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Se hai mai provato ad arrivare alla 'Posta in arrivo zero', sai che può sembrare un compito monumentale e, anche se ci arrivi, devi gestire dozzine di etichette Gmail, taccuini Evernote e categorie di gestione delle attività. C'è un nuovo client di posta sul blocco e mira a cambiare tutto questo.
Ti abbiamo mostrato come utilizzare Outlook come organizzatore GTD e esaminato alcune app che ti aiutano a mantenere organizzate le tue attività, ma questo è qualcosa di completamente diverso.
IQTELL è un'app di posta elettronica disponibile per iOS e Android, nonché sul Web. È progettato specificamente per l'uso con il sistema Getting Things Done: un rapido sguardo alla dashboard mostra che tutte le categorie GTD sono presenti: azioni, azioni successive, contesti, progetti, un giorno e il resto. La parte interessante di IQTELL, tuttavia, è come integra tutte queste categorie con i tuoi account di posta elettronica.
Integrazione perfetta di posta e attività
Altre app promettono di aiutarti a gestire la tua posta elettronica e alcune gestiscono anche i tuoi progetti e attività, ma poche le hanno integrate a questo livello. IQTELL ti consente di trasformare le e-mail da più account in azioni, progetti e altri tipi di elementi archiviandoli contemporaneamente, il che significa che ora hai un registro di tali e-mail nella tua app di gestione delle attività senza che occupino spazio nel tuo posta in arrivo.
Diamo un'occhiata. Di seguito, vedrai un'e-mail nella mia casella di posta, un comunicato stampa di cui è necessario scrivere. Sembra una buona cosa da trasformare in un'azione. Come per gli altri pulsanti nella parte inferiore del riquadro dei messaggi, toccando Azione si ottengono due operazioni: copia il corpo dell'e-mail nella sezione delle note di una nuova azione e archivia l'e-mail.
Ora hai un nuovo elemento nella tua app di gestione delle attività e un'e-mail in meno nella tua casella di posta. Posta in arrivo zero, arrivo!
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Una volta che l'azione è stata creata, puoi aggiungere dettagli, come il progetto genitore (Scrittura, in questo caso), il contesto a cui appartiene, eventuali sottoattività, una data di scadenza, un promemoria e note. Viene automaticamente aggiunto alla categoria Azioni della dashboard, pronto per essere affrontato in seguito. E l'e-mail è collegata all'azione, il che significa che puoi sempre tornare indietro e guardarla con solo un paio di tocchi.
Puoi anche aggiungere e-mail ad azioni preesistenti, che archivia l'e-mail e aggiunge un collegamento a quell'e-mail dall'elemento dell'azione, facilitando la raccolta di tutti i messaggi relativi a un determinato argomento in un unico posto .
L'interfaccia web: massima funzionalità
L'interfaccia web include tutto ciò che puoi fare dal tuo cellulare, ma ti consente anche di intraprendere più azioni che ti aiuteranno a gestire i punti più fini del tuo sistema di produttività. Puoi gestire segnalibri e note, trasformare le e-mail in eventi del calendario e registrare telefonate e riunioni.
L'accesso a IQTELL dal tuo browser ti offre molte più opzioni rispetto al client mobile e ti consente persino di personalizzare alcune delle azioni che esegui dal tuo telefono. Poiché ci sono così tante funzionalità racchiuse in questa app, è meglio utilizzarla con un sacco di spazio sullo schermo disponibile: l'interfaccia online ti consente di aprire diverse visualizzazioni in schede, in modo da poter passare facilmente tra dashboard, posta in arrivo, calendario e progetti.
L'interfaccia web di IQTELL integra anche il tuo account Evernote, il che è fantastico se usi Evernote per gestire la tua knowledge base GTD. Puoi ritagliare le e-mail direttamente nelle note, allegare note ad azioni e progetti, trasformare le note in elementi di azione e impostare promemoria per portare le note alla tua attenzione in un secondo momento.
Molte persone usano Evernote per gestire le proprie categorie GTD ( e il resto della loro vita ), rendendo questa aggiunta un fattore cruciale per rendere IQTELL un'app GTD di successo.
Tutto sommato, l'interfaccia web sembra il modo migliore per utilizzare l'app, con il client Android che non si accumula abbastanza in termini di cose che puoi fare. Tuttavia, funziona ancora quando si desidera eseguire semplici azioni e leggere la posta elettronica.
La migliore app GTD di sempre?
Questa app è davvero perfetta. Fa tutto ciò che si può desiderare da un client di posta, con un'eccezione che descriverò in dettaglio tra poco, inclusa l'unificazione di più caselle di posta e la semplificazione dell'invio di e-mail da qualsiasi indirizzo collegato. E fornisce più capacità organizzative GTD rispetto alla maggior parte delle app di gestione delle attività. Mettili insieme e avrai un'unica app che potrebbe aumentare la produttività.
Qual è l'unica cosa che manca a IQTELL? Funzionalità di etichettatura di Gmail. Come in molti client di posta elettronica, le etichette di Gmail sono attualmente trattate come cartelle, il che significa che non possono essere applicate nella posta in arrivo e ogni e-mail può assumere solo un'etichetta. Mi è stato detto, tuttavia, che il team di IQTELL sta esaminando i modi per affrontare questo problema.
Sono in corso anche l'accesso mobile a Evernote, l'integrazione con Google Drive e Dropbox e altre funzionalità mobili. Ciò probabilmente renderà l'app mobile un po' più utile: in questo momento, è meglio utilizzarla solo per leggere e collegare la posta elettronica, mentre le attività più complicate sono lasciate all'app web.
Anche senza funzionalità di etichettatura multipla, IQTELL è una delle migliori app di produttività che ho usato. La capacità di trasformare le e-mail direttamente in progetti e azioni è un'idea così grande che non posso credere di non averci pensato prima. Ed è abbastanza personalizzabile, lasciando che il tuo flusso di lavoro detti come usi l'app. Indipendentemente dal fatto che utilizzi GTD o meno, puoi utilizzare questa app per gestire la tua posta elettronica e l'elenco delle attività in modo più efficiente di prima.
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Un potenziale svantaggio dell'app è che probabilmente ci vorranno almeno un paio di giorni per farlo funzionare alla massima velocità. È molto complesso e richiede un po' di tempo per imparare a orientarsi, ma le considerevoli demo online, i tutorial e gli articoli di IQTELL ti aiuteranno.
A partire da ora, tutto in IQTELL è gratuito. Tuttavia, non sarà sempre così. Il team sta sviluppando una struttura dei prezzi che entrerà in vigore dopo una prova gratuita di 60 giorni; l'app continuerà a funzionare, ma la sincronizzazione della posta elettronica e di Evernote si interromperà, rendendo l'account gratuito abbastanza inutile.
Puoi aspettarti di pagare circa $ 50 all'anno per il servizio premium e molto probabilmente sarai in grado di sincronizzare fino a cinque account di posta elettronica. Continua a controllare il sito Web IQTELL per ulteriori notizie sulla struttura dei prezzi.
IQTELL ha il potenziale per essere una delle migliori app di produttività in circolazione. In questo momento, soffre della mancanza di integrazione dell'app per dispositivi mobili con altri servizi e della sua difficoltà a integrarsi con le etichette di Gmail. Una volta che questi vengono risolti, tuttavia, la quota di abbonamento annuale e le ore di tempo di ottimizzazione potrebbero essere un affare per quanto potere organizzativo ottieni.
Scarica : IQTELL [non più disponibile]
Cosa ne pensi? Sarà questa l'app che finalmente ti aiuterà a tenere sotto controllo la tua casella di posta? Vale $ 50 all'anno quando puoi invece utilizzare una combinazione di app gratuite? Condividi i tuoi pensieri qui sotto!
Diritti d'autore della foto: USPS tramite Wikipedia
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Dann è un consulente di marketing e strategia dei contenuti che aiuta le aziende a generare domanda e lead. Scrive anche su strategia e content marketing su dannalbright.com.
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