Come inviare un'e-mail - Produttività

Vuoi inviare una mail e non sai da dove cominciare? O forse sai come inviare e-mail ma desideri alcuni suggerimenti su come curare e-mail migliori. Siamo qui per aiutare.

Come inviare un'e-mail può sembrare un compito semplice, ma inviare e-mail di qualità non lo è. La prossima volta che vorrai comunicare via e-mail, ti renderai conto che ci vuole più che conoscere il destinatario e un messaggio da condividere. Ecco come inviare un'ottima email.

Cosa è necessario per inviare un'e-mail?

Prima di mostrarti come inviare un'email, devi soddisfare requisiti specifici. Per inviare un'email, avrai bisogno di un account con uno dei provider di posta elettronica disponibili (utilizzeremo Gmail), una connessione Internet, un computer o un dispositivo mobile e l'indirizzo email del destinatario.

Come inviare un'e-mail con Gmail

Supponiamo che tu non abbia ancora un account di posta elettronica; crea un account con Gmail o con una delle popolari alternative a Gmail. Una volta fatto, possiamo procedere al passaggio successivo, creando un messaggio di posta elettronica.

Per Gmail, vai a google.com/gmail e inserisci le tue credenziali per accedere al tuo account di posta elettronica.

2. Crea un'e-mail vuota

Quindi, inizia a comporre un'e-mail che verrà inviata in seguito. Clicca il comporre pulsante per creare un'e-mail vuota. Il pulsante di composizione è disponibile sul lato sinistro del sito Web di Gmail e si blocca in basso a destra nell'app mobile.

3. Inserisci l'indirizzo email del destinatario

L'indirizzo email del destinatario è l'indirizzo della persona a cui vuoi inviare la tua email. Se c'è più di un destinatario, puoi usare CC o BCC.

Con CC, tutti i destinatari vedranno l'elenco degli altri destinatari. Un destinatario non può vedere altri destinatari della stessa e-mail in un elenco Ccn a meno che non siano inclusi in CC.

Per aggiungere destinatari in Gmail sul Web, tocca Destinatari campo, inserisci l'e-mail del destinatario e seleziona DC o BCC per includere più di un destinatario. Se stai utilizzando l'app Gmail su dispositivi mobili (Android o iOS), inserisci il tuo primo destinatario in Per e tocca la freccia rivolta verso il basso per rivelare i campi CC e BCC.

Si prega di prestare attenzione all'indirizzo per evitare di condividere il messaggio con la parte sbagliata.

4. Scrivi l'oggetto dell'email

L'oggetto dell'e-mail dovrebbe riassumere di cosa tratta l'e-mail. Per risultati migliori, assicurati che l'oggetto rifletta il contenuto dell'e-mail. Sii molto specifico e conciso.

Inoltre, l'oggetto dovrebbe essere accattivante per avere maggiori possibilità di convincere il destinatario ad aprire la tua email. L'utilizzo di acronimi di posta elettronica per le righe dell'oggetto può essere utile, ma utilizzarli in modo appropriato.

5. Cura il tuo messaggio e-mail

Qui è dove devi mettere tutto ciò che vuoi che il destinatario o i destinatari sappiano in dettaglio. Ma prima di diffondere il tuo messaggio, inizia con un saluto appropriato.

Ad esempio, quando scrivi e-mail professionali, dovresti evitare Dear o Hi. Inoltre, mantieni il tuo messaggio conciso, usa il galateo appropriato e formatta correttamente la tua email (continua a leggere per saperne di più sulla formattazione).

È essenziale imparare i diversi modi di scrivere e-mail professionali e puoi appoggiarti a vari strumenti Internet per aiutarti a scrivere e-mail migliori in caso di difficoltà.

6. Termina con un'approvazione

I messaggi di posta elettronica utilizzano le firme per contrassegnare la fine di un'e-mail. Pertanto, dovresti sempre includere un'approvazione. A seconda del tipo di e-mail, dovresti considerare determinati criteri durante la scrittura di una firma.

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Considera questi suggerimenti quando firmi un'e-mail:

Usa il tuo nome completo.
Utilizzare una chiusura appropriata. Considera uno dei migliori firme professionali per e-mail per le email relative al lavoro.
Includi i tuoi titoli professionali e altre informazioni di contatto. Questi non sono un must, ma non fa male includerli.
Anche una firma può essere un vantaggio.

7. Allega file, se necessario

Hai bisogno di condividere alcuni file via email? Ora è il momento perfetto per aggiungere tale. L'aggiunta di file può essere necessaria per i processi di domanda di lavoro in cui CV e curriculum sono un must.

Ma, prima di allegare un file, è spesso consigliabile far sapere al destinatario nel corpo dell'e-mail che hai allegato un file in fondo al messaggio.

Come allegare file in Gmail

Nell'app Gmail per cellulari, tocca l'icona della graffetta in alto, seleziona Allega file o Inserisci da Drive , quindi selezionare il file da allegare.

Galleria di immagini (2 immagini) Espandere Espandere Chiudere

Quando richiesto sul Web, fai clic sull'icona della graffetta per caricare un file archiviato sul tuo computer o fai clic su Google Drive per caricare un file archiviato nel tuo account Google Drive.

Diversi provider di posta elettronica possono avere limitazioni sulla dimensione massima del file degli allegati. Per Gmail, 25 MB è il massimo, ma puoi aggirare il limite caricando prima i tuoi file su Google Drive.

Se vuoi inviare più di un file, ripeti la stessa procedura.

8. Formatta e correggi la tua email

Prima di premere il pulsante di invio, formatta correttamente la tua email assicurandoti che tutto sia della stessa dimensione e tipo di carattere. Verificare che l'allineamento e il rientro siano corretti. Infine, assicurarsi che il messaggio sia presentato in modo da migliorare la leggibilità.

Gmail ti consente di formattare le tue email utilizzando un built-in Opzioni di formattazione pulsante. Seleziona semplicemente il pulsante di formattazione (A che è sottolineato) per vedere i diversi modi in cui puoi formattare il tuo messaggio di posta elettronica in Gmail. Puoi cambiare i tipi di carattere, le dimensioni, il grassetto del tuo messaggio, la sottolineatura, cambiare il colore del testo, ecc.

Infine, esamina la tua e-mail dall'alto verso il basso per assicurarti che l'indirizzo del destinatario sia corretto e che l'e-mail sia priva di errori grammaticali e semantici. La correzione di bozze delle e-mail prima dell'invio non può essere sopravvalutata.

9. Invia la tua email

Se tutto sembra a posto, è ora di inviare la tua email. Clicca il Spedire pulsante per inviare l'e-mail. Ma se vuoi che l'e-mail venga inviata più tardi, allora scoprilo come programmare un'e-mail in Gmail .

Capire come comunicare via e-mail

Saper inviare e-mail è una grande abilità perché è un importante mezzo di comunicazione. Sebbene ci sia stato un passaggio alle piattaforme di messaggistica istantanea, l'e-mail è ancora venerata, soprattutto nei luoghi di lavoro.

La prossima volta che invii un'email, tieni a mente questi suggerimenti.

Condividere Condividere Tweet E-mail Come annullare l'invio di un'e-mail

Invia un'e-mail per errore? Niente panico: alcuni servizi di posta elettronica ti consentono di annullare l'invio dei tuoi messaggi.

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Circa l'autore Alvin Wanjala(99 articoli pubblicati)

Alvin Wanjala scrive di tecnologia da oltre 2 anni. Scrive su diversi aspetti, inclusi ma non limitati a dispositivi mobili, PC e social media. Alvin ama programmare e giocare durante i tempi di inattività.

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