannello a destra del testo.
Se la modifica in linea non è affatto la tua preferenza, passa alle revisioni nei fumetti. Potrai quindi eliminare, inserire e formattare tutto ciò che desideri e un elenco delle modifiche verrà visualizzato nel pannello di destra. C'è ancora il rosso, ma le tue modifiche sono molto più ordinate e facili da gestire.
2. Utilizza il markup semplice o nullo per evitare distrazioni
A seconda del tuo stile di editing, potresti preferire leggere un documento prima di modificarlo per avere un'idea del suo flusso, leggibilità e potenziali lacune. Riempire il testo con segni fin dall'inizio può essere controproducente.
Track Changes offre due soluzioni nel file Visualizzazione per la revisione menu a discesa. Markup semplice nasconde i fumetti e le revisioni in linea e mostra solo le linee rosse verticali per mostrare dove sono state apportate le modifiche. Fai clic su una di queste righe per rivelare rapidamente le modifiche. Fare di nuovo clic per nasconderli.
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Nessun margine rimuove anche le linee verticali. Puoi leggere e modificare in tutta tranquillità finché non scegli diversamente. Lavorare con una di queste impostazioni garantisce un documento chiaro con distrazioni minime. Se lavori con una squadra, stabilisci il i modi migliori per collaborare in tempo reale su Word e stabilire le regole relative alle modifiche del tracciamento in modo che tutti possano lavorare comodamente.
3. Usa tutto il markup o l'originale con parsimonia
Non è necessario visualizzare il markup completo di un documento Word a meno che tu non voglia specificamente rivedere una determinata revisione o integrare le modifiche.
Guardare il testo originale è ancora meno necessario. Puoi guardare il testo originale per confrontare brevemente le due versioni, ad esempio in termini di stile o lunghezza, ma questo è tutto. Pertanto, non è necessario attivare nessuna di queste impostazioni finché non ne hai effettivamente bisogno. Questo può aiutarti a ridurre al minimo la tua frustrazione con le modifiche al rilevamento.
4. Personalizza i colori e i segni
Quando più utenti lavorano su un documento di Word e apportano modifiche, la funzionalità Revisioni evidenzia le modifiche in diversi colori. Il problema più stridente con le revisioni è spesso il colore rosso predefinito dei suoi contrassegni, soprattutto quando domina testi con molte revisioni.
La buona notizia è che puoi cambiare questo colore. In effetti, puoi codificare a colori ogni documento su cui lavori.
Nel Monitoraggio sezione, fare clic su Modifica le opzioni di monitoraggio freccia. Vedrai alcune impostazioni di base che puoi modificare, ma per accedere a più opzioni, fai clic su Opzioni avanzate . Si aprirà una finestra che offre altri modi per personalizzare le modifiche al tracciamento.
Puoi scegliere colori migliori per inserimenti, eliminazioni, formattazione e altro. Puoi anche modificare il modo in cui ciascuna funzione viene contrassegnata, dal grassetto al doppio barrato e ai simboli. Inoltre, puoi persino modificare l'aspetto dei palloncini. Prendi ispirazione da app di produttività con codifica a colori efficace o semplicemente scegli colori che siano piacevoli alla vista quando usi le modifiche.
5. Sii strategico e coerente con i tuoi commenti
Lasciare commenti è il modo migliore per fornire feedback su Microsoft Word oltre a Tieni traccia delle modifiche. Tuttavia, l’uso eccessivo dei commenti può rendere l’esperienza di modifica e lettura altrettanto travolgente.
Ciò che rende più semplice l'utilizzo dei commenti insieme alle modifiche è decidere in anticipo come utilizzare ciascuna funzionalità. Quando si tratta di commenti, puoi riservarli per domande all'autore o idee per migliorare il testo, cose che non puoi dire tramite Track Changes senza aggiungere altro rosso.
Inoltre, è meglio evidenziare solo le parole correlate ai tuoi commenti, non interi paragrafi. Potresti anche inserire i tuoi commenti solo all'inizio o alla fine dei capitoli.
6. Attiva/disattiva la modalità di visualizzazione dei commenti
Se hai difficoltà con un documento sovraccarico di note e commenti, prova a esplorare le opzioni disponibili nel file Mostra commenti menu a discesa. Questa funzionalità può aiutarti a organizzare i commenti nel modo che ha senso per te, sia che tu stia leggendo o modificando il testo.
In alternativa, se il documento che stai rivedendo è piccolo, ma hai molto da dire, valuta la possibilità di andare su una pagina vuota all'inizio o alla fine del documento ed elencare lì il feedback che avresti inserito nei commenti. Potresti farlo anche per i singoli capitoli. Lo strumento dei commenti è più pratico, ma sei libero di usarlo come e quando vuoi.
Non esitare a diventare creativo con le funzionalità a tua disposizione, come aggiungendo i numeri di riga di Microsoft Word al testo e poi facendo riferimento a righe specifiche nel tuo feedback. Prenditi il tempo necessario per imparare tutto ciò che questo software di elaborazione testi ha da offrire e adattare di conseguenza ogni lavoro di tracciamento delle modifiche.
7. Accettare o rifiutare gruppi di revisioni
In qualità di scrittore che esamina le revisioni di un editor, è importante considerare attentamente la maggior parte dei cambiamenti, anche quando si apportano le proprie modifiche.
Tuttavia, quando si tratta di correzioni minori come la formattazione o le correzioni ortografiche, esiste un modo più rapido per integrare le modifiche o eliminarle. Basta selezionare l'intero paragrafo, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere uno dei due Accetta il cambiamento O Rifiuta il cambiamento . La tua scelta influenzerà tutte le revisioni di quel paragrafo.
Puoi andare ancora oltre e integrare le revisioni dell’intero documento. Per fare ciò, dopo aver fatto clic con il pulsante destro del mouse sul paragrafo evidenziato, seleziona la freccia verso il basso sotto Accettare nella barra degli strumenti e poi Accetta tutte le modifiche . Subito sotto hai anche la possibilità di interrompere automaticamente le modifiche al tracciamento.
8. Modifica il riquadro di revisione
Come accennato in precedenza, puoi utilizzare tutto ciò che migliorerà la tua esperienza utente con Track Changes, incluso componenti aggiuntivi di produttività per Microsoft Word . Tuttavia, anche la semplice riorganizzazione del layout del tuo spazio di lavoro digitale può apportare vantaggi al tuo flusso di lavoro.
Il riquadro di revisione su Revisioni è un altro modo per visualizzare tutte le revisioni senza che ingombrano lo schermo. Puoi modificare un documento senza markup e lasciare che il riquadro generi un semplice elenco di modifiche. Facendo clic sulla freccia accanto a Riquadro di revisione , è possibile passare dalla posizione verticale a quella orizzontale e viceversa.
Fai in modo che le modifiche al monitoraggio funzionino per te
Può sembrare complesso a prima vista, ma il programma Track Changes di Microsoft è in realtà molto semplice e utile una volta appresi i dettagli. Sia che tu stia apportando o ricevendo modifiche, imposta le preferenze di Traccia modifiche prima di iniziare a lavorare per semplificare le cose. Organizza il modo in cui i contrassegni, i commenti e il riquadro di revisione dovrebbero apparire all'interno e attorno al testo.
Usare le revisioni su Microsoft Word è più semplice una volta creato un layout e una combinazione di colori che ti motivano invece di stimolarti eccessivamente.