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L'eccessiva dipendenza dalla carta negli uffici danneggia l'ambiente. A parte questo, proteggere i documenti sensibili dell'ufficio può essere una seccatura. Di conseguenza, i file mission-critical potrebbero essere esposti a chiunque, incluso un visitatore casuale.
Eliminando la carta dall'ufficio, puoi evitare tutti questi rischi. Ecco alcune app online e suggerimenti che puoi utilizzare per rendere il tuo ufficio più privo di carta.
1. Strumenti di gestione dei visitatori
Passa da un registro dei visitatori cartaceo a un sistema di gestione dei visitatori online. Strumenti di gestione dei visitatori innovativi e robusti possono amministrare l'intero processo di gestione dei visitatori dell'ufficio.
Traccia della lobby ti consente di tenere traccia di tutti i visitatori mentre scatti foto e stampi badge allo stesso tempo. Include anche funzionalità come la notifica agli host, la gestione dell'evacuazione di emergenza e l'avviso del personale di sicurezza.
Proxyclick è una soluzione basata su cloud che ti aiuta a controllare il flusso di persone. Lo strumento è personalizzabile e segue un approccio integrato per mantenere i front desk efficienti e i dati sensibili al sicuro.
2. App di contabilità
Anche gestire la contabilità dell'ufficio su carta può essere frenetico, richiedere tempo e creare confusione. Con l'aiuto delle app di contabilità, puoi rendere il processo senza carta, veloce e senza sforzo.
Contabilità saggia è un'app di contabilità che puoi utilizzare anche senza alcun background in contabilità. Una volta collegato al tuo conto bancario, il flusso delle transazioni diventa fluido. Puoi tenere traccia delle vendite, degli acquisti e del flusso di cassa tramite la semplice funzione di reporting.
QuickBooks è un altro strumento di contabilità online che consente di gestire l'autovalutazione di IVA, imposte e buste paga dei dipendenti. QuickBooks POS è un'edizione estesa che consente ai proprietari di piccole imprese di gestire i contatori al dettaglio senza carta.
3. App per la gestione dei progetti
Se prevedi di utilizzare i documenti durante una fase di gestione del progetto, potrebbe facilmente costarti un sacco di soldi. Per mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina, dovrai stampare più copie dello stesso file. Tuttavia, puoi evitare tali spese e diventare eco-compatibile utilizzando strumenti di gestione delle attività o dei progetti.
Strumento di gestione del progetto Asana ha un'interfaccia utente intuitiva che chiunque può utilizzare per assegnare e tenere traccia delle attività. L'app ti aiuta con la condivisione di file in tempo reale, il commento delle attività e la generazione di report digitali.
Fare clic su è un altro strumento di gestione dei progetti che consente di integrare molte app di terze parti. Offre inoltre una visualizzazione del carico di lavoro che consente di tenere traccia del carico di lavoro delle singole risorse.
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4. Strumenti della lista delle cose da fare
Stai ancora sprecando note adesive per scrivere i tuoi compiti? Dovresti sbarazzartene e optare per le app dell'elenco delle cose da fare.
Todoist consente di elencare tutte le attività in modo organizzato. Ti consente anche di aggiungere sezioni e sottoattività per classificare le tue attività. Puoi anche aggiungere livelli di priorità e tag preferiti in questa app.
Any.do ti consente di accedere alla tua lista di cose da fare da qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo. Ti ricorderà anche di svolgere compiti importanti all'ora designata.
5. App per prendere appunti
Una volta che il processo di registrazione degli appunti non sarà più cartaceo, puoi risparmiare sul costo di blocchetti per appunti e penne. Inoltre, non devi perdere tempo a cercare il blocco note in una scrivania ingombra prima di una riunione.
Con un'app per prendere appunti come Evernote , puoi mantenere tutte le informazioni cruciali accessibili su tutti i dispositivi, grazie alla sua funzione di sincronizzazione online. Puoi anche personalizzare la formattazione delle note e aggiungere immagini, file audio e documenti a tua scelta.
Simplenote ti consente di aggiungere, visualizzare, modificare e pubblicare note in formato Markdown. Tu e il tuo team potete condividere qualsiasi nota in un gruppo per il lavoro collaborativo e l'ideazione.
6. Strumenti per la scansione dei documenti
Se hai deciso di eliminare la carta, fare copie digitalizzate dei tuoi documenti cartacei esistenti dovrebbe essere nella tua strategia.
Utilizzo Adobe Scan sul tuo smartphone per convertire un documento cartaceo in un file PDF. L'app ti aiuta anche a gestire le dimensioni dei file oltre a offrire funzionalità come ritagliare, ruotare, annotare, firmare e modificare il colore.
ABBYY FineReader PDF è uno scanner di documenti avanzato che supporta più di 190 lingue e le salva in 12 diversi formati di file. Oltre a scansionare sia il testo stampato che quello scritto a mano, ti consente di aggiungere commenti e firme.
7. Condivisione file e app di sicurezza
Sono finiti i giorni in cui dovevi fare copie stampate del tuo rapporto e distribuirle tra i destinatari. Utilizzando le app di condivisione file online, è possibile archiviare i file nel cloud e condividere l'accesso solo con i destinatari idonei.
Scatola ti consente di salvare e condividere file e documenti nel cloud, aderendo alla conformità del settore e alle politiche sulla privacy dei dati. Rende la collaborazione tra i membri del team senza soluzione di continuità.
Puoi anche usare Google Drive per archiviare in modo sicuro i file dell'ufficio e condividerli solo con i destinatari previsti. Inoltre, lo strumento ti consente di organizzare i file utilizzando cartelle diverse.
8. App Calendario
Le app di calendario sono diventate una parte inseparabile della vita professionale. Tutti i tipi di aziende possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un'app di calendario invece di annotare gli appuntamenti in un diario cartaceo.
Calendalmente è un'app per la pianificazione degli appuntamenti online in cui è possibile pianificare le riunioni in modo professionale ed efficiente. Puoi automatizzare il promemoria e il processo di follow-up con questa app.
Google Calendar è un popolare calendario online in cui è possibile colorare le voci del calendario per organizzare gli eventi del calendario. Il suo strumento di suggerimento aiuta a riempire automaticamente le voci per risparmiare tempo. Puoi modificare facilmente il programma di qualsiasi riunione online in questo calendario online.
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9. Accordi digitali e strumenti di firma elettronica
Ora è il momento di abbandonare i documenti legali stampati. Passa al mondo degli accordi digitali e delle firme elettroniche per risparmiare carta e migliorare l'efficienza lavorativa del tuo team.
proporre è una piattaforma online che consente di effettuare, tracciare, inviare e firmare elettronicamente tutti i tipi di contratti, proposte e accordi. Puoi utilizzare modelli di proposta predefiniti dalla libreria di contenuti di questa app.
PandaDoc ti consente di semplificare la gestione dei contratti creando, modificando e firmando facilmente i documenti. Offre servizi come proposte, preventivi, contratti e moduli, tutti in formato digitale senza carta.
10. App fax online
Anche se si prevede di rimuovere tutti i fax, potrebbe non essere possibile se i client insistono per utilizzarli. Ancora, le app fax online può aiutarti a rimuovere la carta dal fax. Queste app reindirizzeranno i fax al computer, smartphone o qualsiasi altro dispositivo di tua scelta. Così, puoi anche automatizzare il fax e risparmiare migliaia di fogli di carta ogni anno.
RingCentral è un software per fax online che consente di gestire online i fax in entrata e in uscita offrendo notevoli risparmi. Puoi anche usare CiaoSign inviare e ricevere fax mantenendo riservatezza e sicurezza.
Diventa ecologico sostituendo la carta con gli strumenti online
Ora puoi disegnare un'immagine chiara nella tua mente per pianificare l'eliminazione della carta in ufficio o a casa, ovunque lavori. Non ci vuole molto per implementare una politica sul posto di lavoro senza carta quando le app online di cui sopra sono al tuo servizio.
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Sbarazzarsi della carta è uno dei tanti modi per riordinare lo spazio di lavoro e aumentare la produttività.
Condividere Condividere Tweet E-mail 10 modi per aumentare la produttività riordinando la tua workstationScopri come una postazione di lavoro ordinata ti aiuta a lavorare con attenzione e a completare le attività in tempo.
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Tamal è uno scrittore freelance presso MakeUseOf. Dopo aver acquisito una notevole esperienza in tecnologia, finanza e processi aziendali nel suo precedente lavoro in una società di consulenza IT, ha adottato la scrittura come professione a tempo pieno 3 anni fa. Pur non scrivendo di produttività e delle ultime notizie tecnologiche, ama giocare a Splinter Cell e guardare Netflix/ Prime Video.
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