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Tra promozioni, newsletter, notifiche e tutto ciò che arriva volando nella tua casella di posta ogni giorno, è molto facile accumulare troppe email. Se non hai tempo per occupartene, potresti ritrovarti seduto su una casella di posta con un massimo di 20-30 mila messaggi.
Da qualche parte lì dentro, hai messaggi importanti che non vuoi perdere. Ma come svuotare il disordine senza buttare via il bambino con l'acqua sporca?
Se segui la procedura descritta in questo articolo, puoi arrivare alla casella di posta zero in almeno 30 minuti . Al massimo un'ora. Vuoi fare un tentativo? Apri la tua casella di posta gonfia e segui.
La Posta in arrivo di Gmail gonfia
Presentazione, la casella di posta di una persona molto impegnata.
Giusto. Quasi 20.000 messaggi di posta elettronica non letti. Questi sono solo quelli non letti. La dimensione totale del mio account di posta elettronica prima di iniziare questo processo stava spingendo 35.000 messaggi.
Quindi, la prima cosa da fare è tagliare il frutto basso.
Butta la spazzatura
Va da sé che è necessario portare fuori spesso la spazzatura, non solo a casa ma anche nella posta in arrivo di Gmail.
Clicca sul tuo Spazzatura nella barra di navigazione a sinistra, fai clic sulla casella 'seleziona tutto' nella parte superiore dell'elenco dei messaggi, quindi fai clic sul collegamento 'Tutte le conversazioni' elencato prima della prima email.
Quindi fare clic su Elimina per sempre .
Prossimo, vai dopo lo spam di Gmail . Nel campo di navigazione, fare clic su Spam link, quindi fai clic su 'Elimina tutti i messaggi di spam ora'.
Si sente bene, vero? Non abbiamo ancora intaccato la posta in arrivo, ma è una bella sensazione iniziare a pulire la posta dopo aver portato fuori la spazzatura.
Ora per il prossimo livello di frutta a sospensione bassa.
Social e promozioni
Se stai utilizzando la casella di posta Gmail in stile predefinito di Google, vedrai Sociale e Promozione schede nella parte superiore della posta in arrivo.
Fare clic su ciascuno di questi e scorrere verso il basso l'elenco alla ricerca di grandi volumi di duplicati.
Questi sono i colpevoli che riempiono la tua casella di posta ogni giorno.
Quando li trovi, apri l'e-mail e trova il Annulla l'iscrizione collegamento nella parte superiore o inferiore dell'e-mail.
Scorri solo le prime pagine dei post sui social e sulla promozione alla ricerca di grandi gruppi di duplicati. La semplice pulizia delle tue newsletter ridurrà drasticamente la quantità di e-mail che riempiono la tua casella di posta ogni giorno.
Non passare troppo tempo a farlo, perché in questo momento ci sono pesci più grandi da friggere. Dopo aver finito con questo articolo, ti consigliamo di leggere l'articolo di Sandy su come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo di Gmail per evitare di cadere di nuovo in questo pasticcio.
Dopo aver annullato l'iscrizione alle email più comuni, fai clic su Seleziona tutto nuovamente l'icona in alto e fai clic sul link 'Seleziona tutte le conversazioni' in alto.
Fare clic sull'icona del cestino per eliminarli tutti.
Ripeti lo stesso processo nella scheda Promozioni. Quando hai finito di eliminare tutti questi, probabilmente hai già ridotto la tua casella di posta di qualche migliaio.
E ti stai solo scaldando.
Backup ed eliminazione delle email etichettate
Anni fa, facevo parte di una squadra che conduceva indagini online. Nel corso del tempo che sono stato lì ho accumulato qualche migliaio di email --- tutte applicato con una speciale etichetta Gmail dell'indirizzo email collegato in entrata.
L'indirizzo è stato chiuso nel 2015 ma non mi sono mai preoccupato di eliminare tutte quelle e-mail.
Probabilmente hai creato tutti i tipi di etichette anni fa. Forse hai persino automatizzato il processo con filtri per le email in arrivo. Tutte quelle e-mail stanno semplicemente lì a sprecare spazio.
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Non puoi semplicemente eliminare in blocco le email etichettate, perché le hai etichettate per un motivo. Forse contengono anni di ricerca, o sono un archivio storico di qualche lavoro che hai fatto che non vuoi perdere.
Eseguire il backup di email importanti con etichetta
Fortunatamente, è molto facile eseguire il backup di tutte quelle e-mail in blocco utilizzando la funzione di esportazione dell'account di Google.
Google offre un Scarica i tuoi dati pagina per ogni servizio nel tuo account Google.
Clicca su Gestisci archivi collegamento, quindi fare clic su Crea nuovo archivio .
Scorri verso il basso fino all'elenco degli account e fai clic su Non selezionare niente per deselezionare tutti gli account.
Quindi scorri verso il basso fino al tuo account Gmail e fai clic sull'interruttore per abilitare solo quel servizio.
Fare clic sulla freccia del menu a discesa e fare clic su Seleziona etichette .
Scorri l'elenco delle etichette che hai creato nel tuo account Gmail e seleziona tutte quelle di cui desideri eseguire un backup completo.
Sotto l'elenco, puoi selezionare il formato del file compresso e la dimensione massima dell'archivio.
Infine, fai clic su Crea archivio pulsante.
Google ti invierà un'email che ha iniziato a prendere il tuo archivio. Potrebbero volerci alcune ore o anche un giorno, ma alla fine riceverai un'e-mail di follow-up quando l'archivio sarà pronto per il download. Il link per il download sarà proprio nel messaggio di posta elettronica.
Dopo aver scaricato e salvato il tuo archivio di posta elettronica in un luogo sicuro, sei pronto per iniziare a cancellare le email etichettate.
Elimina email ed etichette etichettate
Torna nella posta in arrivo di Gmail, fai clic su ciascuna etichetta in modo che vengano visualizzate le e-mail e seleziona Tutto dall'elenco di selezione.
Ricordati di seleziona tutte le conversazioni come hai fatto prima.
Fai clic sull'icona del cestino per eliminare tutte queste email.
Se sei fortunato, ti imbatterai in etichette con migliaia di email che puoi pulire dalla tua casella di posta ora che hai un backup.
Dopo aver ripulito tutte le e-mail, non dimenticare di eliminare tutte quelle vecchie etichette. Basta fare clic sul menu a discesa sul lato destro del nome dell'etichetta e scegliere Rimuovi etichetta dalla lista.
A questo punto, dovresti aver già ridotto in modo significativo le dimensioni della tua casella di posta. Ma non tratteniamoci. Abbiamo qualche altro asso nella manica.
Elimina le vecchie email
Se hai decine di migliaia di e-mail, le probabilità sono piuttosto buone che anche le e-mail che erano importanti quattro o cinque anni fa non lo siano più.
Ora è il momento di scavare davvero in profondità e pulire la casa. Eliminiamo quelle email molto vecchie.
Per farlo, digita 'old_than:2y' nel campo di ricerca di Gmail . Puoi impostare qualsiasi limite di tempo desideri modificando 2 in qualsiasi numero di anni di email che desideri conservare.
Ricorda solo che qualunque sia il volume di e-mail che 'conservi', dovrai riordinare alla fine per estrarre quelle veramente importanti. Quindi rendi questo lasso di tempo il più piccolo con cui ti senti a tuo agio.
Selezionare Tutto e-mail, e seleziona tutte le conversazioni , quindi fai clic sull'icona del Cestino come hai sempre fatto.
Dopodiché, la tua casella di posta elettronica di decine di migliaia dovrebbe arrivare finalmente alle singole migliaia a questo punto.
A questo punto, è il momento di adottare un approccio leggermente più selettivo per ripulire il disordine rimanente.
Pulisci, ordina e organizza
Innanzitutto, considera che qualsiasi email che non hai effettivamente aperto oltre un paio di settimane fa, probabilmente non la aprirai mai.
Puoi ripulirli rapidamente cercando tutte le e-mail non lette più vecchie di dieci giorni.
Nel campo di ricerca, digita semplicemente 'is:unread old_than:10d'.
Seleziona ed elimina tutte le email elencate.
Un altro approccio per ridurre ulteriormente l'elenco di messaggi di posta elettronica rimanenti consiste nella ricerca di tipiche righe di spam o oggetto promozionale. Puoi farlo digitando ricerche come 'oggetto: affare', 'oggetto: omaggio' o 'oggetto: ultima possibilità'.
Ogni ricerca dovrebbe presentare più di 100 email alla volta. Continua a cancellarli.
Completa la tua casella di posta
A questo punto, la tua montagna di decine di migliaia di e-mail dovrebbe essere ridotta a una dimensione molto più gestibile. Ora hai concentrato la tua casella di posta principalmente sui messaggi di posta elettronica che sono importanti per te e che potresti voler conservare.
Quindi, inizia a scorrere le email rimanenti. Quando trovi email importanti che vuoi conservare, trascinale sulle etichette che hai creato per loro (o crea nuove etichette se non esistono ancora).
Sembra un lavoro ingrato, ma la scansione visiva di una pagina di e-mail alla volta dovrebbe mostrarne solo alcune che si desidera effettivamente conservare. Quindi puoi selezionare tutte le email su quella pagina ed eliminarle tutte. Questo cancellerà circa 50 e-mail alla volta.
Ricorda, ogni volta che noti un mittente ripetuto, apri l'e-mail e fai clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante di risposta. Da questo elenco fai clic su 'Filtra messaggi come questo'.
Quindi seleziona tutto ed elimina l'elenco delle e-mail corrispondenti che vengono visualizzate.
Etichettando, filtrando ed eliminando grandi blocchi di e-mail, avrai un elenco di poco più di 1.000 e-mail fino a quella miracolosa casella di posta zero in pochissimo tempo.
È una sensazione tremenda vedere quella nota 'vuota' nella casella di posta, soprattutto quando sono passati anni senza vederla!
Non lasciare che la bestia cresca
Ora che ti sei preso il tempo per avere finalmente di nuovo sotto controllo quella bestia gigante di una casella di posta, è importante impedire che diventi troppo grande di nuovo. Il modo migliore per farlo è studiare tutte le funzionalità che Gmail ha a disposizione per mantenere le cose organizzate e semplificate.
Puoi conoscere queste funzionalità nella nostra Guida per utenti avanzati di Gmail e non dover mai più ripetere questo processo.
Credito immagine: Nomadsoul1/ Depositphotos
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Ryan ha una laurea in ingegneria elettrica. Ha lavorato 13 anni nell'ingegneria dell'automazione, 5 anni nell'IT e ora è un ingegnere delle app. Ex caporedattore di MakeUseOf, ha parlato a conferenze nazionali sulla visualizzazione dei dati ed è apparso su TV e radio nazionali.
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