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Gli elenchi a discesa limitano il numero di voci per un campo di input. Aiutano a prevenire errori di battitura e di ortografia. e Microsoft Excel supporta funzionalità di elenco a discesa sorprendentemente versatili. Pertanto, se si desidera utilizzare Excel per moduli o raccolta dati, rendi più facile per i tuoi utenti per selezionare elementi con elenchi a discesa.
Utilizzare un elenco a discesa in una cella quando sono disponibili opzioni specifiche per quella cella. Ad esempio, puoi creare elenchi a discesa contenenti opzioni come Maschio e Femmina , sì e No , o qualsiasi altro elenco personalizzato di opzioni .
Ti mostreremo come aggiungere elenchi a discesa ai tuoi fogli di calcolo Excel.
Come creare un elenco a discesa in Excel
Creare un elenco a discesa è facile in Excel, ma il processo non è ovvio. Ecco un riepilogo dei passaggi per creare un elenco a discesa personalizzato in Excel:
- Crea un intervallo denominato: Questo passaggio è necessario per creare l'elenco che utilizzeremo nell'elenco a discesa.
- Aggiungi convalida dati: Questo è il passaggio non così ovvio in cui preparerai la cella per presentare un elenco a discesa.
- Aggiungi intervallo denominato alla convalida dei dati: Infine, metterai tutto insieme e definirai l'origine dell'elenco a discesa (ovvero il tuo intervallo denominato in precedenza).
- Imposta messaggio di input per la convalida dei dati: Questo passaggio è facoltativo. Ti consente di aggiungere un messaggio popup per guidare gli utenti del tuo foglio di calcolo.
Excel non è facile , è potente. Ciò significa che hai tantissime opzioni, come vedrai a breve. Ora diamo un'occhiata ai passaggi per creare un elenco a discesa di Excel in modo più dettagliato.
1. Crea un intervallo con nome
Un modo per aggiungere un elenco di elementi a un elenco a discesa utilizzando la convalida dei dati consiste nell'aggiungere l'elenco a un foglio di lavoro e nominare l'intervallo di celle che contiene l'elenco . Puoi aggiungere l'elenco allo stesso foglio di lavoro in cui aggiungerai l'elenco a discesa o a un foglio di lavoro diverso. L'utilizzo di un intervallo di celle denominato in un elenco a discesa semplifica la manutenzione.
Creeremo un elenco a discesa contenente alcuni diversi tipi di cibo su Foglio2 come esempio. Inserisci ogni elemento in una cella separata in una colonna o in una riga. Seleziona gli elementi, inserisci un nome per l'intervallo di celle selezionate nel Casella del nome e premere accedere .
2. Aggiungi la convalida dei dati
Vai al foglio di lavoro in cui desideri aggiungere l'elenco a discesa. Clicca il Dati scheda e quindi fare clic su Convalida dei dati nel Strumenti per i dati sezione.
Assicurati che Impostazioni la scheda è attiva sul Convalida dei dati la finestra di dialogo.
3. Aggiungi un intervallo denominato alla convalida dei dati
Quindi, seleziona Elenco dal Permettere menu `A tendina. Useremo il nome dall'intervallo di celle denominato che abbiamo definito per riempire l'elenco a discesa. Inserisci il seguente testo nel Fonte scatola.
=FoodSostituire ' Cibo ' con il nome che hai dato al tuo intervallo di celle. Clic ok .
Il Ignora vuoto la casella di controllo è selezionata per impostazione predefinita. Ciò consente di selezionare la cella e quindi deselezionare la cella senza selezionare un elemento. Se desideri richiedere la selezione di un'opzione dall'elenco a discesa, deseleziona il pulsante Ignora vuoto scatola.
4. Imposta il messaggio di input per la convalida dei dati
Se desideri che venga visualizzato un messaggio popup quando viene selezionata la cella contenente l'elenco a discesa, fai clic su Messaggio di input scheda. Controlla il Mostra messaggio di input quando la cella è selezionata casella e compilare il Titolo e Messaggio di input scatole. Puoi anche usare il Avviso di errore scheda per aggiungere un messaggio che viene visualizzato quando viene inserito un input non valido nell'elenco a discesa (ad es. se qualcuno digita nella cella invece di selezionare un'opzione). Controlla il Mostra avviso di errore dopo l'inserimento di dati non validi scatola. Seleziona un Stile e compila il Titolo e Messaggio di errore scatole.
Clic ok .
Quando tu seleziona una cella contenente un elenco a discesa, la freccia verso il basso per la selezione di un'opzione viene visualizzata a destra della cella. Il pulsante freccia giù viene visualizzato solo quando la cella è selezionata. Ti mostreremo un modo per visualizzare sempre una freccia verso il basso accanto a un elenco a discesa più avanti in questo articolo.
Se l'elenco a discesa contiene più di otto elementi, vedrai una barra di scorrimento nell'elenco a discesa quando fai clic sulla freccia.
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Opzioni avanzate dell'elenco a discesa
Ora che hai un elenco a discesa di base, tuffiamoci nelle impostazioni avanzate di Excel per modificare e personalizzare il tuo elenco.
Modifica o elimina un intervallo denominato
Se è necessario modificare o eliminare un intervallo denominato, è necessario utilizzare il pulsante Nome Manager . Clicca il formule scheda e quindi fare clic su Nome Manager nel Nomi definiti sezione.
Per modificare l'intervallo di celle per un nome sul Nome Manager finestra di dialogo, selezionare il Nome nell'elenco, quindi fare clic sul pulsante dell'intervallo di celle nella parte inferiore della finestra di dialogo. Quindi, seleziona l'intervallo di celle e fai nuovamente clic sul pulsante Intervallo di celle nella versione compatta di Nome Manager finestra di dialogo, nello stesso modo descritto nella sezione precedente.
Quindi, fai clic sul segno di spunta verde per salvare il nuovo intervallo di celle per il selezionato Nome .
Puoi anche cambiare a Nome selezionandolo nell'elenco, facendo clic su Modificare , modificando il nome sul Modifica nome finestra di dialogo e facendo clic su ok . Puoi anche modificare l'intervallo di celle sul Modifica nome la finestra di dialogo.
Per eliminare un nome, seleziona Nome nell'elenco e fare clic su Elimina .
Crea un elenco a discesa dipendente
Un elenco a discesa dipendente è quello in cui le opzioni cambiano in base alla selezione in un altro elenco a discesa.
Ad esempio, quando selezioniamo Pizza nell'elenco a discesa che abbiamo creato nel Come creare un elenco a discesa sezione sopra, un secondo elenco a discesa dipendente contiene i diversi tipi di pizza. Se selezioni Cinese , le opzioni nel secondo elenco a discesa dipendente contengono diversi tipi di piatti cinesi.
Prima di continuare, torna al Come creare un elenco a discesa sezione e creare il main Cibo preferito elenco a discesa, se non l'hai già fatto.
Ora creeremo altre tre liste e le nomineremo. Inserisci un elenco per ciascuna delle opzioni nell'elenco a discesa principale. Seleziona uno degli altri elenchi, inserisci un nome per quell'elenco nel Casella del nome e premi accedere . Ripetere per ogni elenco.
I nomi degli altri elenchi devono corrispondere alle opzioni nell'elenco a discesa principale. Ad esempio, uno dei nostri altri tre elenchi contiene tipi di cookie ed è denominato Biscotti , come mostrato di seguito. Gli altri due elenchi nel riquadro rosso nell'immagine sottostante sono denominati Pizza e Cinese .
Prima di creare l'elenco a discesa dipendente, è necessario selezionare un elemento nell'elenco a discesa principale. Non importa quale opzione selezioni. Quindi, seleziona la cella in cui desideri aggiungere l'elenco a discesa dipendente.
Clicca il Dati scheda e quindi fare clic su Convalida dei dati nel Strumenti per i dati sezione. Selezionare Elenco nel Permettere menu `A tendina.
Inserisci il seguente testo nel Fonte scatola. Sostituire ' $ B $ 2 ' con il riferimento alla cella contenente l'elenco a discesa principale. Mantieni i simboli del dollaro nel riferimento della cella. Ciò indica un riferimento assoluto alla cella che non cambierà anche se copi o sposti la formula che fa riferimento a quella cella.
=INDIRECT($B)La funzione INDIRETTO restituisce il riferimento specificato da una stringa di testo, in questo caso il testo dall'opzione selezionata nell'elenco a discesa principale nella cella B2. Ad esempio, se selezioni Cinese dall'elenco a discesa principale, =INDIRETTO($B) restituisce il Cinese riferimento. Di conseguenza, il secondo elenco a discesa contiene il Cinese Oggetti.
Clic ok .
L'elenco in Piatto preferito l'elenco a discesa nell'esempio seguente cambia a seconda di ciò che è selezionato nel Cibo preferito menu `A tendina.
Copia e incolla un elenco a discesa
Se è necessario duplicare un elenco a discesa con la convalida dei dati su altre celle, copiare e incollare la cella utilizzando Ctrl + C e Ctrl + V . Questo copia l'elenco a discesa e la formattazione.
Se vuoi solo copiare l'elenco a discesa con la convalida dei dati ma NON la formattazione, seleziona la cella e copiala normalmente usando Ctrl + C . Quindi, vai su Casa scheda e fare clic Impasto nel Appunti sezione. Selezionare Incolla speciale .
Sul Incolla speciale finestra di dialogo, selezionare Convalida nel Impasto sezione. Quindi, fare clic su ok .
Questo copierà solo l'elenco a discesa e non la formattazione nella cella originale.
Nota: Fai attenzione quando lavori con elenchi a discesa in Excel. Quando si copia una cella che non contiene un elenco a discesa su una cella che contiene un elenco a discesa, l'elenco a discesa viene perso. Excel non ti avvisa né ti chiede conferma dell'azione. Tuttavia, puoi annullare l'azione usando Ctrl + Z .
Seleziona tutte le celle contenenti elenchi a discesa
Poiché il pulsante freccia giù non viene visualizzato in un elenco a discesa a meno che non sia selezionata quella cella, è difficile sapere quali celle contengono elenchi a discesa. Puoi applicare una formattazione diversa alle celle con elenchi a discesa. Tuttavia, devi prima trovare tutti gli elenchi a discesa, se non li hai già formattati. C'è un modo per selezionare tutte le celle contenenti elenchi a discesa, permettendoti di vedere dove si trovano.
Innanzitutto, seleziona una cella contenente un elenco a discesa. Vai al Casa scheda e fare clic Trova e seleziona nel La modifica sezione. Quindi, seleziona Vai allo speciale .
Sul Vai allo speciale finestra di dialogo, selezionare Convalida dei dati . Il Tutto opzione sotto Convalida dei dati seleziona tutte le celle a cui è stata applicata una regola di convalida dei dati. Il Stesso L'opzione seleziona solo le celle con elenchi a discesa utilizzando lo stesso tipo di regola di convalida dei dati di quella nella cella selezionata.
Accetteremo la selezione predefinita di Tutto perché i nostri elenchi a discesa hanno regole leggermente diverse. Uno usa un intervallo denominato per ottenere il suo valore e l'altro usa la funzione INDIRETTO.
Clic ok .
I nostri due elenchi a discesa sono selezionati.
Ora puoi formattare queste celle per differenziarle dalle altre celle, in modo da sapere dove si trovano tutti gli elenchi a discesa. Se preferisci non applicare una formattazione diversa agli elenchi a discesa, la sezione successiva ti mostra un altro modo per renderli sempre visibili.
Rendi sempre visibile la freccia dell'elenco a discesa
Il pulsante freccia giù in un elenco a discesa scompare quando la cella non è selezionata. Stiamo per aggirare questo problema aggiungendo un pulsante freccia in basso permanente a destra degli elenchi a discesa.
Abbiamo preso uno screenshot del pulsante freccia giù in un elenco a discesa in Excel. Inseriamo quell'immagine nella cella a destra dell'elenco a discesa, così vedrai un pulsante freccia giù anche quando l'elenco a discesa non è selezionato. Quando si seleziona l'elenco a discesa, il pulsante freccia giù per l'elenco viene visualizzato sopra l'immagine inserita.
Per iniziare, scarica il drop-down-arrow.png file (fare clic con il pulsante destro del mouse su quel collegamento e selezionare Salvare collegamento come ). Quindi, seleziona la cella a destra di un elenco a discesa e vai a Inserire scheda.
Quindi, fare clic su Illustrazioni e seleziona Immagini .
Sul Inserisci immagine finestra di dialogo, vai al punto in cui hai salvato il drop-down-arrow.png file e selezionare il file. Quindi, fare clic su Inserire .
L'immagine viene inserita sul lato sinistro della cella, come se fosse collegata all'elenco a discesa nella cella a sinistra. Ora sai dove si trova quell'elenco a discesa e puoi selezionare quella cella e il vero pulsante freccia giù viene visualizzato su quello falso.
Rimuovere un elenco a discesa da una cella
Se decidi di voler rimuovere l'elenco a discesa da una cella, seleziona la cella e apri il Convalida dei dati finestra di dialogo come descritto in precedenza, nel Come creare un elenco a discesa sezione (vai alla Dati scheda e fare clic Convalida dei dati nel Strumenti per i dati sezione). Clicca il Cancella tutto pulsante, che è disponibile indipendentemente dalla scheda attualmente selezionata.
Le opzioni sul Convalida dei dati finestra di dialogo vengono ripristinati ai valori predefiniti. Clic ok .
L'elenco a discesa viene rimosso e la cella viene ripristinata al suo formato predefinito. Se è stata selezionata un'opzione quando hai rimosso l'elenco a discesa, la cella viene popolata con il valore di tale opzione.
Se non desideri che nessuno dei valori venga preservato quando elimini l'elenco a discesa, puoi copiare una cella vuota e incollarla sulla cella contenente l'elenco a discesa. L'elenco a discesa viene rimosso e la cella diventa una cella vuota.
Fai in modo che gli elenchi a discesa funzionino per te
Sfrutta appieno gli elenchi a discesa per l'immissione dei dati in Eccellere per essere più produttivi e semplificarti la vita. Ci sono molti altri controlli del modulo disponibili nel Controlli sezione del Sviluppatore scheda con cui puoi sperimentare nei tuoi fogli di lavoro.
Come si utilizzano gli elenchi a discesa in Excel? Condividi i tuoi pensieri e le tue idee con noi nei commenti qui sotto. Inoltre, hai? grafici Excel padroneggiati ancora?
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Con la sua laurea in Information Technology, Sandy ha lavorato per molti anni nel settore IT come Project Manager, Department Manager e PMO Lead. Ha quindi deciso di seguire il suo sogno e ora scrive di tecnologia a tempo pieno.
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