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Una firma alla fine del tuo messaggio di Outlook o Gmail può aggiungere un tocco di raffinatezza alle tue e-mail. Le firme e-mail sono uno strumento di networking e promozionale. Anche una semplice firma che includa il tuo nome, le informazioni di contatto e, facoltativamente, il tuo sito web e l'indirizzo aziendale dicono molto.
Se usi Outlook per le tue e-mail, creare una firma è semplicissimo. Non richiede molto tempo, offre flessibilità e può fornire firme multiple per comunicazioni aziendali e personali.
Come aggiungere una firma in Outlook
Se non sei sicuro di come creare una firma in Outlook, devi prima accedere alla schermata di configurazione. È possibile aprire quest'area in due modi diversi nell'applicazione desktop Outlook.
- Il primo metodo è fare clic File > Opzioni > posta . Dovresti vedere l'opzione per firme e basta premere quel pulsante.
- Il secondo modo per accedere alla finestra di configurazione è nella schermata di composizione dell'e-mail. Seleziona il Inserire scheda, il firme casella a discesa e selezionare firme .
Entrambi questi metodi ti porteranno al Firme e cancelleria schermo. Qui è dove creerai la tua firma e configurerai le sue impostazioni.
Come creare una firma in Outlook
Per cominciare, la tua prima creazione di firma, assicurati di essere sul Firma e-mail scheda nella finestra di configurazione. Quindi, segui questi passaggi.
- Seleziona il account email che vuoi utilizzare a destra se hai impostato più di un indirizzo. Ricorda, puoi creare più firme per più account.
- Clic Nuovo , che dovrebbe essere l'unico pulsante accessibile se non ci sono ancora altre firme.
- Metti la tua firma a nome . Questo è tanto importante quanto utile se prevedi di impostare più di una firma. Ad esempio, puoi scegliere di avere firme diverse per i nuovi messaggi e le risposte o per i messaggi in sede e fuori sede. Quindi, prova a usare un nome significativo che riconoscerai a colpo d'occhio.
- Clic ok quando finisci.
Come formattare una firma
Ora arriva la parte divertente, creare una firma e-mail eccezionale nell'editor di testo. Certo, puoi mantenerlo semplice semplicemente inserendo il tuo nome e le informazioni di contatto. Ma puoi usare gli strumenti disponibili per cambiare lo stile e la dimensione del carattere, formatta il testo , cambia il colore e allinealo a sinistra, a destra o al centro.
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Se desideri apportare tali modifiche, puoi utilizzare gli strumenti prima di digitare la tua firma o dopo. Tuttavia, è più semplice iniziare digitando la tua firma nel Firma e-mail prima casella di testo e poi apportare le modifiche.
Abbellisci il testo
Per modificare il testo nella firma dopo averlo digitato, è sufficiente selezionare il testo e apportare modifiche allo stile, alla dimensione, alla formattazione o al colore del carattere. Ad esempio, potresti volere che il tuo nome appaia più grande e con un carattere elegante. O forse desideri che il nome e il numero di telefono della tua attività vengano visualizzati nei colori della tua azienda.
Aggiungi un collegamento
Una bella caratteristica della creazione della tua firma nel desktop di Outlook è che se desideri aggiungere un collegamento a un sito Web, l'applicazione lo fa automaticamente per te. Ad esempio, se inizi a digitare 'www.' e poi il resto dell'URL, quando premi il pulsante accedere chiave, il testo è collegato al sito per te.
In alternativa, puoi collegare tu stesso il testo e utilizzare una lingua diversa con il collegamento ipertestuale pulsante. Ciò ti consente di comporre qualsiasi testo che ti piace e collegarlo. Ad esempio, potresti volere che il nome della tua azienda appaia così com'è ma collegarlo al sito Web dell'azienda.
Per fare ciò, segui questi passaggi:
- Seleziona il testo e fai clic su collegamento ipertestuale pulsante nella parte superiore dell'editor.
- Sotto Collegamento a assicurati che File o pagina Web esistente è selezionato.
- Conferma il testo da visualizzare in alto e poi inserisci l'URL nel Indirizzo campo.
- Clic ok e sei a posto.
Noterai che puoi anche collegarti a un'e-mail nella stessa casella, che è un altro modo pratico per formattare il tuo indirizzo e-mail. Puoi anche includere una riga dell'oggetto in modo da sapere che il messaggio proviene da un utente che ha fatto clic sul tuo indirizzo nell'e-mail. Tieni presente che l'utente può probabilmente modificare quella riga dell'oggetto con la propria applicazione.
Inserisci un'immagine
Un altro ottimo modo per far risaltare la tua firma è inserire un'immagine. L'uso più comune per questo è per il logo della tua azienda. E molte aziende richiedono che il loro logo sia nella tua firma. Ad ogni modo, aggiungere questo è facile come aggiungere un collegamento.
Sposta il cursore nel punto della firma in cui desideri l'immagine e fai clic su Immagine pulsante. Cerca il tuo file nella finestra popup, selezionalo e premi Inserire . Ecco fatto, Outlook inserisce la tua immagine nella tua firma.
Se ti rendi conto dopo aver inserito l'immagine che potrebbe utilizzare una formattazione, puoi farlo anche tu. Basta fare doppio clic sull'immagine per aprire la finestra di formattazione. Quindi, puoi regolare le dimensioni o i colori e le linee, nonché inserire testo alternativo e ritagliare l'immagine.
Un altro fantastico modo per formattare un'immagine nella tua firma è collegarla. In questo modo, il destinatario può semplicemente fare clic sul logo e andare direttamente al sito Web della tua azienda. Per fare ciò, aggiungi l'immagine e inserisci il collegamento con i passaggi precedenti.
Includere un biglietto da visita
Anche se forse non è così comune come gli altri strumenti di formattazione, è disponibile l'opzione per aggiungere un biglietto da visita. Basta posizionare il cursore dove vuoi, fare clic su Biglietto da visita pulsante, selezionare la posizione nel Guarda dentro la casella a discesa e fare clic su ok .
Se hai salvato un biglietto da visita che include il tuo nome, il titolo di lavoro e il nome dell'azienda, questo è un modo conveniente per aggiungere rapidamente quei dettagli.
Come configurare una firma
Tutto quello che devi fare ora è decidere quando dovrebbe essere usato. Hai già scelto l'indirizzo email a cui allegarla, ma c'è dell'altro. Puoi utilizzare la firma per nuovi messaggi, risposte e inoltri o entrambi. E puoi crearne di diversi per ciascuno.
Ad esempio, se hai una firma che include molti dettagli insieme al tuo nome, potresti non volere tutto incluso quando stai semplicemente rispondendo o inoltrando un'e-mail a qualcuno. A quel punto, potresti semplicemente volere un semplice 'grazie' insieme al tuo nome.
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Quindi, manterrai il nome della tua nuova firma e-mail nel Nuovo messaggio area e quindi creare un'altra nuova firma e selezionare il suo nome nell'area Risposte/inoltri scatola. Outlook li inserirà nelle tue e-mail per impostazione predefinita, ma puoi modificarli prima di inviarli.
Come utilizzare una firma diversa in Outlook
Ora che hai impostato le firme predefinite, non devi preoccuparti di inserirle quando componi, rispondi o inoltri un messaggio. Ma cosa succede se si desidera utilizzare una firma diversa in quell'e-mail?
Nella finestra del nuovo messaggio, fare clic su Inserire scheda. Quindi, seleziona firme casella a discesa e scegli la firma che desideri utilizzare. Vedrai quindi la tua scelta apparire direttamente nella tua e-mail sostituendo l'impostazione predefinita.
Come modificare una firma in Outlook
Potresti avere tutte le tue firme impostate ora, ma renditi conto che devi apportare una modifica. Come si modifica una firma esistente? Questo è semplice come crearne uno.
Ancora una volta, accedi alla finestra di impostazione della firma facendo clic su File > Opzioni > posta . Oppure nella schermata di composizione dell'e-mail, seleziona il Inserire scheda, il firme casella a discesa e selezionare firme .
Quindi, scegli il nome della firma nel Seleziona la firma da modificare scatola. Apportare le modifiche all'interno dell'editor e quindi fare clic su Salva .
Se necessario, puoi anche rinominare la tua firma da quest'area. Clic Rinominare , assegnagli un nuovo nome e fai clic su Salva .
Le firme sono per più di e-mail aziendali
Potresti trovarti in una situazione in cui la tua azienda ha regole rigide per le firme e la formattazione delle e-mail. O preferisci semplicemente mantenere le tue firme semplici per motivi professionali. Ma le firme e-mail non sono solo per gli affari e con gli strumenti offerti da Outlook, puoi rendere le tue e-mail personali divertenti e creative.
Ecco solo alcuni suggerimenti.
Aggiungi un po' di allegria natalizia alle e-mail che invii ad amici e familiari. Puoi inserire una simpatica immagine natalizia, aggiungere una chiusura allegra e abbellire la tua firma con colori festivi.
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Includi motivazione, ispirazione o buon vecchio umorismo con una citazione. Puoi rendere qualsiasi parola fantasiosa o divertente con gli strumenti di formattazione in Outlook.
Mostra il tuo spirito di squadra per la stagione del calcio, del basket o del baseball. Puoi inserire una foto della tua squadra preferita, collegarla al loro sito Web ufficiale e utilizzare i colori della squadra per un effetto fantastico.
E per ulteriori opzioni, dai un'occhiata a questi generatori di firme e-mail per far risaltare le tue email.
La tua firma di Outlook online
Se accedi occasionalmente al tuo account Outlook sul Web, puoi aggiungere anche lì una firma predefinita. Sì, Outlook sul Web non è esattamente la stessa cosa di Outlook sui desktop, ma questa è una cosa che condividono entrambi. Scopri di più sulle differenze tra Outlook, Hotmail e i servizi di posta elettronica di Microsoft .
- Clicca il icona dell'ingranaggio in alto a destra per aprire le impostazioni.
- Selezionare Visualizza tutte le impostazioni di Outlook in fondo.
- Scegliere posta a sinistra e poi Componi e rispondi .
Sebbene attualmente sia possibile creare e utilizzare solo una firma sul sito di Outlook, è comunque possibile formattarla, aggiungere immagini e collegamenti e configurarla per il tipo di messaggio.
Prenditi il tempo per creare la tua firma e-mail di Outlook
Per le e-mail aziendali, le firme possono essere semplici, attraenti e utili allo stesso tempo. Danno ai tuoi destinatari un modo semplice per vedere le tue informazioni di contatto e visitare il sito web della tua azienda. Per le e-mail personali, le firme possono essere uniche, divertenti e divertenti. Possono mostrare personalità e spirito.
Quindi vale sempre la pena dedicare del tempo a creare la tua firma e-mail di Outlook.
Se hai bisogno di un po' più di aiuto con la tua firma aziendale, dai un'occhiata ai nostri suggerimenti per creare la firma e-mail professionale perfetta.
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Con la sua laurea in Information Technology, Sandy ha lavorato per molti anni nel settore IT come Project Manager, Department Manager e PMO Lead. Ha quindi deciso di seguire il suo sogno e ora scrive di tecnologia a tempo pieno.
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