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Come massimizzi il tuo tempo? Usi applicazioni per la gestione del tempo? Pianifichi in anticipo e rimani in cima al tuo programma? O dai la priorità ai tuoi compiti? Se hai provato queste cose e hai ancora problemi a fare un uso efficace del tuo tempo, forse hai bisogno di un cambiamento.
La regola 80/20 è un'altra opzione per la gestione del tempo e, con piccoli aggiustamenti, potrebbe essere la tua soluzione ideale.
Che cos'è esattamente la regola 80/20?
La regola 80/20 è anche nota come principio di Pareto. Il concetto è nato dall'economista italiano Vilfredo Pareto. Notò che l'80% della terra del paese era di proprietà di appena il 20% della popolazione. Ciò ha portato Pareto a esaminare ulteriormente questo squilibrio e come si collegava ad altre aree.
Anni dopo, un consulente di nome Joseph Juran applicò questo concetto al mondo degli affari e lo chiamò Principio di Pareto. Da The Economist online :
Juran ha esteso il principio al controllo di qualità, affermando, ad esempio, che la maggior parte dei difetti di produzione sono il risultato di una piccola percentuale delle cause di tutti i difetti, quelli che ha descritto come 'i pochi vitali e i molti banali'.
Secondo Investopedia , ciò significa che:
- L'80% del volume delle vendite proviene da 20 prodotti della linea di prodotti.
- L'80% delle entrate di un'azienda proviene dal 20% dei suoi clienti.
- L'80% della produzione di un'azienda proviene dal 20% dei suoi dipendenti.
La gestione del tempo è l'uso più comune del principio di Pareto, poiché la maggior parte delle persone tende a distribuire il proprio tempo in modo sottile invece di concentrarsi sui compiti più importanti.
Con tutto questo in mente, mettere in relazione il principio con la gestione del tempo significa che l'80 percento della tua produzione potrebbe provenire da solo il 20 percento del tuo tempo. Ora la domanda è: come lo realizzi? Ecco quattro cose che puoi fare.
Valuta frequentemente i tuoi compiti
Se l'80 percento dei risultati deriva dal 20 percento dello sforzo, allora è logico che l'80 percento dell'impatto proverrà dal 20 percento delle tue attività. Quindi identifica il 20 percento delle tue attività che produrranno l'80 percento dei risultati che cerchi.
Credito immagine: Astephan tramite Shutterstock
Quando rivedi le tue attività , poniti queste domande:
- Ogni attività nella mia lista è etichettata come urgente?
- I compiti nella mia lista sono di mia competenza o appartengono ad altri?
- Sto dedicando troppo tempo a determinati tipi di attività?
- Ci sono compiti che dovrei delegare?
- Tutti questi compiti sono davvero necessari per il risultato complessivo?
Valuta continuamente i tuoi obiettivi
I tuoi obiettivi e compiti possono essere intrecciati, ma non sempre. Alcuni potrebbero essere completamente separati. Quindi pensa ai tuoi obiettivi e alle attività necessarie per raggiungerli. Ricorda che l'80% di questi obiettivi sarà raggiunto con solo il 20% delle attività necessarie.
Immagine di credito: AzriSuratmin tramite Shutterstock
Anche in questo caso, fai un inventario e vedi quale 20% di attività ti avvicina alla maggior parte dei tuoi obiettivi. Dai un'occhiata a questi pochi esempi e vedi se riesci a metterti in relazione:
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- Se lavoro fino a tardi oggi (attività del 20 percento), posso finire l'elemento nella mia lista di attività, rendere felice il capo e togliere il domani (obiettivi dell'80 percento).
- Se preparo un'insalata da mangiare alla mia scrivania per pranzo oggi (attività del 20 percento), posso lavorare su quell'attività, superare la scadenza e avvicinarmi al mio obiettivo di perdita di peso (obiettivi dell'80 percento).
- Se pianifico riunioni regolari (attività del 20%), posso aumentare la comunicazione del team, avere un progetto di maggior successo ed essere un leader migliore (obiettivi dell'80%).
Determina la tua prima serata
Ognuno ha momenti specifici durante il giorno in cui è più produttivo. Puoi fare del tuo meglio tra le 9:00 e le 11:00. Oppure potresti fare di più tra le 15:00 e le 17:00. Quando ti senti più energico, concentrato e produttivo?
Credito immagine: Dean Drobot tramite Shutterstock
Determina quando è la tua prima serata e usala per affrontare il 20 percento dei compiti e degli obiettivi che hai identificato. Ciò garantirà che stai trascorrendo il tuo tempo più produttivo della giornata sulle attività e sulle attività necessarie per i migliori risultati.
Identifica ed elimina le distrazioni
Che tu vada in ufficio ogni giorno o lavori da casa, le distrazioni sono ovunque. Quelle brutte e piccole interruzioni possono causare perdita di concentrazione, attività ritardate e una riduzione complessiva della produttività.
Credito immagine: Argus tramite Shutterstock
Utilizzando il concetto di regola 80/20, Le ipotesi di FreshBooks :
L'80% delle tue distrazioni proviene dal 20% delle fonti.
Per affrontare quelle distrazioni ed eliminarle, devi prima identificarle. La tua lista potrebbe essere simile a questa:
- Raffiche di email
- Telefonate in arrivo
- Visitatori non pianificati
- Sete o fame
- Notifiche sui social media
Dopo aver ottenuto il tuo elenco di distrazioni, rivedilo e vedi quali ti interrompono di più. Probabilmente scoprirai che solo due o tre (20 percento) sono la maggior parte (80 percento) del problema. Quindi incorporare modi per eliminare tali interruzioni. Ecco alcuni suggerimenti:
- Blocca orari specifici per lavorare sulle email.
- Lascia che le chiamate non urgenti vadano alla segreteria.
- Chiudi la porta del tuo ufficio.
- Tieni a portata di mano un drink e uno spuntino.
- Stai lontano dai social media durante il lavoro.
- Usa un'app timer per cronometrare le sessioni di lavoro e le pause.
Hai provato la regola 80/20?
Il principio di Pareto può portare al successo in determinati settori e usi, ma può funzionare per te? Se hai provato la regola 80/20 con molto successo, continui ad usarla? Al contrario, se hai dato a questo concetto un tentativo con risultati negativi, sai cosa è andato storto?
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Con la sua laurea in Information Technology, Sandy ha lavorato per molti anni nel settore IT come Project Manager, Department Manager e PMO Lead. Ha quindi deciso di seguire il suo sogno e ora scrive di tecnologia a tempo pieno.
Windows stop code eccezione imprevista dell'archivioAltro da Sandy Writtenhouse
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