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Se Microsoft Office fosse stato un paese, sarebbe stato il terzo paese più popoloso al mondo. 1,2 miliardi di persone l'utilizzo di una singola suite di app è sbalorditivo. E 'parlano' 107 lingue!
Ma in questo momento io e te stiamo parlando in inglese e parleremo dello strumento più popolare nell'arsenale di Microsoft Office... Microsoft Word 2016 .
come installare una rom personalizzata
Questo editor di documenti viene utilizzato per scrivere una varietà di documenti. Da una semplice domanda al curriculum necessario. Da una semplice lista dei desideri a un promemoria dell'ufficio. Pensiamo di poter lavorare con Word. Ma è quando ci sediamo per scrivere un serio rapporto professionale, scopriamo un fatto importante.
La scrittura di report professionale richiede un diverso insieme di competenze.
Quindi, chiediti questo -- puoi fare il salto da un singolo documento a un lungo rapporto? Conosci tutte le funzionalità di Microsoft Word che ti aiuteranno a gestire questo progetto di documenti su larga scala? Puoi collaborare al lavoro con altri membri del team?
Potresti essere uno studente, un piccolo imprenditore o un impiegato... dovrai creare un rapporto o un documento formattato professionalmente di qualche tipo. Questa guida MakeUseOf ti aiuterà ad aggiornare le tue tecniche e ad affinare il tuo approccio al design.
In questa guida:
Scrivere un rapporto - introduzione | La lista di controllo del rapporto
Utili strumenti di Microsoft Word - Incolla speciale | Ricercatore | Congela parti del tuo documento
Lavora sul layout e sul design - introduzione | Copertina | Sommario | Intestazione e piè di pagina | Numeri di pagina | Stile dei caratteri | Stile del paragrafo | Interruzioni di pagina | Stili e temi | didascalie | Parti veloci | Bordi della pagina
Referenze e Collaborazioni - Indice | Bibliografie | Riferimenti incrociati | Commenti
Completa il tuo rapporto - firme | Filigrane | Sola lettura | Stampa in PDF
Il prossimo passo - Conclusione
Scrivere un rapporto
La scrittura del rapporto implica la ricerca e quindi la pubblicazione del risultato di tale analisi. Nel mondo professionale, l'aspetto o l'aspetto di ciò che pubblichi è fondamentale. Il risultato finale piacevole per gli occhi potrebbe migliorare la tua reputazione e migliorare il tuo marchio personale.
I passaggi seguenti ti guideranno attraverso le funzionalità avanzate di Microsoft Word 2016. Dedica molto tempo a un piano. Inizia con queste linee guida...
Passaggio 1: decidere lo scopo
Prima di iniziare il rapporto, devi prima sapere perché lo stai scrivendo. I rapporti sono di molti tipi, ma hanno lo scopo di informare o persuadere. Può essere pensato per descrivere un processo tecnico, condividere informazioni di base o dimostrare i progressi di un progetto.
Chiedilo a te stesso - Che cosa e Come mai . Questo ti aiuterà a distillare lo scopo in un punto principale e ad attenerti ad esso invece di divagare con dettagli inutili.
Passaggio 2: identifica il tuo pubblico
La seconda considerazione importante è valutare il tuo pubblico. Riusciranno a capire di cosa parli? Ci sono diversi livelli di lettori che leggeranno il rapporto? La conoscenza dell'argomento da parte del lettore influenzerà notevolmente le informazioni che è necessario includere.
Decidi il pubblico principale e poi scrivi il rapporto al livello tecnico adeguato. Il pubblico secondario può essere supportato con informazioni supplementari alla fine del rapporto.
Passaggio 3: conosci il tuo argomento
Devi sapere di cosa stai parlando. Quindi, ricerca l'argomento e includi tutte le informazioni pertinenti per dimostrare il tuo punto. Assicurati di giungere a una conclusione basata sui fatti e non su opinioni personali. Le informazioni devono essere corrette, aggiornate e ben referenziate.
Utilizza anche una varietà di risorse come riviste, articoli di giornale, libri, siti Web, brochure, dati grezzi, relazioni annuali e discorsi per supportare la tua tesi. Basta non attenersi a Wikipedia.
Passaggio 4: delinea il rapporto
Hai fatto la ricerca. Ci sono un sacco di informazioni che aspettano di essere digitate e stampate. Ma aspetta! Non annegare prima di entrare in acqua. Prepara la bozza finale del rapporto che sarà la tabella dei waypoint per aiutarti a navigare dall'inizio alla fine. Il contorno è il progetto. Ti darà una vista a volo d'uccello del terreno e ti mostrerà anche dove devi inserire i dettagli.
La struttura di un rapporto di idea può includere i seguenti elementi:
- Pagina del titolo
- Sintesi
- Sommario
- introduzione
- Il corpo del rapporto
- Conclusione
- Raccomandazioni
- Appendice
- Bibliografia e riferimenti
Microsoft Word Struttura del documento è una potente funzionalità che può aiutarti a organizzare un documento anche prima di iniziare a riempirlo di ricerche. Approfittare di modelli di brainstorming e mappatura mentale pure.
Passaggio 5: scrittura, modifica, correzione di bozze e completamento
Una volta strutturato il report, è il momento di compilare le intestazioni con il contenuto. Personalmente ritengo che sia meglio affrontare un po' ogni sezione e poi riempirla di informazioni. Puoi farlo se lo desideri o terminare ogni sezione mentre scendi nella struttura del rapporto. Assicurati di concentrarti sulla presentazione delle tue idee e sull'utilizzo di prove di supporto piuttosto che prima sull'ortografia e sulla grammatica. Delinea la tua argomentazione e scrivi alcune frasi che esprimono le tue idee principali. Se trovi qualcosa che vale la pena citare, citalo.
Una volta che la maggior parte del tuo testo è stata scritta, è ora di leggerlo e assicurarti che scorra bene. Assicurati di guidare la comprensione del lettore con parole di transizione come 'Questa informazione mostra...', 'In altre parole...', 'Analogamente...' e sottolinea i punti rilevanti e chiave.
Infine, dedica del tempo alla correzione di bozze, controlla la grammatica e l'ortografia e ricontrolla tutte le informazioni pertinenti e il relativo flusso logico. È meglio lasciare almeno un giorno per controllare e correggere le bozze del tuo lavoro. Non provare a modificarlo subito dopo che pensi di aver finito, poiché tenderai a non leggere ciò che hai scritto. Dormi un po' e rileggilo il giorno dopo.
La lista di controllo del rapporto
Prima di andare a inviare o consegnare il tuo rapporto su cui hai lavorato così duramente, assicurati di aver fatto quanto segue:
- Hai completato la pagina del titolo con il titolo, il tuo nome, la data, il destinatario del rapporto e una possibile descrizione dell'argomento del rapporto.
- La pagina dei contenuti ha titoli appropriati e i numeri delle pagine sono corretti.
- Assicurati che l'introduzione copra i punti chiave, l'ambito del rapporto e l'obiettivo che vuole raggiungere.
- Hai aggiunto didascalie sopra le tabelle e sotto le immagini/i grafici.
- Il contenuto del rapporto presenta le informazioni in modo chiaro, logico, fattuale, resta in tema, va bene?
- La conclusione indica i risultati, riafferma le idee principali e non include nuove informazioni?
- I titoli e i sottotitoli sono chiaramente etichettati?
- Le quotazioni sono pertinenti, aggiornate e correttamente referenziate?
- Hai usato interruzioni di pagina dove appropriato?
Ora lanciamo Microsoft Word e ti guideremo attraverso le funzionalità che ti aiuteranno a mettere insieme la bozza del tuo rapporto e a presentarlo come un documento professionale.
Funzioni utili di Microsoft Word per la scrittura di report
Prendi questi come suggerimenti da boccone e padroneggiali uno per uno.
Microsoft Word è un grande obice con molti dadi e bulloni. Concentriamoci sulle competenze chiave e sugli strumenti necessari per pianificare, preparare e presentare il rapporto professionale. Le funzionalità di Microsoft Word che tratteremo di seguito sono anche scorciatoie per la produttività che semplificheranno il tuo lavoro.
Consiglio: Usa l'assistente 'Tell Me' di Microsoft Word 2016 per saperne di più sulle nuove funzionalità della suite Office.
Cominciamo con tre strumenti preliminari...
Usa Incolla speciale
Per la maggior parte di noi, quando abbiamo bisogno di copiare del testo o un'immagine in Word, la scorciatoia CTRL+V va bene. Ma a volte potremmo voler incollare i dati copiati in un altro formato, come i dati di Excel come immagine. Con il Incolla speciale comando è possibile scartare o specificare il formato quando si incolla un'immagine, dati di presentazione, tabella o oggetto da qualsiasi altro programma in Word.
Lavorerai molto con tabelle e grafici di Excel in un documento professionale.
Se copi solo quello che vuoi e fai clic su Incolla, noterai che inserirà i dati come tabelle. Tuttavia, se si tratta di una vasta area di celle che si desidera incollare e non si desidera modificarla, è possibile incollarla come immagine, con l'opzione aggiuntiva per modificarla.
In Microsoft Excel: Seleziona ed evidenzia le celle che vuoi copiare > Premi CTRL+C.
In Microsoft Word: Vai a Home > Incolla > Incolla speciale . Selezionare Incolla speciale e dalla finestra di dialogo selezionare Oggetto foglio di lavoro di Microsoft Office Excel .
Puoi ridimensionare i dati come se fossero un'immagine e, se fai doppio clic, sarai in grado di modificare i valori. Puoi modificare la tabella o il grafico e riprogettarlo. E, se aggiorni i dati nel grafico o nella tabella in Excel, puoi aggiornare automaticamente il grafico in Word.
Prova anche il menu contestuale del tasto destro. Viene visualizzato il menu Incolla speciale:
Ci sono più opzioni per importare dati da Excel in Word . Il Supporto di Microsoft Office pagina li descrive anche in dettaglio.
Usa il ricercatore
Sì, c'è Google e Wikipedia. Ma passare costantemente da Word al tuo browser può ostacolare la tua produttività. Office 2016 apporta una potente integrazione di ricerca a questo lavoro sporco. Il ricercatore può non solo aiutarti a trovare contenuti da Microsoft Word, ma anche aiutarti ad aggiungere rapidamente citazioni. Utilizza il Bing Knowledge Graph per trovare il contenuto giusto per supportare il tuo documento.
Vai a Barra multifunzione > scheda Riferimenti e c Scegli Ricercatore . Si aprirà un riquadro sulla destra con le opzioni di ricerca.
Digitare una parola chiave per l'argomento che si desidera cercare e premere Invio.
Il riquadro Risultati mostra un elenco di fonti che puoi utilizzare nel tuo documento. Scegli un argomento da esplorare in dettaglio.
Aggiungi l'argomento al tuo documento Microsoft Word con un clic sul segno più in alto a destra. Puoi anche fare clic sul segno più su qualsiasi risultato per citare la fonte nel documento di ricerca. La fonte cita ti aiuta a supportare la tua ricerca con fonti web e libri.
Come vedremo in seguito, una bibliografia annotata è una delle parti più difficili di un documento. Il Ricercatore è un assistente intelligente che interviene.
Blocca parte del tuo documento Word
Diamo per scontato che la tua relazione professionale sarà un lavoro lungo e complesso. Puoi dividere la finestra di Word in due riquadri in modo da poter visualizzare contemporaneamente due parti diverse di un documento. È un prezioso risparmio di tempo quando si desidera copiare e incollare parti da un luogo a un altro o fare riferimento a una parte del documento mentre si lavora in un'altra.
Vai a Barra multifunzione > scheda Visualizza > Dividi .
Per rimuovere la divisione, fare clic su Rimuovi divisione nella stessa scheda.
Il gruppo Windows offre diverse opzioni per modificare il modo in cui lavori con due o più documenti. Le caratteristiche sono autoesplicative.
Per scorrere entrambi i documenti contemporaneamente, fare clic su Scorrimento sincrono nel gruppo Finestra nella scheda Visualizza. Puoi anche fare clic su Visualizza fianco a fianco mettere due parti del documento una accanto all'altra.
Consiglio: Usa Vista divisa per visualizzare due layout diversi, ad esempio Stampa e Contorno. Imposta la divisione. Quindi, fare clic nel riquadro che si desidera modificare, quindi selezionare un layout diverso nella scheda Visualizza.
Lavora sul layout e sul design
La presentazione di un rapporto è ciò che spinge qualcuno a leggere un rapporto in primo luogo, ed è per questo che è fondamentale che il tuo rapporto sia ben presentato. Se potessi scegliere tra quattro rapporti da leggere, cosa sceglieresti?
- Una relazione scritta a mano.
- Un documento stampato in bianco e nero.
- Un rapporto stampato su carta A4 normale a colori.
- Un rapporto stampato a colori, con un frontespizio accattivante, ben rilegato e lucido?
Raccoglierai il quarto rapporto perché ti attirerà verso di esso solo per l'aspetto visivo.
La copertina non è l'unico motivo. Un rapporto ben progettato è più facile da leggere. È anche più facile eseguire la scansione quando non hai tempo per leggere. Ecco perché è necessario dedicare un po' di tempo alle intestazioni e ai piè di pagina e ai diversi stili e temi. In breve: la formattazione di ogni elemento del report.
La formattazione può sembrare un compito difficile, ma è un esercizio divertente che eserciterà tutti i tuoi muscoli creativi. I punti chiave saranno le competenze che puoi applicare a qualsiasi cosa in Microsoft Office in futuro. E il tempo che risparmierai con tutti i suggerimenti sulla produttività appresi qui.
Microsoft Word 2016 ha un ricco set di funzionalità. Questi sono solo alcuni dei modi in cui il design del tuo report può distinguersi dal resto ed essere professionale. Quindi, analizziamo le capacità di layout e design.
Questa sezione tratterà queste funzionalità passo dopo passo:
- Inizia con una copertina
- Crea un sommario
- Crea la tua intestazione e piè di pagina
- Aggiungi numeri di pagina
(Formatta il contenuto)
- Scegli i caratteri giusti
- Dai uno stile ai paragrafi
- Controlla le interruzioni di pagina
- Usa stili e temi
- didascalie
- Usa parti rapide
- Decorare con i bordi della pagina
1. Inizia con una copertina
La prima pagina è il primo punto di contatto con il tuo lettore. È anche la tua occasione per fare un'impressione favorevole. Non lasciare che la tua mancanza di abilità artistiche sia una scusa perché Word prende il lavoro con la sua galleria incorporata di frontespizi. Tutto quello che devi fare è sposare uno al tema del rapporto.
Microsoft Word 2016 ti offre 16 modelli preformattati e altri tre su Office.com.
Vai a Inserisci > Gruppo di pagine > Pagina di copertina .
Per impostazione predefinita, la copertina viene visualizzata all'inizio del documento.
Poiché ci sono solo 16 modelli 'ufficiali' in offerta, potresti scoprire che tutti gli altri tuoi colleghi hanno la stessa copertina. Quindi, perché non personalizzarlo e renderlo un po' più unico.
Puoi progettare un frontespizio (o frontespizio) in Microsoft Word che può essere un originale nello stack. Salvalo come modello o modifica facilmente il design al volo.
2. Crea un sommario
Scansione dei lettori occasionali. I buoni lettori prima scansionano e poi si immergono in profondità. Un sommario fornisce i waypoint che aiutano entrambi. Quando si tratta di un documento lungo e complicato, non preferiresti controllare la conformazione del terreno prima di andare alla sezione che ti interessa?
Considera un sommario (TOC) se il tuo documento è lungo più di 10 pagine. Dovresti prima assicurarti di non averne bisogno riordina le pagine del tuo documento prima di creare il sommario.
In Microsoft Word, non è necessario scrivere a mano l'intero sommario. C'è un Strumento automatico del sommario sotto il Riferimenti scheda che prende il tuo schema e lo disegna per te. Inoltre, puoi tenerlo facilmente aggiornato quando vuoi cambiare qualcosa.
Ci sono anche modelli che puoi scaricare e adattare alla natura del contenuto. Ad esempio, il sommario di una tesi avrà un aspetto diverso da quello del rapporto annuale di un'azienda.
Abbiamo un tutorial completo su come creare una pagina del sommario in Word .
Il succo è questo:
Crea la struttura e usa gli stili di intestazione per organizzare la gerarchia. Applicare lo strumento sommario automatico agli stili di intestazione. Word 2016 cerca tali intestazioni e quindi inserisce il sommario nel documento. Quindi puoi aggiornare automaticamente il sommario se apporti modifiche al documento.
Per un controllo più pratico, puoi anche utilizzare il Indice del manuale stile. Word inserisce il testo segnaposto e devi inserire e formattare ogni contenuto nell'elenco.
3. Crea la tua intestazione e piè di pagina
Intestazioni e piè di pagina sono importanti nei report poiché lo scopo principale è fornire informazioni sul report in ogni pagina. Sono le aree di visualizzazione comuni per i numeri di pagina. L'intestazione del documento dovrebbe contenere il titolo del rapporto ed eventualmente il nome di chi lo ha creato. Il titolo della sezione corrente è utile.
Il piè di pagina, invece, dovrebbe includere i numeri di pagina, la data di pubblicazione e altre informazioni amministrative richieste. Nota che alcuni le guide di stile hanno linee guida speciali per intestazioni e piè di pagina .
Iniziamo con l'intestazione nel tuo documento e diamogli un aspetto unico.
Selezionare Inserire , quindi seleziona uno dei due Intestazione o piè di pagina dal gruppo. La galleria integrata mostra diverse opzioni tra cui scegliere.
Lo spazio dell'intestazione e del piè di pagina viene inserito nel documento con testo o tabella segnaposto. Il Strumenti di intestazione e piè di pagina si apre sulla barra multifunzione per altri lavori di formattazione come la data, l'ora o l'immagine.
Inserisci il tuo testo e poi seleziona Chiudi intestazione e piè di pagina .
Puoi iniziare con un'intestazione e un piè di pagina vuoti. Se hai le capacità di progettazione, usa il Strumenti di intestazione e piè di pagina per progettare il proprio. Padroneggia lo spazio dell'intestazione e del piè di pagina se desideri creare carta intestata personalizzata per la tua organizzazione. Puoi utilizzare elementi del marchio come i loghi di aziende o organizzazioni in alto e note a piè di pagina ben formattate in basso
Proviamo e modifichiamo una delle intestazioni integrate. Ho selezionato Tipo dalla galleria.
L'aspetto finale ha richiesto due minuti per essere assemblato con semplici effetti di testo e un'icona proveniente dalla galleria di icone di Microsoft Office.
L'intestazione e il piè di pagina sono a posto. Ma come fai a sapere dove ti trovi nel documento? Inserisci i numeri di pagina come prossimo cartello importante.
4. Aggiungi numeri di pagina
I numeri di pagina hanno un aspetto migliore nel piè di pagina (a differenza dell'intestazione come nell'immagine sopra). Puoi aggiungere un numero di pagina di base da Inserisci > Numero di pagina pulsante sulla barra multifunzione. Puoi anche aggiungerlo da Design scheda che appare quando aggiungi l'intestazione e il piè di pagina.
Hai molto controllo sui numeri di pagina. Scegli tra un'ampia gamma di formati numerici e personalizzali in base alle tue esigenze. In questo caso, stiamo aggiungendo il numero al piè di pagina, ma puoi metterli in cima o anche ai margini. In questo esempio, ho posizionato il numero di pagina in basso a sinistra. Ma vorrei cambiare l'aspetto predefinito e il formato.
Ad esempio: l'utilizzo di una 'Pagina X di XXX' rappresenta un indicatore migliore su un documento lungo.
Seleziona il numero di pagina. Vai a Inserisci > Parti rapide . Dal menu a tendina, seleziona Campo . Puoi anche accedere alla finestra di dialogo Campo dalla scheda Design intestazione e piè di pagina.
Scegliere NumPagine dal lungo elenco di nomi di campo. Dalla casella a destra, puoi scegliere un formato specifico. Ho selezionato i soliti 1, 2, 3. Click ok , e apparirà il numero del numero di pagine. Ora tutto ciò che devi fare è aggiungere il tuo testo come Pagina X di XXX e cambiare l'aspetto dei numeri con i soliti strumenti di formattazione del testo disponibili dalla scheda Home.
Ora sembra così:
Progetta l'aspetto su qualsiasi numero di pagina nel tuo documento e Word aggiorna automaticamente tutto il resto. I numeri di pagina sono gli elementi più comuni in un piè di pagina, ma possono anche contenere qualsiasi altra informazione come l'intestazione. Dalle opzioni nel gruppo Inserisci, puoi aggiungere la data e l'ora, le informazioni sul documento, le immagini e altro all'intestazione o al piè di pagina.
Successivamente, ci stiamo dirigendo alla formattazione del contenuto.
Il disegno visivo del tuo report professionale si unisce all''abbellimento' che applichi al contenuto. Anche la formattazione è un passaggio essenziale per un documento che scorre bene. Quindi, devi concentrare molta energia sulla scelta del carattere, dello spazio paragrafo e dei colori giusti.
Non preoccuparti. Anche le persone con problemi artistici troveranno questa parte facile perché Microsoft Word viene fornito con temi e stili visivi predefiniti. Cominciamo con l'elemento più basilare di un documento.
5. Scegli e modella il carattere giusto
Tuo scelta del carattere in un report Word professionale non solo determina come risalta il testo, ma anche come viene stampato. Vuoi entrambi per il massimo impatto.
Puoi applicare un carattere tipografico (ovvero l'aspetto visivo del carattere) a un intero documento o a parti specifiche di un documento. Tutte le scelte di carattere sono disponibili dalla scheda Home. Vai a Home > Carattere .
Il carattere predefinito in Microsoft Word 2016 è Calibri. Guarda oltre perché hai molti altri tra cui scegliere. Se scegli Times New Roman, potresti essere considerato pigro, se scegli Windings, beh... non credo di aver bisogno di spiegarlo. Quindi assicurati di scegliere un carattere facile da leggere e adatto al rapporto. Per andare sul sicuro, scegli uno di questi caratteri Google dall'aspetto professionale ; sono disponibili gratuitamente.
Consiglio: Baskerville e Georgia sono buone alternative all'abusato Times New Roman
Prova un diverso abbinamento di caratteri per il corpo del testo e per i titoli (e i sottotitoli). Diversi siti web come FontJoy e TipoLupo ti aiuterà a sperimentare gli abbinamenti di caratteri. Puoi scarica e usa caratteri personalizzati pure. Ma ricorda la regola del pollice: non usare mai più di tre caratteri tipografici diversi in un documento.
Per quel tocco in più di brio, prova a capolettera per migliorare il testo .
6. Dai uno stile ai paragrafi
Se vuoi che le tue righe siano a doppia spaziatura o a spaziatura singola, devi cambiare il formato dei paragrafi. Modificando la spaziatura, puoi rendere un documento più facile da leggere o dare l'impressione che sia più lungo e che tu ci abbia lavorato di più.
Per cambiare il paragrafo per l'intero documento, è meglio selezionare ogni blocco di testo; in caso contrario, se si utilizzano le intestazioni nel report, anche queste verranno modificate. Un'altra opzione migliore è se personalizzi lo stile particolare che stai utilizzando per formattare il paragrafo.
Per farlo, vai su Casa > Stili . Fare clic con il tasto destro sullo stile che si desidera modificare e selezionare Modificare . Clicca su Formato > Paragrafo che si trova nella parte inferiore della finestra di dialogo. Ora, cambia la spaziatura, il rientro e l'allineamento per il paragrafo. Clic ok per chiudere i dialoghi.
Quando vuoi modificare una porzione più piccola del documento , seleziona ciò che desideri modificare. Fare clic con il tasto destro sul testo evidenziato e selezionare Paragrafo . Apparirà la stessa finestra di dialogo come sopra.
7. Controlla le interruzioni di pagina
Un'interruzione di pagina, dal suo stesso nome, divide un blocco continuo di testo su due pagine. Le interruzioni di pagina sono elementi strutturali importanti per i documenti lunghi. Word inserisce automaticamente un'interruzione di pagina alla fine della pagina. Ma in un documento lungo, puoi posizionare le interruzioni di pagina dove vuoi.
Per inserire un'interruzione di pagina manuale, fare clic su Inserisci > Interruzione di pagina. (Scorciatoia da tastiera: CTRL + Invio)
Un'interruzione di pagina ha questo aspetto quando fai clic su Mostra nascondi comando in Gruppo di paragrafi .
Ma cosa succede se si desidera tenere insieme un gruppo di righe su una pagina o una colonna e non separarle a causa di un'interruzione di pagina? Il layout è sotto il tuo controllo. Fai clic sulla piccola freccia che vedi in basso a destra nel gruppo Paragrafo.
Nel Casella di paragrafo, fare clic su Interruzioni di riga e di pagina. Seleziona da queste quattro opzioni di impaginazione:
- Vedova/Orfana Il controllo posiziona almeno due righe di un paragrafo nella parte superiore o inferiore di una pagina.
- Continua con il prossimo impedisce le interruzioni tra i paragrafi che si desidera stare insieme.
- Mantieni le linee insieme impedisce interruzioni di pagina nel mezzo dei paragrafi.
- Interruzione di pagina prima aggiunge un'interruzione di pagina prima di un paragrafo specifico.
Abbiamo anche mostrato come rimuovere le interruzioni di pagina quando necessario.
8. Usa stili e temi
Stili e temi sono forse due delle funzionalità più sottoutilizzate di Microsoft Word. Ma penso che dovresti usarli in ogni occasione per risparmiare un sacco di tempo.
Ma qual è la differenza tra un tema e uno stile? Microsoft dice:
I temi forniscono un modo rapido per modificare il colore e i caratteri complessivi. Se desideri modificare rapidamente la formattazione del testo, gli stili di parole sono gli strumenti più efficaci.
Quindi, poiché i temi controllano l'aspetto generale con colori, effetti e caratteri, inizia prima con un buon tema per il tuo documento. Quindi , usa Stili per esaminare le parti specifiche di cui desideri modificare l'aspetto.
Per Temi: Vai al Design scheda. Scegli un tema dalla galleria. Puoi vedere le anteprime di come è la combinazione di colori.
Per Stili: Seleziona la parte del testo che desideri modificare. Vai al Stili gruppo sul Casa scheda. Puoi vedere le anteprime di come sono. Scegli lo stile adatto ai tuoi contenuti. Ad esempio, scegli uno stile di intestazione per le intestazioni del documento. Oppure, uno stile particolare per eventuali citazioni. Puoi anche modificare uno stile esistente e creare nuovi stili da zero.
9. Didascalie
Ogni immagine, grafico o illustrazione ha bisogno di una didascalia per descriverlo chiaramente. È una singola riga di testo, solitamente situata sotto un'immagine. Le didascalie sono anche un riferimento importante quando è necessario menzionarle in un altro luogo. Molti documenti omettono questo piccolo dettaglio.
È facile aggiungere una didascalia. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'illustrazione a cui si desidera aggiungere una didascalia. Selezionare Aggiungi didascalia .
Nella finestra di dialogo, aggiungi il testo della didascalia e configura le opzioni rimanenti. Le didascalie possono essere referenziate automaticamente in Word.
10. Usa le parti rapide
I documenti professionali possono diventare ripetitivi. Questo è il motivo per cui dovresti iniziare a utilizzare Quick Parts per i contenuti standard che riutilizzi sempre. Ad esempio, supponiamo che ci sia una clausola contrattuale che includi in ogni documento. Oppure, alcune informazioni introduttive. Invece di ripetere il copia-incolla, salvale come parti rapide e riutilizzale ancora e ancora.
Quick Parts è anche un tipo di elemento costitutivo . Puoi vedere la galleria di tutti i blocchi di contenuto riutilizzabili nel Organizzatore di blocchi di costruzione .
Salva e riutilizza le tue parti rapide in due passaggi:
- Seleziona la frase, la frase o un'altra parte del documento che desideri salvare nella galleria.
- Vai a Inserisci > Gruppo Testo > Parti rapide > Salva selezione nella Galleria delle parti rapide . Modifica il nome e aggiungi una descrizione, se lo desideri. Clic ok .
Altrettanto facilmente, puoi riutilizzare lo snippet di contenuto salvato.
Posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire una selezione dalla Galleria delle parti rapide. Vai a Inserisci > gruppo Testo > Parti rapide . Quindi fai clic sulla frase, frase o altra selezione salvata che desideri riutilizzare.
Noterai altre tre categorie nel menu Parti rapide.
Testo automatico: Word 2016 ha mantenuto il vecchio Testo automatico caratteristica. Funziona come Quick Parts per qualsiasi blocco di testo che usi molto. Esempio: una nota che si desidera utilizzare con ogni documento.
Proprietà del documento: Un insieme di proprietà costanti che puoi includere in ogni documento. Esempio: nome dell'azienda o autore.
Campi: Questi sono elementi predefiniti che si aggiornano automaticamente. Esempio: data, ora, numeri di pagina ecc.
Ricorda, le voci per la proprietà del documento a volte possono includere informazioni che non vorresti condividere con tutti. Quindi, tieni d'occhio questi campi e rimuovi i dati personali nascosti quando richiesto.
11. Decora con i bordi della pagina
I bordi delle pagine stanno bene non solo su volantini e inviti. Se fatti bene, possono aggiungere un tocco di classe a un documento. Una varietà di stili di linea e larghezze e bordi artistici sono disponibili dal menu Design sulla barra multifunzione.
Vai a Design > Bordi pagina.
Nel Bordi e ombreggiature scatola, usa il Bordo pagina scheda per disegnare il bordo.
Le impostazioni sono autoesplicative. Prova Shadow o 3-D con i colori giusti per aggiungere un bordo sottile ma elegante. Gli stili artistici con i bordi delle clip art potrebbero essere troppo sgargianti per i documenti professionali.
Utilizzare i quattro pulsanti angolari nel Anteprima finestra per selezionare i lati della pagina per disegnare i bordi. Fai clic su questi pulsanti per rimuovere o aggiungere bordi, come desideri.
Posiziona il cursore sulla prima pagina di un documento se vuoi mettere un bordo intorno solo alla prima pagina. Puoi anche inserire bordi intorno a determinate pagine in una sezione. Posiziona il cursore nella sezione, nella prima pagina di quella sezione o in una pagina successiva.
Referenze e Collaborazioni
Un report di Word può sembrare un compito ingestibile. È come organizzare milioni di mucchi di fieno in piccoli mucchi ordinati. L'idea è di sapere con precisione quale stack ha il pin che stai cercando. Queste caratteristiche hanno lo scopo di renderlo più facile.
1. Crea un indice
Quando si scrivono documenti di grandi dimensioni come un report che contiene molte informazioni, una pagina dei contenuti potrebbe non essere sufficiente. Un Indice dovrebbe apparire alla fine del documento, con i numeri di pagina alle parole chiave e le informazioni nel report. Crea un indice per aiutare il lettore a fare riferimento alle informazioni giuste con solo il numero di pagina.
Crea un indice se il tuo documento ha più di 20 pagine. Microsoft Word 2016 non si lascia sopraffare dal processo. Fondamentalmente ha due parti:
- Seleziona le parole o le informazioni che desideri includere nell'indice.
- Posiziona l'indice nel posto giusto nel tuo documento.
Puoi scorrere il documento finito e contrassegnare le parole o le frasi che desideri includere nell'indice o contrassegnarle man mano che procedi. In ogni caso, seleziona il testo che desideri utilizzare come voce di indice o fai clic nel punto in cui desideri inserire la voce.
1. Fare clic su Riferimenti > Segna voce .
2. Modifica il testo nel Segna voce di indice la finestra di dialogo. Puoi anche aggiungere una sottovoce che definisce ulteriormente la parola principale che hai usato nell'indice. Puoi aggiungere più livelli e ognuno appare rientrato sotto la voce principale.
3. Sotto Opzioni , puoi anche creare un rimando a un'altra voce principale. Un lettore può usarlo per fare riferimento a informazioni correlate altrove nello stesso documento.
4. Utilizzare il formato Numero di pagina per decidere l'aspetto dei numeri di pagina nell'indice.
come impedire a Google di ascoltare
5. Fare clic su segnare per contrassegnare la voce dell'indice. Per contrassegnare questo testo ovunque venga visualizzato nel documento, fai clic su Segna tutto .
6. Ripetere il processo per tutte le parole e le frasi che si desidera includere nell'indice.
Ora hai creato il tuo index. Inseriscilo nel punto giusto verso la fine del documento.
1. Fare clic sulla pagina in cui si desidera inserire l'indice.
2. Fare clic su Riferimenti > Inserisci indice .
3. Il Indice viene visualizzata la finestra di dialogo. Qui puoi scegliere di formattare le voci di testo, i numeri di pagina, le tabulazioni e i caratteri iniziali.
4. Scegli l'aspetto tra i diversi formati nell'elenco e controlla la finestra Anteprima a destra. Ricorda, la finestra di anteprima non mostra l'indice effettivo. È solo una 'simulazione' di come apparirà.
5. Fare clic su ok . Il tuo indice è ora pronto.
A volte, potrebbe essere necessario aggiungere più voci all'indice dopo averlo inserito nella pagina. Segna la voce e vai a Riferimenti > Aggiorna indice per includere le nuove menzioni.
Inoltre, aggiungi un'intestazione per l'indice perché Word non lo fa automaticamente.
2. Creazione di bibliografie
Il tuo documento è quasi pronto. Ora, devi accreditare tutti gli altri lavori di ricerca e idee a cui hai fatto riferimento nel tuo documento. È tempo di una bibliografia.
Un report aziendale potrebbe non aver bisogno di una bibliografia, ma un articolo accademico non è finito senza una bibliografia. La bibliografia è uno dei lavori più scrupolosi in una relazione accademica. Devi avere tutte le tue citazioni in ordine prima di sederti per inquadrare la bibliografia. Inoltre, decidi lo stile della citazione (tipicamente MLA, CHE COSA , o In stile Chicago ) secondo le linee guida del tuo soggetto.
Non esitare a sfruttare i generatori di citazioni e bibliografie di terze parti per costruire questa sezione.
Ma Microsoft Word 2016 ha un set di strumenti completo per rendere questo processo il più indolore possibile. Quindi, vai al punto del documento in cui desideri inserire la bibliografia. Va bene se hai almeno una citazione da includere, ma anche se non lo fai, Word 2016 ti consente di utilizzare una citazione segnaposto e di inserire le fonti in un secondo momento.
Clic Riferimenti > Bibliografia .
Word offre alcuni stili di bibliografia che differiscono solo per i nomi delle intestazioni. Scegli lo stile appropriato e poi inserisci le citazioni dal pulsante nel Citazioni e bibliografia gruppo .
Lo strumento bibliografia prevede alcuni passaggi. Per brevità, vi indirizzerò all'eccellente Pagina della guida di Microsoft Office che è una guida passo passo.
Alcuni documenti accademici ti chiederanno di creare una bibliografia annotata . È una versione più completa di una bibliografia con un elenco di citazioni a riviste, libri, articoli e altri documenti seguito da un breve paragrafo. Il paragrafo è una descrizione della fonte e di come supporta il tuo articolo.
3. Riferimenti incrociati
È possibile utilizzare un riferimento incrociato per aiutare il lettore a navigare in un lungo documento. In qualsiasi punto di un documento, puoi dire al lettore di fare riferimento a un'intestazione, un numero di pagina, un'immagine, un grafico, una nota a piè di pagina, una nota di chiusura e un paragrafo. Un collegamento di riferimento incrociato è un modo semplice per collegare insieme le informazioni correlate. Il lettore deve solo fare clic sul collegamento per accedere a quel frammento di informazioni.
Ecco come iniziare:
1. Seleziona il punto per il riferimento incrociato e digita il testo che ne parla al lettore. Ad esempio: 'Fare riferimento al grafico 3 per le tendenze future'.
2. Vai a Inserisci > Riferimento incrociato .
3. Nella Tipo di riferimento casella, fare clic sull'elenco a discesa per selezionare ciò a cui si desidera collegare.
4. Le opzioni nel Inserisci riferimento a il menu a discesa cambierà in base alla scelta sopra.
5. Nella Per cui campo, passare attraverso le scelte e comunicare a Word le informazioni esatte a cui collegarsi.
6. Controllare il Inserisci come casella di collegamento ipertestuale per creare il collegamento ipertestuale per le informazioni di riferimento.
7. Fare clic su Inserire includere il riferimento incrociato nel documento.
Ricordi, la nostra menzione delle didascalie? Puoi fare riferimenti incrociati a equazioni, figure, grafici e tabelle se hai usato le didascalie sotto di essi.
Word non può creare un riferimento incrociato per qualcosa che non esiste. Word ti informerà di questi errori e aggiornerà automaticamente anche i riferimenti incrociati quando cambi il numero di pagina o il testo dell'elemento a cui si fa riferimento.
4. Utilizzo dei commenti
Un rapporto professionale può essere un lavoro solitario oppure puoi avvalerti dell'aiuto di un team per preparare la prima bozza. Gli umili Commento è uno degli strumenti più sottoutilizzati di un documento di Word. Viene visualizzato come un fumetto colorato rettangolare a margine o nel riquadro delle revisioni.
Puoi usare i commenti come piccoli 'stickies' o note personali. Lascia piccoli appunti a te stesso a margine mentre scrivi, modifichi e revisioni un rapporto o un manoscritto. Sii creativo: aggiungi collegamenti extra ad altre risorse, usali per suggerimenti e indicazioni, collega a diverse parti di un documento o imposta un collegamento di feedback per i tuoi lettori. E quando finalizzi, puoi facilmente rimuovi tutti i commenti in Word .
Microsoft Word 2016 è anche uno strumento di scrittura collaborativa avanzato. I commenti svolgono un ruolo enorme nella comunicazione del feedback all'interno di un team. Ecco come funziona il sistema di commento...
1. Evidenziare il testo a cui si desidera aggiungere un commento o fare clic alla fine di un blocco di testo.
2. Vai a Inserisci > Commento . Scrivi il tuo commento nella casella. I commenti vengono visualizzati nell'area di markup a destra. La visualizzazione Layout di stampa è solitamente il modo migliore per vedere i commenti accanto al testo.
3. Vai a Recensione scheda e vedere più opzioni per i commenti. Questa scheda mostra anche tutti i controlli per monitoraggio di modifiche e commenti in un documento collaborativo. Utilizzare le opzioni di markup per visualizzare o nascondere i commenti. Ad esempio: Nessun markup nasconderà i commenti e l'area di markup sulla destra.
Completa il tuo rapporto
Una volta completata e salvata la maggior parte del rapporto, è il momento di finalizzare il rapporto. Quando dico finalizzare, non intendo correggerlo. Anche questo dovrebbe essere fatto. Ora devi adottare le misure di sicurezza per proteggere la segnalazione da modifiche non autorizzate e plagio.
Queste misure di sicurezza daranno un ulteriore livello di autenticità al tuo file elettronico prima di condividerlo.
Questa sezione riguarderà:
- firme
- Inserisci filigrane
- Rendi il documento 'sola lettura'
- Proteggi con password il tuo documento
- Stampa il tuo documento in PDF
1. Firme
Puoi aggiungere una firma di testo per un tocco personale al rapporto. Ma una semplice firma di testo non necessita di alcuna autenticazione. Una firma digitale è il modo migliore per proteggere il tuo documento da accessi non autorizzati. Una firma digitale conferma che il documento proviene dal firmatario e non è stato in alcun modo manomesso.
Creiamo una riga della firma in Microsoft Word 2016.
Nel documento, posiziona il cursore nel punto in cui desideri creare una riga della firma.
1. Vai a Inserire > Testo gruppo > Linea della firma e clicca Linea di firma di Microsoft Office .
2. Il Configurazione della firma viene visualizzata la finestra di dialogo. Compila i campi come indicato. Se stai inviando il documento a qualcun altro per la firma, aggiungi le istruzioni per il firmatario nel campo ad esso riservato ( Istruzioni per il firmatario ). Il firmatario può anche aggiungere dare lo scopo della firma se il Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma è controllato.
3. Fare clic su ok e il documento ora visualizzerà un segnaposto per la firma.
Inserisci una firma:
Quando devi firmare un documento con una firma digitale, vai alla riga della firma e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa.
Ti verrà chiesto di firmare con un ID digitale. Se non ne hai uno, Microsoft ti dirà di ottenerne uno da un partner del servizio di firma.
Se non hai un ID digitale, puoi semplicemente inserire una rappresentazione testuale di una riga della firma . Puoi utilizzare una firma scritta o un'immagine che non richiede autenticazione.
2. Inserisci filigrane
Una filigrana di Microsoft Word è un indicatore visivo 'falso' ma comunque utile per lo stato del documento. Ad esempio, puoi utilizzare una filigrana che dice 'Bozze' per differenziarla dalla versione finale del documento. Oppure, usa la filigrana per suggerire che il documento è 'Protetto da copyright' o 'Riservato'.
Il segno 'Bozza' è il più comune. Ma Microsoft Word ti offre molte altre filigrane tra cui scegliere.
1. Vai a Design > Sfondo della pagina e scegli Filigrana . Il pulsante Filigrana sarà abilitato solo nella visualizzazione Stampa.
2. Puoi scegliere un'immagine o una filigrana di testo dalla galleria. Sono disponibili sia le versioni orizzontali che diagonali. La finestra di dialogo offre tutte le opzioni di personalizzazione per l'aspetto finale della filigrana. Prova diversi tipi di carattere, layout, dimensioni e colori.
3. Puoi digitare il tuo testo nel campo Testo per creare la tua filigrana personalizzata.
4. Scegli ok per applicare la filigrana al documento. Word applica automaticamente la filigrana a tutte le pagine eccetto il frontespizio.
3. Rendi i documenti 'di sola lettura'
Un rapporto professionale per sua natura non dovrebbe aver bisogno di essere modificato dai suoi lettori. La conversione del documento in PDF è un modo. Ma puoi anche applicare alcune restrizioni in più in Microsoft Word e prevenire modifiche accidentali o omissioni di qualsiasi tipo.
Esistono tre modi per proteggere un documento.
Primo -- Rendi il tuo documento 'di sola lettura'.
Ciò garantisce che il documento possa essere solo letto o copiato. Non impedirà a nessuno di copiare il file e apportare modifiche alla copia.
1. Vai a File scheda > Informazioni > Proteggi documento > Segna come finale.
2. Quando i lettori aprono un documento, una barra in alto chiederà ai lettori di considerare questo documento come di sola lettura. Tuttavia, possono fare clic su 'Modifica comunque' per aprire il documento in modalità Modifica.
Secondo: proteggi con password il tuo documento.
Proteggi il tuo documento da modifiche indesiderate con una barriera di password.
1. Sotto Proteggi documento , scegliere Cripta con password . Digita una password e fai clic su ok .
2. Nella conferma password casella, digitare nuovamente la password, quindi fare clic su ok . Il documento si aprirà con la richiesta di una password al lettore.
Microsoft utilizza AES (Advanced Encryption Standard), lunghezza della chiave a 128 bit, SHA1 (un algoritmo di hashing crittografico che genera una chiave quasi unica a 160 bit per sostituire il testo in chiaro) e CBC (concatenamento di blocchi di cifratura) per dare a un hacker un pozzo -meritato mal di testa.
Terzo - Limita la modifica.
Questa funzione di controllo aiuta l'autore a decidere quali parti del documento possono essere modificate da altri e quali saranno bloccate. Pensalo come il buttafuori che fa entrare i VIP ma altrimenti sbarra la porta alla gente comune.
1. Vai a Recensione > Limita modifica .
2. Sotto Restrizioni alla modifica , dai un'occhiata Consenti solo questo tipo di modifica nel documento , e assicurati che l'elenco dica Nessuna modifica (sola lettura) .
Nessuna modifica (sola lettura) è il tipo di restrizione predefinito. Per un livello di restrizione diverso per il documento, fare clic sul menu e selezionare Modifiche rilevate, Commenti o Compilazione moduli.
3. Per liberare alcune sezioni dal blocco dell'editing, selezionare le sezioni per l'editing senza restrizioni. Per selezionare più di un'area, fare clic su CTRL mentre si seleziona l'area con il mouse.
4. Puoi controllare Tutti in Eccezioni (opzionale) nel pannello Limita modifica. Oppure, fare clic su Più utenti … e consenti solo a utenti specifici di modificare le sezioni. Le aree consentite saranno contrassegnate con parentesi quadre.
5. Fare clic su Sì, inizia ad applicare la protezione .
Ora, digita una password univoca nella casella che si apre. Devi digitarlo di nuovo per confermarlo.
La password è facoltativa. Ma assicura che nessuno possa semplicemente fare clic Interrompi la protezione e modificare il documento. Se sei ancora paranoico, vai avanti e crittografa il tuo documento Microsoft Word come abbiamo fatto nel secondo processo sopra.
4. Stampa il tuo rapporto in PDF
Il Portable Document Format ha molti vantaggi. Non meno importante è la sua compatibilità multipiattaforma su tutti i computer. Il tuo documento è pronto e ora devi condividerlo o inviarlo per la stampa. Molti rapporti professionali, ad esempio un documento legale, devono mantenere il formato come previsto.
Salva o converti una copia in PDF. Microsoft Word 2016 non necessita di componenti aggiuntivi di terze parti.
Vai a File > Esportare > Crea PDF/XPS .
Ricorda, il tuo documento Word potrebbe contenere informazioni riservate che non desideri vengano incluse nel PDF. Rimuovilo prima di pubblicare in PDF. Nel Pubblica come PDF o XPS finestra, scegli Opzioni . Quindi selezionare Documento e chiaro Proprietà del documento . Imposta tutte le altre opzioni che desideri e scegli ok .
Naviga fino al punto in cui desideri salvare il file e fai clic su Pubblicare .
Il prossimo passo...
Sei vicino al traguardo. Il report è pronto per essere consegnato ai tuoi lettori. Ma c'è ancora un ultimo lavoro.
Gira le pagine e assicurati (di nuovo) che il tuo rapporto sia di facile lettura. Avvicinati con l'occhio del lettore. Hai organizzato i tuoi pensieri e scritto in modo persuasivo? Le informazioni fluiscono bene con i grafici e le illustrazioni? Possono sfogliare e trovare rapidamente le informazioni? Il testo è leggibile? Utilizza il punteggio di leggibilità per valutare il livello di leggibilità dei tuoi documenti come passaggio finale.
Potresti anche aver notato che non abbiamo trattato alcuni aspetti di Microsoft Word. Ad esempio, Tabelle di Microsoft Word sono uno strumento importante per la visualizzazione dei dati. O il potere delle liste nella gestione delle informazioni.
Microsoft Word ha più di un quarto di secolo ed è ricco di piccole funzionalità. A MakeUseOf, abbiamo coperto ogni angolo di questa bestia. Quindi, usa le nostre risorse per saperne di più su questo software gratuitamente. Ogni nuova funzionalità di Microsoft Word imparato ti semplificherà la vita.
Fai brillare il tuo rapporto
Come ha detto l'autore Nathaniel Hawthorne,
La lettura facile è dannatamente difficile scrivere
Non è vero anche per la redazione di report professionali? Dopotutto, se gli viene data una scelta, nessuno potrebbe volerlo leggere. Scrivere un report aziendale e utilizzarlo per comunicare sono due cose diverse. Microsoft Word è solo uno strumento: è compito tuo impegnarti.
Per alcune alternative, dai un'occhiata i migliori word processor online . E per ulteriore aiuto con la scrittura professionale, dai un'occhiata a come scusarsi in una e-mail e sul serio .
Quali sono le migliori pratiche per scrivere rapporti aziendali professionali? Diteci nei commenti.
Condividere Condividere Tweet E-mail Vale la pena eseguire l'aggiornamento a Windows 11?Windows è stato ridisegnato. Ma è abbastanza per convincerti a passare da Windows 10 a Windows 11?
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i brutti screenshot. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.
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